Wie Supy die Bestandsgenauigkeit durch die Beseitigung von Phantom-Inventurabweichungen erhöht

Was die Rückdatierung bewirkt: Sie teilt dem System das tatsächliche Datum mit, an dem eine Rezeptänderung wirksam wurde, damit es das Rezept erneut gegen Umsätze ab dem richtigen Zeitpunkt ausführt und nicht ab dem heutigen Tag. Da der theoretische Bestandsverbrauch kontinuierlich aus Ihren Rezepten abgeleitet wird, wird jede Änderung auf die betroffene Vergangenheit angewendet. Wenn Sie auf das tatsächliche Wirksamkeitsdatum zurückdatieren, werden vergangene Umsätze mit der damals tatsächlich verwendeten Menge neu verbucht. Wenn Sie das nicht tun, wird die neue Menge rückwirkend auf alle früheren Umsätze angewendet, wobei bereits erfolgte Bestandsbewegungen überschrieben und Abweichungen erzeugt werden, die keine physische Ursache im Regal haben.

Warum eine solche Abweichung entsteht: Die Änderung wird stillschweigend auch auf die Vergangenheit angewendet. Wenn eine Rezeptmenge ohne Wirksamkeitsdatum geändert wird, berechnet das System neu, wie viel Bestand jeder historische Umsatz dieses Gerichts hätte verbrauchen sollen, und verwendet dabei den neuen Wert. Die physische Inventur hat sich nicht verändert und ist weiterhin korrekt, aber der vom System erwartete Verbrauch wurde neu berechnet, sodass beide nicht mehr übereinstimmen. Die Lücke zeigt sich bei der nächsten Inventur als Abweichung. Es sieht nach einem Verlust aus, aber es wurde nichts verloren. Die Diskrepanz besteht ausschließlich zwischen einem korrekten Regal und einer neu berechneten Vergangenheit, die ihr Wirksamkeitsdatum übergangen hat.

Wie die Zahl so groß werden kann, erklärt sich durch Wiederholung über die Zeit. Ein einzelnes Rezept kann täglich in vielen Filialen über Monate hinweg verkauft werden. Wenn sich seine Menge ohne Rückdatierung ändert, werden plötzlich alle historischen Umsätze mit dem falschen Betrag neu verbucht, und die Fehler summieren sich über den gesamten Zeitraum und alle Standorte. Eine Multi-Filialgruppe verzeichnete eine Netto-Abweichung von rund 54.000 Einheiten zwischen zwei monatlichen Inventuren, etwa 71.000 negativ gegenüber 17.000 positiv, zurückzuführen auf ein Rezept, das ohne Wirksamkeitsdatum geändert wurde. Kein Bestand fehlte tatsächlich. Der Umfang ergab sich aus einem einzigen Terminfehler, multipliziert über Monate korrekter Umsätze.

Ein vergessenes Produktionsereignis ist eine Vorbereitungsarbeit, die physisch stattgefunden hat, z. B. das Zubereiten einer Portion Aioli, die aber nie als Produktionslauf im System erfasst wurde. In diesem Fall werden die Rohzutaten nie als verbraucht angezeigt und das fertige Vorbereitungsprodukt erscheint nur als manuell eingegebener Wert, sodass sowohl die Rohstoff- als auch die Vorbereitungsbestände falsch angezeigt werden. Eine Gruppe beobachtete, dass der Bestandswert aus genau diesem Grund von etwa 6.000 $ auf etwa 44.000 $ gestiegen ist, ohne dass Einkäufe dahinterstanden. Die Lösung besteht darin, jedes vergessene Produktionsereignis auf die Woche rückzudatieren, in der es tatsächlich stattgefunden hat, damit sowohl der Rohstoffverbrauch als auch die Vorbereitungserstellung auf den richtigen Terminen landen und der Wert sich angleicht.

Warum manche Umsätze nichts verbrauchen, liegt meist daran, dass das Rezept nach dem Import dieser Umsätze erstellt wurde. Ein Umsatz kann sich nur mit einem Rezept verknüpfen, das am Datum des Umsatzes bereits existierte. Daher hat jeder Umsatz, der vor dem Erstellungsdatum des Rezepts erfasst wurde, nichts, woran er anknüpfen kann, und bewegt keine Bestände. Der Umsatz wird weiterhin erfasst, was es leicht macht, dies zu übersehen, aber die Bestände hinter diesen Umsätzen bewegen sich auf dem Papier nie, was eine stetige einseitige Abweichung erzeugt, die Diebstahl oder Verderb imitiert. Das Rückdatieren des Rezepts, sodass sein Wirksamkeitsdatum vor dem frühesten Umsatz liegt, und die Zuweisung an jeden Standort, an dem es verkauft wurde, verbindet diese Umsätze wieder mit dem tatsächlichen Verbrauch.

Das korrekte Rückdatieren erfordert drei Schritte. Stellen Sie zunächst das Datum fest, an dem die Änderung tatsächlich wirksam wurde, nicht das Datum, an dem Sie sie eingetragen haben: also wann sich die Menge tatsächlich geändert hat, wann die Produktion tatsächlich gelaufen ist oder wann ein Zutatentausch tatsächlich begonnen hat. Datieren Sie die Änderung dann auf dieses tatsächliche Wirksamkeitsdatum zurück, damit das System den historischen Umsatz mit dem korrigierten Betrag neu berechnet statt mit dem veralteten. Sperren Sie anschließend die korrigierte Inventur, sobald die Zahlen übereinstimmen, damit spätere Bearbeitungen sie nicht erneut verschieben, während die Finanzabteilung prüft und freigibt. Konsequent angewendet hält dies den theoretischen Warenbestand mit den tatsächlichen Vorgängen in Einklang, sodass die Abweichung die Realität widerspiegelt und nicht den Zeitpunkt der Dateneingabe.

Ob Sie nachzählen oder zurückdatieren sollten, hängt davon ab, wo der Fehler liegt – und bei dieser Fehlerklasse liegt er nicht im Regal. Wenn eine große Abweichung auf ein Rezept zurückgeführt werden kann, das ohne Wirksamkeitsdatum geändert wurde, ein versäumtes Produktionsereignis oder ein Rezept, das nach seinen Verkäufen angelegt wurde, wird das Nachzählen dieselbe Zahl liefern, weil die physische Bestandszählung bereits korrekt ist. Die Diskrepanz liegt im Zeitpunkt einer Änderung – die Lösung besteht daher darin, diese Änderung zurückzudatieren, nicht erneut zu zählen. Zählen Sie erst nach, wenn Sie diese zeitlichen Ursachen ausgeschlossen haben; andernfalls bestätigen Sie eine Zahl, die nie das Problem war.