إدارة المخزون للمطاعم: 8 نصائح يجب أن تعرفها

إدارة مخزون المطعم هي ممارسة تتبع مخزون الأغذية والمشروبات في المطعم وتنظيمه. وتتضمن متابعة مخزون البضائع والمُوردون والمعدات، والتأكد من كفاية مستويات المخزون لتلبية الطلب مع تقليل الهدر والخسائر.

غير أن الحفاظ على تحديث مخزون الأغذية يمثّل تحدياً نظراً لضيق الوقت وضرورة ضمان الدقة والحاجة إلى التنظيم والاهتمام بالتفاصيل. ويمكن للعادات الجيدة واستخدام الأدوات المناسبة أن تجعل المهمة قابلة للإدارة وتوفّر الوقت وتقلّل الهدر على المدى البعيد، ولهذا السبب نناقش في هذا المقال ما هي إدارة المخزون للمطاعم ولماذا هي مفيدة، فضلاً عن نصائح وأفضل الممارسات لمساعدتك على الحفاظ على مخزون الأغذية والمشروبات دقيقاً وفعّالاً وموثوقاً.

1. ما هي إدارة مخزون المطعم؟
2. كيف تُجري المطاعم الجرد؟
3. كيفية إدارة مخزون مطعمك؟
4. مصطلحات ومؤشرات أداء إدارة المخزون للمطاعم التي يجب معرفتها وتتبعها
5. فوائد إدارة مخزون المطعم بشكل جيد
6. 8 أفضل ممارسات لإدارة مخزون مطعم فعّال
7. كيف يساعد برنامج إدارة مخزون المطعم؟
8. اختيار برنامج إدارة مخزون المطعم المناسب لعملك
9. عن سوبي

1. ما هي إدارة مخزون المطعم؟

إدارة مخزون المطعم هي عملية تتبع الأغذية والمستلزمات المتوفرة في المطعم. وتتضمن التأكد من وجود ما يكفي من المكونات لإعداد أطباقك، دون أن يكون هناك فائض في المخزون يؤدي إلى هدر الطعام وخسارة الأرباح. إنه توازن دقيق يحتاج أصحاب المطاعم إلى إتقانه للحفاظ على نمو أعمالهم، ويصبح أكثر تعقيداً عند التعامل مع العناصر القابلة للتلف التي تحتاج إلى تدوير واستخدام قبل انتهاء صلاحيتها. تتطلب إدارة المخزون تتبعاً دقيقاً لما يدخل إلى مخزنك وما يخرج منه، وتدفقاً مستمراً من البيانات الدقيقة المتعلقة بالمُوردون والاستلام والتحديث والعدّ والاستهلاك.

تدير كثير من المطاعم مخزون أغذيتها بالعدّ اليدوي والإضافة والاستهلاك، مما يستهلك وقتاً هائلاً ويتطلب في أغلب الأحيان موارد متفرغة بدوام كامل. كثيراً ما يُقرن مفهوم إدارة المخزون للمطاعم ببرامج إدارة المخزون، وهي أنظمة رقمية مصممة لمساعدتك على تتبع مخزونك وعملياتك في جزء بسيط من الوقت والجهد. تُغطي هذه البرامج عادةً جميع عمليات المطبخ في المطعم، بما في ذلك المشتريات والاستلام وإدارة المخزون والمطبخ المركزي وهندسة القوائم والوصفات والبيانات والتحليلات. ترتبط كل هذه الوحدات ببعضها لتمكين تدفق البيانات بسهولة ودقة وفي الوقت الفعلي، مما يساعد صانعي القرار على اتخاذ قرارات مستنيرة.

تجدر الإشارة إلى أن مخزون المطعم يمكن أن يشمل أنواعاً عدة من المخزون، كمخزون المطبخ والبار والمعدات والمواد الكيميائية. يمكن دمج هذه المخازن في مخزون واحد أو تقسيمها إلى عدة مخازن. وفي الحالة الأخيرة، تكون متابعة تكلفة البضائع المباعة وتكلفة الغذاء وأداء كل مخزون أكثر دقة مما يؤدي عموماً إلى أرباح أعلى.

تشمل بعض المقاييس التي يجب تتبعها في مخزون المطعم:

• المخزون الفعلي: ما لديك حالياً في متناول اليد.
• عادات الشراء والاتجاهات: ما تشتريه ومن تشتري منه وبأي تكلفة.
• دوران المخزون: كمية المخزون الداخلة والخارجة.
• التباين: الفرق بين المخزون الفعلي والنظري.
• أداء القائمة: كيفية أداء عناصرك ومدى ربحيتها.

يؤدي تتبع هذه المقاييس عادةً إلى تقليل هدر الطعام وتكلفة الغذاء وزيادة رضا العملاء والأرباح. من الضروري فهم بعض المفاهيم والمصطلحات ومؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بإدارة المخزون للمطاعم للبدء.

2. كيف تُجري المطاعم الجرد؟

تتطلب إدارة مخزون مطعمك سلسلة من الخطوات المحددة، تشمل إدراج العناصر التي تخزنها وتدوين كمياتها وتسجيل سعر كل عنصر لدى كل مورّد وتحديد المستوى الاسمي والحد الأدنى بعد تحديد الكميات المثلى اللازمة للتشغيل بسلاسة.

1. أعدّ قائمة بجميع عناصرك : تضمّن اسمها والمورّد أو المُوردون ورمز العنصر. حدّد وحدة القياس (كغ، غ، مل، قطعة...) و/أو العبوات (صندوق (6 x زجاجة 1 لتر)، كرتون (10 x 8 صناديق)...)، فضلاً عن السعر لكل عنصر لدى كل مورّد ولكل عبوة.

قالب جرد مطعم مجاني

ابدأ إدارة مخزونك بكفاءة مع قالب جرد المطعم المجاني من سوبي (Excel، PDF، Google Spreadsheet)

تنزيل القالب

2. نظّم قائمتك واذكر السعر: قد تنتمي عدة عناصر إلى الفئة ذاتها من عناصر مخزون المطعم: اللحوم والخضروات والتوابل وغيرها. كلما زادت عناصرك وتعقّدت عملياتك، احتجت إلى مزيد من الفئات؛ فبدلاً من اللحوم، يمكنك تقسيم الفئة إلى دجاج ولحم بقري وسمك مثلاً. سيساعدك ذلك على فهم كميات كل عنصر بشكل أفضل والحصول على رؤى أعمق حول أداء قائمتك.

3. أضف السعر: حدّد لكل عنصر سعره لدى كل مورّد مطعم ولكل عبوة. قد يقترح بعض المُوردون أسعاراً مختلفة للعنصر المباع فردياً أو لنفس العنصر المباع ضمن عبوة (6 عناصر لكل صندوق مثلاً). ستختلف أسعار موردي الأغذية المختلفين للعناصر. تتبّع السعر لدى كل مورّد. من الضروري تحديث سعر كل عنصر أو عبوة في كل مرة تستلم فيها فاتورة جديدة لذلك العنصر.

4. نظّم مخزونك: إن أمكن، اجمع المكونات ذات الصلة معاً: التوابل ومواد الخبز والمواد الجافة والمعلبات... لتسهيل عملية العدّ.

5. عدّ مخزونك: يُعدّ عدّ مخزونك من أهم الخطوات الدورية للحفاظ على دقة المخزون وتحديثه. يجب أن تعدّ بانتظام ودقة، وإلا قد ينتهي بك الأمر بتباين كبير في المخزون. يمكن عدّ المخزون بالعنصر أو بالعبوة؛ فبدلاً من عدّ 6 زجاجات كاتشب، يمكنك عدّ 1 صندوق يحتوي على 6 زجاجات كاتشب، إذا كان هذا هو أسلوب استلامها من مورّدك. إذا كنت تستخدم برنامج إدارة مخزون المطعم، فمن الجيد تعبئة عناصرك لتسريع عملية العدّ.

6. حدّد المستوى الأدنى والمستوى الاسمي : سيساعدك ذلك على معرفة متى تحتاج إلى الطلب وكم تحتاج من كل عنصر في متناول اليد.

هل تريد الأرقام لمطبخك الخاص؟ تحسب أداة حساب المستوى الاسمي المجانية المستوى الاسمي لكل عنصر في قائمتك بناءً على استخدامك وأيام التسليم ومهل المُوردون.

تجدر الإشارة إلى أن اختيار برنامج إدارة مخزون المطعم يمكن أن يوفر لك ساعات لا تُحصى ويقضي على الأخطاء البشرية ويزيد أرباحك بفضل سير العمل المؤتمت والتنبيهات والرؤى.

3. كيفية إدارة مخزون مطعمك؟

يجب إدارة مخزون مطعمك بدقة وانتظام. من الضروري نشر الوعي بين موظفيك حول فوائد الحفاظ على مخزون محدّث ودقيق، والتأكد من وجود عمليات فعّالة تضمن مساءلة موظفيك. اعلم أن كثيراً من هذه الخطوات يمكن أتمتتها أو تسهيلها باستخدام برنامج إدارة مخزون المطعم الأفضل في فئته.

1. تأكد من الاستهلاك الدقيق لمخزون مطعمك: في نهاية كل يوم، راجع أو استخرج جميع المبيعات المتحققة واستهلك الكميات الصحيحة من المكونات المستخدمة من مخزونك. من الضروري وجود وصفات دقيقة لضمان استهلاك دقيق للمكونات. إذا كنت تستخدم برنامج إدارة مخزون المطعم، يمكنك ربط نظام نقاط البيع بمخزونك لاستهلاكه بدقة وتلقائياً.
2. درّب موظفيك على عدّ مخزونك: علّمهم مخاطر الأخطاء البشرية وضرورة الدقة. اعتمد العدّ بالعبوة لتقليل الحسابات اليدوية. بعدّ المخزون بشكل متكرر، سيتمكنون من اكتشاف التناقضات بسرعة وتصحيح التباين سريعاً. كما أن مساءلتهم ستقلل من مخاطر السرقة.
3. اجعل عدّ مخزون مطعمك نشاطاً إلزامياً ومنتظماً: كلما عددت أكثر، قلّت احتمالات ارتفاع التباين. اختر وقت وأيام الأسبوع لعدّ المخزون لضمان الاتساق.
4. حلّل بياناتك: متى يُستهلك أي عنصر أكثر من غيره؟ حدّد الاتجاهات والأنماط لتحسين عمليات مشترياتك.

4. مصطلحات ومؤشرات أداء إدارة المخزون للمطاعم التي يجب معرفتها وتتبعها

تكلفة الغذاء

تكلفة الأغذية والمستلزمات المستخدمة في إعداد الأطباق المباعة في المطعم.

لنفترض أن مطعماً يبيع البيتزا.

في بداية الفترة، يمتلك المطعم مكونات بيتزا بقيمة 20,000 درهم في مخزونه. خلال الفترة، يشتري المطعم مكونات بيتزا إضافية بقيمة 16,000 درهم. في نهاية الفترة، يمتلك المطعم مكونات بيتزا بقيمة 22,000 درهم لا تزال في المخزون.

لحساب تكلفة الغذاء للبيتزا المباعة خلال الفترة، نطرح قيمة المخزون الختامي من مجموع المخزون الأولي والمشتريات على النحو التالي:

المخزون الأولي: 20,000 درهم
المشتريات: 16,000 درهم
المخزون الختامي: 22,000 درهم

إجمالي تكلفة الغذاء = المخزون الأولي + المشتريات - المخزون الختامي
= 20,000 درهم + 16,000 درهم - 22,000 درهم
إجمالي تكلفة الغذاء = 14,000 درهم

إذاً، كانت تكلفة الغذاء للبيتزا خلال هذه الفترة 14,000 درهم.

يساعد هذا الحساب المطعم على تحديد التكلفة الحقيقية لإنتاج منتجاته ويمكن استخدامه لحساب هوامش الربح الإجمالي. من خلال مقارنة تكلفة الغذاء بسعر البيتزا المباعة، يمكن للمطعم تحديد ما إذا كان التسعير مناسباً لتغطية التكاليف وتحقيق الربح.

ورقة العدّ

وثيقة تُستخدم لتسجيل العدّ الفعلي لكل عنصر في مخزون المطعم.

FIFO (الأول داخلاً، الأول خارجاً)

أسلوب في إدارة المخزون تُستخدم فيه العناصر الأقدم أولاً، مما يضمن تدوير المخزون وعدم انتهاء صلاحية العناصر قبل استخدامها.

نسبة تكلفة الغذاء

تحدد تكلفة الغذاء كنسبة مئوية من إجمالي المبيعات.

هل تريد معرفة المزيد عن كيفية حساب نسب تكلفة الغذاء؟ اقرأ دليلنا المفصّل الذي يغطي كل ما تحتاج معرفته للعمل بمستوى مثالي.

عدّ المخزون

عدّ المخزون هو عملية الإحصاء الفعلي لعدد العناصر في المخزون للتأكد من دقة مستويات المخزون المسجّلة.

دوران المخزون

دوران المخزون نسبة مالية تقيس عدد مرات بيع الشركة لمخزونها وإعادة تعبئته خلال فترة معينة. يُحسب بقسمة تكلفة البضائع المباعة وتكلفة الغذاء على متوسط قيمة المخزون خلال تلك الفترة.

إليك كيفية حساب دوران المخزون:

لحساب متوسط المخزون، اجمع المخزون الأولي والختامي للفترة واقسم على 2.

فيما يلي مثال:

لنفترض أن شركة لديها تكلفة غذاء تبلغ 500,000 درهم للسنة، وكان مخزونها الأولي 50,000 درهم ومخزونها الختامي 70,000 درهم. سيكون متوسط قيمة المخزون للسنة (50,000 + 70,000) / 2 = 60,000 درهم

دوران المخزون = 500,000 درهم / 60,000 درهم = 8.33

إذاً، دوران المخزون للسنة هو 8.33، مما يعني أن الشركة باعت مخزونها وأعادت تعبئته 8.33 مرة خلال السنة.

قراءة مُوصى بها

معدل دوران المخزون: كيفية حسابه وتحسينه

LIFO (الأخير داخلاً، الأول خارجاً)

أسلوب في إدارة المخزون تُستخدم أو تُباع فيه العناصر الأحدث وصولاً أولاً.

هامش الربح

أسلوب في إدارة المخزون تُستخدم أو تُباع فيه العناصر الأحدث وصولاً أولاً.

غير قابل للتلف

عناصر ذات عمر تخزيني طويل يمكن تخزينها لفترات ممتدة.

المستوى الاسمي

الحد الأدنى والأقصى من المخزون لكل عنصر الذي يجب الحفاظ عليه لضمان توافر مخزون كافٍ دائماً دون تخزين زائد.

طلب الشراء

وثيقة تُستخدم لطلب والإذن بشراء عناصر مخزون جديدة.

نقطة إعادة الطلب

الحد الأدنى من كمية عنصر ما يحتاج المطعم لامتلاكه قبل تقديم طلب جديد.

مخزون السلامة

مخزون السلامة هو المخزون الإضافي الذي يُحتفظ به لضمان توافر مخزون كافٍ دائماً لتلبية الطلب حتى خلال فترات الذروة غير المتوقعة.

الانكماش

خسائر المخزون بسبب السرقة أو التلف أو أسباب أخرى.

التلف

الأغذية أو المستلزمات التي فسدت أو لا يمكن استخدامها بسبب التلف أو انتهاء الصلاحية.

نفاد المخزون

يحدث نفاد المخزون عندما تنضب مستويات مخزون عنصر معين ولا يتوفر مخزون في متناول اليد لتلبية الطلب.

التباين

التباين في المخزون هو الفرق بين مستويات المخزون الفعلية والمتوقعة. على سبيل المثال، إذا أخذنا قطع الدجاج؛ ففي نهاية اليوم، إذا سجّل مخزونك استهلاك 50 قطعة دجاج لكن بيانات مبيعاتك تظهر أنك بعت 45 منها فقط، فإن التباين هو 50-45 = 5 قطع دجاج. وسيكون التباين هنا 5/50 = 10%. من خلال تحليل التباين، يمكن للمطاعم تحديد الأسباب الجذرية للتناقضات واتخاذ إجراءات للحدّ منها.

المُورّد

مورّد يزوّد المطعم بعناصر المخزون.

العائد

هو نسبة كمية المنتجات المباعة (كما سجّلها نظام نقاط البيع) إلى كمية المنتجات المستهلكة. خذ مثال قطع الدجاج: ربما سجّل نظام نقاط البيع بيع 45 قطعة دجاج، لكنك استهلكت فعلياً 50 قطعة دجاج وفق استهلاك مخزونك. وهذا يعني أن العائد هو 45/50 = 90%.

5. فوائد إدارة مخزون المطعم بشكل جيد

إليك نظرة أعمق على كيفية مساعدة المخزون الدقيق في تقليل تكلفة الغذاء والخسائر والهدر وزيادة الأرباح والحفاظ على رضا عملائك:

تقليل هدر الطعام: يحدث هدر الطعام لأسباب عدة: وجبات الموظفين وسقوط الأطباق والأغذية المنتهية الصلاحية... من أبرز الأمثلة على ذلك. كثيراً ما يصعب على الموظف تسجيل هذه الأحداث بدقة في النظام الحالي، سواء بسبب صعوبة تجربة المستخدم أو لأنه لم يُدرَّب على ذلك. يتيح لك نظام المخزون الحديث تسجيل الأحداث بسهولة ومتابعة مخزونك الحالي وتتبع الهدر ومعالجته. كما يعني امتلاك مخزون متابعة ما يحتاج إلى استخدام قريب وإعطاء الأولوية لتلك العناصر قبل فسادها. يمكنك التخطيط لوجباتك بناءً على المكونات المتاحة لديك، مما يساعدك على تجنّب شراء طعام أكثر مما تحتاج.

ضبط التكاليف: تتبع مخزونك يساعدك على فهم عادات الشراء والأسعار التي تدفعها وتطور أسعار العناصر عبر الزمن. يمكّنك ذلك من استخراج رؤى حول عمليات مشترياتك، والتفاوض على صفقات أفضل مع مورديك. يساعدك فهم تكلفة البضائع المباعة وتكلفة الغذاء على متابعة ربحية الأطباق التي تبيعها. ليس من النادر أن تتحوّل عناصر كانت مربحة إلى خسارة فجأة بسبب اضطرابات في سلسلة التوريد. ضع في الاعتبار أن تكاليف الغذاء تمثّل عموماً ما يقارب 30% من إجمالي تكاليف المطعم، وترتفع هذه النسبة عند تلف الطعام.
باختصار، تتبع تكاليفك يساعدك على فهم تطورها عبر الزمن واستعادة السيطرة عليها وتخفيضها.

زيادة الكفاءة: يُبسّط نظام مخزون الأغذية المُحكَم عمليات المطعم ويقلل الوقت والموارد اللازمة لإدارة المخزون، مما يتيح للموظفين التركيز على المهام الأهم. تُعدّ الأتمتة من أبرز المزايا في مساعدتك على توفير الوقت والمال. يجب أن يعمل نظام المخزون الحديث المبني لتجربة خالية من الاحتكاك كعضو فريق غير مرئي، يساعد فريقك في ما يهم أكثر: إبقاء العمليات فعّالة ومطبخك يعمل بسلاسة وعملاءك راضين.

تحسين التخطيط والتنبؤ: بفهم واضح لأنماط استخدام المخزون واتجاهاته، يمكن للمطاعم التخطيط بشكل أفضل والتنبؤ باحتياجاتها من المخزون، مما يساعد على تجنّب النقص والتأخيرات. فعلاً، النقص (أو غياب المكونات الذي يوقف بيع طبق) أمر سيئ جداً للأعمال. وبالمثل، الكميات الزائدة ستنتهي في سلة المهملات وهذا يعني أموالاً ضائعة.

هذا هو الأمر! فمن خلال إدارة مخزون الأغذية بشكل جيد، يمكن للمطاعم تقليل الهدر وضبط التكاليف وزيادة الكفاءة وتحسين التخطيط وتعزيز رضا العملاء.

6. 8 أفضل ممارسات لإدارة مخزون مطعم فعّال

1. حدّد مستويات اسمية
المستوى الاسمي هو الحد الأدنى والأقصى من مستويات المخزون لكل عنصر الذي يجب الحفاظ عليه. يمكن للمطاعم من خلال تحديد هذه المستويات ضمان توافر مخزون كافٍ دائماً دون تخزين زائد. يساعد ذلك في منع نفاد المخزون وزيادة الطلب، وكلاهما مكلف.

2. استخدم التكنولوجيا
تتوفر كثير من برامج وأدوات إدارة المخزون التي يمكنها أتمتة تتبع المخزون وتقليل الأخطاء. باستخدام التكنولوجيا، يمكن للمطاعم توفير الوقت والحدّ من مخاطر الأخطاء البشرية، مما يساعد على تحسين الدقة وتقليل الهدر.

بينما تبحث عن برنامج للمخزون، لماذا لا تجرّب ورقة جرد المطعم المجانية من سوبي (متاحة على Excel، Google Sheets، وPDF)

3. أجرِ عمليات عدّ دورية للمخزون
عمليات عدّ المخزون الدورية ضرورية لضمان وعي المطاعم بمستويات مخزونها الحالية وتعديلها وفقاً لذلك. من خلال إجراء عمليات عدّ منتظمة، يمكن للمطاعم تحديد التناقضات ومعالجة المشكلات فوراً، مما يساعد في منع نفاد المخزون وزيادة الطلب.

4. دوّر المخزون
تتضمن طريقة FIFO تدوير المخزون بحيث تُستخدم العناصر الأقدم قبل الأحدث. يساعد ذلك في تقليل الهدر بضمان استخدام العناصر قبل انتهاء صلاحيتها. هذه الطريقة مهمة بشكل خاص للعناصر القابلة للتلف كالخضروات والألبان واللحوم.

5. درّب الموظفين
إدارة المخزون جهد جماعي ويجب تدريب جميع الموظفين على أفضل الممارسات. من خلال تثقيف الموظفين على ممارسات إدارة المخزون، تضمن المطاعم أن الجميع على دراية كاملة وأن التتبع الدقيق للمخزون أولوية.

6. راقب الهدر
تتبع هدر الطعام ومراقبته عنصر أساسي في إدارة المخزون. من خلال تحديد مناطق الهدر، يمكن للمطاعم تعديل عمليات إدارة المخزون لتقليل الهدر وخفض التكاليف. (قراءة موصى بها: 10 نصائح لتقليل هدر الطعام في المطاعم)

7. حلّل بيانات المخزون
من خلال تحليل بيانات المخزون، يمكن للمطاعم تحديد الاتجاهات واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الطلب والاستخدام. يساعد ذلك في منع زيادة الطلب ونقصه، مما يضمن توافر مخزون كافٍ دائماً.

8. تعاون مع المُوردون
العلاقات القوية مع المُوردون ضرورية لضمان التسليم في الوقت المناسب وبدقة. من خلال التفاوض على أسعار وشروط مواتية مع المُوردون، يمكن للمطاعم تخفيض التكاليف وتحسين عمليات إدارة المخزون.

7. كيف يساعد برنامج إدارة مخزون المطعم؟

برنامج إدارة مخزون المطعم يُقدّم فوائد جوهرية لأصحاب المطاعم بفضل الرقمنة والبيانات والأتمتة. إتاحة التدفق الحر للبيانات بين عملياتك يعني إمكانية الكشف عن رؤى، وضبط التنبيهات، واتخاذ قرارات مبنية على البيانات. تتصل معظم أنظمة إدارة مخزون المطاعم بعدد كبير من الأدوات داخل النظام البيئي للأغذية والمشروبات، ولا سيما أنظمة نقاط البيع والمحاسبة.

1. احصل على متابعة فورية لمخزون مطعمك: تتدفق البيانات بين عملياتك المختلفة، من المشتريات إلى المخزون إلى المبيعات. ربط مخزون مطعمك بنظام نقاط البيع يعني إمكانية استهلاك المكونات في الوقت الفعلي وبدقة عند كل عملية بيع. كما يعني الربط متابعة ربحية كل عنصر من قائمتك في الوقت الفعلي.
2. اشترِ المكونات بكفاءة مثلى: ستتيح معظم موردي برامج مخزون المطاعم المستوى الاسمي - الكمية المثلى من المخزون في متناول اليد - والمستوى الأدنى - الحد الأدنى الذي تحتاجه للعمل دون احتكاك مع بعض مخاطر النقص. يعني تحديد هذه المستويات إمكانية إعداد نظامك لطلب المكونات تلقائياً وفق المستوى الاسمي عند عدم تحقيقه، مما يوفر وقتك ومالك.
3. وفّر ساعات عمل: يمكن لإلغاء العمليات اليدوية توفير مئات الساعات شهرياً لأكثر المطاعم ازدحاماً التي لا تزال تستخدم عمليات يدوية. بالانتقال من الورقة والقلم إلى عدّ المخزون الرقمي، يمكنك توفير ساعات مؤلمة وأخطاء بشرية لا تُحصى عند نقل عمليات العدّ من ورقتك إلى حاسوبك.
4. وفّر المال: العمليات اليدوية والأخطاء البشرية وصنع القرار بالحدس هي المصادر الرئيسية لتسريب الأرباح. من خلال إعداد عمليات المطعم الرقمية وأتمتة سير العمل واستخدام التحليلات لاتخاذ القرارات، يمكن لمطاعم الأعمال رؤية تحسن ملموس في أرباحها.

8. اختيار برنامج إدارة مخزون المطعم المناسب لعملك

لا يناسب حلٌّ واحد الجميع. ثمة عوامل عدة يجب مراعاتها عند اختيار أداتك المفضلة، أبرزها نظامك التقني الحالي وحجم عملياتك والميزانية التي تعتزم تخصيصها.

1. حجم عملك: تحتاج المطاعم المستقلة والمتعددة المواقع إلى التعامل مع أنواع مختلفة من التعقيدات. قد يُركّز المطعم متعدد المواقع على الحاجة إلى مركزة البيانات القادمة من فروعه المختلفة وتجميعها، بينما قد يرغب المطعم المستقل في تحسين عملياته بشكل مفرط من خلال مراقبة مخازنه بشكل منفصل. بوجه عام، كلما صغر المنشأة، كانت الأداة المطلوبة أقل تعقيداً.
2. راجع الميزات: تتضمن كثير من أنظمة إدارة مخزون المطاعم ميزات مختلفة كثيرة. من الضروري إجراء تحليلك الخاص أو العمل مع مندوب مبيعات لفهم احتياجاتك وكيفية تلبيتها. ستقترح كثير من الأدوات ميزات لا تحتاجها بالضرورة لكنك ستُشجَّع على الدفع مقابلها. من المهم بشكل خاص فهم كيفية عمل الميزة. إذا كان النظام يوفر لوحة معلومات للمطعم والتحليلات، فاعرف ما إذا كان إعدادها يتطلب نفقات إضافية. ستأخذ برامج إدارة مخزون المطاعم الأكثر حداثة أفضل الممارسات المعاصرة بعين الاعتبار وتتضمن، على سبيل المثال، لوحات معلومات مدمجة للمطاعم لا تحتاج إلى مصمم أو تدريب.
3. التوافق: إذا كنت تستخدم أدوات لإدارة مطعمك، كنظام نقاط البيع أو المحاسبة، فمن الضروري التحقق من سهولة تكامل أدواتك مع برنامج إدارة مخزون المطعم الذي تفكر فيه، وإلا فإن الاستثمار الذي تقوم به سيكلفك على الأرجح أكثر بكثير من مجرد اشتراك.
4. التكلفة: قد تتفاوت التكاليف تفاوتاً كبيراً بين موردي البرامج المختلفين. الاشتراك في نظام مخزون مطعم مُقدَّم من نظام ERP سيكلفك أكثر بكثير من اختيار منصة الأفضل في فئتها. تميل المطاعم متعددة المواقع إلى اختيار الحلول الشاملة عند ظهور برامج تحول رقمي كبيرة، نظراً لميزة التكامل الأصلي وكونها متجراً واحداً لجميع احتياجاتها الرقمية. أما برامج الأفضل في فئتها، فتوفر أفضل ما يمكن للبرنامج تقديمه لمهمة محددة (قراءة موصى بها: شامل أم أفضل في فئته؟). من المهم أيضاً مراعاة التكاليف الإضافية المرتبطة بالخدمات الإضافية؛ فأنظمة ERP مثلاً ستتقاضى رسوماً على المهام المتنوعة كإنشاء تقرير جديد لك، بينما قد تشمل برامج الأفضل في فئتها هذه الخدمات.

      شاهد هذا المنشور على Instagram            منشور شارك فيه سوبي (@supy.io)

9. عن سوبي

سوبي هو برنامج إدارة مخزون المطعم المبني على البيانات، المصمم لمساعدة أصحاب المطاعم على إزالة التخمين من عملياتهم وتقليل تكاليفهم وتعزيز الربحية. صُمِّم ليكون دقيقاً وسهل الاستخدام، ويقدم سوبي مجموعة من المنتجات السهلة الاستخدام التي تساعدك على الحفاظ على مخزون موثوق يعتمد على البيانات لاتخاذ قرارات مبنية على البيانات تحقق الأرباح في جميع الأوقات.

الأسئلة الشائعة

إدارة المخزون ضرورية لتقليل هدر الطعام وضبط التكاليف وضمان توافر المكونات اللازمة في مطبخك لخدمة العملاء بكفاءة. (اكتشف مزيداً من الاستراتيجيات في دليل 10 طرق لتقليل تكاليف الغذاء).

إدارة المخزون ضرورية لتقليل هدر الطعام وضبط التكاليف وضمان توافر المكونات اللازمة في مطبخك لخدمة العملاء بكفاءة.
(اكتشف مزيداً من الاستراتيجيات في 10 طرق لتقليل تكاليف الغذاء دليل)

ما هي المكونات الرئيسية لإدارة مخزون المطعم؟

تشمل المكونات الرئيسية تتبع مستويات مخزون الأغذية ومراقبة استخدام الطعام وتحديد المستويات الاسمية وتطبيق أساليب عدّ دقيقة.
(اعرف المزيد عن حساب المستوى الاسمي لمزيد من المعلومات حول ضبط المخزون).

كيف يمكن للمطاعم تقليل تكاليف المخزون؟

يمكن تقليل تكاليف المخزون من خلال تحسين جداول الشراء ومراقبة أحجام الحصص وتطبيق ممارسات تقليل الهدر.
(راجع قالب إدارة المخزون المجاني للحصول على أدوات فعّالة).

ما هي نسبة تكلفة الغذاء ولماذا هي مهمة؟

نسبة تكلفة الغذاء تمثّل الجزء من إيرادات المبيعات المنفق على الطعام. الحفاظ على نسبة مثلى يساعد على تعظيم الربحية.
(راجع دليل حساب نسبة تكلفة الغذاء للاطلاع على تعليمات مفصّلة).

كيف يمكن للتكنولوجيا تحسين إدارة المخزون؟

استخدام برامج إدارة المخزون يُبسّط التتبع ويقلل الأخطاء ويساعد على التنبؤ بالاحتياجات بدقة أكبر، مما يوفر الوقت والمال في نهاية المطاف.
(تعرّف على حلول المخزون من سوبي في صفحة المنتج).

ما هي أفضل الممارسات لعمليات عدّ المخزون الدقيقة؟

تشمل أفضل الممارسات إجراء العدّ في نفس الوقت يومياً وباستخدام وحدات قياس ثابتة وتدريب الموظفين على تقنيات العدّ السليمة.
(استكشف المزيد في الدليل الشامل لعمليات المطعم).

لماذا يجب على المطاعم تحديد المستويات الاسمية للمخزون؟

تحديد المستويات الاسمية يمنع زيادة الطلب أو نفاد المخزون، مما يساعد المطاعم على إدارة مخزونها بكفاءة أكبر.
(اعرف كيفية تحديد المستويات الاسمية هنا).

كم مرة يجب على المطعم إجراء عمليات عدّ المخزون؟

العدّ الأسبوعي أو نصف الأسبوعي شائع، لكن بعض العناصر عالية الدوران قد تحتاج إلى تتبع يومي للحفاظ على الدقة.
(لمزيد من المعلومات حول تحسين المخزون، راجع قالب إدارة المخزون).

ما دور إدارة المُوردين في ضبط المخزون؟

العلاقات القوية مع المُوردون تضمن التسليم الموثوق وتساعد في التفاوض على أسعار أفضل وتقلل مخاطر نفاد المخزون.
(اقرأ عن استراتيجيات المشتريات للحصول على نصائح فعّالة في إدارة المُوردين).

ما فوائد تتبع المخزون المباشر؟

التتبع المباشر يوفر بيانات في الوقت الفعلي حول مستويات المخزون ويقلل الهدر ويساعد في منع النقص غير المتوقع.
(تعرّف على ميزات التتبع من سوبي في صفحة المنتج).

كيف يساعد ضبط الحصص في إدارة المخزون؟

ضبط الحصص يساعد على الحفاظ على تكاليف غذاء ثابتة ويقلل الهدر ويضمن دوام المخزون كما هو متوقع.
(للحصول على نصائح حول إدارة تكاليف الغذاء، راجع دليل ضبط تكلفة الغذاء).

ما هو تقرير التباين في إدارة المخزون؟

تقرير التباين يُسلّط الضوء على التناقضات بين المخزون المسجّل والفعلي، مما يساعد في تحديد المشكلات المحتملة كالهدر أو السرقة.
(اقرأ عن كيفية إدارة تناقضات المخزون هنا).

كيف يمكن للمطاعم تقليل هدر الطعام إلى الحد الأدنى؟

تقليل هدر الطعام يتضمن ضبط الحصص وممارسات الطلب الذكية وإعادة استخدام المكونات الزائدة بطرق إبداعية.
(اعثر على مزيد من النصائح في دليل عمليات المطعم).

كيف يمكن لفرق المطبخ تحسين التواصل؟

التنبؤ الدقيق يساعد المطاعم على طلب الكمية الصحيحة من المكونات مما يقلل الهدر ويضمن التوافر في أوقات الذروة.
(اكتشف كيف تدعم التكنولوجيا التنبؤ في صفحة المنتج).

ما هي بعض علامات ضعف إدارة المخزون؟

تشمل العلامات نفاد المخزون المتكرر ومستويات عالية من الهدر وصعوبة تتبع بيانات المخزون بدقة.
(اعثر على حلول فعّالة في نصائح إدارة المخزون).

كيف تؤثر إدارة المخزون على رضا العملاء؟

تضمن إدارة المخزون الفعّالة توافر عناصر القائمة الشائعة دائماً مما يحسّن تجربة العملاء ورضاهم.
(اعرف المزيد في دليل هندسة القائمة).

ما الفرق بين FIFO وLIFO في المخزون؟

FIFO (الأول داخلاً، الأول خارجاً) يستخدم المخزون الأقدم أولاً، بينما LIFO (الأخير داخلاً، الأول خارجاً) يستخدم الأحدث. FIFO أكثر شيوعاً في الأغذية والمشروبات بسبب اعتبارات سلامة الغذاء.
(اقرأ عن أساليب المخزون في دليل إدارة المخزون).

لماذا يُعدّ معدل دوران المخزون مهماً؟

يُشير معدل دوران المخزون إلى مدى تكرار استخدام المخزون وإعادة تعبئته مما يؤثر على النضارة والتدفق النقدي وضبط التكاليف.
(راجع دليل ضبط تكلفة الغذاء للحصول على رؤى ذات صلة).

كيف يمكن للمطاعم استخدام البيانات لتحسين إدارة المخزون؟

البيانات المتعلقة بالاستخدام السابق واتجاهات المبيعات والأنماط الموسمية تساعد على التنبؤ بالاحتياجات وتحديد المستويات الاسمية وتحسين دورات الطلب.
(اكتشف مزيداً من الاستراتيجيات المبنية على البيانات في صفحة المنتج).

ما هي أفضل أدوات إدارة مخزون المطعم؟

من خلال تقليل الهدر إلى الحد الأدنى وضبط الحصص وإدارة المخزون بفعالية، يمكن لفريق المطبخ تقليل تكاليف الغذاء بشكل ملموس.