Restaurant-Warenwirtschaft: Die 8 Tipps, die Sie kennen müssen

Die Warenwirtschaft im Restaurant ist die Praxis, die Lebensmittel- und Getränkebestände eines Restaurants zu verfolgen und zu regulieren. Sie umfasst die Überwachung der Waren, Lieferanten und Ausstattung sowie die Sicherstellung, dass die Lagerbestände ausreichen, um die Nachfrage zu decken und gleichzeitig Verschwendung und Verluste zu minimieren.

Das Aktuell-Halten eines Lebensmittelinventars kann jedoch aufgrund von Zeitmangel, dem Erfordernis von Genauigkeit sowie der notwendigen Organisation und Sorgfalt eine Herausforderung darstellen. Gute Gewohnheiten zu entwickeln und geeignete Tools einzusetzen kann dazu beitragen, die Aufgabe handhabbar zu machen, Zeit zu sparen und langfristig Verschwendung zu reduzieren. In diesem Artikel erläutern wir daher, was Restaurant-Warenwirtschaft ist, warum sie nützlich ist, sowie einige Tipps und Best Practices, die Ihnen helfen, Ihren Lebensmittel- und Getränkebestand genau, effizient und zuverlässig zu halten.

1. Was ist Restaurant-Warenwirtschaft?
2. Wie nehmen Restaurants ihr Inventar auf?
3. Wie verwalten Sie Ihren Restaurantbestand?
4. Schlüsselbegriffe und KPIs der Restaurant-Warenwirtschaft
5. Die Vorteile einer gut verwalteten Restaurantbestandshaltung
6. 8 Best Practices für eine effiziente Restaurant-Warenwirtschaft
7. Wie Software zur Restaurant-Warenwirtschaft helfen kann
8. Die richtige Software für Ihr Restaurant wählen
9. Über Supy

1. Was ist Restaurant-Warenwirtschaft?

Die Restaurant-Warenwirtschaft ist der Prozess, den Überblick über Lebensmittel und Vorräte zu behalten, die ein Restaurantbetrieb auf Lager hat. Sie umfasst die Sicherstellung, dass Sie genügend Zutaten für Ihre Gerichte haben, aber nicht so viel, dass Sie überschüssige Bestände ansammeln und letztendlich Lebensmittel – und damit Gewinne – verschwenden. Es ist eine feinsinnige Balance, die Restaurantbesitzer meistern müssen, um ihr Geschäft wachsen zu lassen. Dies wird noch schwieriger, wenn es um verderbliche Waren geht, die rotiert und umgeschlagen werden müssen, bevor sie ablaufen. Die Restaurant-Warenwirtschaft erfordert eine akribische Verfolgung aller Zu- und Abgänge im Lager. Sie erfordert einen konstanten Fluss genauer Daten zu Lieferanten, Wareneingang, Aktualisierungen, Zählungen und Verbrauch.

Viele Restaurants verwalten ihren Lebensmittelbestand, indem sie ihren Bestand manuell zählen, hinzufügen und reduzieren – was enorm viel Zeit in Anspruch nimmt und oft eine Vollzeitkraft erfordert. Restaurant-Warenwirtschaft ist häufig auch Synonym für eine Software zur Restaurant-Warenwirtschaft – ein digitales System, das Ihnen hilft, Ihren Bestand und Ihre Abläufe in einem Bruchteil der Zeit und des Aufwands zu verfolgen. Eine solche Software deckt in der Regel alle Back-of-House-Operationen eines Restaurants ab, darunter Beschaffung, Wareneingang, Warenwirtschaft, Zentralküche, Menü- und Rezeptgestaltung sowie Daten und Controlling-Analysen. Jedes dieser Module ist miteinander verbunden, sodass Daten einfach, präzise und in Echtzeit fließen können – was Entscheidungsträgern hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Es ist erwähnenswert, dass ein Restaurantbestand mehrere Inventararten umfassen kann, darunter Küchen-, Bar-, Ausstattungs- und Chemikalieninventar. Diese können zu einem zusammengefasst oder getrennt geführt werden. Im letzteren Fall ist die Überwachung der Wareneinsatzkosten (Food Cost) und der Leistung jedes einzelnen Inventars deutlich präziser und führt in der Regel zu höheren Gewinnen.

Zu den Kennzahlen, die im Rahmen der Restaurant-Warenwirtschaft verfolgt werden sollten, gehören:

• Tatsächlicher Bestand: Was Sie aktuell auf Lager haben.
• Einkaufsgewohnheiten und -trends: Was kaufen Sie, von wem und zu welchem Preis.
• Bestandsumschlag: Wie viel Bestand rein- und rausgeht.
• Varianz: Die Differenz zwischen tatsächlichem und theoretischem Bestand.
• Menüleistung: Wie Ihre Artikel abschneiden und wie profitabel sie sind.

Die Verfolgung dieser Kennzahlen führt typischerweise zu geringerem Lebensmittelabfall und niedrigeren Lebensmittelkosten sowie zu einer höheren Kundenzufriedenheit und höheren Gewinnen. Es ist wichtig, einige Konzepte, Schlüsselbegriffe und KPIs der Restaurant-Warenwirtschaft zu verstehen, um zu beginnen.

2. Wie nehmen Restaurants ihr Inventar auf?

Die Verwaltung Ihres Restaurantbestands erfordert eine Reihe definierender Schritte. Dazu gehören die Auflistung der gelagerten Artikel, die Erfassung ihrer Mengen, die Aufzeichnung des Preises jedes Artikels pro Lieferant sowie die Festlegung von Mindest- und Par-Levels, sobald Sie die optimalen Mengen bestimmt haben, die Sie für einen reibungslosen Betrieb benötigen.

1. Erstellen Sie eine Liste aller Ihre Artikel: Geben Sie deren Namen, den oder die Lieferanten sowie den Artikelcode an. Legen Sie die Maßeinheit (kg, g, ml, Stück...) und/oder die Verpackungseinheiten (Karton (6 x 1L-Flasche), Kiste (10 x 8 Kartons)...) fest, ebenso den Preis pro Artikel, pro Lieferant und pro Verpackung.

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2. Organisieren Sie Ihre Liste und geben Sie den Preis an: Mehrere Artikel können zur selben Kategorie von Restaurantbestandsartikeln gehören: Fleisch, Gemüse, Würzmittel und mehr. Je mehr Artikel Sie haben und je komplexer Ihr Betrieb ist, desto mehr Kategorien benötigen Sie möglicherweise: Anstelle von „Fleisch“ könnten Sie Ihre Kategorie beispielsweise in Geflügel, Rind und Fisch unterteilen. Das hilft Ihnen besser zu verstehen, wie viel Sie von jedem Artikel vorrätig haben, und liefert Ihnen bessere Einblicke in die Leistung Ihres Menüs.

3. Fügen Sie den Preis hinzu: Geben Sie für jeden Artikel den Preis pro Restaurantlieferant und pro Verpackung an. Manche Lieferanten bieten für einen Artikel unterschiedliche Preise an – je nachdem, ob er einzeln oder als Teil eines Pakets (z.B. 6 Artikel pro Karton) verkauft wird. Verschiedene Lebensmittellieferanten haben außerdem unterschiedliche Preise pro Artikel. Halten Sie den Preis pro Lieferant fest. Es ist wichtig, den Preis pro Artikel oder Verpackung jedes Mal zu aktualisieren, wenn Sie eine neue Rechnung für diesen Artikel erhalten.

4 . Organisieren Sie Ihren Bestand: Wenn möglich, gruppieren Sie verwandte Zutaten: Würzmittel, Backzutaten, Trockenwaren, Konserven... um Ihren Zählprozess zu erleichtern.

5. Zählen Sie Ihren Bestand: Das Zählen Ihres Bestands ist einer der wichtigsten und regelmäßigsten Schritte, um Ihr Inventar genau und aktuell zu halten. Sie müssen regelmäßig und sorgfältig zählen, sonst riskieren Sie eine hohe Bestandsabweichung. Bestände können nach Artikel oder nach Verpackungseinheit gezählt werden. Wenn Sie beispielsweise 6 Flaschen Ketchup erhalten, könnten Sie 1 Karton mit 6 Flaschen Ketchup zählen, wenn Sie sie so von Ihrem Lieferanten erhalten. Bei Verwendung einer Software zur Restaurant-Warenwirtschaft empfiehlt es sich, Ihre Artikel zu verpacken, damit das Zählen schneller vonstatten geht.

6. Legen Sie Mindest- und Par-Levels fest: So wissen Sie, wann Sie bestellen müssen und wie viel Sie davon vorrätig haben sollten.

Möchten Sie die Zahlen für Ihre eigene Küche? Der kostenlose Par-Level-Rechner berechnet für jeden Artikel auf Ihrer Liste einen Par-Level basierend auf Ihrem Verbrauch, Liefertagen und Lieferantenvorlaufzeiten.

Es sei darauf hingewiesen, dass der Einsatz einer Software zur Restaurant-Warenwirtschaft Ihnen helfen kann, unzählige Stunden zu sparen, menschliche Fehler zu eliminieren und Ihre Gewinne dank automatisierter Workflows, Warnmeldungen und Einblicken zu steigern.

3. Wie verwalten Sie Ihren Restaurantbestand?

Die Verwaltung Ihres Restaurantbestands sollte sorgfältig und regelmäßig erfolgen. Es ist wichtig, Ihr Personal über die Vorteile einer aktuellen und genauen Bestandsführung zu informieren und effiziente Prozesse einzurichten, damit Ihre Mitarbeiter zur Rechenschaft gezogen werden können. Beachten Sie, dass viele dieser Schritte mit einer erstklassigen Software zur Restaurant-Warenwirtschaft automatisiert oder vereinfacht werden können.

1. Stellen Sie den genauen Verbrauch Ihres Restaurantbestands sicher: Überprüfen oder extrahieren Sie am Ende jedes Tages alle generierten Verkäufe und verbuchen Sie die korrekten verwendeten Zutatenmengen aus Ihrem Bestand. Es ist wichtig, genaue Rezepte parat zu haben, um Ihre Zutaten korrekt abzuziehen. Wenn Sie eine Software zur Restaurant-Warenwirtschaft nutzen, können Sie Ihr POS-System mit Ihrem Inventar verbinden und Ihren Bestand automatisch und präzise reduzieren.
2. Schulen Sie Ihr Personal im Zählen des Bestands: Machen Sie Ihr Personal auf die Risiken menschlicher Fehler und die Notwendigkeit von Sorgfalt aufmerksam. Führen Sie das Zählen nach Verpackungseinheit ein, um manuelle Berechnungen zu reduzieren. Durch häufiges Zählen können Mitarbeiter Unstimmigkeiten schnell erkennen und Abweichungen zügig korrigieren. Außerdem reduziert die Rechenschaftspflicht das Diebstahlrisiko.
3. Machen Sie das Zählen des Restaurantbestands zur Pflicht und zur regelmäßigen Tätigkeit: Je öfter Sie zählen, desto geringer ist die Chance einer hohen Abweichung. Legen Sie Zeitpunkte und Tage der Woche für die Bestandszählung fest – das sorgt für Konsistenz.
4. Analysieren Sie Ihre Daten: Wann wird welcher Artikel am meisten verbraucht? Erkennen Sie Trends und Muster, um Ihre Einkaufsabläufe zu optimieren.

4. Schlüsselbegriffe und KPIs der Restaurant-Warenwirtschaft

Food Cost (Wareneinsatz)

Die Kosten der Lebensmittel und Vorräte, die zur Herstellung der im Restaurant verkauften Gerichte verwendet werden.

Nehmen wir an, ein Restaurant verkauft Pizzen.

Zu Beginn des Zeitraums verfügt das Restaurant über Pizzazutaten im Wert von 20.000 AED. Im Laufe des Zeitraums kauft es weitere Pizzazutaten im Wert von 16.000 AED ein. Am Ende des Zeitraums sind noch Pizzazutaten im Wert von 22.000 AED auf Lager.

Um den Food Cost für die in diesem Zeitraum verkauften Pizzen zu berechnen, muss der Endbestandswert von der Summe aus Anfangsbestand und Einkäufen abgezogen werden:

Anfangsbestand: 20.000 AED
Einkäufe: 16.000 AED
Endbestand: 22.000 AED

Gesamter Food Cost = Anfangsbestand + Einkäufe – Endbestand
= 20.000 AED + 16.000 AED – 22.000 AED
Gesamter Food Cost = 14.000 AED

Der Food Cost des Restaurants für seine Pizzen betrug in diesem Zeitraum also 14.000 AED.

Diese Berechnung hilft dem Restaurant, die tatsächlichen Kosten für die Herstellung seiner Produkte zu ermitteln, und kann genutzt werden, um Bruttogewinnmargen zu berechnen. Durch den Vergleich des Food Costs mit dem Verkaufspreis der Pizzen kann das Restaurant feststellen, ob es seine Pizzen angemessen preist, um Kosten zu decken und Gewinne zu erzielen.

Zählblatt (Count Sheet)

Ein Dokument zur Erfassung der physischen Bestandszählung jedes Artikels im Restaurantinventar.

FIFO (First In, First Out – Zuerst herein, zuerst heraus)

Eine Methode der Warenwirtschaft, bei der die ältesten Artikel zuerst verwendet werden, um sicherzustellen, dass Bestände rotiert werden und Artikel nicht ablaufen, bevor sie verwendet werden.

Food Cost Prozentsatz

Gibt den Food Cost als Prozentsatz des Gesamtumsatzes an.

Möchten Sie mehr erfahren über die Berechnung von Food Cost Prozentsätzen? Lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden, der alles abdeckt, was Sie für einen optimalen Betrieb wissen müssen.

Inventur / Bestandszählung (Stock Count / Inventory Count)

Eine Bestandszählung ist der Prozess der physischen Zählung der Artikel im Lager, um sicherzustellen, dass die erfassten Bestandsniveaus korrekt sind.

Bestandsumschlag (Inventory Turnover)

Der Bestandsumschlag ist eine finanzielle Kennzahl, die misst, wie oft ein Unternehmen seinen Bestand in einem bestimmten Zeitraum verkauft und ersetzt. Er wird berechnet, indem der Food Cost durch den durchschnittlichen Bestandswert im gleichen Zeitraum dividiert wird.

So berechnen Sie den Bestandsumschlag:

Um den Durchschnittsbestand zu berechnen, addieren Sie Anfangs- und Endbestand des Zeitraums und dividieren durch 2.

Hier ein Beispiel:

Angenommen, ein Unternehmen hat einen Food Cost von 500.000 AED für das Jahr, und sein Anfangsbestand beträgt 50.000 AED, der Endbestand 70.000 AED. Der durchschnittliche Bestandswert für das Jahr wäre (50.000 + 70.000) / 2 = 60.000 AED.

Bestandsumschlag = 500.000 AED / 60.000 AED = 8,33

Der Bestandsumschlag für das Jahr beträgt somit 8,33. Das bedeutet, das Unternehmen hat seinen Bestand 8,33 Mal im Jahr verkauft und ersetzt.

Empfohlene Lektüre

Bestandsumschlagsrate: Berechnung und Verbesserung

LIFO (Last In, First Out – Zuletzt herein, zuerst heraus)

Eine Methode der Warenwirtschaft, bei der die zuletzt erhaltenen Artikel als erstes verwendet oder verkauft werden.

Aufschlag (Markup)

Eine Methode der Warenwirtschaft, bei der die zuletzt erhaltenen Artikel als erstes verwendet oder verkauft werden.

Haltbare Waren (Non-perishable)

Artikel mit langer Haltbarkeit, die für längere Zeiträume gelagert werden können.

Par-Level

Die Mindest- und Höchstmenge an Bestand für jeden Artikel, die aufrechterhalten werden sollte, um sicherzustellen, dass stets genügend Vorrat vorhanden ist, ohne zu viel zu lagern.

Bestellschein (Purchase Order)

Ein Dokument zur Anforderung und Genehmigung des Einkaufs neuer Bestandsartikel.

Nachbestellpunkt (Reorder Point)

Die Mindestmenge eines Artikels, die ein Restaurant vorrätig haben muss, bevor es eine neue Bestellung aufgibt.

Sicherheitsbestand (Safety Stock)

Der Sicherheitsbestand ist der zusätzliche Vorrat, der bereitgehalten wird, um auch bei unerwarteten Nachfragespitzen stets genug Bestand zu haben.

Schwund (Shrinkage)

Bestandsverluste durch Diebstahl, Verderb oder andere Gründe.

Verderb (Spoilage)

Lebensmittel oder Vorräte, die verdorben sind oder aufgrund von Schäden oder Ablauf nicht mehr verwendet werden können.

Fehlbestand (Stockout)

Ein Fehlbestand tritt auf, wenn die Bestandsniveaus für einen bestimmten Artikel aufgebraucht sind und kein Vorrat vorhanden ist, um die Nachfrage zu decken.

Abweichung (Variance)

Die Bestandsabweichung ist die Differenz zwischen tatsächlichem und erwartetem Bestandsniveau. Nehmen wir das Beispiel Chicken Nuggets: Wenn Ihr Inventar am Ende des Tages einen Verbrauch von 50 Chicken Nuggets verzeichnet, Ihre Verkaufsdaten jedoch nur 45 verkaufte Nuggets zeigen, beträgt die Abweichung 50 – 45 = 5 Chicken Nuggets, also 5/50 = 10 %. Durch die Analyse von Abweichungen können Restaurants die Ursachen von Diskrepanzen identifizieren und Maßnahmen ergreifen, um diese zu reduzieren.

Lieferant (Vendor)

Ein Lieferant, der das Restaurant mit Bestandsartikeln versorgt.

Ausbeute (Yield)

Dies ist das Verhältnis der verkauften Produktmenge (laut POS-Aufzeichnung) zur tatsächlich verbrauchten Menge. Am Beispiel Chicken Nuggets: Ihr POS verzeichnet möglicherweise 45 verkaufte Chicken Nuggets, aber laut Ihrer Bestandsreduzierung haben Sie tatsächlich 50 verbraucht. Das bedeutet, die Ausbeute beträgt 45/50 = 90 %.

5. Die Vorteile einer gut verwalteten Restaurantbestandshaltung

Hier ein ausführlicherer Blick darauf, wie ein genaues Inventar Ihnen hilft, die Lebensmittelkosten, Verluste und Verschwendung zu senken, Gewinne zu steigern und Ihre Kunden zufrieden zu stellen:

Reduzierter Lebensmittelabfall: Lebensmittelverschwendung entsteht aus verschiedenen Gründen: Personalmahlzeiten, ein heruntergefallener Teller und abgelaufene Lebensmittel gehören zu den häufigsten Beispielen. Für Mitarbeiter ist es oft schwierig, solche Ereignisse in ihrem bestehenden System zu erfassen – entweder wegen einer umständlichen Benutzeroberfläche oder einfach weil sie nicht darin geschult wurden. Ein modernes Inventarsystem ermöglicht die mühelose Erfassung solcher Ereignisse, hilft Ihnen, Ihren aktuellen Bestand im Blick zu behalten, und unterstützt Sie dabei, Verschwendung zu verfolgen und zu beheben. Ein Inventar zur Hand zu haben bedeutet außerdem, zu wissen, was bald aufgebraucht werden muss, und diese Artikel zu priorisieren, bevor sie verderben. Sie können Ihre Mahlzeiten auf Basis der bereits vorhandenen Zutaten planen, was Ihnen hilft, nicht mehr Lebensmittel einzukaufen als nötig.

Kostenkontrolle: Die Verfolgung Ihres Inventars hilft Ihnen, Ihre Einkaufsgewohnheiten, die Preise für Ihre Artikel sowie die Preisentwicklung im Zeitverlauf zu verstehen. Dies ermöglicht es Ihnen, nicht nur Erkenntnisse aus Ihren Beschaffungsabläufen zu gewinnen, sondern auch bessere Konditionen mit Ihren Lieferanten auszuhandeln. Das Verstehen Ihres Food Costs hilft Ihnen, die Rentabilität Ihrer Gerichte zu überwachen. Es kommt nicht selten vor, dass einst profitable Artikel aufgrund von Turbulenzen in der Lieferkette plötzlich unrentabel werden. Bedenken Sie, dass die Lebensmittelkosten im Allgemeinen rund 30 % der Gesamtkosten eines Restaurants ausmachen – dieser Anteil steigt, wenn Lebensmittel verderben.
Kurz gesagt: Die Überwachung Ihrer Kosten hilft Ihnen zu verstehen, wie sie sich im Laufe der Zeit verändern, die Kontrolle zurückzugewinnen und sie zu senken.

Gesteigerte Effizienz: Ein gut funktionierendes Lebensmittelinventar kann die Restaurantabläufe optimieren und den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Warenwirtschaft reduzieren, sodass Mitarbeiter sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren können. Automatisierung ist einer der wesentlichen Vorteile, der Ihnen hilft, Zeit und Geld zu sparen. Ein modernes Inventarsystem, das auf reibungslose Nutzung ausgelegt ist, sollte als unsichtbarer Teamkollege agieren und Ihrem Team dabei helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: effiziente Abläufe, eine gut geführte Küche und zufriedene Kunden.

Verbesserte Planung und Prognose: Mit einem klaren Verständnis des Bestandsverbrauchs und der Trends können Restaurants ihren Bestandsbedarf besser planen und prognostizieren, was dazu beiträgt, Engpässe und Verzögerungen zu vermeiden. Engpässe – also fehlende Zutaten, die den Verkauf eines Gerichts stoppen – sind schlecht fürs Geschäft. Ebenso bedeutet ein Überangebot, dass Ware im Müll landet – und das ist verlorenes Geld.

Also: Mit einem gut verwalteten Lebensmittelinventar können Restaurants Verschwendung reduzieren, Kosten kontrollieren, die Effizienz steigern, die Planung verbessern und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

6. 8 Best Practices für eine effiziente Restaurant-Warenwirtschaft

1. Par-Levels festlegen
Par-Levels sind die Mindest- und Höchstbestandsniveaus für jeden Artikel, die aufrechterhalten werden sollten. Durch das Festlegen dieser Niveaus können Restaurants sicherstellen, dass stets genügend Vorrat vorhanden ist, ohne zu viel zu lagern. Das hilft, Fehlbestände und Überbestellungen zu verhindern, die beide kostspielig sein können.

2. Technologie nutzen
Es gibt viele Warenwirtschaftssoftware und -tools, die die Bestandsverfolgung automatisieren und Fehler reduzieren können. Durch den Einsatz von Technologie können Restaurants Zeit sparen und das Risiko menschlicher Fehler reduzieren, was dazu beiträgt, die Genauigkeit zu verbessern und Verschwendung zu reduzieren.

Während Sie nach Inventarsoftware suchen, warum nicht unsere kostenlose Restaurantinventar-Tabelle ausprobieren (verfügbar für Excel, Google Sheets und PDF)

3. Regelmäßige Bestandszählungen durchführen
Regelmäßige Bestandszählungen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Restaurants ihre aktuellen Bestandsniveaus kennen und entsprechend reagieren können. Durch regelmäßige Zählungen können Restaurants Abweichungen erkennen und Probleme zeitnah beheben, was Fehlbestände und Überbestellungen verhindert.

4. Bestand rotieren
Die FIFO-Methode beinhaltet die Rotation des Bestands, sodass ältere Artikel vor neueren verwendet werden. Das minimiert Verschwendung, indem Artikel verwendet werden, bevor sie ablaufen. Diese Methode ist besonders wichtig für verderbliche Waren wie Obst und Gemüse, Milchprodukte und Fleisch.

5. Personal schulen
Warenwirtschaft ist eine Teamaufgabe, und alle Mitarbeiter sollten in Best Practices geschult werden. Durch die Schulung des Personals in Warenwirtschaftspraktiken können Restaurants sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und eine genaue Bestandsverfolgung als Priorität betrachtet wird.

6. Verschwendung überwachen
Das Verfolgen und Überwachen von Lebensmittelabfall ist ein wesentlicher Bestandteil der Warenwirtschaft. Durch die Identifizierung von Verschwendungsbereichen können Restaurants ihre Warenwirtschaftsprozesse anpassen, um Verschwendung zu minimieren und Kosten zu senken. (Empfehlenswerte Lektüre: 10 Tipps zur Reduzierung von Restaurantlebensmittelabfall)

7. Bestandsdaten analysieren
Durch die Analyse von Bestandsdaten können Restaurants Trends erkennen und fundierte Entscheidungen über Bestellung und Verbrauch treffen. Das verhindert Über- und Unterbestellungen und stellt sicher, dass Restaurants stets genügend Vorrat zur Hand haben.

8. Mit Lieferanten zusammenarbeiten
Starke Beziehungen zu Lieferanten sind entscheidend für pünktliche und genaue Lieferungen. Durch die Aushandlung günstiger Preise und Konditionen mit Lieferanten können Restaurants Kosten senken und ihre Warenwirtschaftsprozesse verbessern.

7. Wie Software zur Restaurant-Warenwirtschaft helfen kann

Software zur Restaurant-Warenwirtschaft bringt Restaurantbesitzern dank Digitalisierung, Daten und Automatisierung erhebliche Vorteile. Ein freier Datenfluss innerhalb Ihrer Betriebsabläufe bedeutet, dass Erkenntnisse gewonnen werden können, Warnmeldungen eingestellt und datengestützte Entscheidungen getroffen werden können. Die meisten Restaurant-Warenwirtschaftssysteme Integrationen mit einer Vielzahl von Tools im F&B-Ökosystem, insbesondere POS- und Buchhaltungssystemen.

1. Echtzeitübersicht über Ihren Restaurantbestand gewinnen: Daten fließen zwischen Ihren Betriebsabläufen – von der Beschaffung über das Inventar bis hin zu den Verkäufen. Durch die Verbindung Ihres Restaurantinventars mit Ihrem POS-System können Zutaten in Echtzeit und präzise abgezogen werden, wenn ein Verkauf stattfindet. Diese Verbindung ermöglicht es Ihnen auch, die Rentabilität jedes Menüartikels in Echtzeit zu verfolgen.
2. Zutaten optimal effizient einkaufen: Die meisten Anbieter von Restaurantinventarsoftware ermöglichen Par-Levels – die optimale Vorratsmenge – und Mindestbestände – das Minimum, das Sie für einen reibungslosen Betrieb benötigen, aber mit einem gewissen Fehlbestandsrisiko. Durch das Festlegen dieser Niveaus können Sie Ihr System so einrichten, dass es automatisch Zutaten bis zu den Par-Levels nachbestellt, sobald der Bestand nicht mehr erreicht wird – das spart Ihnen Zeit und Geld.
3. Arbeitsstunden sparen: Die Eliminierung manueller Prozesse kann für die beschäftigtsten Restaurants, die noch manuelle Prozesse einsetzen, bis zu Hunderte von Stunden pro Monat einsparen. Durch den Wechsel von Papier und Stift zur digitalen Bestandszählung können Sie mühsame Stunden und unzählige menschliche Fehler bei der Übertragung von Bestandszählungen von Papier auf den Computer einsparen.
4. Geld sparen: Manuelle Prozesse, menschliche Fehler und intuitionsgesteuerte Entscheidungsfindung sind die Hauptquellen von Gewinnlecks. Durch die Einrichtung digitaler Restaurantabläufe, die Automatisierung von Workflows und den Einsatz von Analysen für die Entscheidungsfindung können Restaurantbetriebe eine signifikante Verbesserung ihrer Gewinne erzielen.

8. Die richtige Software zur Restaurant-Warenwirtschaft für Ihr Unternehmen wählen

Eine Einheitslösung gibt es nicht. Bei der Wahl Ihres bevorzugten Tools sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen, insbesondere Ihr bestehendes Technologieökosystem, die Größe Ihres Betriebs und das Budget, das Sie investieren möchten.

1. Größe Ihres Unternehmens: Einzelne Restaurants und Mehrstandort-Restaurants müssen unterschiedliche Arten von Komplexität bewältigen. Ein Mehrstandort-Restaurant möchte möglicherweise Daten aus seinen verschiedenen Filialen zentralisieren und aggregieren, während ein einzelnes Restaurant seine Abläufe hyperoptimieren und jedes Inventar separat überwachen möchte. Generell gilt: Je kleiner der Betrieb, desto weniger komplex muss das Tool sein.
2. Funktionen prüfen: Viele Restaurant-Warenwirtschaftssysteme bieten viele verschiedene Funktionen. Es ist wichtig, eine eigene Analyse durchzuführen oder mit einem Vertriebsmitarbeiter zusammenzuarbeiten, um Ihre Bedürfnisse zu verstehen und wie diese erfüllt werden können. Viele Tools bieten Funktionen an, die Sie nicht unbedingt benötigen, für die Sie aber trotzdem bezahlen sollen. Besonders wichtig ist es zu verstehen, wie die Funktion funktioniert. Wenn das System Restaurant-Dashboards und -Analysen bietet, klären Sie, ob die Einrichtung zusätzliche Kosten erfordert. Modernere Restaurant-Warenwirtschaftssoftware berücksichtigt zeitgemäße Best Practices und enthält beispielsweise integrierte Restaurant-Dashboards, die weder die Hilfe eines Designers noch Schulungen erfordern.
3. Kompatibilität: Wenn Sie bereits Tools für Ihren Restaurantbetrieb nutzen, wie ein POS- oder Buchhaltungssystem, ist es entscheidend zu überprüfen, ob sich diese Tools problemlos mit der betrachteten Restaurant-Warenwirtschaftssoftware integrieren lassen – andernfalls wird die Investition Sie wahrscheinlich deutlich mehr kosten als nur ein Abonnement.
4. Kosten: Die Kosten können bei verschiedenen Softwareanbietern erheblich variieren. Ein Restaurantinventarsystem eines ERP zu abonnieren kostet Sie deutlich mehr als eine erstklassige Plattform. Mehrstandort-Restaurants entscheiden sich häufig für All-in-One-Lösungen, wenn ein größeres digitales Transformationsprogramm ansteht – angesichts der Vorteile nativer Integration und einer einzigen Anlaufstelle für alle digitalen Bedürfnisse. Best-in-Class-Software hingegen bietet das Beste, was eine Software für eine bestimmte Aufgabe leisten kann (Empfehlenswerte Lektüre: All-in-One oder Best-in-Class?). Wichtig ist auch, die zusätzlichen Kosten zu berücksichtigen, die mit zusätzlichen Services verbunden sind. ERPs berechnen beispielsweise für diverse Aufgaben extra, etwa für das Erstellen eines neuen Berichts. Best-in-Class-Software hingegen kann diese Services bereits einschließen.

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9. Über Supy

Supy ist die datengetriebene Software zur Restaurant-Warenwirtschaft, die Besitzern hilft, das Rätselraten aus ihrem Restaurantbetrieb zu eliminieren, Kosten zu senken und die Rentabilität zu steigern. Supy ist auf Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit ausgelegt und bietet eine Suite intuitiver Produkte, die Ihnen helfen, ein zuverlässiges, datengesteuertes Inventar zu führen, um jederzeit datengestützte, gewinnbringende Entscheidungen zu treffen.

FAQ

Die Warenwirtschaft ist entscheidend für die Reduzierung von Lebensmittelabfall, die Kostenkontrolle und die Sicherstellung, dass Ihre Küche stets die Zutaten hat, die benötigt werden, um Kunden effizient zu bedienen. (Entdecken Sie weitere Strategien in unserem Leitfaden zu 10 Tipps zur Kostensenkung)

Die Warenwirtschaft ist entscheidend für die Reduzierung von Lebensmittelabfall, die Kostenkontrolle und die Sicherstellung, dass Ihre Küche stets die Zutaten hat, die benötigt werden, um Kunden effizient zu bedienen.
(Entdecken Sie weitere Strategien in unserem Leitfaden zu 10 Tipps zur Kostensenkung)

Was sind die Schlüsselkomponenten der Restaurantwarenwirtschaft?

Zu den Schlüsselkomponenten gehören die Verfolgung von Lebensmittelbestandsniveaus, die Überwachung des Lebensmittelverbrauchs, das Festlegen von Par-Levels und die Implementierung genauer Zählmethoden.
(Mehr erfahren über Par-Level-Berechnung für mehr Einblick in die Bestandskontrolle).

Wie können Restaurants Bestandskosten reduzieren?

Die Reduzierung von Bestandskosten kann durch die Optimierung von Einkaufsplänen, die Überwachung von Portionsgrößen und die Implementierung von Maßnahmen zur Abfallreduzierung erreicht werden.
(Sehen Sie sich unsere kostenlose Restaurantinventar-Vorlage an).

Was ist der Wareneinsatz-Prozentsatz und warum ist er wichtig?

Der Food Cost Prozentsatz stellt den Teil des Umsatzes dar, der für Lebensmittel ausgegeben wird. Die Aufrechterhaltung eines optimalen Prozentsatzes trägt dazu bei, die Rentabilität zu maximieren.
(Sehen Sie sich unseren Rechner für den Wareneinsatz-Prozentsatz an).

Wie kann Technologie die Warenwirtschaft verbessern?

Der Einsatz von Warenwirtschaftssoftware vereinfacht die Verfolgung, reduziert Fehler und hilft, den Bedarf präziser vorherzusagen – was letztlich Zeit und Geld spart.
(Erfahren Sie mehr über Supys Inventarlösungen auf unserer Produktseite).

Was sind Best Practices für genaue Inventur-Zählungen?

Zu den Best Practices gehören tägliche Zählungen zur gleichen Zeit, die Verwendung einheitlicher Maßeinheiten und die Schulung des Personals in korrekten Zähltechniken.
(Mehr erfahren in unserem Ultimativen Leitfaden für Restaurantabläufe).

Warum sollten Restaurants Par-Levels für ihren Bestand festlegen?

Das Festlegen von Par-Levels verhindert Überbestellungen oder Fehlbestände und hilft Restaurants, ihren Bestand effizienter zu verwalten.
(Erfahren Sie, wie Sie Par-Levels festlegen hier).

Wie oft sollte ein Restaurant Inventur-Zählungen durchführen?

Wöchentliche oder zweiwöchentliche Zählungen sind üblich, aber manche Schnelldreher benötigen möglicherweise eine tägliche Verfolgung, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
(Für mehr zur Bestandsoptimierung, sehen Sie sich unsere kostenlose Vorlage an).

Welche Rolle spielt das Lieferantenverwaltung bei der Bestandskontrolle?

Starke Lieferantenbeziehungen gewährleisten zuverlässige Lieferungen, helfen bei der Aushandlung besserer Preise und reduzieren das Risiko von Fehlbeständen.
(Lesen Sie über Beschaffungsstrategien für Restaurants).

Was sind die Vorteile der Echtzeit-Bestandsverfolgung?

Echtzeit-Verfolgung liefert aktuelle Daten zu Bestandsniveaus, reduziert Verschwendung und hilft, unerwartete Engpässe zu verhindern.
(Erfahren Sie mehr über Supys Echtzeit-Verfolgungsfunktionen auf unserer Produktseite).

Wie hilft Portionskontrolle bei der Warenwirtschaft?

Portionskontrolle hilft dabei, konsistente Lebensmittelkosten aufrechtzuerhalten, Verschwendung zu reduzieren und sicherzustellen, dass der Bestand wie erwartet hält.
(Tipps zur Verwaltung des Wareneinsatzes finden Sie in unserem Leitfaden zu Wareneinsatz-Abweichungen).

Was ist ein Abweichungsbericht in der Warenwirtschaft?

Ein Abweichungsbericht hebt Diskrepanzen zwischen erfasstem und tatsächlichem Bestand hervor und hilft dabei, potenzielle Probleme wie Verschwendung oder Diebstahl zu identifizieren.
(Mehr erfahren über den Umgang mit Bestandsabweichungen hier).

Wie können Restaurants Lebensmittelverschwendung minimieren?

Die Minimierung von Lebensmittelabfall umfasst Portionskontrolle, clevere Bestellpraktiken und die kreative Wiederverwertung überschüssiger Zutaten.
(Weitere Tipps finden Sie in unserem Restaurantabläufe-Leitfaden).

Wie können Back-of-House-Teams ihre Kommunikation verbessern?

Genaue Prognosen helfen Restaurants, die richtige Menge an Zutaten zu bestellen, Verschwendung zu reduzieren und die Verfügbarkeit in Stoßzeiten sicherzustellen.
(Entdecken Sie, wie Technologie Prognosen unterstützt, auf unserer Produktseite).

Was sind Anzeichen für schlechte Warenwirtschaft?

Anzeichen für eine schlechte Warenwirtschaft sind häufige Fehlbestände, hohe Mengen an Abfall und Schwierigkeiten bei der genauen Bestandsverfolgung.
(Effektive Lösungen finden Sie in unserem Warenwirtschaft-Tippsleitfaden).

Wie wirkt sich die Warenwirtschaft auf die Kundenzufriedenheit aus?

Effiziente Warenwirtschaft stellt sicher, dass beliebte Menüartikel stets verfügbar sind, was das Kundenerlebnis und die Kundenzufriedenheit verbessert.
(Mehr erfahren in unserem Menü-Engineering-Leitfaden).

Was ist der Unterschied zwischen FIFO und LIFO im Bestand?

FIFO (First In, First Out) verwendet den ältesten Bestand zuerst, LIFO (Last In, First Out) den neuesten. FIFO ist im F&B-Bereich aufgrund von Lebensmittelsicherheitsbedenken üblicher.
(Lesen Sie mehr über Inventarmethoden in unserem Bestandsumschlag-Leitfaden).

Warum ist die Bestandsumschlagsrate wichtig?

Die Bestandsumschlagsrate zeigt an, wie häufig Bestände verbraucht und aufgefüllt werden, was Auswirkungen auf Frische, Cashflow und Kostenkontrolle hat.
(Sehen Sie sich unseren Wareneinsatz-Prozentsatz-Rechner an).

Wie können Restaurants Daten nutzen, um ihre Warenwirtschaft zu verbessern?

Daten zu früherem Verbrauch, Verkaufstrends und saisonalen Mustern helfen dabei, Bedarf zu prognostizieren, Par-Levels festzulegen und Bestellzyklen zu optimieren.
(Entdecken Sie weitere datengesteuerte Strategien auf unserer Produktseite).

Was sind die besten Tools für die Restaurantwarenwirtschaft?

Durch die Minimierung von Verschwendung, die Kontrolle von Portionen und ein effektives Bestandsmanagement kann das Back-of-House-Team die Lebensmittelkosten erheblich senken.