Lieferantenpreise verhandeln: Einkauf einer Restaurantgruppe mit mehreren Standorten bündeln

Mit einer Gesamteinkaufszahl beginnen, nicht mit zehn separaten

Der größte Vorteil einer Restaurantgruppe mit mehreren Standorten in einer Lieferantenpreisverhandlung ist das Volumen, das sie bereits einkauft. Dieser Vorteil verschwindet, wenn der Einkauf auf Standorte und Systeme aufgeteilt und jede Filiale einzeln verhandelt. Fassen Sie den Einkaufswert jedes Standorts für einen Artikel zu einer einzigen Zahl zusammen, und Sie verhandeln als das große Konto, das Sie tatsächlich sind.

Die meisten Gruppen betreiben mehrere Standorte über separate Lieferantenkonten. Jeder Standort bestellt eigenständig, sodass kein Lieferant jemals das volle Volumen hinter der Gruppe sieht. Sie gehen in das Gespräch ohne die eine Zahl, die am meisten Gewicht hat.

Dieses Problem zu beheben ist zunächst eine Datenaufgabe, bevor es eine Verhandlungsaufgabe wird. Die Beschaffungssoftware von Supy zeigt den Einkaufswert aller Standorte an einem Ort, sodass der Gruppengesamtwert für jeden Artikel eine Zahl ist, die Sie nennen können, und keine Schätzung. Es ist dieselbe gebündelte Ansicht, die einer Gruppe ermöglicht, konsolidierte Bestellungen statt sechs separater aufzugeben. Die Bündelung von Ausgaben auf diese Weise ist ein Teil davon, wie gute Beschaffung für eine Restaurantgruppe aussieht.

Denselben Artikel standort- und lieferantenübergreifend vergleichen

Sobald der Einkauf an einem Ort zusammengeführt ist, schauen Sie sich die Lücken an. Derselbe Artikel hat oft an jedem Standort einen anderen Preis und von jedem Lieferanten, der ihn liefern kann, nochmals einen anderen. Diese Lücken sind Ihre Ausgangsliste für die Verhandlung.

Beginnen Sie mit den Artikeln, die den meisten Umsatz bewegen: Ihre hochvolumigen Commodity-Produkte. Stellen Sie für jeden den aktuell gezahlten Preis dem günstigsten verfügbaren Angebot gegenüber. Ein kleiner Unterschied pro Einheit wird zu echtem Geld, sobald Sie ihn mit jedem Karton, jede Woche, an jedem Standort multiplizieren.

Supy verknüpft die SKU jedes Lieferanten für eine Zutat mit einem Basisartikel, sodass Sie sehen können, was jeder Lieferant für dieselbe Sache berechnet. Lieferantenleistungsberichte zeigen, wer in Bezug auf Preis und Liefertreue zuverlässig ist. Wenn Sie die Methode vertiefen möchten, lesen Sie unsere Leitfäden zum Lieferantenpreisvergleich und zum Mehrlieferantenpreisvergleich pro Zutat.

Die Dealstruktur auf das jeweilige Produkt abstimmen

Es gibt keine allgemeingültige Lösung. Die Struktur, die gewinnt, hängt vom Produkt ab, das vor Ihnen liegt. Entscheiden Sie es Artikel für Artikel, bevor Sie das Gespräch eröffnen.

Die erste Unterscheidung ist, wie viele Lieferanten den Artikel gut bedienen können. Wenn ein Lieferant bei Preis und Zuverlässigkeit klar die Nase vorn hat, verpflichten Sie Ihr gebündeltes Volumen für einen Staffelpreis oder einen Rabatt an diesen. Wenn zwei oder drei Lieferanten das leisten können, führen Sie eine kurze Ausschreibung durch: Legen Sie Ihr konsolidiertes Volumen jedem vor und vergeben Sie das Produkt an das beste Angebot.

Die zweite Unterscheidung ist Commodity gegenüber Spezialitäten. Bei Commodity-Produkten, die mit dem Markt schwanken, verhandeln Sie eine Formel oder einen Überprüfungsrhythmus, keinen Festpreis, der in einem Monat veraltet. Bei Spezialprodukten von einem Alleinlieferanten sichern Sie einen Festpreis für eine bestimmte Laufzeit im Austausch für Ihr zugesagtes Volumen. Halten Sie Zahlungsbedingungen, Mindestmengen und Handelskonditionen pro Lieferant schriftlich fest, damit die Vereinbarung dokumentiert und nicht nur erinnerlich ist.

Eine Preisänderung erkennen, bevor sie zur neuen Normalität wird

Ein ausgehandelter Preis hält nur, wenn Sie bemerken, wenn er abweicht. Lieferanten erhöhen Preise zwischen Lieferungen, und eine Erhöhung, die niemand bemerkt, wird leise zur neuen Ausgangsbasis. Der Auslöser für Ihre nächste Neuverhandlung ist der Moment, in dem sich ein Preis bewegt.

Erkennen Sie es an der Türe, nicht am Monatsende. Die Wareneingangsansicht von Supy markiert jeden Rechnungspreis, der über dem vereinbarten liegt, und die KI-Rechnungserfassung liest jede Rechnung und kennzeichnet Preiskonflikte mit der Bestellung. Aus der Markierung heraus können Sie den erwarteten Preis aktualisieren oder eine Lieferantenkontaktmail erstellen, um zurückzufordern, mit dem genauen Artikel, Datum und der Differenz zur Hand.

So hören Sie auch auf, mehr zu zahlen, als der Vertrag besagt. Ein Lieferant, der bei kleinen Beträgen über viele Rechnungen zu viel berechnet, ist nur sichtbar, wenn jede Zeile gegen den vereinbarten Preis geprüft wird.

Den ausgehandelten Preis auf jede Rechnung bringen

Ein Vorteil, den Sie in einem Meeting erzielen, ist erst dann etwas wert, wenn er auf jeder Rechnung, an jedem Standort, in Rechnung gestellt wird. Hier verlieren Gruppen mit mehreren Standorten die Einsparungen, für die sie gekämpft haben. Eine Filiale wendet den neuen Preis an, eine andere bestellt weiterhin zum alten, und die Lücke bleibt monatelang unbemerkt.

Schließen Sie sie durch Durchsetzung, nicht durch Vertrauen. Laden Sie den vereinbarten Preis mit einer Massenpreisbearbeitung in den Lieferantendatensatz, damit jeder Standort zum selben Tarif bestellt. Legen Sie eine Rechnungseingangs-Abweichungsschwelle fest, damit jede Rechnung über dem vereinbarten Preis zur Überprüfung zurückgehalten wird. Der ausgehandelte Tarif wird dann zum Standard, zu dem die gesamte Gruppe einkauft.

Den gleichen Preis auf alle Standorte gleichzeitig auszuweiten, ist ein Zwei-Minuten-Job, wenn die Preise in einem System liegen. Lesen Sie, wie eine Gruppe Lieferantenpreise standortübergreifend per Massenaktualisierung überträgt, damit ein Verhandlungserfolg überall ankommt.

Wo Sie diese Woche beginnen

Benennen Sie die Filiale, in der Sie sich befinden. Wenn Ihre Ausgaben noch auf Standorte aufgeteilt sind, ist Ihr erster Schritt, sie zu einer Zahl zusammenzufassen, bevor Sie mit einem Lieferanten sprechen. Wenn Sie diese Zahl bereits haben, wählen Sie Ihre drei volumenstärksten Artikel und vergleichen Sie jeden mit dem günstigsten Angebot, das Sie finden können.

Passen Sie dann den Deal an jedes Produkt an und legen Sie Preis und Abweichungsschwelle fest, damit er hält. Eine Verhandlung ist nur so gut wie die Rechnung, die sie erreicht. Erledigen Sie zuerst die Datenarbeit, und die wahre Kaufkraft der Gruppe erscheint endlich am Verhandlungstisch.