Zentralisierter Einkauf für Restaurantgruppen: Jede Filiale, eine Bestellung

Wenn jede Filiale einer Gruppe selbst bestellt, füllt der gleiche Lieferant mehrere kleine Bestellungen statt einer. Das kostet Sie auf drei Wegen. Die Mengenpreise, die Sie als Gruppe ausgehandelt haben, verteilen sich auf diese Bestellungen und gehen teilweise verloren. Lieferungen und Rechnungen vervielfachen sich für einen Lieferanten, bei dem Sie nur einmal hätten bestellen können. Und niemand hat eine Gesamtübersicht, was der gesamte Betrieb braucht, bevor das Geld gebunden ist.

Diese separaten Filialbestellungen zu einer Lieferantenbestellung zu bündeln, behebt alle drei Probleme. Es fasst jede Filialanfrage in eine Nachfrageübersicht zusammen und wandelt sie in eine einzige Bestellung pro Lieferant und Lieferdatum um. Die Richtung des Vorgehens macht das möglich. Filialen leiten ihre Anfragen an die Zentralküche weiter, und die Zentralküche schickt eine konsolidierte Bestellung an jeden Lieferanten. Das Ziel ist nicht, eine Bestellung schneller aufzugeben. Es geht darum, diese Lieferantenbestellungen nicht mehr bei jedem Bestellzyklus manuell neu aufbauen zu müssen.

Die Export-und-Neuaufbau-Schleife, die jeden Zyklus läuft

Die Arbeit, die Bündelung beseitigt, ist eine Schleife, die die meisten Multi-Standort-Küchen kennen werden. Filialen geben ihre Bestellungen auf, jemand exportiert die kombinierte Artikelliste und baut dann die eigentlichen Bestellungen manuell neu auf, damit jeder Lieferant die richtigen Positionen erhält. Mit einer Tabellenkalkulation und einem gemeinsamen Ordner hält das für zwei oder drei Standorte. Danach wird es unhaltbar. Die Person, die die Zusammenfassung macht, tippt Zahlen ein, die die Filialen bereits eingegeben haben, die kombinierte Liste ist veraltet, wenn die Bestellungen rausgehen, und jeder Fehler landet als falsche Lieferung.

Die Kosten sind still, aber real. Eine Gruppe, die das manuell durchführt, kann etwa drei Stunden pro Zyklus mit dem Export und Neuaufbau von Bestellungen verbringen, die die Anfragedaten bereits enthielten. Diese Arbeit fügt nichts hinzu, was die Filialen nicht bereits geliefert haben. Es ist reine Wiedereingabe, und das ist das Erste, was Bündelung beseitigt.

Wo Filiale-für-Filiale-Bestellungen Geld kosten

Der manuelle Neuaufbau ist die sichtbare Kosten. Die stillere ist, was fragmentiertes Bestellen mit Ihrem Einkauf macht. Wenn jede Filiale beim gleichen Lieferanten separat bestellt, erhält dieser Lieferant mehrere kleine Bestellungen statt einer. Die Mengenpreise, die Sie als Gruppe ausgehandelt haben, verteilen sich dann auf diese und gehen teilweise verloren. Das Gleiche passiert umgekehrt, wenn ein Neuaufbau mehrere Lieferanten in eine Bestellung mischt oder einen einzigen Lieferanten auf mehrere aufteilt. So wird die saubere Bestellung mit vollem Volumen, die Ihre Preise sichert, nie aufgegeben.

Es gibt auch einen blinden Fleck. Filiale-für-Filiale-Bestellungen bedeuten, dass niemand die standortübergreifende Nachfrage an einem Ort sieht, bevor Ausgaben gebunden werden. Ein Stapel separater Filial-Tabellen kann Ihnen sagen, was jeder Standort angefordert hat, aber nicht, was die Gruppe insgesamt benötigt. Das ist genau die Ansicht, die Sie für einen guten Einkauf brauchen. Bündelung schließt beide Lücken auf einmal. Sie schützt das Volumen und gibt der Beschaffung ein Gesamtnachfragebild, bevor eine Bestellung aufgegeben wird.

Eine Gruppenübersicht über das, was jede Filiale braucht

Diese Gruppenübersicht beginnt auf der eingehenden Seite, wo die Zusammenfassung aufhört, manuell zu sein. Filialen stellen Anfragen über Web oder Mobilgerät, fügen Mengen, Notizen und Fotos hinzu, und jede Position kann ihren bevorzugten Lieferanten tragen. Da jede Filiale dasselbe System füttert, erhält die Zentralküche eine konsolidierte Multi-Standort-Nachfrageübersicht. Derselbe Artikel, den verschiedene Filialen anfordern, ist an einem Ort zusammengefasst, und die Summe ist bereits berechnet, bevor jemand eine Lieferantenbestellung öffnet. Supys Restaurantbeschaffungssoftware ist auf diese Aggregation ausgelegt.

Dieselbe Milch, dieselben Kaffeebohnen und Becher, die an verschiedenen Standorten angefordert werden, reduzieren sich auf eine Position pro Artikel mit sichtbaren Filialmengen hinter der Summe:

Diese konsolidierte Ansicht ist das, was ein Stapel separater Filial-Tabellen niemals bieten kann: Die Beschaffung kann die standortübergreifende Nachfrage sehen, bevor sie eine Bestellung bestätigt. Wie diese kombinierte Nachfrage in eine Bestellung pro Lieferant umgewandelt wird, ist in unserem Leitfaden zu konsolidierten Bestellungen für Restaurantgruppen erklärt.

Eine Bestellung pro Lieferant, bei Freigabe gruppiert

Zwischen der Anfrage und der Bestellung liegt ein Freigabeschritt, und er ist mit Absicht dort. Eine Anfrage ist eine Anforderung, kein Ausgabenversprechen. Sie durchläuft daher eine konfigurierbare Freigabeebene, bis zu fünf Genehmiger tief und ausgelöst durch Filiale und Bestellwert, bevor sie zu einer Bestellung werden kann. Das trennt die Erfassung der Nachfrage von der Ausgabenentscheidung. Die vollständige Mechanik wird in unserem Leitfaden zur mehrstufigen Bestellgenehmigung erklärt.

Nach der Freigabe erfolgt die Gruppierung automatisch. Die Plattform sortiert jede genehmigte Position nach Lieferant und generiert eine konsolidierte Bestellung pro Lieferant und Lieferdatum. Artikel verschiedener Lieferanten werden niemals gemischt, und ein Lieferant wird niemals auf mehrere kleine Bestellungen aufgeteilt. Diese Ausgaberegel schützt den Mengeneinfluss, den fragmentiertes Bestellen leise verliert. Jede fertige Bestellung geht dann so raus, wie der Lieferant es erwartet: per E-Mail, Messaging oder direkte Integration, was wir in Bestellungen an Lieferanten senden erläutern.

Ihr erster Schritt

Wenn Ihre Filialen noch separat bestellen und jemand die Lieferantenbestellungen manuell neu aufbaut, ist der erste Schritt keine neue Softwaregewohnheit. Es sind zwei Einrichtungsschritte. Ordnen Sie jeden Artikel seinem bevorzugten Lieferanten zu und legen Sie Ihre Filialberechtigungen und Freigabegrenzen fest. Tun Sie diese zwei Dinge richtig, und die Bündelung geschieht von selbst. Sobald Filialen bestellen, weiß jede Position bereits, zu welchem Lieferanten sie gehört und wer sie freigeben muss. Die Freigabe ist dann der letzte manuelle Schritt, bevor saubere, lieferantenspezifische Bestellungen existieren. Da Bündelung auch Ihre Mengenpreise schützt, ist es hilfreich zu wissen, wo Ihr Wareneinsatz vor und nach dem Straffen des Prozesses liegt. Unser Wareneinsatz-Rechner gibt Ihnen diese Ausgangsbasis in wenigen Minuten.