المشتريات المركزية لمجموعات المطاعم: كل فرع، طلب شراء واحد

حين يطلب كل فرع في المجموعة بمفرده، ينتهي الأمر بالمورّد نفسه لتنفيذ عدة طلبات صغيرة بدلاً من طلب واحد. هذا يكلفك بصمت على ثلاثة أوجه. التسعير الحجمي الذي تفاوضت عليه بوصفك مجموعة يتوزع على هذه الطلبات ويضيع جزئياً. تتضاعف التسليمات والفواتير لمورّد كان بإمكانك الطلب منه مرة واحدة. ولا أحد لديه رؤية شاملة لما تحتاجه المجموعة بأكملها قبل أن يُلتزم بالمال.

دمج هذه الطلبات المنفصلة من الفروع في طلب شراء واحد لكل مورّد يعالج المشكلات الثلاث. يجمع طلب كل فرع في رؤية طلب موحدة ثم يحوّله إلى طلب شراء واحد لكل مورّد ولكل تاريخ تسليم. اتجاه العملية هو ما يجعل هذا ممكناً. تُحيل الفروع طلباتها إلى المطبخ المركزي، ويُرسل المطبخ المركزي طلب شراء موحداً واحداً إلى كل مورّد. الهدف ليس تقديم الطلب بأسرع. الهدف إيقاف إعادة بناء طلبات المُوردون يدوياً في كل دورة طلب.

حلقة التصدير وإعادة البناء التي تعمل في كل دورة

العمل الذي يُزيله التوحيد هو حلقة ستتعرف عليها معظم المطابخ متعددة المواقع. تُقدِّم الفروع طلباتها، يُصدِّر أحدهم القائمة المجمّعة للأصناف، ثم يُعيد بناء طلبات الشراء الفعلية يدوياً حتى يحصل كل مورّد على السطور الصحيحة. مع جدول بيانات ومجلد مشترك يصمد هذا لموقعين أو ثلاثة مواقع. بعد ذلك يصبح غير قابل للاستمرار. الشخص الذي يقوم بالتجميع يُعيد إدخال أرقام أدخلتها الفروع بالفعل، والقائمة المجمّعة قديمة حين تخرج الطلبات، وأي خطأ يؤدي إلى تسليم خاطئ.

التكلفة هادئة لكنها حقيقية. مجموعة تُنفِّذ هذا يدوياً قد تقضي نحو ثلاث ساعات في كل دورة في تصدير وإعادة بناء الطلبات التي كانت بيانات الطلب تحتويها بالفعل. لا شيء من هذا العمل يُضيف شيئاً لم تُقدِّمه الفروع بالفعل. إنه إعادة إدخال محضة، وهذا أول ما يُزيله التوحيد.

أين يُسرِّب الطلب فرعاً بفرع الأموال

إعادة البناء اليدوي هي التكلفة المرئية. الأهدأ منها هو ما تفعله الطلبات المجزأة بعمليات الشراء لديك. حين يطلب كل فرع من المورّد نفسه بشكل منفصل، يتلقى ذلك المورّد عدة طلبات صغيرة بدلاً من طلب واحد. التسعير الحجمي الذي تفاوضت عليه كمجموعة يتوزع حينئذ على هذه الطلبات ويضيع جزئياً. ينعكس الأمر حين يمزج إعادة البناء عدة موردين في طلب واحد أو يقسم مورّداً واحداً على عدة طلبات. في كلتا الحالتين لا يُقدَّم أبداً الطلب النظيف بالحجم الكامل الذي يضمن تسعيرك.

ثمة أيضاً نقطة عمياء. الطلب فرعاً بفرع يعني ألا أحد يرى الطلب متعدد المنافذ في مكان واحد قبل الالتزام بالإنفاق. حزمة من جداول بيانات منفصلة يمكنها أن تخبرك بما طلبه كل موقع، لكن ليس ما تحتاجه المجموعة إجمالاً. هذه بالضبط الرؤية التي تحتاجها للشراء بشكل جيد. يسد التوحيد الثغرتين في آنٍ واحد. يحمي الحجم ويمنح المشتريات صورة شاملة للطلب قبل صدور أي أمر شراء.

رؤية مجموعة لما يحتاجه كل فرع

هذه الرؤية الجماعية تبدأ من الجانب الوارد، حيث تنتهي عملية التجميع عن كونها يدوية. تُقدِّم الفروع طلباتها عبر الويب أو الجوال، تُضيف كميات وملاحظات وصوراً، وكل سطر يمكنه حمل مورّده المفضل. لأن كل فرع يُغذِّي النظام نفسه، يحصل المطبخ المركزي على رؤية موحدة متعددة المنافذ للطلبات. الصنف نفسه الذي يطلبه فروع مختلفة يتجمع في مكان واحد، والمجموع محسوب بالفعل قبل أن يفتح أحد طلب شراء المورّد. برنامج المشتريات للمطاعم من Supy مبني حول هذا التجميع.

نفس الحليب والحبوب والأكواب المطلوبة عبر المواقع تتقلص إلى سطر واحد لكل صنف مع الكميات الفرعية مرئية خلف الإجمالي:

هذه الرؤية الموحدة هي ما لا تستطيع حزمة من جداول البيانات المنفصلة تقديمه: المشتريات يمكنها رؤية الطلب متعدد المنافذ قبل الالتزام بأي أمر شراء. ميكانيكا تحويل هذا الطلب المجمّع إلى طلب شراء واحد لكل مورّد مشروحة في دليلنا حول طلبات الشراء الموحدة لمجموعات المطاعم.

طلب شراء واحد لكل مورّد، مُجمَّع عند الموافقة

بين الطلب وأمر الشراء تقع خطوة الموافقة، وهي موجودة عمداً. الطلب هو استدعاء وليس التزاماً بالإنفاق. لذا يمر عبر سلّم موافقة قابل للتهيئة، حتى خمسة موافقين في العمق ومُشغَّل بالفرع وقيمة الطلب، قبل أن يتحول إلى طلب شراء. هذا ما يفصل التقاط الطلب عن قرار الإنفاق. الميكانيكا الكاملة مشروحة في دليلنا حول الموافقة متعددة المستويات على طلبات الشراء.

بعد الموافقة يكون التجميع تلقائياً. تُصنِّف المنصة كل سطر مُعتمَد حسب المورّد وتُولِّد طلب شراء موحداً واحداً لكل مورّد ولكل تاريخ تسليم. لا تُخلَط أصناف موردين مختلفين أبداً، ولا يُقسَّم مورّد واحد أبداً على عدة طلبات صغيرة. هذه القاعدة الإخراجية تحمي النفوذ الحجمي الذي يضيع بصمت مع الطلبات المجزأة. تخرج كل طلبية مكتملة بالطريقة التي يتوقعها المورّد: بالبريد الإلكتروني أو المراسلة أو تكامل مباشر، كما نشرح في إرسال طلبات الشراء إلى المُوردون.

خطوتك الأولى

إذا كانت فروعك لا تزال تطلب بشكل منفصل وأحدهم يُعيد بناء طلبات المُوردون يدوياً، فالخطوة الأولى ليست عادات برمجية جديدة. إنها خطوتا إعداد. صِّل كل صنف بمورّده المفضل وحدد أذونات الفروع وعتبات الموافقة لديك. افعل هذين الشيئين بشكل صحيح وسيحدث التوحيد من تلقاء نفسه. بمجرد أن تطلب الفروع يعرف كل سطر بالفعل إلى أي مورّد ينتمي ومن يجب أن يوافق عليه. الموافقة حينئذ آخر لمسة يدوية قبل وجود طلبات نظيفة خاصة بكل مورّد. لأن التوحيد يحمي أيضاً التسعير الحجمي لديك، من المفيد معرفة أين تقع تكلفة الغذاء قبل وبعد تحسين التدفق. حاسبة تكلفة الغذاء تمنحك هذا الأساس في دقائق.