التحكم في الوصول القائم على الأدوار للمطاعم: من يمكنه فعل ماذا عبر مواقعك

ما يفعله التحكم في الوصول القائم على الأدوار عبر مواقعك

يُتيح التحكم في الوصول القائم على الأدوار لمجموعة المطاعم تحديد ما يمكن لكل شخص فعله في كل موقع، من إنشاء الأصناف إلى تسجيل الطلبات. يتحقق Supy من أمرين قبل أن يتصرف أي شخص: الدور الذي يشغله المستخدم، وما إذا كانت الوحدة مُفعّلة لحسابه وفرعه. يوضّح هذا المقال كيفية إعداد تلك الأدوار، وتحديد سقف ما يمكن للموظفين طلبه، والحفاظ على مسار تدقيق، وإضافة تسجيل الدخول الموحّد.

• تسجيل دخول مشترك. تبدأ معظم المجموعات بتسجيل دخول مشترك واحد ثم تُخفّف القيود تدريجياً، وهذا ما يُفسّر كيف يجد طاهي الخط نفسه قادراً على تعديل الوصفات أو إضافة مورّد. الحل هو منح كل شخص دوراً يتناسب مع وظيفته. الدور هو مجموعة مُسمّاة من الصلاحيات، ويوفّر Supy أكثر من 200 صلاحية، مما يُتيح لك السماح بجرد المخزون وحظر تعديل صنف على الشاشة ذاتها.
• الدور والوحدة. يوجد فحصان خلف كل إجراء. الأول هو الدور: يُصفّي أكثر من 100 ميزة في المنصة التي يمكن للمستخدم رؤيتها أو استخدامها. الثاني هو تفعيل الميزات: يتحكم في الوحدات المُفعّلة لذلك الحساب والفرع. يصل المستخدم إلى الشاشة فقط عندما يسمح الدور بذلك وتكون الوحدة مُفعّلة لموقعه. يُستبعد مستخدمو الفروع افتراضياً من مناطق مثل مستودع الوصفات، مما يُغنيك عن استبعاد كل شخص يدوياً. الدور مُقيّد بالمنفذ الذي يعمل فيه الشخص، لذا تضع القاعدة مرة واحدة وتسري على كل فرع تفتحه لاحقاً.
• تقييد الإنشاء. قيّد أولاً من يمكنه إنشاء الأصناف وتغيير الإعدادات، لأن هذا هو المكان الذي تنهار فيه البيانات متعددة المواقع. عندما يتمكن كل فرع من إضافة مورّد أو صنف جديد، تظهر أصناف مكررة ووحدات غير متطابقة وفروع تعمل بإعدادات مختلفة. صرّح مسؤول تقنية المعلومات في إحدى المجموعات بذلك مباشرةً: بدون أدوار صارمة، تتكاثر الأصناف المكررة ويُغيّر الناس إعدادات لا ينبغي لهم لمسها.

امنح معظم الموظفين دوراً يُتيح جرد المخزون واستلام التوريدات ورفع طلبات الشراء. هذا الدور لا يمكنه إنشاء الأصناف أو إضافة الموردين أو تغيير التكاملات. احتفظ بإنشاء الأصناف وإعداد الموردين والإعدادات لدور مجموعة صغيرة.

أدوار Supy الافتراضية هي نقطة انطلاق لا إجابة نهائية. اكتشف أحد مسؤولي العمليات أن الأدوار الافتراضية تسمح للموظفين بإنشاء الموردين والأصناف، وهو أوسع مما تريده الشركة. الحل هو دور مخصص: انسخ قالباً افتراضياً وأزل الصلاحيات غير المطلوبة، دون إعادة البناء من الصفر.

• الجرد والاستلام فقط. يجرد موظفو الفروع المخزون ويستلمون البضائع ويرفعون طلبات الشراء. لا يمكنهم إنشاء الأصناف أو تعديل الموردين.
• مالك واحد للكتالوج. يُنشئ دور مجموعة واحد الأصناف ويُعيّن الوحدات ويربط الموردين، لكي يظل الكتالوج منظماً عبر جميع المواقع.
• الإعدادات مع المجموعة. تبقى التكاملات وإعداد الضرائب وإعدادات الحساب مع مسؤول المجموعة، لا مع تسجيل دخول الفرع.

تحكّم في من يمكنه الطلب وضع سقفاً لما يُنفقونه

حدّد من يمكنه تسجيل طلب وكم يمكنه الالتزام قبل أن يضطر شخص ما للتحقق منه. تصبح استجابة الموظفين أبسط وأأمن عندما يستطيع طاهي الخط رفع طلب شراء لكنه لا يمكنه الموافقة على طلب كبير. أراد أحد العملاء المحتملين بالضبط هذا: السماح للموظفين بإنشاء طلبات الشراء فقط وتوجيه الباقي عبر مُعتمِد.

• الصلاحيات والحدود. تتحكم الصلاحيات والحدود في Supy في الجانب المالي لكل دور. يمكنك تحديد حد قيمة طلبات الشراء حسب المورّد أو الفرع أو الفئة أو المستخدم أو الحدّ الأدنى للمخزون. يطلب الدور حينئذٍ المخزون اليومي دون تجاوز ذلك الرقم. تمر الطلبات الأكبر عبر موافقات متسلسلة تصل إلى 5 مُعتمِدين، تُحرَّك بحسب الفرع وقيمة الطلب. يمكنك تطبيق القواعد بحسب اليوم أو الأسبوع أو الشهر أو الربع، لكي يتمكن الدور من الطلب خلال الفترة التي تختارها دون تجاوز حده. يُدير برنامج المشتريات للمطاعم من Supy هذه الموافقات عبر جميع المواقع من مكان واحد.
• ضوابط الأسعار. تحتاج الأسعار إلى ذات الضبط عند الاستلام. احتفظ بحق تغيير سعر المورّد أو قائمة الأسعار لدى دور مجموعة صغيرة، حتى لا يتمكن الموظفون من تعديل ما تدفعه بصمت. ثم حدّد عتبة التباين عند استلام الفواتير. عندما يختلف السعر المستلم عن السعر المتفق عليه بأكثر مما تسمح به، يُنبّه Supy قبل تحديث المخزون والحسابات. تكتشف السعر الجديد عند الاستلام لا في نهاية الشهر. لمسار أشمل لتوجيه الموافقات، تعرّف على كيفية تأمين المجموعات متعددة المواقع ضوابط إنفاق المشتريات.

مصفوفة صلاحيات الأدوار لفريق متعدد المواقع

ابدأ بمصفوفة بسيطة وعدّلها لمجموعتك، بدلاً من ضبط الصلاحيات واحدة تلو الأخرى. تغطي أربعة أدوار معظم مجموعات المطاعم، والجدول أدناه أساس عملي. حدد الأدوار مرة واحدة، وقيّد كل دور بمنفذه، وأضف استثناءات فقط حيث يحتاجها شخص ما فعلاً.

تُبيّن المصفوفة مدى ثقتك في كل دور. يقع معظم فريقك في الصفين الأولين، حيث يظل الخطأ محدوداً. الصف الأخير يمتلك وصولاً كاملاً، لذا اقصره على شخص أو شخصين وأعطِ الجميع الدور الأضيق الذي يُتيح لهم العمل.

مسارات التدقيق وتسجيل الدخول الموحّد للمجموعات الكبيرة

فعّل سجلات التدقيق لترى من فعل ماذا، وهذا هو الغرض من ضبط الوصول حين تتجاوز المجموعة عدة مواقع. تُسجّل سجلات التدقيق في Supy كل إجراء عبر الوحدات، مرتبطاً باسم مستخدم وطابع زمني، مع الحالة قبل وبعد عند الاقتضاء. يمكنك التصفية حسب المستخدم أو الفرع أو الإجراء أو التاريخ وتصدير النتيجة. لا يمكن لأحد تعديل إدخال أو حذفه. عندما يبدو الجرد خاطئاً أو تغيّر سعر ما، تتحقق ممن أدخله بدلاً من التخمين. تُسجّل الميزة ذاتها مسار تدقيق المخزون لمجموعة ما عبر الفروع.

يُفيد تسجيل الدخول الموحّد حين تُدير كثيراً من الموظفين عبر مواقع متعددة. يدعم Supy تسجيل الدخول الموحّد للمجموعات التي تضعه في الخدمة. تُهيّئ المجموعة موصّلها الخاص، ثم يسجّل الموظفون الدخول عبر ذلك المزوّد على الويب والجوال ولوحة الإدارة. يمكنك أيضاً فرضه. حالما يُغطي تسجيل الدخول الموحّد نطاق بريد إلكتروني، يسجّل هؤلاء المستخدمون الدخول عبر المزوّد لا بكلمة مرور منفصلة. تسجيل الدخول الموحّد متاح للمجموعات التي تُهيّئه، لذا تحقق من أنه يناسب خطتك قبل الاعتماد عليه.

ضبط الوصول وحدود الإنفاق وسجلات التدقيق تعمل كنظام واحد. يحدد الدور ما يمكن للشخص الوصول إليه، وتحدد الحدود مدى ما يمكنه فعله، ويُسجّل السجل ما فعله. اضبطها معاً وستتمكن من فتح الفرع التالي دون فتح ثغرة جديدة.

ابدأ بالدورين اللذين يتسببان في معظم الأضرار: إنشاء الأصناف وإعداد الموردين. انقل تلك الصلاحيات إلى دور مجموعة واحد هذا الأسبوع، وأعطِ موظفي الفروع دور الجرد والاستلام. بعد أسبوعين، راجع سجل التدقيق لترى ما لمسه كل دور فعلاً. إذا وصل دور إلى شيء لا ينبغي له، شدّد عليه وتابع.