Restaurant-Anfangsbestand: So richten Sie ihn für präzisen Wareneinsatz in Echtzeit ein

Warum Ihr Bericht über den Wareneinsatz in Echtzeit leer bleibt, bis Sie einen Anfangsbestand einrichten

Ein Anfangsbestand ist der Wert aller Bestände, die Sie zu dem Zeitpunkt halten, an dem Sie mit der Erfassung beginnen. Der tatsächliche Wareneinsatz in Echtzeit wird als Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand berechnet. Ohne eine eingereichte Eröffnungsinventur ist dieser Anfangswert null. Der Bericht hat keine Grundlage und zeigt daher nur Ihre Einkäufe oder gar nichts.

Dies trifft fast jeden neuen Restaurantbetreiber, und es handelt sich nicht um einen Fehler. Zwei eingereichte Inventuren definieren einen Berichtszeitraum: eine Eröffnungsinventur und eine Abschlussinventur. Bis die Eröffnungsinventur existiert und eingereicht wurde, hat das System keinen Ausgangspunkt für den Zeitraum. Daher bleiben die Kostenergebnisse des ersten Monats leer oder spiegeln nur Einkäufe wider, selbst nachdem Sie eine „Inventur durchgeführt“ haben. Diesen einen Bestand korrekt einzurichten ist das, was die ersten Monatszahlen verwendbar macht.

In der Praxis zeigt sich dies meistens als ein Wareneinsatz-Dashboard, das keinen tatsächlichen Umsatzkostenanteil anzeigt. Es bleibt leer oder spiegelt nur das wider, was Sie eingekauft haben. Der Instinkt ist, erneut zu zählen, aber eine zweite Inventur hilft nicht, wenn das fehlende Element der Anfangsbestand ist. Der Zeitraum hat keine Eröffnungszahl, gegen die gemessen werden kann, daher liefert eine erneute Inventur dasselbe leere Ergebnis. Die Lösung ist die Eröffnungsinventur, nicht eine weitere Abschlussinventur. Sobald ein eingereichter Anfangsbestand für den Zeitraum existiert, hat das Dashboard beide Seiten der Berechnung, und Ihre Umsatzkosten werden schließlich angezeigt.

Geben Sie zuerst die Eröffnungsinventur ein, bevor Sie Ihre erste Bestellung aufgeben

Die Eröffnungsinventur ist ein Migrationsschritt, nicht nur die erste Ihrer regulären Inventuren. Sie legt die Ausgangsposition für den Standort fest. Sie muss daher die erste Aktivität dort sein, bevor eine Bestellung oder ein Wareneingang gebucht wird. Restaurantbetreiber, die sie wie eine gewöhnliche Inventur behandeln, erhalten Null-Werte oder falsch konfigurierte Ergebnisse. Führen Sie sie durch, nachdem Bestellungen bereits eingegangen sind, und Sie verlieren den ersten Monat mit Nacharbeit.

Die Abfolge für einen neuen Standort ist also einfach: Eröffnen Sie den Standort, geben Sie die Eröffnungsinventur ein und reichen Sie diese ein, und erst dann geben Sie die erste Bestellung auf. Reguläre Inventuren folgen in ihrem normalen Zeitplan. Wenn Sie mehrere Standorte einführen, erläutert unsere Checkliste für die Einführung der Restaurantinventur, wo dieser Schritt im größeren Einführungsprozess liegt.

Legen Sie die Stückkosten fest, die alle zukünftigen Abweichungen verankern, und reichen Sie dann ein

Die Eröffnungsinventur hat eine eigene Berichtsansicht mit einer bearbeitbaren Kostenspalte, getrennt von einer regulären Inventur. Hier legen Sie die Stückkosten jedes Artikels fest, den Sie halten. Es lohnt sich, diese Kosten bewusst einzugeben oder zu überprüfen, da die Eröffnungsbewertung alle Abweichungen verankert, die das System danach berechnet. Viele Restaurantbetreiber bevorzugen es, dass ihr eigenes Team die Eröffnungskosten eingibt, anstatt eine automatisierte Standardeinstellung zu akzeptieren. So sind die Zahlen im Besitz der Personen, die die Inventur durchführen. Dies ist Teil der Warenwirtschaft von Supy für die Restaurantbestandsverwaltung.

Sobald Sie die Eröffnungsinventur einreichen, fließen diese Kosten in das Bestandshauptbuch und den Bericht über den Wareneinsatz in Echtzeit ein. Der Schritt, den die meisten vergessen, ist das Einreichen selbst. Eine Inventur, die erfasst, aber im Entwurf belassen wurde, sieht fertig aus, blockiert jedoch still und leise alle Kosten- und Abweichungsberichte für den Zeitraum. Wenn Ihr Bericht nach der Inventur noch leer ist, überprüfen Sie dies zuerst.

Was zu tun ist, wenn Sie das Zeitfenster verpasst haben oder keine vollständige Historie haben

Wenn Bestellungen und Wareneingänge bereits gebucht wurden, kann die Inventur nicht mehr als Eröffnungsinventur markiert werden. Geben Sie nicht Hunderte von Preisen manuell ein, um es zu erzwingen. Kehren Sie zu einer normalen Inventur zurück und lassen Sie Ihre Bestellungsbelege die Artikelpreise in den nächsten Zyklen automatisch befüllen. Dies korrigiert die Bewertung ohne manuelle Arbeit. Die theoretische versus tatsächliche Lücke, die dadurch vorübergehend entsteht, wird in unserem Leitfaden zur theoretischen versus tatsächlichen Wareneinsatz-Abweichung erläutert.

Wenn Sie einfach keine vollständigen historischen Daten haben, warten Sie nicht auf perfekte Daten. Geben Sie jetzt eine vertretbare beste Schätzung für den Anfangsbestand ein, reichen Sie diese ein, und lassen Sie Ihre erste vollständige physische Inventur am Ende des Zeitraums korrigieren. Eine vernünftige Ausgangszahl, die Sie verbessern, ist besser als ein leerer Bericht, den Sie nicht verwenden können.

Ein sauberer Anfangsbestand ist der kleinste Onboarding-Schritt mit dem größten Nutzen, da jeder Kosten- und Abweichungsbericht, den Sie danach ausführen, davon abhängt. Bevor Sie Ihrem ersten Bericht über den Wareneinsatz in Echtzeit vertrauen, bestätigen Sie drei Dinge. Die Eröffnungsinventur kam zuerst am Standort. Die Stückkosten darauf sind verifiziert. Und die Inventur ist eingereicht, nicht im Entwurf belassen. Machen Sie das richtig, und der erste Monat liest sich korrekt.