الاستفادة من التكنولوجيا في المشتريات للمطاعم

إذا عملتَ في صناعة الأغذية والمشروبات لأي فترة ملحوظة، فربما سمعتَ عن الدور المحوري الذي تؤديه المشتريات في الحفاظ على سلاسة عمليات المطاعم. غير أن أحداً لم يقل إن إدارة عمليات مشترياتك ستكون أمراً سهلاً. مهام كتتبّع البيانات في كل مستوى من مستويات سلسلة التوريد، والتنبؤ بـالطلبات الموسمية المتفاوتة، وضمان دقة مخزونك يمكن أن تُصبح سرعان ما مرهقة إذا لم تتوفر لديك الأدوات المناسبة.

هنا يبرز دور التكنولوجيا في المشتريات. بالاستثمار في أنواع مختلفة من تقنيات مشتريات المطاعم، يمكن للمطاعم الوصول إلى مجموعة متنوعة من الميزات الجديدة المثيرة، من بينها: تتبّع البيانات بالأتمتة، وتعزيز قدرات التنبؤ، والوصول إلى رؤى البيانات في الوقت الفعلي. بوجود الميزات التقنية المناسبة، يمكن للمطاعم التنبؤ بالطلب وتقليل الهدر وضمان سلاسة التواصل مع المُوردين، وكل ذلك يُفضي إلى كفاءات تشغيلية محسّنة.

جدول المحتويات

1. فهم تعقيدات مشتريات المطاعم الحديثة.
2. أهمية تتبّع البيانات في المشتريات وأسباب قصور التتبّع اليدوي.
3. كيف يمكن للتكنولوجيا أن تُحوّل مشتريات المطاعم.
4. استخدام تقنية المشتريات لتحديد أحدث اتجاهات المطاعم.
5. من المورّد إلى المطعم إلى العميل: كيف تُنشئ منظومة المشتريات المثالية.
6. إدارة وفورات التكاليف وعلاقات المُوردين عبر التكنولوجيا.
7. مستقبل مشتريات المطاعم.
8. الاستفادة من مشتريات المطاعم مع Supy.
9. خاتمة.
10. عن Supy.

يأتي Supy، منصة إدارة المطاعم المصمّمة خصيصاً لأمثالك! ومن أبرز ميزاته قدرته على تبسيط عملية المشتريات بأكملها من التوريد إلى إدارة المُوردين وتسليم المنتجات! في مشهد المطاعم التنافسي المتصاعد، لم يعد تبنّي التكنولوجيا خياراً يملك معظم المطاعم ترف تجاهله. اعرف المزيد عن كيفية مساعدة Supy في إدارة عمليات مشترياتك، تابع القراءة!

1. فهم تعقيدات مشتريات المطاعم الحديثة

منظومة مشتريات الشركة هي بيئتها التجارية الفريدة، شديدة الترابط بين عناصرها. كأي منظومة، تتألف من عناصر داخلية وخارجية. كلما كانت منظومتك أقوى وعناصرها أكثر تكاملاً، كان أداء مشترياتك أفضل.

في قطاع المطاعم، تُمثّل المشتريات منظومة معقدة تنطوي على تنسيق موردين متعددين، وإدارة المخزون، والتنبؤ بالطلب، والتحكم في التكاليف. في جوهرها، تضمن المشتريات حصول المطعم على المكوّنات والإمدادات والمعدات اللازمة لتشغيل فعّال. غير أن هذه العملية تتجاوز مجرد طلب الأصناف؛ إذ تشمل بناء علاقات مع المُوردين، والتفاوض على التسعير، وإدارة اللوجستيات، والحفاظ على معايير الجودة.

يبدو الأمر بسيطاً، لكن ثمة تحديات رئيسية تواجهها المطاعم خلال عملية المشتريات:

التحدي الأول: التعامل مع المُوردين

أول هذه التحديات معرفة كيفية التعامل مع شبكة واسعة من المُوردين. كثيراً ما تحصل المطاعم على مكوّناتها من موردين متعددين، من بينهم المزارعون المحليون وموزعو الجملة والمصدّرون الدوليون. قد يُفضي ذلك إلى تفاوت في أداء الموردين وإدارة المُوردين، شاملاً اختلافات في التسعير والجودة ومواعيد التسليم.

التحدي الثاني: تقلّبات الطلب

علاوة على ذلك، قد تُصعّب تقلّبات الطلب التنبؤ الدقيق باحتياجاتك. فإساءة تقدير طلب عملائك قد تؤدي إلى الإفراط في التخزين (مما يُسبّب الهدر ويرفع التكاليف) أو الشُح في التخزين (مما يُولّد نواقص تؤثر سلباً على تجربة العملاء).

التحدي الثالث: محدودية متابعة البيانات

أخيراً، يمكن لـمحدودية متابعة بياناتك أن تُعقّد عملية المشتريات. لا يقتصر الأمر على مراقبة ما يُشترى، بل يمتد إلى سرعة استهلاك المنتجات. بدون الوصول إلى بيانات في الوقت الفعلي، سيُعاني مديرو المشتريات في الغالب من تتبّع مخزونهم وإدارة أداء المُوردين وتحسين قرارات الشراء.

لذا باتت أنظمة المشتريات المبنية على البيانات ركيزة أساسية لأي عمل مطاعم ناجح. بتكامل هذه التقنيات الجديدة، يمكن للمطاعم أتمتة عملياتها، وتبسيط التواصل مع المُوردين، والوصول إلى بيانات في الوقت الفعلي حول مستويات المخزون واتجاهات الاستهلاك.

2.  أهمية تتبّع البيانات في المشتريات وأسباب قصور التتبّع اليدوي

كما رأينا، تؤدي البيانات دوراً محورياً في ضمان سلاسة عملياتك حين يتعلق الأمر بمشتريات المطاعم. غير أن الاعتماد على تتبّع البيانات اليدوي يُعدّ غير كفء وعرضة للأخطاء، ويُقيّد قدرة المطعم على التنبؤ بالطلب بشكل صارم. مع نمو مطعمك وبالتالي حجم بياناتك، يزداد تتبّع هذه المعلومات يدوياً صعوبةً مع مرور الوقت.

سواء عبر جداول البيانات أو السجلات الورقية، يظل التتبّع اليدوي عملية عرضة للخطأ البشري. خطأ واحد في إدخال البيانات أو إغفال سطر واحد قد يُفضي إلى نواقص كارثية في المخزون أو تباينات في التسعير. حين يُضطر المطعم إلى الاعتماد على أساليب يدوية، كثيراً ما تُحتسب مؤشرات حيوية كمعدلات الاستهلاك ومستويات المخزون ومواعيد الموردين بشكل خاطئ، مما يُؤدي إلى تأخيرات في الطلب والتسليم.

الأثر على المخزون وعلاقات المُوردين والتكاليف

ليس مفاجئاً أن تُخلّف ممارسات إدارة البيانات الرديئة آثاراً متتالية على سلسلة المشتريات بأكملها. قد تُؤدي أعداد المخزون غير الدقيقة إلى نفاد المخزون (مما يُعطّل عمليات المطبخ ويُسبّب خسائر في المبيعات) أو تراكمه (مما يُفضي إلى الهدر وارتفاع تكاليف الاحتجاز). علاوة على ذلك، قد يُجهد التتبّع اليدوي علاقات المُوردين. حين يفشل المطعم في تقديم توقعات دقيقة، يعجز المُوردون عن تلبية الطلب، مما قد يُؤدي إلى تأخير في التسليم أو ارتفاع التكاليف.

يمكن إيجاد مثال واقعي على ذلك في أحد المطاعم التي حاولت الحصول على لحم اللنج من الولايات المتحدة. دون أي رؤية حول استهلاكه السابق أو بيانات في الوقت الفعلي عن مستويات مخزونه، عجز المطعم عن التنبؤ الدقيق بطلبه. أفضى ذلك كارثياً إلى نفاد مخزون لحم اللنج لمدة 21 يوماً! أضرّت قدرات التنبؤ الضعيفة للمطعم بـسلسلة التوريد وبقدرته على خدمة العملاء. لحسن الحظ، ما إن دمج المطعم Supy بنجاح حتى باتت اتساقية المنتجات وتكاليفه أكثر ثباتاً وانضباطاً.

كيف تسدّ التكنولوجيا الثغرات

في عالم ما قبل كوفيد، كان التنبؤ بالطلب استناداً إلى تحليل نوعي للسوق أيسر. كان تأمين مخزون لـ6-12 شهراً معياراً سائداً في ظل معدلات تضخم بلغت 2-3% واقتصاد مستقر إلى حد كبير. غير أن السوق ما بعد كوفيد تقلّب رأساً على عقب! مع التضخم المستمر، يُعدّ تأمين مخزون لشهر واحد حظاً سعيداً، فما بالك بـ6 أشهر! في عالم اليوم، تحتاج المطاعم إلى تحليل قوائمها وفحص أرباحها لأي محاولة للتنبؤ الدقيق باحتياجاتها. جعل هذا التقلّب المستمر تقنية المشتريات ضرورة لا رفاهية.

تُوفّر الحلول المتكاملة للمشتريات كـ Supy تتبّعاً للبيانات في الوقت الفعلي، وتُؤتمت إدارة المخزون، وتُنشئ توقعات دقيقة بناءً على أنماط الاستهلاك التاريخية. بدمج الحلول التقنية في عمليات المشتريات، يمكن للمطاعم تحسين كفاءتها بشكل ملحوظ وتقليل الهدر وتعزيز العلاقات مع المُوردين، مما يُحسّن الربحية الإجمالية.

3. كيف يمكن للتكنولوجيا أن تُحوّل مشتريات المطاعم

بالنسبة للمطاعم الحديثة، باتت التكنولوجيا في مجال المشتريات وسيلة حيوية للحفاظ على تكاليف المطعم واتساقية المنتجات. إليك بعض الأدوات التقنية المتخصصة الشائعة التي يمكن أن تُساعدك في اتخاذ قرارات مبنية على البيانات لنشاطك:

• أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP): تُدمج هذه الأنظمة وظائف عمليات المطعم المتعددة، وتُوفّر بيانات في الوقت الفعلي حول مستويات مخزونك ومبيعاتك ولوجستيات سلسلة التوريد. كما تُساعدك مركزية نظام ERP على تتبّع حركة المخزون وفهم اتجاهات الطلب.
• برامج إدارة المخزون: تُتيح هذه البرامج تتبّعاً تفصيلياً للمكوّنات، مما يمنع نفاد المخزون والإفراط في الطلب.
• منصات إدارة المُوردين: صُمّمت هذه المنصات لتُوفّر شفافية في أداء المُوردين ومواعيد التسليم والتسعير لتحسين دورة المشتريات بأكملها.

دور الأتمتة والذكاء الاصطناعي

مؤخراً، بدأت الأتمتة تضطلع بدور رئيسي في دورة مشتريات المطاعم، مما يُقلّص احتمالية الخطأ البشري ويُحسّن دقة مستويات المخزون. بفضل الأنظمة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، يمكن للمطاعم التنبؤ بالطلب من خلال تحليل البيانات التاريخية. على سبيل المثال، يمكنك تقدير كمية مكوّن معين قد تحتاج إلى طلبه استناداً إلى بيانات مبيعات قادمة، مما يُحسّن الطلبات ويُقلّل الهدر.

4.  استخدام تقنية المشتريات لتحديد أحدث اتجاهات المطاعم

في مشتريات المطاعم، من المهم تحديد اتجاهات الاستهلاك وأنماطه للحفاظ على سلسلة توريد متسقة. بالاستفادة من التكنولوجيا في عملية المشتريات، يمكنك الحصول على رؤى واضحة حول طبيعة طلب العملاء المتغيّرة باستمرار.

رؤى مبنية على البيانات لتحديد الاتجاهات

تؤدي التكنولوجيا دوراً حيوياً في تمكين المطاعم من جمع البيانات المتعلقة بسلوك العملاء وأنماط الشراء وتحليلها. بفضل منصات المشتريات الرقمية، يمكن للمطاعم تحديد الاتجاهات التاريخية في الطلب، التي يتأثر كثير منها بعوامل كالطقس والعطلات وحتى الأحداث المحلية.

على سبيل المثال، قد تلاحظ المطاعم أن الطلب على المأكولات البحرية يرتفع خلال أشهر الصيف، في حين يُزداد الإقبال على الأطعمة المريحة كالحساء في الفصول الباردة. قد تلاحظ أيضاً أن حركة العملاء في نهايات الأسبوع أعلى في معظم المطاعم، مما يستلزم مخزوناً أكبر من أصناف كاللحم البقري أو الدواجن، في حين تشهد أيام الأسبوع طلباً على وجبات أخف وأسرع كالسندويشات!

إدارة الموسمية بتقنية المشتريات

التحولات الموسمية محرّك رئيسي لتعقيد سلسلة التوريد، وتُساعدك معظم تقنيات المشتريات على التخطيط المسبق من خلال أدوات تنبؤية. يمكن للمنصات الرقمية مثل منصة Supy أن تُساعد المطاعم على التخطيط لأصنافها الموسمية وتعديل مشترياتها وفقاً لذلك. سواء أكان ذلك بطلب كميات أكبر من الأطباق القائمة على اليقطين في الخريف أو التوت الطازج في الصيف، فإن هذه التكنولوجيا تُتيح لك إدارة تدفق المكوّنات الموسمية دون الإرهاق الزائد لـنظام سلسلة التوريد الخاص بك.

5. من المورّد إلى المطعم إلى العميل: كيف تُنشئ منظومة المشتريات المثالية

ربط الأجزاء بالتكنولوجيا

من أبرز مزايا تثبيت تقنية المشتريات كيف تُساعدك على مزامنة سلسلة التوريد. بربط مكوّنات متعددة كالمورّد والمخزون وطلب العملاء في منصة رقمية موحّدة، يمكن للمطاعم الحصول على رؤى في الوقت الفعلي حول مستويات مخزونها وأداء المُوردين والتنبؤ بالطلب.

بدون برنامج إدارة المخزون المناسب للمطعم، قد تُصبح إدارة تدفق البضائع من المورّد إلى المطعم ثم إلى العميل فوضوية وعرضة للأخطاء. الاستفادة من التكنولوجيا المناسبة في عملية المشتريات تُنشئ منظومة سلسة حيث يرتبط جميع أصحاب المصلحة في سير عمل سلس مبني على البيانات.

تبسيط التواصل وتتبّع الطلبات

يمكن لتثبيت النوع المناسب من تقنية المشتريات أن يُبسّط أيضاً عمليات إدارة المُوردين. سواء أكان ذلك بتقديم طلب أو تتبّع شحنة أو تعديل جداول التسليم، توفّر منصات المشتريات نظاماً شفافاً يمكن لكلا الطرفين من خلاله إدارة عملياتهما بكفاءة. بفضل أنظمة تتبّع الطلبات الآلية، يمكن للمطاعم متابعة أحدث حالة توصيلاتها. يُتيح ذلك للمطاعم التعرف السريع على تأخيرات التسليم وتعديل قوائمها وفقاً لذلك لتفادي انقطاع الخدمة!

تكامل تقنية المشتريات مع أنظمة المطعم الأخرى

غير أن القوة الحقيقية لتقنية المشتريات تكمن في قدرتها على التكامل مع أنظمة إدارة المطعم الأخرى، بما فيها نظام نقطة البيع (POS) وبرامج إدارة المطبخ. بدمج بيانات المشتريات مع نظام المطبخ على سبيل المثال، يمكنك ضمان توفّر الأصناف المدرجة في القائمة دائماً. في الوقت ذاته، يمكن لتكامل نظام نقطة البيع أن يُساعدك على تتبّع اتجاهات المبيعات لتحسين عمليات التنبؤ المستقبلية.

6. إدارة وفورات التكاليف وعلاقات المُوردين عبر التكنولوجيا

تحسين التحكم في التكاليف بتقنية المشتريات

من أبرز مزايا التكنولوجيا في مجال المشتريات القدرة على تتبّع التكاليف وإدارتها في الوقت الفعلي. يُمكّن نظام المشتريات الرقمي المطاعمَ من مراقبة أسعار المُوردين وتحديد الميزانيات ومقارنة التسعير عبر موردين متعددين. يُفضي ذلك إلى عملية شراء أكثر استنارة بشأن أين ومتى يُشترى من المكوّنات، مما يضمن توريداً موفراً للتكاليف.

بناء علاقات موردين محسّنة بتقنية المشتريات

بعيداً عن التحكم في التكاليف، تُعزّز تقنية المشتريات علاقات المُوردين. تقليدياً، كان التواصل بين المطاعم والموردين متقطعاً، مما يُؤدي إلى تأخيرات وسوء فهم وضياع فرص للتعاون. غير أنه بمساعدة الأدوات الرقمية، يُصبح التواصل سلساً وتتحسّن شفافية البيانات مما يُعزّز الثقة بين الطرفين.

7. مستقبل مشتريات المطاعم

مع ما تُقدّمه من إمكانيات، يتطور المشهد المتعلق بمشتريات المطاعم باستمرار. إليك بعض التقنيات الناشئة المُهيّأة لإعادة تعريف كيفية إدارة المطعم الحديث لسلاسل توريده:

ربما أكثر التطورات الواعدة يتمثل في مجال تقنية سلسلة الكتل (Blockchain). بفضل سلسلة الكتل، يمكن للمطاعم تتبّع رحلة مكوّناتها من المزرعة إلى المائدة، مما يضمن مراقبة الجودة والتوريد الأخلاقي. هذا المستوى من الشفافية لا يبني الثقة مع المستهلكين فحسب، بل يُساعد أيضاً على منع الاحتيال في سلسلة التوريد وتقليل أوجه القصور، مما يُحسّن قرارات المشتريات.

مُغيِّر محتمل آخر للقواعد يتمثل في مجال الذكاء الاصطناعي (AI)، لا سيما في التحليلات التنبؤية. يمكن لخوارزميات الذكاء الاصطناعي تحليل كميات هائلة من البيانات، من المبيعات السابقة واتجاهات السوق وأنماط الطقس، للتنبؤ بالطلب بدقة ملحوظة. على سبيل المثال، قد تتمكن في المستقبل من استخدام الذكاء الاصطناعي للتنبؤ بكيفية تأثير حدث محلي على حاجتك للتخزين من مكوّنات محددة.

أخيراً، يُحدث إنترنت الأشياء (IoT) أيضاً تأثيراً بالغاً على صناعة المشتريات من خلال تمكين تتبّع المخزون في الوقت الفعلي. بفضل أجهزة الاستشعار الذكية، يمكن لـأصحاب المطاعم الإشارة عند انخفاض الإمدادات أو اقتراب صلاحية الأصناف الغذائية. هذا يُقلّل من خطر الإفراط في التخزين أو نفاده، مما يُتيح عملية مشتريات أكثر كفاءة ومبنية على البيانات.

8. الاستفادة من مشتريات المطاعم مع Supy

Supy مصمّمة لتُقدّم خدمات شاملة متعددة تُساعدك في رحلتك نحو إدارة سلسة لمطعمك متعدد المواقع. إليك كيف يُبسّط Supy عملية المشتريات:

• أطلق العنان لمشتريات مطعمك المربحة: تتبّع قيمة مشترياتك عبر مورديك ومواقع مطعمك. يُعدّ التنسيق مع مورديك عبر أحدث تقنيات المطاعم وسيلة ممتازة لتبسيط سلسلة التوريد ومنع الإفراط في التخزين. يضمن ذلك ممارسات مستدامة كتجنّب التلف والمخزون الزائد المؤدي إلى الهدر.
• شراء المكوّنات لم يكن أيسر من ذي قبل: من أفضل ما يُميّز تطبيق Supy أنه يُتيح لك مركزة جميع مكوّناتك وموردينك تحت سقف واحد! يمكنك الآن مراجعة إجماليات طلباتك وتعديل الأصناف والموافقة على المشتريات المسودّدة أثناء التنقل!
• أنشئ طلبات شراء مصنّفة: احذف عناء طلب المكوّنات لفريقك بجمع الأصناف المُورَّدة من موردين مختلفين ضمن فئاتها الخاصة. إذا وجدتَ نفسك تُورّد أصنافاً بانتظام من مورّد بعينه، سيُتيح لك Supy حتى تعيينه مورّداً مفضّلاً لتسريع عملية الشراء! كيف هو ذلك لبناء سلسلة توريد أكثر سلاسة؟
• اطلب وفق المستوى الاسمي وتجنّب الإفراط أو الندرة في المخزون إلى الأبد: في تطبيق Supy، يمكنك الآن تحديد مستوى اسمي وأدنى لكل صنف في مخزونك. اضبط التنبيهات الشخصية التي تُخطرك حين تنخفض الأصناف عن المستوى الاسمي، واطلب الكمية الدقيقة من جميع الأصناف التي تحتاجها خلال عملية المشتريات التالية، كل ذلك بنقرة واحدة!

9. خاتمة

في نهاية المطاف، لا شك أنك بدمج التكنولوجيا في عمليات مشتريات مطعمك تُقدم استثماراً حكيماً في نجاح مطعمك التشغيلي. فتحديات إدارة كميات هائلة من البيانات والتنبؤ بالطلب وضمان اتساقية سلسلة التوريد يمكن أن تُرهق حتى أكثر فرق المشتريات خبرةً. باعتماد الحلول التقنية المتقدمة، يمكن للمطاعم تبسيط سلسلة توريدها من أعلى إلى أسفل، مما يُحوّل عملية المشتريات إلى أمر يسير!

هل تودّ معرفة المزيد؟ اشترك في النشرة الإخبارية لـ Supy واعرف المزيد عن فوائد عملية مشتريات مطعم مدفوعة بالتكنولوجيا، أو احجز عرضاً تجريبياً مجانياً اليوم لتُجرّب التحول بنفسك! بدلاً عن ذلك، توجّه إلى تطبيق Xenia لمعرفة المزيد عن أفضل 10 برامج لتدقيق التجزئة عام 2024!

10. عن Supy

Supy هي أفضل برامج إدارة المطاعم المصمّمة للمطاعم متعددة الفروع. بفضل ميزاتها الرائعة كتتبّع المخزون الفوري وأنظمة المشتريات الذكية والتحليلات المتقدمة، تُساعد Supy المطاعم على تحقيق أقصى استفادة من نشاطها. مهما كانت التحديات التي تواجهها، توفّر Supy الأدوات التي تحتاجها للازدهار في قطاع المطاعم الديناميكي.  

للاطلاع على أحدث الرؤى الخبراتية، نزّل كتاب Supy الإلكتروني: الدليل الشامل لتقليص تكاليف الغذاء في المطاعم متعددة الفروع والمؤسسية.

هل أنتَ مستعد لمعرفة المزيد؟ جدوِّل عرضاً توضيحياً مع Supy اليوم!