Technologie in der Restaurantbeschaffung nutzen

Wenn Sie schon eine Weile in der Gastronomie- und Getränkebranche tätig sind, haben Sie vielleicht gehört, wie wichtig die Beschaffung für einen reibungslosen Restaurantbetrieb ist. Doch niemand hat behauptet, dass die Verwaltung Ihrer Beschaffungsprozesse einfach sein würde. Aufgaben wie die Datenverfolgung auf jeder Ebene Ihrer Lieferkette, die Antizipation verschiedener saisonaler Anforderungen und die Sicherstellung der Genauigkeit Ihrer Warenwirtschaft können schnell überwältigend werden, wenn Sie nicht die richtigen Tools zur Hand haben.

Hier kommt die Technologie in der Beschaffung ins Spiel. Durch Investitionen in verschiedene Arten von Restaurantbeschaffungstechnologien können Restaurants Zugang zu einer Vielzahl spannender neuer Funktionen erhalten, darunter automatisiertes Datentracking, verbesserte Prognosefähigkeiten und Zugang zu Echtzeit-Dateneinblicken. Mit den richtigen technischen Funktionen können Restaurants die Nachfrage antizipieren, Verschwendung minimieren und eine reibungslose Kommunikation mit ihren Lieferanten gewährleisten – alles führt zu einer verbesserten operativen Effizienz.

Inhaltsverzeichnis

1. Die Komplexität der modernen Restaurantbeschaffung verstehen.
2. Die Bedeutung der Datenverfolgung in der Beschaffung und warum manuelle Verfolgung unzureichend ist.
3. Wie Technologie die Restaurantbeschaffung transformieren kann.
4. Beschaffungstechnologie nutzen, um die neuesten Restauranttrends zu identifizieren.
5. Vom Lieferanten zum Restaurant zum Kunden: Das perfekte Beschaffungsökosystem schaffen.
6. Kosteneinsparungen und Lieferantenbeziehungen durch Technologie managen.
7. Die Zukunft der Restaurantbeschaffung.
8. Restaurantbeschaffung mit Supy optimieren.
9. Fazit.
10. Über Supy.

Lernen Sie Supy kennen – eine Restaurantmanagement-Plattform, die speziell für Menschen wie Sie entwickelt wurde! Zu den vielen Funktionen gehört die Möglichkeit, Ihren gesamten Beschaffungsprozess zu optimieren – von der Beschaffung über die Lieferantenverwaltung bis hin zur Produktlieferung! In einem zunehmend wettbewerbsintensiven Restaurantumfeld ist die Einführung von Technologie für die meisten Restaurants keine Option mehr, die sie vermeiden können. Mehr erfahren Sie darüber, wie Supy Ihnen helfen kann, Ihre Beschaffungsprozesse zu verwalten – lesen Sie weiter!

1. Die Komplexität der modernen Restaurantbeschaffung verstehen

Ihr „Beschaffungsökosystem" ist das spezifische, hochgradig vernetzte Geschäftsumfeld Ihres Unternehmens. Wie jedes Ökosystem umfasst es sowohl interne als auch externe Elemente. Je stärker Ihr Ökosystem – und je stärker die Integration der Elemente – desto stärker wird Ihre Beschaffungsleistung sein.

In der Restaurantbranche ist die Beschaffung ein komplexes Ökosystem, das die Koordination mehrerer Lieferanten, die Warenwirtschaft, die Bedarfsprognose und die Kostenkontrolle umfasst. Im Kern stellt die Beschaffung sicher, dass ein Restaurant über die notwendigen Zutaten, Vorräte und Geräte verfügt, um effizient zu arbeiten. Dieser Prozess geht jedoch weit über das bloße Bestellen von Artikeln hinaus; er beinhaltet den Aufbau von Lieferantenbeziehungen, die Aushandlung von Preisen, das Logistikmanagement und die Einhaltung von Qualitätsstandards.

Klingt einfach genug, aber Restaurants stehen bei der Beschaffung vor einigen wesentlichen Herausforderungen:

Erste Herausforderung: Lieferanten navigieren

Eine der ersten Herausforderungen besteht darin, herauszufinden, wie man mit einem großen Lieferantennetzwerk umgeht. Restaurants beziehen ihre Zutaten oft von mehreren Lieferanten, darunter lokale Landwirte, Großhändler und internationale Exporteure. Dies kann zu Inkonsistenzen in der Lieferantenleistung und im Lieferantenmanagement führen – einschließlich Unterschiede bei Preisen, Qualität und Lieferzeiten.

Zweite Herausforderung: Nachfrageschwankungen

Darüber hinaus können Nachfrageschwankungen es schwierig machen, Ihren Bedarf genau zu prognostizieren. Eine Fehleinschätzung der Kundennachfrage kann entweder zu Überbeständen (was zu Verschwendung und höheren Kosten führt) oder zu Unterbeständen (was zu Engpässen führt, die das Kundenerlebnis beeinträchtigen) führen.

Dritte Herausforderung: Begrenzte Datensichtbarkeit

Schließlich kann eine begrenzte Datensichtbarkeit den Beschaffungsprozess erschweren. Restaurants müssen nicht nur überwachen, was sie kaufen, sondern auch, wie schnell ihre Produkte verbraucht werden. Ohne Zugang zu Echtzeit-Daten haben Beschaffungsmanager oft Schwierigkeiten, ihre Lagerbestände zu verfolgen, die Lieferantenleistung zu managen und Einkaufsentscheidungen zu optimieren.

Deshalb sind datengestützte Beschaffungssysteme zu einem wesentlichen Bestandteil jedes gesunden Restaurantbetriebs geworden. Durch die Integration dieser neuen Technologien können Restaurants ihre Prozesse automatisieren, die Kommunikation zwischen Lieferanten optimieren und auf Echtzeit-Daten zu Lagerbeständen und Verbrauchstrends zugreifen.

2.  Die Bedeutung der Datenverfolgung in der Beschaffung und warum manuelle Verfolgung unzureichend ist

Wie wir gesehen haben, spielt Daten in der Restaurantbeschaffung eine entscheidende Rolle dabei, sicherzustellen, dass Ihr Betrieb reibungslos läuft. Doch die manuelle Datenverfolgung ist ineffizient, fehleranfällig und schränkt die Prognosefähigkeiten eines Restaurants erheblich ein. Da Ihr Restaurant – und damit auch das Datenvolumen – wächst, kann es immer schwieriger werden, diese Informationen manuell zu verfolgen.

Ob durch Tabellenkalkulationen oder Papierprotokolle – die manuelle Verfolgung ist ein fehleranfälliger Prozess. Ein einziger Fehler bei der Dateneingabe oder das Übersehen eines Postens kann zu katastrophalen Lagerengpässen oder Preisabweichungen führen. Wenn ein Restaurant auf manuelle Methoden angewiesen ist, werden wichtige Kennzahlen wie Verbrauchsraten, Lagerbestände und Lieferantenfristen oft falsch berechnet, was zu Verzögerungen bei Bestellungen und Lieferungen führt.

Auswirkungen auf Lagerbestände, Lieferantenbeziehungen und Kosten

Es überrascht nicht, dass schlechte Datenverwaltungspraktiken Auswirkungen auf die gesamte Beschaffungskette haben. Ungenaue Bestandszählungen können zu Lagerengpässen führen (die den Küchenbetrieb stören und zu Umsatzeinbußen führen) oder zu Überbeständen (die zu Verschwendung und erhöhten Lagerhaltungskosten führen). Darüber hinaus kann die manuelle Verfolgung die Lieferantenbeziehungen belasten. Wenn ein Restaurant keine genauen Prognosen liefert, können Lieferanten die Nachfrage nicht erfüllen, was zu verzögerten Lieferungen oder höheren Kosten führen kann.

Ein reales Beispiel hierfür findet sich in einem Restaurant, das versuchte, Rinderfilet aus den USA zu beziehen. Ohne Einblick in den vergangenen Verbrauch oder Echtzeit-Daten zu Lagerbeständen war das Restaurant nicht in der Lage, seinen Bedarf genau zu prognostizieren. Katastrophalerweise führte dies zu einem 21-tägigen Lieferengpass bei Rinderfilet! Die schlechten Datenprognosefähigkeiten des Restaurants schadeten sowohl seiner Lieferkette als auch seiner Fähigkeit, Kunden zu bedienen. Zum Glück wurden Produktkonsistenz und Kosten viel konsistenter und definierter, sobald das Restaurant Supy erfolgreich integriert hatte.

Wie Technologie die Lücken schließt

In einer Welt vor COVID war es einfacher, die Nachfrage auf der Grundlage einer qualitativen Marktanalyse zu prognostizieren. Die Sicherung eines 6-12-monatigen Lagervorrats war die Norm, da die Inflation bei 2-3 % lag und die Wirtschaft weitgehend stabil war. Doch der Post-COVID-Markt wurde von Grund auf erschüttert! Bei anhaltender Inflation können Sie froh sein, wenn Sie Ihren Lagerbestand einen Monat lang sichern können, geschweige denn 6! In der heutigen Welt müssen Restaurants ihre Speisekarten analysieren und ihre Rentabilität im Blick behalten, wenn sie auch nur versuchen wollen, ihren Bedarf genau zu prognostizieren. Solche ständigen Schwankungen haben Beschaffungstechnologie zu einer Notwendigkeit gemacht, nicht zu einem Luxus.

Integrierte Beschaffungstools wie Supy bieten Echtzeit-Datenverfolgung, automatisieren die Warenwirtschaft und generieren genaue Prognosen auf der Grundlage historischer Verbrauchsmuster. Durch die Integration von Technologielösungen in Beschaffungsprozesse können Restaurants die Effizienz deutlich verbessern, Verschwendung reduzieren und bessere Beziehungen zu Lieferanten aufbauen, was letztendlich die Gesamtrentabilität verbessert.

3. Wie Technologie die Restaurantbeschaffung transformieren kann

Für moderne Restaurants ist Technologie in der Beschaffung zu einem entscheidenden Weg geworden, um Restaurantkosten und Produktkonsistenz aufrechtzuerhalten. Hier sind einige gängige spezialisierte Tech-Tools, die Ihnen helfen können, datengestützte Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen:

• ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning): Diese integrieren verschiedene Funktionen des Restaurantbetriebs und bieten Echtzeit-Daten zu Ihren Lagerbeständen, Umsätzen und Lieferkettenlogistik. Die Zentralisierung des ERP-Systems hilft Ihnen auch, Bestandsbewegungen zu verfolgen und Nachfragetrends zu verstehen.
• Warenwirtschafts-Software: Diese ermöglicht eine detaillierte Verfolgung von Zutaten und verhindert Lagerengpässe und Überbestellungen.
• Lieferantenverwaltungs-Plattformen: Diese sind darauf ausgelegt, Transparenz über Lieferantenleistung, Lieferzeiten und Preise zu schaffen, um den gesamten Beschaffungszyklus zu verbessern.

Die Rolle von Automatisierung und KI

In letzter Zeit hat die Automatisierung im Restaurantbeschaffungszyklus eine Schlüsselrolle übernommen, wodurch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler reduziert und die Genauigkeit der Lagerbestände verbessert wird. Mit neuen KI-gesteuerten Systemen können Restaurants die Nachfrage durch Analyse historischer Daten prognostizieren. So können Sie beispielsweise beurteilen, wie viel von einer bestimmten Zutat Sie basierend auf bevorstehenden Umsatzdaten bestellen müssen, um Bestellungen zu optimieren und Verschwendung zu minimieren.

4.  Beschaffungstechnologie nutzen, um die neuesten Restauranttrends zu identifizieren

Bei der Restaurantbeschaffung ist es wichtig, Trends und Verbrauchsmuster zu identifizieren, um eine konsistente Lieferkette aufrechtzuerhalten. Durch den Einsatz von Technologie im Beschaffungsprozess erhalten Sie klare Einblicke in die sich ständig verändernde Natur der Kundennachfrage.

Datengestützte Erkenntnisse zur Trendidentifikation

Technologie spielt eine entscheidende Rolle dabei, Restaurants zu ermöglichen, Daten über das Kundenverhalten und Kaufmuster zu sammeln und zu analysieren. Mit digitalen Beschaffungsplattformen können Restaurants historische Trends in der Nachfrage identifizieren, die oft von Faktoren wie Wetter, Feiertagen oder lokalen Ereignissen beeinflusst werden.

So können Restaurants beispielsweise feststellen, dass die Nachfrage nach Meeresfrüchten in den Sommermonaten steigt, während Komfortessen wie Eintöpfe in den kälteren Jahreszeiten beliebter werden. Sie können auch bemerken, dass das Wochenendaufkommen in den meisten Restaurants tendenziell höher ist, was einen größeren Lagerbestand für Artikel wie Rind oder Geflügel erfordert, während unter der Woche eine Nachfrage nach leichteren, schnelleren Mahlzeiten wie Sandwiches entstehen kann!

Saisonalität mit Beschaffungstechnologie managen

Saisonale Verschiebungen sind ein wesentlicher Treiber der Komplexität der Lieferkette, und die meisten Beschaffungstechnologien helfen Ihnen, im Voraus zu planen, indem sie prädiktive Tools anbieten. Digitale Plattformen wie die von Supy können Restaurants dabei helfen, ihre Saisonsartikel zu planen und ihre Beschaffung entsprechend anzupassen. Ob es darum geht, im Herbst mehr Kürbisgerichte oder im Sommer frische Beeren zu bestellen – solche Technologien ermöglichen es Ihnen, den Fluss saisonaler Zutaten zu managen, ohne Ihre Lieferkette zu überlasten.

5. Vom Lieferanten zum Restaurant zum Kunden: Das perfekte Beschaffungsökosystem schaffen

Die Punkte mit Technologie verbinden

Einer der größten Vorteile der Installation von Beschaffungstechnologie ist, wie sie Ihnen hilft, Ihre Lieferkette zu synchronisieren. Durch die Verbindung verschiedener Komponenten wie Lieferant, Ihre Warenwirtschaft und Kundennachfrage in einer einheitlichen digitalen Plattform können Restaurants Echtzeit-Einblicke in ihre Lagerbestände, Lieferantenleistung und Bedarfsprognose gewinnen.

Ohne die richtige Restaurantwarenwirtschafts-Software kann die Verwaltung des Warenstroms – vom Lieferanten zum Restaurant und letztendlich zum Kunden – chaotisch und fehleranfällig sein. Der Einsatz der richtigen Technologie im Beschaffungsprozess schafft ein nahtloses Ökosystem, in dem alle Stakeholder in einem reibungslosen, datengestützten Workflow verbunden sind.

Kommunikation und Auftragsverfolgung optimieren

Die Installation der richtigen Beschaffungstechnologie kann auch die Lieferantenverwaltungsprozesse optimieren. Ob es darum geht, eine Bestellung aufzugeben, Lieferungen zu verfolgen oder Lieferpläne anzupassen – Beschaffungsplattformen bieten ein transparentes System, in dem beide Parteien ihren Betrieb effizient managen können. Mit automatisierten Auftragsverfolgungssystemen können Restaurants über den aktuellen Status ihrer Lieferungen auf dem Laufenden bleiben. So können Restaurants Lieferverzögerungen schnell erkennen und ihre Speisekarte entsprechend anpassen, um Serviceunterbrechungen zu vermeiden!

Beschaffungstechnologie mit anderen Restaurantsystemen integrieren

Doch die wahre Stärke der Beschaffungstechnologie liegt in ihrer Fähigkeit, sich mit anderen Restaurantmanagementsystemen zu integrieren, einschließlich POS-Systemen (Point of Sale) und Küchenmanagement-Software. Durch die Integration von Beschaffungsdaten mit dem Küchensystem können Sie beispielsweise sicherstellen, dass die Menüpunkte immer verfügbar sind. Gleichzeitig kann die POS-Integration Ihnen helfen, Verkaufstrends zu verfolgen, um zukünftige Prognoseprozesse zu verfeinern.

6. Kosteneinsparungen und Lieferantenbeziehungen durch Technologie managen

Kostenkontrolle mit Beschaffungstechnologie verbessern

Einer der bedeutendsten Vorteile von Technologie in der Beschaffung ist die Möglichkeit, Kosten in Echtzeit zu verfolgen und zu managen. Ein digitales Beschaffungssystem ermöglicht es Restaurants, Lieferantenpreise zu überwachen, Budgets festzulegen und Preise über mehrere Lieferanten hinweg zu vergleichen. Dies führt zu einem fundierteren Einkaufsprozess in Bezug darauf, wo und wann Zutaten eingekauft werden sollen, und gewährleistet so eine kosteneffiziente Beschaffung.

Verbesserte Lieferantenbeziehungen mit Beschaffungstechnologie aufbauen

Über die Kostenkontrolle hinaus stärkt Beschaffungstechnologie die Lieferantenbeziehungen. Traditionell konnte die Kommunikation zwischen Restaurants und Lieferanten fragmentiert sein, was zu Verzögerungen, Missverständnissen und verpassten Kooperationsmöglichkeiten führte. Mit Hilfe digitaler Tools wird die Kommunikation jedoch nahtlos, und Datentransparenz verbessert das Vertrauen zwischen beiden Parteien.

7. Die Zukunft der Restaurantbeschaffung

Mit so viel zu bieten entwickelt sich die Restaurantbeschaffungslandschaft ständig weiter. Hier sind einige aufkommende Technologien, die neu definieren werden, wie das moderne Restaurant seine Lieferketten managt:

Die vielversprechendste Entwicklung liegt vielleicht im Bereich der Blockchain-Technologie. Mit Blockchain können Restaurants den Weg ihrer Zutaten vom Erzeuger bis zum Tisch verfolgen und so Qualitätskontrolle und ethische Beschaffung sicherstellen. Diese Transparenz stärkt nicht nur das Vertrauen der Verbraucher, sondern hilft auch, Lieferkettenbetrug zu verhindern und Ineffizienzen zu reduzieren, was zu verbesserten Beschaffungsentscheidungen führt.

Ein weiterer potenzieller Wendepunkt liegt im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI), insbesondere in der prädiktiven Analyse. KI-Algorithmen können große Datenmengen analysieren – einschließlich vergangener Umsätze, Markttrends und Wettermuster – um die Nachfrage mit bemerkenswerter Genauigkeit zu prognostizieren. So könnten Sie in Zukunft beispielsweise KI einsetzen, um vorherzusagen, wie ein lokales Ereignis Ihren Bedarf an bestimmten Zutaten beeinflussen könnte.

Schließlich hat auch das Internet der Dinge (IoT) einen erheblichen Einfluss auf die Beschaffungsbranche, indem es Echtzeit-Bestandsverfolgung ermöglicht. Mit intelligenten Sensoren können Restaurantbetreiber darauf aufmerksam gemacht werden, wenn Vorräte zur Neige gehen oder Lebensmittelartikel ihr Ablaufdatum nähern. Dies reduziert das Risiko von Überbeständen oder Lagerengpässen und ermöglicht einen effizienteren, datengestützten Beschaffungsprozess.

8. Restaurantbeschaffung mit Supy optimieren

Supy bietet mehrere umfassende Lösungen, die Ihnen auf Ihrem Weg zu einem optimierten Multi-Standort-Restaurantmanagement helfen können. So kann Supy den Beschaffungsprozess vereinfachen:

• Profitables Restaurantbeschaffungs-Controlling: Verfolgen Sie den Wert Ihrer Einkäufe über Ihre Lieferanten und Restaurant-Standorte hinweg. Die Koordination mit Ihren Lieferanten über die neueste Restauranttechnologie ist ein hervorragender Weg, Ihre Lieferkette zu optimieren und Überbestellungen zu vermeiden. Dies gewährleistet nachhaltige Praktiken wie die Vermeidung von Verderb und überschüssigen Lagerbeständen, die zu Verschwendung führen können.
• Zutaten kaufen war noch nie so einfach: Eines der besten Merkmale der Supy-App ist, wie sie Ihnen ermöglicht, alle Ihre Zutaten und Lieferanten unter einem Dach zu zentralisieren! Jetzt können Sie Ihre Bestellsummen überprüfen, Artikel bearbeiten und entworfene Käufe unterwegs genehmigen!
• Kategorisierte Bestellungen erstellen: Erleichtern Sie Ihrem Team das Bestellen von Zutaten, indem Sie Artikel, die von verschiedenen Lieferanten bezogen werden, unter ihren eigenen Kategorien zusammenfassen. Wenn Sie regelmäßig Artikel vom selben Lieferant beziehen, können Sie diesen in Supy sogar als bevorzugten Lieferanten festlegen, um den Bestellvorgang zu beschleunigen! Wie wäre das für eine reibungslosere Lieferkette?
• Auf Sollbestand bestellen und nie mehr über- oder unterlagern: In der Supy-App können Sie nun für jeden Artikel in Ihrer Warenwirtschaft einen Soll- und Mindestbestand festlegen. Legen Sie personalisierte Warnungen fest, die Sie benachrichtigen, wenn Artikel unter den Sollbestand fallen, und bestellen Sie die genaue Menge aller Artikel, die Sie bei Ihrem nächsten Beschaffungsvorgang benötigen – alles mit einem einzigen Klick!

9. Fazit

Am Ende des Tages besteht kein Zweifel daran, dass Sie durch die Integration von Technologie in Ihre Restaurantbeschaffungsprozesse eine kluge Investition in den operativen Erfolg Ihres Restaurants tätigen. Schließlich können die Herausforderungen bei der Verwaltung großer Datenmengen, der Prognose der Nachfrage und der Sicherstellung der Konsistenz der Lieferkette selbst die erfahrensten Beschaffungsteams überfordern. Durch die Einführung fortschrittlicher Technologielösungen können Restaurants ihre Lieferkette von oben bis unten optimieren und den Beschaffungsprozess zum Kinderspiel machen!

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10. Über Supy

Supy ist die beste Restaurantmanagement-Software für Multi-Standort-Restaurants. Mit herausragenden Funktionen wie Echtzeit-Bestandsverfolgung, intelligenten Beschaffungssystemen und fortschrittlichem Controlling hilft Supy Restaurants, das Beste aus ihrem Geschäft herauszuholen. Was auch immer die Herausforderungen sein mögen – Supy bietet die Tools, die Sie benötigen, um in der dynamischen Restaurantbranche erfolgreich zu sein.  

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