الفوترة بين كيانات مجموعة المطاعم: بدون إعادة الإدخال

ابدأ من هنا: كيف تتحرك البضائع بين كياناتك؟

الفوترة بين الكيانات هي الطريقة التي يُصدر بها كيان في مجموعة مطاعم فاتورة لكيان آخر مقابل البضائع المتنقلة بينهما. في الغالب، يُصدر المطبخ المركزي الفواتير لكيانات المطاعم التي يُورّد إليها. عند الإدخال اليدوي، تؤثر عملية التسليم الواحدة على دفترَي أستاذ منفصلَين وتتباين التكاليف المحمولة لكل كيان.

عند إجراء الترحيل في النظام الذي يُسجّل عملية التسليم بالفعل، يحمل كل كيان التكاليف الصحيحة بدلاً من ذلك. يعتمد الحل الصحيح على كيفية تنقل المخزون فعلياً بين كياناتك، لذا حدّد مسارك أولاً. تحتاج الزنبخ المركزي الذي يُرسل إلى كيانات المطاعم إلى فاتورة داخلية بين الاثنين. يحتاج المطعم الذي يشتري مباشرةً من مُوردين خارجيين إلى تعيين عناصره الخاصة لرموزه الخاصة.

تحويل المطبخ المركزي إلى مورّد داخلي يُصدر فاتورة لكل كيان

عندما يكون المطبخ المركزي كياناً قانونياً مستقلاً، تعامل معه كمورّد داخلي. يرسل التسليم، ويتحوّل إشعار التسليم نفسه إلى فاتورة داخلية للمطعم المستلم. تُسعّرها بالتكلفة، أو بهامش ربح متفق عليه، أو بسعر ثابت. يحمل كل مطعم حينئذٍ تكلفة تحويل حقيقية، لا تقديراً.

تتيح وحدة المطبخ المركزي في Supy هذا مباشرةً. تُصدر فواتير أوليّة وضريبية بين الكيانات، وتحتفظ بقوائم أسعار خاصة بكل مجموعة، وتُنتج كشف حساب لكل مطعم. تُصدَر الفاتورة حيث يتحرك المخزون بالفعل، فترى مراقبة التكاليف سعر التحويل في اليوم نفسه.

يجمع برنامج مشتريات المطاعم لدينا الطلب والتسليم والفاتورة الداخلية في سجل واحد.

أين تنقطع المزامنة: رمز حساب واحد لكل عنصر

يتعطل الإعداد في مخطط الحسابات، لا في الفاتورة. تعيّن كل كيان فروعها الخاصة لمراكز التكلفة. تخصص حساب مشتريات دفتر أستاذ عام لكل عنصر، وتوافق معدلات الضرائب مع مزود المحاسبة لديها. تُرحَّل دفاتر يومية المشتريات حينئذٍ على الرمز الصحيح عندما يظل العنصر داخل كيان واحد.

يتعطل الأمر عندما ينتقل نفس العنصر من مورّد، عبر المطبخ، إلى مطعم. يحتاج هذا العنصر الآن إلى رمز شراء ورمز بيع، بالإضافة إلى نوع ضريبي. لكن النظام يحتفظ برمز حساب واحد فقط لكل عنصر ولكل منظمة محاسبية. مع رمز واحد، لا يمكن ترحيل الفاتورة الداخلية، وتُعيد المحاسبة معالجتها يدوياً.

تُفاقم الرموز المتباينة الأمر: قد تكون المستهلكات عند الرمز 420 في كيان وعند 422 في آخر. وحّد الرموز التي يمكنك توحيدها قبل الاعتماد على المزامنة. يغطي دليلنا لـ مخطط حسابات المطاعم للمجموعات متعددة الكيانات الحالات التي يجب فيها الاختلاف فعلاً.

قبل أتمتة الترحيل عبر الدفاتر

ثمة أمر لم يُصبح تلقائياً بعد، لذا خطّط له. افترض أن كل كيان يشغّل ملف محاسبة منفصلاً. كتابة كلا الجانبين في وقت واحد لا تزال خطوة يدوية: بيع في ملف المطبخ، وفاتورة مطابقة في ملف المطعم. يُصدر Supy الفاتورة الداخلية ويُرحّلها إلى الحساب المعيّن لها؛ أنتَ تُرحّل مسودة الفاتورة المطابقة في ملف المحاسبة الخاص بالكيان المستلم.

عند الترك يدوياً عبر المجموعة، يتراكم ذلك بسرعة. مع ثماني عمليات تسليم بين الكيانات أسبوعياً، تُدخل مجموعة متوسطة الحجم أكثر من 800 سطر يومية سنوياً. لذا أتمت النصف القابل للأتمتة أولاً، وسجّل كل فاتورة داخلية في مكان واحد. ثم أعدّ الترحيل من الجانب المستلم لكل ملف، لا لكل تسليم.

إذن ابحث عن مسارك وخطِ خطوته الأولى. إذا كان مطبخك يُرسل إلى كيانات المطاعم، أصدر الفاتورة الداخلية في وحدة المطبخ المركزي وسعّرها بالتكلفة أو بالهامش. إذا كانت مطاعمك تشتري مباشرةً، عيّن كل عنصر لمركز التكلفة ورموز ذلك الكيان. في كلتا الحالتين، رتّب حالات الرمز الواحد لكل عنصر وأبقِ الترحيل من الجانب المستلم معدّاً لكل ملف، حتى لا يضطر أحد إلى إدخال تسليم مرتين.