Konzerninterne Rechnungsstellung für Restaurantgruppen: Ohne Doppeleingabe

Konzerninterne Fakturierung ist die interne Abrechnung, die stattfindet, wenn Waren zwischen zwei rechtlichen Einheiten innerhalb einer Restaurantgruppe transferiert werden. Der häufigste Fall ist eine Zentralküche, die Bestände produziert und die Filialeinheiten der Gruppe beliefert. Da Küche und Filialen getrennte Bücher führen, muss dieser Transfer als Verkauf für die Küche und als Kosten für die Filiale zum vereinbarten Transferpreis erfasst werden. Wenn dies im System abgewickelt wird, das die Lieferung ohnehin erfasst, trägt jede Einheit automatisch die richtigen Kosten, anstatt dass ein Finanzteam dieselbe Bewegung manuell in zwei Hauptbücher eingibt.

Supy behandelt die Zentralküche als internen Lieferanten jeder Filialeinheit. Die Filialen erstellen oder empfangen eine interne Bestellung, die Küche liefert dagegen, und der Lieferschein wird zu einer internen Rechnung für die empfangende Einheit. Sie legen den Transferpreis als Selbstkostenpreis, einen vereinbarten Aufschlag oder einen Festpreis fest und führen gruppenspezifische Preislisten, damit verschiedene Filialen zu unterschiedlichen Konditionen fakturiert werden können. Das Modul erstellt Proforma- und Steuerrechnungen sowie einen Kontoauszug je Filiale. So hat jede Einheit eine saubere Aufzeichnung ihrer internen Einkäufe, einheitlich bepreist, ohne manuelles Tabellenblatt dazwischen.

Der häufigste Grund ist der Kontenplan, nicht die Rechnung selbst. Supy hält einen Hauptbuchkontocode pro Artikel und pro Buchhaltungsorganisation vor. Das funktioniert, solange ein Artikel innerhalb einer einzelnen Einheit verbleibt. Es bricht dann zusammen, wenn derselbe Artikel bei einem externen Lieferanten eingekauft wird, durch die Zentralküche läuft und an eine Filiale verkauft wird, da dieser Artikel dann sowohl ein Einkaufskonto als auch ein Verkaufskonto sowie eine Steuerart benötigt. Mit nur einem verfügbaren Kontocode kann die interne Rechnung nicht sauber gebucht werden, und das Rechnungswesen muss nacharbeiten. Werden diese spezifischen Artikel zuerst bereinigt, lassen sich die meisten Buchungsfehler vermeiden.

Nicht vollständig, und das ist es wert, vorauszuplanen. Supy erstellt die interne Rechnung und bucht auf das Konto, dem der Artikel zugeordnet ist. Wenn jede Einheit jedoch eine eigene Buchhaltungsdatei führt, ist das gleichzeitige Erfassen beider Seiten – ein Verkauf in der Datei der Küche und eine entsprechende Verbindlichkeit in der separaten Datei der Filiale – noch ein Schritt, den Sie pro Datei, nicht pro Lieferung einrichten müssen. Der praktische Ansatz: Automatisieren Sie den automatisierbaren Teil, erfassen Sie jede interne Rechnung zentral und konfigurieren Sie die empfangsseitige Buchung einmalig pro Buchhaltungsdatei. Das beseitigt die wiederholte manuelle Eingabe, ohne zu übertreiben, was sich eigenständig synchronisiert.

Jede Einheit sollte ihre eigenen Filialen auf Kostenstellen mappen, jedem Artikel ein Hauptbuch-Einkaufskonto zuweisen und ihre Steuersätze mit dem eigenen Buchhaltungsanbieter abgleichen. So werden Einkaufsjournale vom ersten Tag an dem richtigen Kontocode zugeordnet, ohne manuelle Korrekturen. Standardisieren Sie, wo möglich, Codes, die in allen Einheiten dasselbe bedeuten, denn abweichende Codes für dieselbe Kategorie – Verbrauchsmaterial bei 420 in einer Einheit und 422 in einer anderen – verursachen Nacharbeiten bei der Konsolidierung. Manche Codes müssen tatsächlich je Einheit unterschiedlich sein; standardisieren Sie daher die gemeinsamen und dokumentieren Sie die übrigen, bevor Sie auf die Buchhaltungssynchronisierung setzen.

Sie haben drei Optionen für die Preise eines internen Transfers zwischen Einheiten. Sie können zum Selbstkostenpreis fakturieren, damit die Filiale exakt den Betrag trägt, den die Küche gezahlt hat, ohne eine interne Marge zu erzeugen. Sie können einen vereinbarten Aufschlag anwenden, damit die Kücheneinheit ihre Produktionsgemeinkosten zurückgewinnt. Oder Sie können über eine Preisliste einen Festpreis je Artikel festlegen, der die Transferpreise unabhängig von Schwankungen bei den Einstandskosten stabil hält. Gruppenspezifische Preislisten bedeuten, dass verschiedene Filialeinheiten zu unterschiedlichen Konditionen fakturiert werden können, was relevant ist, wenn eine Gruppe sowohl eigene als auch Franchise-Standorte betreibt.

Standardisieren Sie einen Code, wenn er in jeder Einheit dasselbe bezeichnet und Sie möchten, dass die Konsolidierung auf Gruppenebene ohne manuelles Mapping aufgeht. Gemeinsame Kategorien wie Lebensmittel, Verbrauchsmaterial und Reinigung sind die naheliegendsten Kandidaten. Halten Sie Codes separat, wenn der Buchhaltungsanbieter der Einheit, ihr Steuerregime oder ihre Berichtsstruktur tatsächlich einen anderen Code erfordert. Der Test ist einfach: Wenn zwei Einheiten unter einer Kategorie dasselbe verstehen, geben Sie ihr einen einzigen Code; wenn sie verschiedenes meinen oder ein Regulator eine Unterscheidung vorschreibt, halten Sie sie getrennt. Treffen Sie diese Entscheidung, bevor Sie die Buchhaltungssynchronisierung aktivieren, nicht nach dem ersten Monatsabschluss.