Artikel mit variablen Preisen bei Lieferanten bestellen: So halten Mehrstandort-Gruppen jede Bestellung kalkuliert, wenn sich Preise wöchentlich ändern

Warum ein fester Preis pro Artikel frische und marktgekaufte Ware nicht korrekt kalkuliert

Das Bestellen von Artikeln mit variablen Preisen bei Lieferanten bedeutet, Waren einzukaufen, deren Kosten sich von Bestellung zu Bestellung ändern: frisches Gemüse und Obst, Meeresfrüchte und alles, was auf einem Markt oder zu einem variablen Preis eingekauft wird. Ein einziger fester Preis pro Artikel kann das nicht abbilden, da die Zahl bereits veraltet ist, sobald sich der Markt bewegt. Das Ziel ist kein eingefrorener Preis, sondern eine dokumentierte Erwartungskalkulation auf jeder Bestellposition.

Stellen Sie sich vor, Strauchtomaten steigen innerhalb weniger Wochen von $2.40 auf $3.10 pro kg – eine Schwankung von 29%. Ein zu Beginn dieses Zeitraums festgelegter Katalogpreis ist entweder veraltet oder wird von demjenigen, der die Bestellung aufgibt, stillschweigend ignoriert, und die Kosten, die in Ihren Rezepten und Berichten landen, stimmen nicht mehr mit dem überein, was Sie tatsächlich bezahlt haben. Wenn man das auf 12 Filialen hochrechnet, von denen jede etwa 180 Positionen mit variablen Preisen kauft, wird aus „der Preis stimmt ungefähr" eine Wareneinsatzzahl, der niemand vertraut.

Die gute Nachricht ist, dass Sie diese Artikel bestellen und trotzdem eine genaue Erwartungskalkulation in jede Inventur, jedes Rezept und jeden Abweichungsbericht einfließen lassen können. Dafür brauchen Sie drei Dinge: den richtigen Preistyp für jeden Artikel, eine Möglichkeit, diese Preise in großen Mengen statt einzeln zu pflegen, und einen Wareneingangsschritt, der den tatsächlichen Preis an dem Tag abgleicht, an dem er eintrifft. Der Rest dieses Leitfadens führt Sie durch jeden dieser Punkte.

Wählen Sie den richtigen Preistyp für jeden Artikel mit variablem Preis

Der erste Schritt ist, „Preis" nicht mehr als ein einziges festes Feld zu behandeln. In Supy muss ein Artikel keine fest einprogrammierte Zahl tragen. Sie legen fest, wie seine Kosten bestimmt werden, sodass vor dem Wareneingang eine dokumentierte Erwartungskalkulation auf der Bestellung steht.

Es gibt drei praktische Möglichkeiten, eine Position zu bepreisen, die nicht wirklich fest ist. Ein Festpreis eignet sich für stabile, vertraglich vereinbarte Artikel, bei denen der Preis tatsächlich gilt. Ein Kosten-plus-Aufschlag-Preis eignet sich für Artikel, die Sie über eine Zentralküche oder einen internen Lieferanten kaufen, wobei die Kosten eine Grundzahl plus eine definierte Marge sind, sodass die empfangende Filiale immer einen konsistenten, nachvollziehbaren Preis sieht. Und für tatsächlich variable Artikel übernehmen Sie die zuletzt vereinbarten Kosten als Erwartungspreis und korrigieren ihn beim Wareneingang (weiter unten erläutert), damit die Zahl die Realität widerspiegelt statt einer Schätzung. Die Zentralküchen-Abrechnung von Supy funktioniert bereits nach dieser Logik und unterstützt Kosten, Aufschlag und Festpreise im selben Katalog.

Legen Sie den Preistyp einmal pro Artikel fest, und jede Bestellung für diese Position beginnt mit einer sinnvollen Erwartungskalkulation. Das ist die Zahl, gegen die Ihr Team abzeichnet, und die Zahl, gegen die Supy die Rechnung prüft, wenn die Ware eintrifft. Für die Mechanik, diese Lieferantenpreise aktuell zu halten, beachten Sie Supys Lieferantenverwaltung.

Hören Sie auf, Preise Artikel für Artikel in jeder Filiale neu einzugeben

Der Grund, warum die Bestellung von Artikeln mit variablen Preisen bei Lieferanten mühsam erscheint, liegt selten am Bestellvorgang selbst. Es liegt an der Pflege. Wenn jeder Preis einzeln bearbeitet werden muss, verwandelt sich eine monatliche Aktualisierung über Hunderte von Positionen und jede Filiale in einen halben Tag Dateneingabe, der bereits veraltet ist, bevor er abgeschlossen ist.

Hier wird das Management schwankender Lieferantenpreise in großem Maßstab tatsächlich gelöst. Anstatt Positionen einzeln anzufassen, aktualisieren Sie die Lieferantenpreise in großen Mengen: Exportieren Sie den Katalog nach Excel, bearbeiten Sie die Preise und importieren Sie in einem einzigen Durchgang neu. Sie können Preise auf den Bestellungen selbst ausblenden, wenn eine Filiale die Kosten nicht sehen muss, und Sie können unterschiedliche Konditionen, Mindestbestellmengen und Lieferpläne pro Lieferant und pro Filiale festlegen, damit eine zentrale Aktualisierung keine lokalen Unterschiede einebnet. Bei Gruppen, die eine Zentralküche betreiben, werden aktualisierte Preislisten an die Filialen weitergegeben, die von ihr bestellen, sodass eine Änderung jeden Standort erreicht, der davon abhängt.

Der entscheidende Punkt ist nicht die Tabelle; es ist, dass Preisänderungen keine Einzelaufgabe mehr sind, sondern eine einzige überprüfte Aktion. Das ist der Unterschied zwischen einer gepflegten und einer still verrottenden Preisliste. Supys Restaurant-Beschaffungsplattform baut auf diesem Bulk-First-Ansatz auf, und unser ausführlicherer Artikel über Lieferantenpreismanagement erklärt, wie Preise steigen, wenn niemand diese Aktualisierung übernimmt.

Wenn der Preis erst an der Tür bekannt ist: Erst empfangen, dann kalkulieren

Manche Ware hat überhaupt keine Preisliste. Eine Filiale kauft Strauchtomaten, Blattgewürze und Fisch täglich auf einem Markt mit handschriftlichen Lieferscheinen, und die tatsächlichen Kosten sind erst bekannt, wenn Waren und Belege zusammen eintreffen. Für diese Artikel kehrt sich der Ablauf um: Erst empfangen, dann die echten Kosten erfassen.

Supy ermöglicht es einer Filiale, einen Wareneingangsbeleg ohne eine passende Bestellung zu erfassen, sodass ein Marktkauf ohne formelle Bestellung trotzdem mit dem tatsächlichen Preis und der Menge im System erfasst wird. Wenn ein Lieferant eine Rechnung stellt, liest die KI-Rechnungsannahme das Dokument, extrahiert die Positionen, Preise und Summen aus unterschiedlichen Formaten und gleicht sie mit der Bestellung ab. Wenn der Rechnungspreis vom Erwartungspreis abweicht oder die gelieferte Menge von der Bestellung abweicht, markiert Supy die Abweichung, bevor jemand sie akzeptiert. Nehmen wir an, eine Position, die mit $2.60 pro kg erwartet wird, kommt zu $2.95 an – eine Abweichung von 13%: Bei einer eingestellten Wareneingangsabweichungsschwelle von 5% wird diese Position zur Überprüfung zurückgehalten, anstatt Ihre Kosten stillschweigend zu aktualisieren.

Aus dieser Markierung heraus kann der Warenempfänger den neuen Preis akzeptieren, die Menge bearbeiten oder eine Gutschrift für eine Überfakturierung ausstellen – alles auf demselben Bildschirm, mit Prüfpfad. Die Erwartungskalkulation wird durch die tatsächliche Kalkulation in dem Moment korrigiert, in dem Sie sowohl die Ware als auch das Dokument in der Hand haben. Unkontrolliert können kleine, nicht gemeldete Abweichungen über 180 Positionen und 12 Filialen hinweg auf insgesamt etwa $1,180 im Monat anwachsen. Mehr darüber, wie diese Lücken automatisch erkannt werden, erfahren Sie im Artikel über Rechnungsscanning über mehrere Standorte hinweg.

Bevor Sie die nächste Bestellung mit variablem Preis genehmigen

Hier ist eine schnelle Selbstprüfung, die Sie diese Woche auf Ihren eigenen Betrieb anwenden können. Wenn eine Antwort „nein" ist, verliert dort Ihr variables Preisbudget Geld, und die Lösung ist einer der drei oben genannten Schritte.

Fragen Sie sich: Trägt jeder Artikel mit variablem Preis einen definierten Preistyp und eine dokumentierte Erwartungskalkulation, statt einer veralteten festen Zahl? Kann Ihr Team diese Preise in großen Mengen aktualisieren, oder bearbeitet jemand sie immer noch eine Position nach der anderen? Und wenn eine Marktlieferung über ihrer Erwartungskalkulation ankommt, markiert das System die Abweichung, bevor sie in Ihren Wareneinsatzbericht einfließt, oder taucht der Unterschied erst am Monatsende auf? Wenn Ihre Erwartungskalkulationen bewusst gesetzt, in großen Mengen gepflegt und beim Wareneingang abgestimmt werden, hört die Bestellung von Artikeln mit variablen Preisen bei Lieferanten auf, eine Überraschungsquelle zu sein, und wird zu einer weiteren kontrollierten, kalkulierten Bestellung.