Personalessen und Vorbereitungsabfall: Wie man beides erfasst und kalkuliert

Wohin Personalessen und Vorbereitungsabfall tatsächlich gehen

Personalessen und Vorbereitungsabfall sind Warenbestand, der die Küche ohne einen Verkauf dahinter verlässt. Ein Personalessen besteht aus Zutaten, die das Team selbst isst. Vorbereitungsabfall umfasst Schnittreste, Abschnitte und Verderb, der beim Herrichten von Produkten für den Service entsteht.

Keines davon taucht als Umsatz auf. Werden sie nicht erfasst, entnimmt das System den verbrauchten Warenbestand nie. Dieser fehlende Bestand tritt später als unerklärliche Abweichung zutage. Er lässt den Wareneinsatz schlechter aussehen, als die Küche tatsächlich gearbeitet hat.

Daher sind sie bedeutender, als ihre Größe vermuten lässt. Nehmen wir eine Beispielküche, die monatlich 60.000 $ Waren einkauft. Personalessen von rund 3 % und Vorbereitungs- und Verschnittabfall von rund 2 % summieren sich auf etwa 3.000 $ Warenbestand pro Monat. Unerfasst verschwinden diese 3.000 $ nicht. Sie landen als unerklärliche Lücke im Wareneinsatz. Eine Küche, die wirklich bei 30 % liegt, kann dann 34 % ausweisen. Das Team sucht dann nach einem Problem, das eigentlich nur unbuchte Warenbewegung ist.

Verhindern Sie, dass der Personalessen-Knopf die Mahlzeitkosten versteckt

Der häufigste Weg, wie Personalessen verloren geht, ist der Pauschalpreis-Personalessen-Knopf an der Kasse. Er wird als "Personalessen" zu einem Festpreis gebucht, ohne Verbindung zu bestimmten Menüpunkten. So wird zwar ein Verkaufswert erfasst, aber das Lagerverwaltungssystem erfährt nie, welche Zutaten verbraucht wurden. Der Warenbestand wird für das, was das Team gegessen hat, nie entnommen. Geschieht das täglich mehrmals an verschiedenen Standorten, weichen die Bestandszahlen von der Realität ab.

Es gibt zwei saubere Lösungen, die beide das Bestandsbuch ehrlich halten. Erstens: Personalessen über die Kasse als die tatsächlichen Menüpunkte buchen, die das Team gegessen hat. Die Kassenschnittstelle entnimmt dann automatisch die richtigen Zutaten. Zweitens: Ist das Essen kein Menüpunkt, als Schwundeintrag unter einer dedizierten Personalessen-Kategorie buchen. Die Zutaten werden so trotzdem aus dem Bestand entnommen. Sie können auch die Einstellung aktivieren, die einen stornierten oder aufgehobenen Bon automatisch in einen Schwunddatensatz umwandelt. Eine kompensierte oder stornierte Personalessenbestellung wird dann erfasst und kalkuliert, ohne erneute Eingabe.

Vorbereitungsabfall nach Artikel protokollieren – nicht schätzen

Vorbereitungsabfall erfordert dieselbe Disziplin. Erfassen Sie ihn in dem Moment, in dem er entsteht, nicht erst am Monatsende. Protokollieren Sie jeden Verlust nach Artikel, Menge, Grund und Abfalltyp in Sekunden über Mobilgerät oder Desktop. Jeder Eintrag vermindert den Bestand und bewertet den Verlust zum Zutatenpreis des jeweiligen Tages. Er fließt dann in eine Live-Kostenauswirkungsanalyse nach Standort, Zeitraum und Kategorie ein. Verluste auf Rezept-Ebene werden in ihre Zutaten aufgeschlüsselt. Ein verdorbener Chargen-Ansatz vermindert jede Komponente anteilig, nicht als eine vage Abschreibung. Sie können auch ein Foto verdorbener Waren vor der Entsorgung anfügen. Unser Leitfaden zur Lebensmittelverlust-Erfassung im Restaurant deckt das umfassendere Setup ab.

Zunächst ist ein Einrichtungsschritt erforderlich. Wer ihn überspringt, lässt Vorbereitungsabfall unsichtbar bleiben. Ein Artikel kann nur dann abgebucht werden, wenn er im Katalog vorhanden ist. Bauen Sie daher zuerst den Artikelstamm und die Vorbereitungsrezepte auf, bevor das Team darauf bucht. Ein Betreiber erzielte erheblichen Abfall während einer Verkostung von mehr als vierzig neuen Gerichten. Er konnte nichts davon erfassen, weil die neuen Zutaten noch nicht angelegt worden waren. Für wiederkehrende Verluste wie tägliche Abschnitte klonen Sie einen vorhandenen Schwunddatensatz auf ein neues Datum. Das beseitigt die Hemmschwelle, die dazu führt, dass Mitarbeitende aufhören zu protokollieren.

Personalessen aus Ihrer Wareneinsatzquote heraushalten

Das Protokollieren von Personalessen korrigiert Ihre Bestandszählungen. Es erzwingt auch eine Entscheidung über Ihre Wareneinsatzquote. Ist ein Personalessen eine Verkaufskosten oder ein Mitarbeiterbenefit? Im Wareneinkauf (COGS) belassen erhöht Personalessen die ausgewiesene Wareneinsatzquote. Einer eigenen Personalessen-Kategorie oder einem Abfalltyp-Kostenflag zugeordnet, geht der Verbrauch trotzdem aus dem Bestand heraus. Aber die Kosten werden vom Wareneinkauf getrennt. Ihre Wareneinsatzquote spiegelt dann nur das wider, was Sie tatsächlich verkauft haben. Diese eine Entscheidung lässt die Kosten in der Wareneinsatzquote erscheinen oder daraus verschwinden. Treffen Sie sie bewusst, nicht zufällig.

Benutzerdefinierte Kategorien machen das in einer Gruppe praktikabel. Zwei Kategorien, Verkauf und Kostenlos, sind fest eingebaut. Alle anderen Grundkategorien lassen sich hinzufügen, umbenennen oder ausblenden. So erhalten Personalessen, Vorbereitung, Verschnitt und Verderb jeweils eine eigene Zeile. Jede Zeile entspricht Ihrer eigenen Kostenstellen-Aufteilung. Lesen Sie den Kostenauswirkungs-nach-Kategorie-Bericht und sehen Sie, wohin Personalessen und Vorbereitungsabfall tatsächlich gehen. Der Bericht schlüsselt nach Standort und Zeitraum auf. Sie hören auf, als eine unklare Pauschale in der Wareneinsatzlücke zu verschwinden.

Beziffern Sie es, bevor Sie etwas ändern. Nehmen Sie einen Monat Wareneinkäufe. Schätzen Sie den Anteil für Personalessen und Vorbereitungsabfall und berechnen Sie ihn. Im 60.000-$-Beispiel sind 5 % rund 3.000 $, die Sie derzeit nicht sehen können. Vergleichen Sie dann Ihre ausgewiesene Wareneinsatzquote mit Ihrem eigenen Ziel für den Standort, nicht mit einem Branchendurchschnitt. Behandeln Sie jede Lücke von mehr als rund 2 Punkten als untersuchungswürdig. Die Beispielküche zeigt eine Lücke von 4 Punkten zwischen einem echten 30 % und einem ausgewiesenen 34 %. Das ist genau das, was unprotokollierte Personalessen und Vorbereitungsabfall erzeugen. Beginnen Sie noch diese Woche mit der Erfassung beider und ordnen Sie sie ihren eigenen Kategorien zu. Die Lücke schließt sich entweder oder weist Sie auf das nächste echte Problem hin.