Drei-Wege-Abgleich in der Gastronomie: Rechnungsfehler stoppen, die die Buchhaltung blockieren

Warum der Drei-Wege-Abgleich nach der Lieferung scheitert, nicht davor

Ein Drei-Wege-Abgleich vergleicht drei Belege für dieselbe Bestellung. Es gibt die Bestellung, die Sie gesendet haben, den Wareneingangsbeleg, den Ihr Team an der Tür erfasst, und die Lieferantenrechnung, die zur Zahlung eintrifft. Wenn alle drei bei Menge und Preis übereinstimmen, kann die Rechnung ohne menschliches Eingreifen in Ihre Buchhaltung gebucht werden. Der Fehler passiert fast nie bei der Bestellung. Er passiert beim Wareneingang und kurz danach. Eine Menge wird bearbeitet, ein Preis fehlt oder eine Gebühr wird hinzugefügt, die die Bestellung nie enthielt. Unser Leitfaden zum Drei-Wege-Abgleich erklärt, wie der Abgleich funktionieren soll; dieser Beitrag handelt von den fünf Stellen, an denen er scheitert.

Die fünf Abweichungen, die die Gastronomie-Buchhaltung blockieren

Jede davon ist ein spezifischer Fehlerfall, keine allgemeine Warnung. Für jeden gibt es eine konkrete Lösung, die Sie beim Wareneingang einrichten können.

1. Die eingegangene Menge ändert sich, die berechnete Menge nicht. Ein Teammitglied bearbeitet die eingegangene Menge auf dem Wareneingangsbeleg, wenn eine Unterlieferung eintrifft. Sie vergessen, dass die Rechnung noch die bestellte Menge anzeigt. Der Wareneingangsbeleg und die Rechnung stimmen nicht mehr überein, sodass die Zeile in eine Überprüfungsqueue fällt. Lösung: Lassen Sie die eingegangene Menge und den Preis auf dem Wareneingangsbeleg automatisch die verknüpfte Bestellung aktualisieren, und markieren Sie jede Menge, die von der Bestellung abweicht, bevor die Lieferung angenommen wird.
2. Der Lieferschein hat keine Preise und die bepreiste Rechnung kommt später. Manche Lieferanten übergeben einen Lieferschein nur mit Artikelcodes und Mengen. Sie senden Tage später eine Rechnung mit Preisen per E-Mail. Das Personal gleicht dann den physischen Wareneingang manuell mit dem Finanzbeleg ab. Lösung: Erfassen Sie den Wareneingangsbeleg ohne Preis an der Tür, und lassen Sie dann den Rechnungseingang die per E-Mail gesendete Rechnung lesen und sie bei Eingang der gleichen Bestellung zuordnen.
3. Zusätzliche Gebühren werden beim Wareneingang hinzugefügt und erreichen nie die Buchhaltung. Eine Liefergebühr oder eine Nachsteueranpassung wird dem Wareneingangsbeleg hinzugefügt. Sie wird nie in das Buchhaltungssystem gebucht. Die Rechnung sieht dann in den Büchern als unterbezahlt aus, und der Lieferant erkundigt sich. Lösung: Begrenzen Sie die auf einem Wareneingangsbeleg zulässigen Zusatzgebühren, damit sie keine Abweichung verdecken können. Übertragen Sie dann Rechnungs- und Wareneingangsbeleg-Daten direkt in Ihre Buchhaltungsplattform, anstatt sie erneut einzutippen.
4. Bestellte, gelieferte und eingegangene Mengen weichen über eine Zentralküche hinweg ab. Ein Standort bestellt bei der Zentralküche, die Küche liefert eine andere Menge, und der Standort erhält eine dritte Zahl. Die Lücke zwischen den dreien kann erhebliches Geld ausmachen, bevor jemand sie abgleicht. Lösung: Synchronisieren Sie die Preise und Mengen der Lieferung automatisch mit dem Wareneingangsbeleg des empfangenden Standorts, und prüfen Sie, ob jeder Artikel zu diesem Standort gehört, bevor der Wareneingangsbeleg gebucht werden kann.
5. Die Rechnung verbleibt in einem strittigen Zustand und der Bestand bewegt sich nie. Eine Preisabweichung oder ein vorläufiger Wareneingangsbeleg lässt die Rechnung zur Überprüfung markiert. Der abgedeckte Bestand wird nie aktualisiert, sodass Zählungen und Kosten falsch angezeigt werden. Lösung: Bearbeiten Sie jeden eingegangenen Artikel über einen Bildschirm, der direkt auf Preisabweichungen filtert, dann aktualisieren Sie den erwarteten Preis oder stellen Sie eine Gutschrift aus, damit die Zeile gelöscht wird.

Den Abgleich beim Wareneingang beheben, nicht beim Monatsabschluss

Das Muster über alle fünf ist dasselbe. Der Drei-Wege-Abgleich scheitert nach der Lieferung, daher muss er dort erkannt werden. Ein System, das eine Mengen- oder Preisabweichung in dem Moment markiert, in dem die Waren eintreffen, verwandelt eine Monatsabschlussuntersuchung in eine Zehn-Sekunden-Entscheidung an der Tür. Wenn Waren eingehen, markiert Supy automatisch zwei Arten von Lücken. Eine ist eine gelieferte Menge, die von der Bestellung abweicht. Die andere ist ein Rechnungspreis, der von den erwarteten Kosten abweicht. Eingegangene Mengen und Preise, die auf dem Wareneingangsbeleg erfasst werden, aktualisieren die verknüpfte Bestellung selbständig, sodass die Erfüllung ohne manuellen Abgleich aktuell bleibt.

Für die Gebühren- und Buchungsprobleme gilt dasselbe Prinzip weiter unten. Supy überträgt Einkaufsrechnungen und Wareneingangsbeleg-Daten in Beschaffungs- und Buchhaltungsabläufe für Restaurants über 75+ Integrationen, sodass die beim Wareneingang vereinbarte Zahl die Zahl ist, die in den Büchern landet. Es gibt nichts erneut einzutippen, und eine begrenzte Gebühr kann nicht unbemerkt einschleichen.

Führen Sie diese schnelle Selbstprüfung diese Woche durch. Nehmen Sie Ihre letzten zehn Lieferantenrechnungen. Prüfen Sie für jede, ob die Menge auf dem Wareneingangsbeleg, die Rechnungsmenge und die Bestellmenge übereinstimmen. Prüfen Sie, ob der Preis auf der Rechnung dem erwarteten Preis entspricht. Zählen Sie, wie viele einen menschlichen Abgleich benötigten. Wenn mehr als einem oder zwei, passiert die Abweichung beim Wareneingang, und das ist der einzige Ort, der zuerst behoben werden muss.