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Lieferantenrechnung abgleichen: Packungsgrößenfehler frühzeitig erkennen
Wo sich Packungsgrößenfehler auf eine Restaurantrechnung einschleichen
Der Abgleich von Lieferantenrechnungen im Restaurant ist die Prüfung, ob die Rechnung eines Lieferanten mit dem Bestellten und dem Empfangenen übereinstimmt. Packungsgrößenfehler durchbrechen diese Prüfung unbemerkt. Sie entstehen, wenn dasselbe Produkt in verschiedenen Einheiten bestellt, geliefert und abgerechnet wird. Die Zahlen stimmen dann nicht mehr überein, lange bevor jemand bemerkt, dass ein Preis falsch aussieht.
Die meisten Gruppen führen einen Drei-Wege-Abgleich durch: Bestellung gegen Wareneingangsbeleg gegen Rechnung. Das funktioniert, wenn jede Zeile dieselbe Einheit verwendet. Es bricht in dem Moment zusammen, in dem ein Karton, eine Flasche und ein Lieferantencode dasselbe in drei verschiedenen Weisen beschreiben.
Der Fehler ist selten ein falscher Preis. Es ist eine falsche Einheit. Eine falsche Einheit ist schwerer zu entdecken, da die Zeile auf der Seite noch plausibel aussieht.
Die sechs Fehler und die jeweilige Prüfung
Hier sind die sechs Packungsgrößen-Abgleichfehler, die an Multi-Standort-Teams vorbeischlüpfen, jeweils mit der Prüfung gepaart, die sie abfängt, bevor sie einen Zahlungslauf erreichen.
| Der Abgleichfehler | Warum er durchschlüpft | Die Prüfung, die ihn erkennt |
|---|---|---|
| Ein Code, mehrere Packungsgrößen | Der Lieferant verwendet einen Code für einen Karton und eine Einzeleinheit | Verknüpfen Sie jede Lieferantenpackung und jeden Code mit einem Basisartikel |
| Kartonpreis versus Stückpreis | Derselbe Artikel kostet pro Einheit mehr, wenn er einzeln gekauft wird | Zuordnung der Maßeinheit, damit beide Preise übereinstimmen |
| Nach Zahlung entdeckt | Manuelle Prüfungen enden nach dem Zahlungslauf | Beim Wareneingang abgleichen und Konflikte vor der Kontenbuchung markieren |
| Auf Filialen aufgeteilt | Filialsummen ergeben nicht die Lieferantenabrechnung | Belege konsolidieren, dann mit der Abrechnung abgleichen |
| Fehlende Artikelcodes | Kein Code bedeutet, dass der Abgleich auf manuelle Arbeit zurückfällt | Artikelcodes konfigurieren, damit der Abgleich automatisch läuft |
| Im Gesamtbetrag verborgene Gebühren | Liefer- und Verpackungsgebühren verdecken eine Zeilenabweichung | Zusatzgebühren pro Beleg begrenzen, damit jede Gebühr sichtbar wird |
Die kostspieligsten Fehler: Codes, Kartons und Timing
Die ersten drei Fehler haben eine gemeinsame Ursache. Dasselbe Produkt trägt mehr als eine Identität in Bestellung, Lieferung und Rechnung.
Fehler eins ist ein einzelner Lieferantencode, der mehrere Packungsgrößen abdeckt. Ein Code kann eine Woche einen Karton und die nächste Woche eine Einzeleinheit bedeuten. Ein Vorgesetzter kann die Menge nicht bestätigen, ohne die Verpackung zu öffnen und manuell zu zählen. Die Lösung ist ein Basisartikelmodell. Verknüpfen Sie jede Lieferantenpackung und jeden Code mit einer Zutat, damit ein Karton und eine Einheit desselben Öls zum selben Artikel mit der richtigen Umrechnung aufgelöst werden.
Fehler zwei ist die Kartonpreisgestaltung, die nicht mit dem Stückpreis übereinstimmt. Nehmen wir Kochöl 4L. Ein Karton mit 4 Flaschen kostet 72,00 $, also 18,00 $ pro Flasche. Als Einzelflaschen kostet dasselbe Öl 19,50 $ pro Stück. Bestellen Sie 3 Kartons, und ein Lieferant, der 12 Flaschen zum Einzelpreis abrechnet, berechnet 234,00 $ statt 216,00 $. Das sind 18,00 $ zu viel in einer Zeile, und die Zeile liest sich noch immer als Öl zu einem normalen Preis. Die Zuordnung der Maßeinheit – so dass ein Karton in Flaschen umgerechnet wird – ist das, was beide Preise zur Übereinstimmung bringt.
Fehler drei ist das Timing. Manuelle Bestellungs-zu-Rechnung-Prüfungen enden in der Regel nach dem Zahlungslauf, sodass die Abweichung erst sichtbar wird, nachdem das Geld überwiesen wurde. Der Abgleich zum Zeitpunkt des Wareneingangs ändert das. Supys Rechnungsabgleich liest jede Lieferantenrechnung, gleicht sie mit der Bestellung ab und markiert einen Preis- oder Mengenkonflikt zur Genehmigung, bevor Lager oder Konten aktualisiert werden. Die Wareneingang-Überprüfung listet dann jede markierte Zeile an einem Ort auf. Ein Sachbearbeiter kann den erwarteten Preis aktualisieren, eine Gutschrift ausstellen oder sie freigeben. Die Mechanik des eigentlichen Wareneingangsschritts wird in unserem Leitfaden zum Wareneingangsverfahren im Restaurant erläutert.
Bei einer sechsfilialiger Gruppe, die 240 Lieferantenrechnungen pro Woche mit je 18 Zeilen verarbeitet, ergibt eine Packungsgrößenfehlerrate von 2.5% 108 fehlerhafte Zeilen pro Woche. Bei 16 $ pro Zeile sind das 1.728 $ pro Woche oder rund 90.000 $ pro Jahr, die auf dem Tisch bleiben. Die Zahlen sind illustrativ, aber das Muster gilt. Kleine Einheitsfehler sind häufig, und Häufigkeit macht sie teuer.
Wenn eine Lieferantenrechnung auf mehrere Filialen aufgeteilt wird
Die letzten drei Fehler treten auf, sobald eine Gruppe über mehr als einen Standort kauft. Volumen verbirgt sie.
Fehler vier ist die Abstimmung. Ein Lieferant sendet eine Kontoabrechnung, aber die Rechnungen liegen gegen verschiedene Filialen, sodass die Filialsummen nie die Abrechnung ergeben. Die Konsolidierung von Wareneingangsbelegren und Lieferscheinen in eine einzige Rechnung und die Zuordnung eines Belegs auf alle abgedeckten Standorte ermöglicht den Abgleich der Summen. Supys konsolidierter Wareneingang und standortübergreifende Wareneingangsbelegle sind für diese Aufteilung gebaut, und ein sauberer Beschaffungsexport macht die Abstimmung schnell prüfbar.
Fehler fünf sind fehlende Lieferantenartikelcodes. Ohne einen Code in der Zeile hat der automatische Abgleich keinen Schlüssel, fällt auf manuelle Arbeit zurück, und das Packungsgrößenproblem kehrt zurück. Die einmalige Konfiguration der Artikelcodes gegen den Basisartikel hält den Abgleich automatisch.
Fehler sechs sind Zusatzgebühren. Liefer-, Kraftstoff- und Verpackungsgebühren, die am Ende einer Rechnung hinzugefügt werden, können eine zeilenbezogene Abweichung in einem Gesamtbetrag verbergen, der nah genug aussieht. Die Begrenzung von Zusatzgebühren pro Beleg zwingt jede Gebühr, für sich selbst sichtbar zu werden, und ein Abweichungsschwellenwert entscheidet, welche Lücken es wert sind, angefochten zu werden. Wenn eine Gebühr wirklich falsch ist, schließt eine Gutschrift sie, und unser Leitfaden zu Lieferantenrücksendungen und Gutschriftanträgen deckt diesen Weg ab. Den gesamten Ablauf sehen Sie in Supys Beschaffungsplattform.
Wenn Sie den Wert, den jede Filiale vor der Zahlung markiert, aufzeichnen, ist das Muster in der Regel ungleichmäßig. Die geschäftigsten Standorte haben die meisten fehlerhaften Zeilen, daher zahlt sich dort eine strengere Prüfung zuerst aus.
Ihre Zwei-Minuten-Rechnungsabgleich-Selbstprüfung
Führen Sie diese fünf Prüfungen gegen Ihre eigene letzte Lieferantenabrechnung durch. Jede entspricht einem Fehler oben, und die erste, die fehlschlägt, ist der Ausgangspunkt.
- Trägt jede Lieferantenzeile einen Code, und bedeutet dieser Code nur eine Packungsgröße?
- Können Sie den Kartonpreis und den Einzelpreis für Ihre umsatzstärksten Artikel sehen, und stimmen sie pro Einheit überein?
- Werden Konflikte beim Wareneingang markiert oder erst nach dem Zahlungslauf?
- Ergeben Ihre Filialsummen die Lieferantenabrechnung?
- Sind Liefer- und Verpackungsgebühren einzeln aufgeführt oder im Gesamtbetrag verborgen?
Wählen Sie die Prüfung aus, die am schwersten fehlgeschlagen ist, und beheben Sie diese zuerst. Bei den meisten Gruppen ist es der Code, der mehrere Packungsgrößen abdeckt, da jeder spätere Abgleich davon abhängt. Richten Sie den Basisartikel korrekt ein, und die Karton-gegen-Einheit- und Timing-Fehler werden viel leichter zu erkennen.
