Inventur-Freigaben für Restaurants mit mehreren Standorten: Wer Inventuren einreichen, sperren und korrigieren darf, bevor sie in den Abweichungsbericht einfließen

Was eine Inventur ausmacht, der Sie wirklich vertrauen können

Inventur-Freigaben sind die Berechtigungen und Workflow-Regeln, die festlegen, wer zählen darf, wer eine Inventur einreichen und sperren kann und was nach der Einreichung noch geändert werden darf. Für eine Gruppe mit mehreren Standorten sind sie das, was aus einzelnen Filialzählungen einen Abweichungsbericht macht, auf den die gesamte Gruppe reagieren kann, weil jede Zahl darin nach denselben Regeln erfasst wurde.

Wenn Sie diese Freigaben richtig einrichten, ist die Rendite erheblich. Eine Inventur wird schneller abgeschlossen, weil mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können, die Zahlen sind nachvollziehbar, weil Sie wissen, wer sie eingegeben hat, und der Abweichungsbericht spiegelt echte Warenbewegungen wider und nicht den Fall, dass jemand heimlich seinen eigenen Fehler im Nachhinein korrigiert. Supys Inventurfunktion ist auf diese Freigaben ausgerichtet, und Betreiber, die sie nutzen, berichten von einer Reduzierung der Inventurzeit um mehr als 50 %, sobald die Struktur eingerichtet ist.

Festlegen, wer zählen, einreichen und eine Inventur entsperren darf

Entscheiden Sie vor Ihrer nächsten Inventur, was einem Filialteammitglied erlaubt ist und was beim Filialleiter verbleibt. Supys rollenbasierte Sperr- und Entsperrberechtigungen ermöglichen es Ihnen, beides auf Web und Mobilgeräten zu trennen: Teammitglieder können Inventuren eingeben, während Einreichen, Sperren und Wiederöffnen einer festgeschriebenen Inventur beim Manager liegt. Diese eine Entscheidung schließt die häufigste Kontrollücke, die Betreiber beschreiben, bei der jeder eine festgeschriebene Zahl ändern konnte und niemand es nachvollziehen konnte.

Eine Gruppe mit mehreren Standorten beschrieb, dass sie keine echte Kontrolle über den Warenbestand an ihren Standorten hatte, mit inkonsistenten Inventuren, Artikeln, die verschwanden, und keiner Möglichkeit, Verluste durch Diebstahl oder Mitarbeitergefälligkeiten einzusehen. Unkontrolliert lief dieser Standort mit einer Abweichungsquote von rund 3,2 % eines Warenbestands im Wert von 21.000 USD. Die Lösung ist selten mehr Inventuren. Es geht darum zu entscheiden, wer die Inventur verantwortet, und dies in der Software durchzusetzen, damit die Regel in jeder Filiale gilt und nicht nur in denen, die die Zentrale zufällig beobachtet.

Gemeinsam zählen, ohne sich gegenseitig zu überschreiben

Eine einzelne Inventur kann in benannte Abschnitte aufgeteilt werden, sodass mehrere Personen gleichzeitig verschiedene Bereiche eines Standorts zählen können. Jeder Zähler arbeitet in seinem eigenen gesperrten Abschnitt, den niemand sonst während der laufenden Inventur bearbeiten kann, und Supy führt die Abschnitte automatisch zu einer konsolidierten Inventur zusammen, wenn alle fertig sind, mit erhaltener Zuordnung, sodass das Management genau sehen kann, wer was gezählt hat.

Für eine Gruppe mit 12 Standorten verändert das die Wirtschaftlichkeit der Inventur. Drei Personen können drei Abschnitte eines Standorts parallel zählen, anstatt dass eine Person den gesamten Boden abläuft, was ein großer Teil der von Betreibern berichteten Zeitersparnis von mehr als 50 % ist. Und weil jeder Abschnitt zugeordnet ist, wird eine ungewöhnliche Zahl zu einer Frage, die Sie beantworten können, weil Sie wissen, welchen Zähler Sie fragen müssen, anstatt zu einem Rätsel, das Ihre Abweichung still und leise vergrößert.

Von einer gesperrten Inventur zu einem Abweichungsbericht, auf den Sie reagieren können

Echte Fehler passieren, daher gibt es nach der Einreichung einer Inventur ein kurzes Zeitfenster, um sie wieder zu öffnen und einen Eingabefehler zu korrigieren, bevor sie abgeschlossen wird, danach ist sie gesperrt. Jede Inventur, wie jeder Wareneingang, Transfer und jede Schwunderfassung, wird in ein prüfbares Warenbewegungsprotokoll geschrieben, sodass eine Korrektur ein nachvollziehbares Ereignis ist und keine stille Überschreibung. Wenn die Inventur abgeschlossen wird, erfasst Supy die neuesten Rezeptkosten für jeden Artikel, sodass der Abweichungsbericht nicht nur die Mengenlücke, sondern auch deren Auswirkung auf den Wareneinsatz pro Standort zeigt.

Genau hier zahlen sich Freigaben aus. Eine einzelne falsch eingegebene Inventur kann die Kosten eines Rezepts um rund 180 USD verzerren und einen Manager dazu bringen, eine Abweichung zu verfolgen, die nie real war. Mit kontrollierten Inventuren sank die Abweichungsquote desselben Standorts von 3,2 % auf etwa 0,9 % des Warenbestands, und der monatliche Schwund durch Diebstahl, Mitarbeitergefälligkeiten und Fehler fiel von rund 1.680 USD auf 470 USD, nicht weil das Personal gewechselt hatte, sondern weil die Inventur, gegen die es gemessen wurde, endlich vertrauenswürdig war.

Wenn Sie dies einrichten, beginnen Sie mit einer Entscheidung, bevor Sie eine Inventurvorlage anfassen: Wer in jeder Filiale darf eine Inventur einreichen und entsperren, und wer darf nur eine eingeben? Legen Sie diese Berechtigung zuerst fest, führen Sie Ihre nächste Inventur in parallelen Abschnitten durch, damit sie schneller und zugeordnet ist, und lesen Sie dann den Abweichungsbericht in dem Wissen, dass jede Zahl darin nach derselben Regel erfasst wurde. Das ist der Unterschied zwischen einer Inventur, die Sie einfach ablegen, und einer, auf die Sie reagieren können, und es ist dieselbe Disziplin, die einen zuverlässigen Rollout von Inventursoftware von einer Tabellenkalkulation unterscheidet, die jeder bearbeitet. Um es anhand Ihrer eigenen Artikelliste und Standorte zu sehen, buchen Sie eine Supy-Demo.