Restaurant-MwSt.-Kategorien: Menüartikel-Steuercodes vor dem Upload richtig setzen

Eine Mehrwertsteuerkategorie ist die steuerliche Behandlung, die einem Speisekarten-Artikel zugeordnet ist. Sie gibt Ihrem System an, ob der Artikel dem Standardsteuersatz, dem Nullsteuersatz oder der Steuerbefreiung unterliegt. Diese eine Einstellung entscheidet über die Mehrwertsteuer beim Wareneingang gegen eine Lieferantenrechnung und beim Verkauf des Artikels. Sie steuert auch, welche Steuer in Ihre Konten gebucht wird. Da die Kategorie am Artikel hängt, legen Sie sie einmal fest, und das System verwendet sie bei jeder Transaktion erneut. Die korrekte Einstellung auf Artikelebene stellt sicher, dass Ihre erfassten Kosten, Ihre Preise und Ihre Steuererklärung in jeder Filiale, die Sie betreiben, konsistent bleiben.

Der Grund für Fehler liegt darin, wie der Artikelstamm aufgebaut wird. Die meisten Gruppen übernehmen eine lange Artikelliste, und ein Großteil davon wurde von Mitarbeitern gepflegt, die darauf fokussiert waren, Produkte ans Laufen zu bringen – nicht auf Steuerregeln. Steuercodes werden geraten, von einem ähnlichen Artikel kopiert oder leer gelassen. Ein leeres Feld fällt dann auf einen Standard zurück, der möglicherweise nicht zum Artikel passt. Das fällt nicht auf, sodass die Fehler still bleiben, bis ein Wareneinsatz merkwürdig aussieht oder eine Mehrwertsteuererklärung nicht übereinstimmt. Deshalb deckt ein Audit vor dem Import weitaus mehr auf als eine stichprobenartige Prüfung danach.

Die Auflösung des Steuersatzes folgt einer festgelegten Reihenfolge, sodass keine Position jemals undefiniert bleibt. Zuerst wird der auf der Lieferantenrechnungszeile angegebene Steuersatz verwendet – das ist wichtig, da Lieferanten zwischen Lieferungen oft inkonsistent sind. Wenn die Rechnung keinen Steuersatz enthält, wird der eigene Steuercode des Artikels angewendet. Fehlt auch dieser, greift Ihr Standard-Wareneingang-Steuersatz, und als letztes Mittel gilt der steuerbefreite Satz. Diese Reihenfolge stellt sicher, dass jede empfangene Position automatisch die korrekte Mehrwertsteuer trägt – auch bei uneinheitlichen Lieferantendaten. In Supy läuft diese Auflösung bei jeder Lieferung, sodass die in Ihren Konten erfassten Kosten von Anfang an korrekt sind.

Das hängt davon ab, wohin der Warenbestand geht. Die Umbuchung von Ihrer Zentralküche an eine eigene Filiale ist ein interner Transfer, der in der Regel auf einem Pro-forma-Dokument ohne Mehrwertsteuer erfolgt, da kein Verkauf stattgefunden hat. Dasselbe Produkt an ein externes Unternehmen zu verkaufen, generiert hingegen eine Steuerrechnung mit Mehrwertsteuer. Jede Warenbewegung gleich zu behandeln ist ein häufiger Fehler, der entweder Mehrwertsteuer ergibt, wo sie nicht hingehört, oder sie dort fehlen lässt, wo sie anfallen sollte. Die Einrichtung von Kundengruppen ermöglicht es, dass derselbe Artikel je nach Bestimmungsort unterschiedlichen Steuerregeln folgt.

Ihr erfasster Wareneinsatz erhöht sich bei jeder betroffenen Rechnung. Die Mehrwertsteuer muss auf Basis des Nettobeitrags berechnet und als separate Position ausgewiesen werden – nicht auf einen Bruttobetrag aufgeschlagen werden, der sie bereits enthält. Wenn sie zum Gesamtbetrag hinzugefügt wird, zahlen Sie in Ihren eigenen Unterlagen eine Steuer auf eine Steuer. Bei einer Rechnung über 2.400 $ mit einem beispielhaften Steuersatz von 10 % entspricht das 240 $ an Kosten, die nie real waren. Multipliziert über einen Monat voller Lieferungen driftet Ihr Wareneinsatz ohne jeden betrieblichen Grund nach oben. Die Lösung besteht darin, die Mehrwertsteuer beim Wareneingang auf Basis des Nettobetrags zu berechnen.

Die Prüfung geht schneller als ein vollständiges Audit. Exportieren Sie Ihren Artikelstamm oder öffnen Sie ihn direkt und sortieren Sie ihn nach Steuercode – so wandern alle leeren Felder nach oben, wo Sie sie auf einen Blick erkennen. Prüfen Sie jedes leere Feld und jeden Artikel, bei dem der Code eher kopiert als bewusst gewählt wirkt. Besondere Aufmerksamkeit verdienen Artikel, die nulltarifiert oder steuerbefreit sein sollten, da diese am häufigsten beim Standardwert belassen werden. Führen Sie diese Prüfung vor dem Import durch, nicht danach – ein beim Upload korrigierter falscher Code kann keine einzige Transaktion mehr falsch berechnen. Es handelt sich um eine einmalige Einrichtungsaufgabe.

Welche Kategorie zutrifft, hängt vom Artikel und den Regeln Ihres Marktes ab – der sichere Weg besteht daher darin, die Kategorie bewusst zu setzen, statt eine Standardeinstellung zu übernehmen. Nulltarifierte Artikel haben einen Steuersatz von null Prozent, sind aber dennoch meldepflichtig – das unterscheidet sie von steuerbefreiten Artikeln, die ganz außerhalb der Mehrwertsteuer liegen. Regelbesteuerte Artikel unterliegen dem normalen Steuersatz Ihres Marktes. Das Wichtigste ist, das Feld nie leer zu lassen: Ein leeres Feld fällt auf den gesetzten Standard zurück, der für den Artikel selten korrekt ist. Wenn Sie sich bei einem bestimmten Artikel unsicher sind, klären Sie dessen steuerliche Behandlung mit Ihrem Steuerberater und setzen Sie den Code dann einmalig, damit er dauerhaft gilt.