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Restaurant-Bestellungsstopps: Ersatzartikel und Tauschprodukte beheben
Warum Bestellungen in Restaurants über Standorte hinweg ins Stocken geraten
Eine Bestellung stockt, wenn etwas verhindert, dass sie den Lieferanten erreicht, als der richtige Artikel ankommt oder zu den richtigen Kosten verbucht wird. Über mehrere Standorte hinweg sind die Ursachen klein und spezifisch. Ein nicht zugeordneter Ersatzartikel, ein Lieferantenprofil ohne E-Mail, ein Einmalkauf ohne Platz: Jedes friert eine Bestellung auf eine andere Weise ein. Und jedes hat eine Lösung, die Sie am selben Tag anwenden können.
Die fünf Stockungen unten treten immer wieder bei der Bestellung über mehrere Standorte auf. Jede ist ein echter Fehlermodus mit einer konkreten Lösung, keine Warnung zum Ablegen. Wenn Sie Einkäufe über Filialen hinweg verwalten, beseitigt eine Beschaffungsplattform für Restaurants die meisten davon per Design, aber die Lösungen funktionieren unabhängig davon, womit Sie bestellen.
Fünf Bestellungsstockungen und wie man sie behebt
Arbeiten Sie die Liste durch und markieren Sie die, die Sie erkennen. Beheben Sie zuerst die, die Sie am meisten kostet.
- Der Ersatzartikel, der nie als eigener Artikel eingerichtet wurde. Ein Lieferant hat Ihr übliches Produkt nicht vorrätig, also akzeptiert das Team einen Tausch. Der Tausch wurde nie als eigener Basisartikel erstellt, sodass die Bestellung gegen die ursprüngliche Zeile oder eine grobe Notiz abgewickelt wird. Das falsche Produkt kommt an, und seine Kosten landen bei der falschen Zutat. Die Lösung besteht darin, den Ersatzartikel als eigenen Basisartikel zu erstellen, bevor Sie ihn bestellen, mit seinen Lieferanten-SKUs und seiner Verpackung verknüpft. Supy hält einen Basisartikel pro Zutat, mit jeder Lieferanten-SKU und Packungsgröße verbunden. Ein Tausch wird dann zu einer echten Bestellzeile – keine informelle Notiz.
- Die Einheit oder Packungsgröße, die Sie beim Bestellen nicht auswählen können. Der Artikel existiert, aber die Packung, die Sie tatsächlich kaufen, ist nicht darauf. Nur ein Karton wird angezeigt, wenn Sie eine einzelne Dose benötigen, oder eine Kiste, wenn der Lieferant lose verkauft. Also kann die Zeile überhaupt nicht bestellt werden, und jemand kauft es stattdessen außerhalb des Systems. Die Lösung besteht darin, jede Packung und Einheit, die Sie kaufen, mit dem Basisartikel zu verknüpfen. Sobald die Dose, die Kiste und das Losegewicht alle auf einem Artikel sitzen, wählt der Bestellende die richtige aus und die Zählung bleibt korrekt. Dies ist dieselbe Einrichtungsarbeit, die Stockung eins behebt, einmal pro Artikel durchgeführt. Eine gute Lieferanten-Onboarding-Checkliste findet die meisten davon, bevor die erste Bestellung aufgegeben wird.
- Die Bestellung, die der Lieferant nie erhält. Die Bestellung wird erstellt und eingereicht, also sieht es aus, als wäre sie erledigt. Sie erreicht den Lieferanten nie, weil dem Profil eine gültige Bestell-E-Mail oder eine Bestellmethode fehlt. Die Lieferung kommt nicht, und niemand weiß es, bis das Regal leer ist. Die Lösung besteht darin, das Lieferantenprofil zu vervollständigen: einen richtigen Bestellkontakt, Liefertage und eine Bestellmethode bei jedem Lieferanten, den Sie nutzen. Für Lieferanten mit einer elektronischen Bestellverbindung sendet Supy die Bestellung direkt in ihr System, sobald sie eingereicht wird, sodass keine E-Mail mehr verloren gehen kann.
- Der Einmalkauf ohne Platz. Ein nicht wiederkehrender Kauf taucht auf: ein Gerät, eine Zutat für ein besonderes Event, ein Ersatzteil. Er passt nicht in die normale Bestellung, also kauft ein Manager ihn per Chat-Nachricht oder persönlicher Karte, außerhalb des Systems. Die Lösung besteht darin, ihm ein ordentliches Zuhause zu geben. Erstellen Sie den Artikel als Basisartikel, erstellen Sie eine normale Einmalbestellung dafür, und lassen Sie Genehmigungen die Größe regeln. Supys Genehmigungsablauf löst automatisch aus, wenn eine Bestellung einen festgelegten Wert überschreitet. Er leitet einen großen oder ungewöhnlichen Kauf zur Genehmigung weiter, bevor er aufgegeben wird, mit bis zu fünf Genehmigern nach Filiale und Wert. Ein mehrstufiger Genehmigungsablauf hält die Kontrolle aufrecht, ohne die Routinebestellungen zu verlangsamen.
- Die Lieferung, die ohne dahinterliegende Bestellung empfangen wurde. Waren kommen an und jemand empfängt sie ohne passende Bestellung, oder kauft über einen informellen Kanal ohne zentralen Datensatz. Die Lieferung hat keine Bestellung, gegen die sie abgeglichen werden kann, sodass sie im Wareneinsatz-Bericht dupliziert und die Zahlen still verzerrt. Das schrumpft Ihre Marge, ohne dass Sie den Grund sehen können. Die Lösung besteht darin, jeden Kauf durch das System zu leiten und gegen die Bestellung zu empfangen, die ihn erstellt hat. Wenn jede Lieferung einer echten Bestellung entspricht, ist der Audit-Trail vollständig und Ihre Kostenzahlen stimmen überein, anstatt zu driften.
Führen Sie eine schnelle Überprüfung Ihres eigenen Betriebs durch: Wie viele dieser fünf passieren gerade? Die meisten Gruppen erkennen mindestens zwei.
Beginnen Sie mit dem, das die Kosten betrifft. Das ist normalerweise ein falsch eingerichteter Ersatzartikel oder eine Lieferung, die ohne Bestellung empfangen wurde. Beide verzerren Ihre Zahlen, nicht nur Ihre Bestellungen. Beheben Sie das diese Woche, dann arbeiten Sie die Liste zurück hoch.
