جرد المخزون في المطاعم: الاستعانة بطرف خارجي أم استخدام برنامج إدارة المخزون؟

الجرد الخارجي والبرامج الداخلية تجيب عن أسئلة مختلفة

يسود نموذجان في جرد مخزون المطاعم. إما أن تدفع لطاقم خارجي يأتي ويحصي كل شيء في تاريخ محدد، أو يقوم فريقك بالجرد باستخدام برنامج إدارة المخزون الداخلي وفق جدول زمني تتحكم فيه أنت. الأول يشتري جهود العمل لقيمة لحظية؛ والثاني يحوّل العدّ إلى روتين يغذّي التباين والتكاليف.

السؤال الحقيقي ليس أيهما يعدّ بشكل أفضل في اليوم المحدد. يستطيع طاقم خارجي متدرّب وجرد داخلي منظّم كلاهما الوصول إلى رقم دقيق لجرد مخزون كامل في وقت واحد. السؤال هو ما الذي تحتاجه بين عمليات الجرد هذه، وكم مرة تحتاجه.

يبيع لك الطاقم الخارجي خدمة: يأتي الأشخاص ويحصون الأرفف ويعطونك قيمة تقديرية. هذا مناسب للمجموعات التي تحتاج إلى جرد مادي كامل ونظيف بين فترة وأخرى عبر مواقع متعددة. أما برامج إدارة المخزون الداخلية فتبيع لك نظاماً يديره فريقك مراراً وتكراراً. يتوقف الجرد عن كونه حدثاً ويصبح عادة أسبوعية يعتمد عليها سائر أرقامك.

اقرأ الخيار من خلال تكرار الجرد ومن خلال ما يجب أن يفعله كل رقم بعد حصولك عليه.

ما الذي تشتريه فعلاً رسوم جرد المخزون المتكررة

الرسوم الخارجية المتكررة تشتري جهود العمل وتقييماً في اليوم المحدد، لا أكثر. دفع أحد مشغّلي الضيافة نحو 600 دولار شهرياً إلى الشركة الخارجية لإجراء جرد مخزونه. هذا 7,200 دولار سنوياً قبل أي جرد إضافي. تدفع هذه الأموال لعدّادين متدرّبين ورقم يمكنك حجزه، وبالنسبة لمجموعة ليس لديها نظام داخلي يمكن أن يكون هذا أسرع طريق للحصول على رقم نظيف.

الفجوة هي كل ما يحدث بين الزيارات. يخبرك الجرد المادي الشهري أو الفصلي الخارجي بأين كان المخزون في صباح واحد. لا يخبرك بما إذا كانت قيمة صنف قد انحرفت في الأسبوع التالي، لأن لم يقم أحد بعدّه حتى عاد الطاقم.

كما تشتري الرسوم عدّاً يقف وحده. يُقدّم الطاقم الخارجي التقارير عمّا على الرف، لا عمّا يجب أن يكون على الرف. يصل الرقم دون أي صلة بالوصفات أو المبيعات أو المشتريات. تحصل على تقييم لوضعه في الحسابات، لا على تباين يمكنك التصرف بناءً عليه في المطبخ.

بالنسبة للمشغّل الذي يريد أصلاً التوقف عن دفع الرسوم، التكلفة الحقيقية هي هذه النافذة العمياء إضافة إلى غياب التباين، لا مجرد البند الشهري.

أين تتفوق البرامج الداخلية في تكرار الجرد

تتفوق البرامج الداخلية عندما تحتاج إلى الجرد بشكل متكرر، لأنها تُلغي جهد العمل من كل عملية جرد. يتيح الجرد المتوازي لعدة أعضاء من الفريق العدّ في أقسام مختلفة من موقع واحد في آنٍ واحد؛ يدمج التطبيق إدخالاتهم في جرد واحد ويسجّل من عدّ ماذا. مهمة كانت تستغرق من شخص واحد مساءً بأكمله تصبح مهمة ينجزها الفريق معاً قبل الخدمة.

تُضاعف القوالب القابلة لإعادة الاستخدام تلك السرعة. تبني قالب جرد مرة واحدة وفق ترتيب الأرفف وتستنسخه على كل موقع، فيعدّ كل فرع نفس الأصناف بنفس التسلسل دون الحاجة لإعادة بناء الجدول. موقع جديد، نفس القالب، نفس الانضباط.

تُفيد Supy بأن هذا يقلّص وقت الجرد بأكثر من 50%، ويعمل على الهواتف والأجهزة اللوحية حتى في الأماكن التي ينقطع فيها الاتصال داخل غرفة التبريد أو مستودع الطابق السفلي. عندما يكلّف الجرد الواحد جزءاً بسيطاً مما كان يكلّفه، يمكن أن تصبح عمليات الجرد الكاملة الفصلية جرداً دورياً أسبوعياً دون إغلاق المطبخ أو حجز طاقم.

إذا أردت الحجة الأشمل للجرد الصغير والمتكرر، يستعرض دليلنا لـالجرد الدوري مقابل الجرد الكامل كيفية حفاظ المجموعات متعددة المواقع على الدقة دون إغلاق العمل.

رقم التباين الذي لا يستطيع الجرد الخارجي تقديمه

التباين المرتبط بالوصفات هو الرقم الذي لا يستطيع طاقم خارجي تقديمه، وهو عادةً السبب للانتقال إلى الجرد الداخلي. عندما ترتبط الوصفات بأصناف قائمة نقاط البيع الخاصة بك، كل عملية بيع تُنقص المكونات المناسبة، فيحتفظ البرنامج دائماً برقم مخزون نظري. عند الإغلاق، يعرض الرقم النظري مقابل الفعلي المعدود، مع تفاصيل على مستوى الصنف حول أين يتباين الاثنان.

هذا يحوّل الجرد إلى تشخيص. لنقل إن فئة ما يجب أن تحتوي على 4,200 دولار من المخزون استناداً إلى نضوب الوصفات، وعدّ الفريق 3,900 دولار. فجوة 300 دولار هي تباين يمكنك تعقّبه إلى صنف محدد أو سجل هدر أو خطأ في الاستلام، في الأسبوع نفسه الذي حدث فيه.

الجرد المادي الخارجي يعطيك 3,900 دولار ويتوقف عند ذلك. بدون رقم نظري للمقارنة، الرقم هو تقييم لا إشارة. أي انحراف يظهر بعد أشهر، عندما يكون الهامش قد تحرك بالفعل. يحتفظ برنامج إدارة مخزون المطاعم بذلك الرقم النظري حياً، وهو ما يجعل عمليات الجرد الداخلي المتكررة تستحق التطبيق.

هذا هو أيضاً الحد الصريح للمقارنة مع خط أساس في جدول بيانات، وهو ما يستعرضه تحليلنا لـجرد المخزون في جداول البيانات مقابل البرامج بالتفصيل.

الاختيار بين طاقم خارجي وبرامج داخلية

يعتمد القرار على تكرار الجرد وما يجب أن يفعله الرقم. طابق وضعك مع العمود الملائم بدلاً من افتراض أن البرامج تفوز دائماً.

اختر طاقماً خارجياً عندما تحتاج إلى جرد مادي كامل من حين لآخر عبر مواقع متعددة، أو ليس لديك نظام داخلي، أو تريد جرداً مستقلاً للتدقيق. اختر البرامج الداخلية عندما تريد الجرد كثيراً، وتحتاج إلى تباين مقابل النظري، أو تدفع رسوماً متكررة تفضّل تحويلها إلى رقابة مستمرة. كثير من المجموعات تعمل بكليهما فترة. احتفظ بالطاقم للجرد المادي السنوي الكامل، وانقل عمليات الجرد المنتظمة إلى الداخل لتحصل المطبخ على رقم مفيد كل أسبوع.

لمعرفة ما إذا كانت عمليات جردك الخاصة ستنتقل إلى الداخل بسلاسة، ضع قائمة بمدى تكرار الجرد الفعلي الذي تحتاجه كل فئة. ثم تحقق من الفئات التي تغطيها زيارة خارجية اليوم. الفئات التي تفتقدها هي الأكثر تكلفة بتركها دون رقابة.