فواتير المورّدين المفقودة في المطاعم: كيف تتوقف عن ملاحقتها يدويًا

لماذا تبقى التسليمات المستلمة دون فاتورة مقابلة

الفجوة بين التسليم والفوترة هي المسافة الزمنية بين تسليم سجّله فريقك وفاتورة المورّد المفترض أن تقابله. تصل البضائع ويُسجّل أحدهم إشعار استلام البضاعة، ثم تتأخر الفاتورة الورقية أو تصل إلى صندوق البريد الخطأ أو لا تصل أبدًا. في نهاية الشهر، لا تستطيع الحسابات الدائنة تسوية ما لا تراه.

عبر مواقع متعددة، هذه مهمة لا وقت لأحد فيها. ينتهي الأمر بأن يتصل أحدهم بالمورّدين موقعًا تلو موقع سائلًا عن مكان الفاتورة، وتتأخر عملية الإغلاق في الانتظار.

الحل ليس في ملاحقة أشد. بل في تغيير طريقة وصول الفواتير حتى تصل معظمها وتُسوَّى من تلقاء نفسها. يبقى لك بعد ذلك قائمة قصيرة من الاستثناءات الحقيقية، لا ملاحقة عبر كل موقع.

اجعل الفواتير تصل من تلقاء نفسها بدلًا من ملاحقتها

أكبر المكاسب تأتي من توحيد الفواتير في قناة واحدة. يُرسل المورّدون فواتيرهم بصيغة PDF إلى صندوق بريد خاص بكل مطعم. يقرأ الذكاء الاصطناعي كل فاتورة حتى بصيغ غير معيارية، ويستخرج المورّد والتواريخ والبنود والأسعار والضرائب. ثم يطابق الفاتورة مع طلب الشراء المفتوح ويُنشئ إشعار استلام البضاعة تلقائيًا.

تُسوَّى معظم الفواتير هكذا دون أي اتصال. تُعلَم فروق الأسعار والكميات لطلب الموافقة السريعة قبل تحديث المخزون والمحاسبة حتى لا يمر شيء خاطئ. تغطي أدوات الفواتير وإشعارات الائتمان في Supy هذا التدفق من البداية إلى النهاية، والقناة ذاتها تعمل سواء أُرسل طلب الشراء عبر Supy أم استُلم التسليم دون طلب شراء مسبق.

لمزيد من التفاصيل عن كيفية تعامل المسح مع الصيغ المعقدة وكشف انحراف الأسعار، راجع دليلنا عن برنامج مسح فواتير المطاعم متعددة المواقع.

استرجع الفواتير التي أُرسلت لكن أُهملت في صمت

بعض الفواتير ليست مفقودة أصلًا. لقد أُرسلت فعلًا لكن صندوق البريد أهملها لأن عنوان المُرسِل لم يكن ضمن العناوين المعروفة لهذا المورّد. تنتظر في صمت خارج الإحصاء، وتبدو تمامًا كفاتورة لم يُرسلها المورّد قط.

تفتحها بإجراء واحد. أضف مجموعة المُرسِلين غير المعروفين إلى القائمة البيضاء للمورّد وفي الخطوة ذاتها أعِد إرسال كل الفواتير المعلّقة التي أُهملت لهذا السبب. لا داعي لطلب إعادة الإرسال ولا لإعادة معالجة الفواتير واحدة بواحدة. يحفظ صندوق البريد العنوان فتصل الفاتورة التالية من هذا المُرسِل مباشرة.

عالج الفجوات المتبقية في قائمة استثناءات موحّدة لجميع المواقع

بعد انتهاء الأتمتة يبقى ما هو قصير ودقيق. تجمع صفحة العناصر المستلمة جميع العناصر المستلمة من جميع إشعارات الاستلام في قائمة واحدة مع حالتها. يمكنك تصفية ما يستلزم اهتمامًا وتحديث سعر متوقع وفتح إشعار الاستلام لإصدار إشعار ائتمان، أو إنشاء بريد إلكتروني للتواصل مع المورّد دون مغادرة الصفحة. تتيح الإجراءات المجمّعة والتصدير معالجة القائمة في مرور واحد، لا موقعًا تلو موقع.

فروق الكميات الحقيقية لا تستلزم هي الأخرى أي اتصال هاتفي. حين لا تطابق فاتورة ما الاستلام الفعلي، يُحوّل المطابقة الثلاثية الفرق تلقائيًا إلى إشعار ائتمان. يوضح الجدول أدناه كيف تتوزع استثناءات شهر واحد على مجموعة من ستة مواقع.

أيّ فجوة تسدّها؟ تشخيص سريع

ليست كل الفواتير المفقودة تطرح المشكلة ذاتها؛ لذا حدّد ما تواجهه قبل أن تتصرف. إن لم تُرسَل الفاتورة قط، وجّه هذا المورّد إلى صندوق البريد حتى تصل التالية مباشرة عبر البريد الإلكتروني. إن أُرسلت لكن أُهملت، أضف المُرسِل إلى القائمة البيضاء وأعِد إرسالها. إن استُلم التسليم لكن الفاتورة لا تطابقه، دع المطابقة الثلاثية تُصدر إشعار الائتمان. إن كانت متأخرة فعلًا، عالجها من صفحة العناصر المستلمة وأرسل البريد الإلكتروني المُنشأ للمورّد.

تأكد من النتيجة حيث يهم ذلك. حين تُسجَّل فاتورة، يُشير وضع المزامنة إلى ما إذا وصلت إلى نظامك المحاسبي. هذا يشمل Xero وQuickBooks وOdoo وAutoCount Cloud وNetSuite وMYOB وZoho وأكثر من 75 من التكاملات. لمعرفة كيف تُعيَّن هذه القيود على الحسابات ورموز الضرائب الصحيحة، راجع دليلنا عن التكامل المحاسبي للمطاعم. سدّ الفجوة مرة واحدة وإلى الأبد، ولن يتأخر إغلاق الشهر بعد الآن بسبب فواتير لم يجد أحد وقتًا لملاحقتها.