قالب مجاني لإدارة مخزون المطاعم (Excel، جداول بيانات Google، PDF)
تتضمن إدارة مطعم ناجح تحديد إدارة المخزون الخاص بك. لكن إدارة مخزون مطعمك يمكن أن تكون مرهقة، وهي ليست أسهل المهام.
يعد قالب إدارة مخزون المطاعم المجاني، المتاح على Excel و Google Sheets، مكانًا رائعًا لبدء قياس ومراقبة مخزونك.
تتناول هذه المقالة أيضًا أفضل الممارسات التي يجب استخدامها لجعل إدارة مخزون مطعمك أمرًا ذا طبيعة ثانية لك ولموظفي المطعم.
{{نموذج}}
قالب إدارة مخزون المطاعم: ما يمكنك القيام به به
نموذجنا المجاني هو تمثيل مباشر لأفضل الممارسات التي قمنا بتضمينها برنامج إدارة مخزون المطاعم الخاص بنا. بالطبع، يكمن جمال البرنامج في أن العديد من المهام التي سنصفها أدناه مؤتمتة من أجلك! ومع ذلك، فإن البدء بورقة بسيطة أكثر من كافٍ للبدء.
باستخدام هذا النموذج، ستتمكن من إدراج العناصر الخاصة بك وتحديد كميتها وسعرها ومورديها وتعيين المستويات الاسمية ومراقبتها (أو كمية المخزون المثلى التي تحتاجها من كل مكون للعمل بسلاسة).
ستتمكن أيضًا من تحديد الحزم المختلفة التي يأتي فيها كل عنصر، بالإضافة إلى فئة كل عنصر، والوحدة الأساسية لقياس العنصر، وتكلفته. ستتمكن من رؤية الكمية في المخزون وقيمة المخزون وكمية الحاجة إلى الشراء أيضًا.
يوفر لك قالب إدارة مخزون المطاعم أيضًا جميع الصيغ المطلوبة لحساب مخزونك بسرعة وبدقة. بترتيب الكلمات، يقوم Supy بتحويلات الوحدات نيابة عنك. يمكنك أيضًا استخدام ورقتنا لحساب المخزون كفريق من خلال تعيين فئات مختلفة من العناصر لأعضاء الفريق المختلفين. ستهتم Supy بعد ذلك بدمج العناصر المحسوبة لك. يمكنك أيضًا إزالة الاحتكاك عن طريق فتح هذه الورقة على جهاز محمول لتجنب عد القلم والورق، مما يؤدي غالبًا إلى خطأ بشري.
القراءة الموصى بها: إدارة مخزون المطاعم: النصائح الثمانية التي تحتاج إلى معرفتها
11 نصيحة لتشغيل مخزون المطاعم عالي الأداء والمربح
إن الحفاظ على مخزون مطعمك محدثًا وموثوقًا ودقيقًا ليس بالمهمة السهلة: فهو يتطلب الانضباط والعمليات الصارمة والموظفين المتفانين، ومن الناحية المثالية، الأدوات المناسبة الخالية من الاحتكاك (مثل البرامج).
فيما يلي العديد من أفضل الممارسات التي يمكنك استخدامها بشكل مكمل لنموذج مخزون المطاعم المجاني لوضعك على المسار الصحيح:
- سجل أحداث الأسهم فور حدوثها
- انسى الورق: اختر الحلول الرقمية
- قم بتكوين العناصر والوصفات الخاصة بك بدقة
- تعيين المستويات الأساسية والدنيا
- قم بتصنيف مخزون المطعم الخاص بك
- إنشاء مراكز التكلفة والإيرادات
- منح أدوار وأذونات واضحة للمستخدم
- إجراء عمليات جرد منتظمة للأسهم وفحوصات فورية
- تبسيط عمليات الشراء
- خصص وقتًا للإبلاغ والتحقيق
- مساءلة الموظفين
1. سجل أحداث الأسهم فور حدوثها
لا شيء يدخل أو يخرج من مخزون مطعمك إذا كنت لا تسجله ! نعم، تبدأ الدقة بتسجيل الفواتير والهدر والاستنفاد بدقة في كل مرة تتلقى فيها سلعًا أو تهدر المكونات أو تبيع سلعًا.
لا تزال العديد من المطاعم تكافح من أجل مواكبة ذلك، لا سيما بسبب الاحتكاك الموجود في تسجيل أحداث الأسهم يدويًا و/أو على الورق، مما يجعل متابعة جميع أحداث الأسهم تقريبًا مهمة متعبة وتستغرق وقتًا طويلاً. في الحالات التي تم فيها تثبيت نظام إدارة مخزون المطاعم بالفعل، قد يأتي الافتقار إلى الدقة في تسجيل أحداث المخزون من عدم ملاءمة تجربة المستخدم للنظام. تؤدي تجربة المستخدم الصعبة إلى قيام الفرق بتأخير تسجيل الفاتورة (أفضل حالة)، أو عدم تسجيلها على الإطلاق (أسوأ الحالات).
ضع في اعتبارك أيضًا استخدام الحلول الملائمة للجوّال. يصبح تسجيل الأحداث فور حدوثها ممكنًا عندما يكون لديك جهاز محمول. إن الحاجة إلى تأخير تسجيل الحدث لأنك بحاجة إلى أن تكون أمام الكمبيوتر تزيد من الافتقار إلى الدقة وزيادة الأخطاء البشرية.
2. انسى الورق: اختر الحلول الرقمية
يعد حساب المخزون على الورق عملية مرهقة وعرضة للخطأ يجب على الشركات تجنبها بأي ثمن. تؤدي الطبيعة اليدوية لحساب المخزون الورقي إلى عدم الكفاءة والتأخير. إن الحاجة إلى تسجيل كل عنصر وإحصاله فعليًا تستغرق وقتًا طويلاً، مما يعيق الإنتاجية ويهدر الموارد القيمة. بالإضافة إلى ذلك، يفتقر عد المخزون الورقي إلى الرؤية والتتبع في الوقت الفعلي، مما يجعل من الصعب تحديد التناقضات أو مراقبة مستويات المخزون بدقة. لهذا السبب يجب إعطاء الأولوية للحلول الرقمية (بما في ذلك جداول بيانات Excel و Google) على الورق المادي.
في عالم اليوم المتقدم تقنيًا (والمنافسة الحادة التي لا تترك أي فرصة للأخطاء)، يوفر تبني أنظمة إدارة المخزون الرقمي الدقة الفائقة والسرعة والكفاءة، وتبسيط العمليات وتمكين الشركات من اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.
3. قم بتكوين العناصر والوصفات الخاصة بك بدقة
إن بناء قاعدة المخزون الخاص بك (العناصر والوصفات والموردين...) يعزز بدقة فرصك في الحفاظ على دقتها.
قم بتكوين العناصر الخاصة بك عن طريق إعداد وحدات القياس الخاصة بها وموقع التخزين الخاص بها والمستوى الأدنى لكل مخزون (المطبخ والبار والمعدات...). حدد الحزم المختلفة التي تأتي بها والمورد الذي يزودها، بالإضافة إلى تكلفة كل عنصر لكل مورد وحزمة. يتيح لك ذلك العد بشكل أسرع وأكثر دقة.
قم بتكوين الوصفات الخاصة بك عن طريق تحديد المكونات بوضوح في وحدات قياس سهلة الفهم. هذا يضمن أن وصفاتك قابلة للتكرار بدقة، وأن مخزونك قد استنفد تمامًا كلما حدث بيع أو إهدار.
4. تعيين المستويات الأساسية والدنيا
يعد تحديد المستويات الدنيا والدنيا في مخزون مطعمك أمرًا حيويًا للحفاظ على تشغيل مطعمك بسلاسة. تساعدك مستويات Par على تحقيق التوازن الصحيح بين امتلاك مخزون كافٍ لتلبية طلب العملاء دون الإفراط في التخزين. من ناحية أخرى، تعمل المستويات الدنيا كشبكة أمان، مما يضمن عدم نفاد المكونات أو الإمدادات الهامة. تشير هذه المستويات إلى الحد الأدنى لكمية العنصر الذي يجب الاحتفاظ به في المخزون الخاص بك في جميع الأوقات.
يتيح لك تحديد المستويات الاسمية والدنيا بشكل استراتيجي تحسين إدارة المخزون وتقليل الفاقد والتحكم في التكاليف. يمكنك تجنب تقييد رأس المال المفرط في المخزون الزائد مع تقليل مخاطر نفاد المخزون الذي يمكن أن يؤثر على رضا العملاء.
5. قم بتصنيف مخزون المطعم الخاص بك
يوفر تنظيم المخزون الخاص بك في فئات مثل الأطعمة والمشروبات والمواد سريعة التلف واللوازم مزايا عديدة. أولاً، يبسط تتبع العناصر، مما يسمح لك بتحديد موقع منتجات معينة بسرعة والحفاظ على سجلات مخزون دقيقة. من خلال تصنيف العناصر بناءً على طبيعتها، يمكنك بسهولة تحديد المنتجات سريعة الحركة وتوقع الطلب والتأكد من أن العناصر الشائعة مخزنة جيدًا دائمًا. وبالمثل، يساعد التصنيف على تحديد المنتجات بطيئة الحركة، مما يتيح لك اتخاذ الإجراءات المناسبة مثل تقديم العروض الترويجية أو تعديل كميات الشراء. بالإضافة إلى ذلك، فإن تنظيم المخزون في فئات يعزز قدرتك على التخطيط لإعادة التخزين، مما يضمن تجديد العناصر الأساسية في الوقت المناسب مع تقليل مخاطر الإفراط في التخزين. يعمل هذا النهج المنهجي على تبسيط العمليات وتحسين إدارة المخزون ويؤدي في النهاية إلى تحسين الكفاءة ورضا العملاء.
6. إنشاء مراكز التكلفة والإيرادات
يعد فصل قوائم الجرد الخاصة بك في مكان واحد، مثل مخزون البار ومخزون المطبخ، أمرًا مهمًا لإدارة المخزون بشكل فعال. إليك سبب أهمية ذلك:
تتبع التكاليف: من خلال إنشاء قوائم جرد منفصلة (أو مراكز تكلفة)، يمكنك تتبع النفقات بدقة لمناطق محددة من مطعمك. سواء كان ذلك في المطبخ أو البار أو منطقة تناول الطعام أو الأقسام الأخرى، فإن وجود مراكز تكلفة متميزة يسمح لك بمراقبة وتحليل التكاليف والربحية المرتبطة بكل منها. تمكنك هذه الرؤية من اتخاذ قرارات مستنيرة وتحديد مجالات التحسين.
التحكم في المخزون والتباين: يتيح الاحتفاظ بمخزونات منفصلة لكل منطقة التحكم والتتبع بشكل أفضل لمستويات المخزون. يمكنك تعيين موظفين معينين للإشراف على كل مخزون، وضمان الإدارة السليمة، وإعادة التخزين في الوقت المناسب، وتقليل مخاطر النقص. يساعد هذا المستوى من التحكم في منع كل من الإفراط في التخزين ونقص المخزون، مما يؤدي إلى عمليات أكثر سلاسة وخدمة عملاء محسنة.
لا تتردد في عمل نسخ من نموذجنا المجاني وتخصيص نسخة لكل من قوائم الجرد الخاصة بك.
7. منح أدوار وأذونات واضحة للمستخدم
السبب الأول للهدر هو الإفراط في الطلب، والذي يحدث غالبًا بسبب نقص تحكم المستخدم، وعملية قرار الشراء القائمة على الحدس بدلاً من البيانات. قم بإسناد أدوار مستخدم واضحة للجميع في فريقك. وفر حقوقًا مثل «صياغة طلب» و «إرسال طلب» في وقت مبكر، وحدد من يجب أن يُمنح الحق في إرسال طلب الشراء، بدءًا من مساعد الطهاة الخاص بك، إلى الشيف الخاص بك، أو مدير المشتريات أو مراقب التكاليف.
8. إجراء عمليات جرد منتظمة للأسهم وفحوصات فورية
التباين يتم حسابه من خلال مقارنة قيمة الأسهم النظرية الخاصة بك مع قيمة الأسهم الفعلية الخاصة بك. إذا كانت القيمة الفعلية أعلى، فربما لم تسجل العناصر بدقة، وربما يجب عليك التحقق مما إذا كان موظفوك يسجلون الفواتير بشكل صحيح. إذا كانت القيمة الفعلية أقل، فسيكون لديك تباين خطير للنظر فيه، من السرقة إلى الهدر غير المسجل. وأفضل طريقة لمعرفة وجود تناقض واتخاذ إجراء هي حساب مخزونك بانتظام قدر الإمكان.
9. تبسيط عمليات الشراء
قم بإنشاء علاقات مع موردين موثوقين لضمان التسليم في الوقت المناسب والمتسق. قم بمراجعة وتقييم مورديك بانتظام من حيث الجودة والموثوقية والفعالية من حيث التكلفة. علاوة على ذلك، فإن تسجيل فواتيرك بانتظام وبدقة يضمن بيانات أداء المورد النظيفة والدقيقة التي تمكنك من معرفة المورد الأفضل للتعامل معه. سبب آخر للبقاء على اطلاع على فواتيرك! قم بقياس المدخرات لكل مورد والكميات المشتراة لكل مورد والتفاوض على صفقات أفضل.
10. خصص وقتًا للإبلاغ والتحقيق
تتيح لك التقارير المنتظمة الحصول على رؤى حول أداء مخزون مطعمك واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات. من خلال تحليل التقارير، يمكنك تحديد الاتجاهات والأنماط والمجالات التي تتطلب التحسين. يمكن أن توفر التقارير معلومات قيمة عن دوران المخزون ومستويات المخزون واتجاهات المبيعات. يضمن تخصيص وقت مخصص لإعداد التقارير أن يكون لديك فهم شامل لحالة المخزون الخاص بك، مما يتيح لك تحسين الطلب وخفض التكاليف وتحسين الكفاءة العامة.
يعد إتاحة الوقت للتحقيق أمرًا بالغ الأهمية عند ظهور تناقضات أو مشكلات في المخزون الخاص بك. سواء كان الأمر يتعلق بانكماش المخزون أو تباينات المخزون أو التغييرات غير المتوقعة في مستويات المخزون، فإن التحقيق في الأسباب الجذرية أمر ضروري. من خلال إجراء تحقيقات شاملة، يمكنك تحديد الأخطاء المحتملة أو عدم الدقة أو حتى حالات السرقة. يتيح لك ذلك اتخاذ الإجراءات التصحيحية وتنفيذ الإجراءات الوقائية والحفاظ على سلامة نظام إدارة المخزون الخاص بك.
11. مساءلة الموظفين
تضمن مساءلة الموظفين الدقة والامتثال والتحسين المستمر. من خلال وضع توقعات واضحة ومراقبة الأداء وتقديم الملاحظات، فإنك تعزز الشعور بالمسؤولية والملكية. من المرجح أن يتبع الموظفون المسؤولون الإجراءات المعمول بها،
تسجيل بيانات المخزون بدقة، والإبلاغ الفوري عن أي مشاكل. تعمل هذه المساءلة على تعزيز معلومات المخزون الموثوقة وتقليل الأخطاء وتعزيز الكفاءة التشغيلية الشاملة.
الخاتمة
إن الحفاظ على مخزون الطعام الخاص بك دقيقًا وموثوقًا ومحدثًا ليس بالأمر السهل، ولكن هناك بعض التقنيات التي يمكنك ممارستها للبقاء على رأس هذه المهمة الحاسمة.
- سجل الأحداث فور حدوثها لتجنب التأخير والنسيان. استفد من الحلول الملائمة للجوّال.
- اختر الحلول الرقمية واترك الأعمال الورقية وراءك. تميل الأعمال الورقية إلى زيادة مخاطر الأخطاء البشرية، وتقلل الإنتاجية بشكل كبير.
- حدد مستوى عالٍ من الدقة للمخزون الخاص بك منذ البداية، من خلال تكوين العناصر والوصفات بدقة.
- يعد إنشاء المستويات الدنيا والمساوية في إدارة المخزون أمرًا حيويًا لمطعم يعمل بسلاسة. تحقق المستويات الاسمية توازنًا بين طلب العملاء والتخزين الزائد، بينما تضمن المستويات الدنيا توفر الإمدادات الحيوية دائمًا. من خلال تحديد هذه المستويات بشكل استراتيجي، تعمل المطاعم على تحسين المخزون وتقليل النفايات والتحكم في التكاليف.
- قم بتصنيف المخزون الخاص بك لمراقبة الأداء بشكل أفضل على مستوى كل فئة، مما يمنحك مزيدًا من التحكم الدقيق في المخزون الخاص بك.
- يؤدي فصل قوائم الجرد الخاصة بالحانة والمطبخ في مكان واحد إلى تحسين التنظيم والكفاءة والتحكم.
- قم بتعيين أذونات مستخدم واضحة داخل فريقك لإنشاء قدر أكبر من التحكم والمساءلة.
- قم بإجراء عمليات جرد منتظمة للمخزون لتحديث محتوى المخزون الخاص بك بشكل منتظم قدر الإمكان من أجل تحديد التناقضات ومعالجتها قبل تكرارها.
- قم بتبسيط عمليات الشراء الخاصة بك لضمان عمليات التسليم المتسقة في الوقت المناسب.
- خصص وقتًا لإعداد التقارير والتحقيق، حيث يوفر ذلك رؤى حول أداء المخزون الخاص بك ويوفر بعض الوقت لاتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.
- إن مساءلة الموظفين يعزز المسؤولية والدقة والامتثال، مما يؤدي إلى معلومات المخزون الموثوقة وتحسين الكفاءة التشغيلية.
الموارد ذات الصلة
