قالب إدارة مخزون المطعم المجاني (Excel وGoogle Sheets وPDF)

إدارة مطعم أو حانة مربحة تعني معرفة ما لديك من مخزون بدقة - وما يكلّفه - في جميع الأوقات. ومع ذلك، لا يزال كثير من المشغّلين يعتمدون على أوراق ورقية أو جداول بيانات منفصلة لا تدعم مراقبة مخزون الغذاء الفعلية أو تحليل التباين في المخزون بدقة.

هذا يتغيّر اليوم مع قالب إدارة مخزون المطعم المجاني من سوبي، المصمم خصيصاً لإدارة المخزون في المطاعم. يساعدك على:

• تتبع المخزون الافتتاحي والمشتريات والمخزون الختامي
• احتساب تكلفة البضائع المباعة (COGS) تلقائياً
• تحديد التباين في المخزون حسب الفئة
• تحسين أنظمة التحكم في تكلفة الغذاء
• بناء الأساس لتطبيق الطلب التنبّؤي والأتمتة في المطعم

متاح بصيغتَي Excel وGoogle Sheets، يُتيح لك نظام التحكم المجاني في المخزون هذا تتبعاً منظّماً على مستوى المكونات دون الحاجة إلى الاستثمار في برنامج كامل لإدارة مخزون المطاعم.

حمّله بملء النموذج أدناه، ولمزيد من المعلومات، اقرأ مقالتنا في مدونة سوبي حول آلية عمل القالب وكيفية استخدامه بفاعلية.

‍

ما الذي يتضمنه القالب: نظام من 6 أوراق مصمّم لعمليات الأغذية والمشروبات

على عكس قائمة المخزون الأساسية، يعمل هذا القالب كبرنامج خفيف الوزن لعمليات المطعم. كل ورقة ترتبط تلقائياً بالأخرى - فتُدخل البيانات مرة واحدة وتحصل على لوحات التقارير في الوقت الفعلي فوراً.

يضمّ القالب ستة أوراق منظّمة مصمّمة خصيصاً للاستخدام في برنامج المطبخ الخلفي.

الورقة 1 - كيفية الاستخدام

يحتوي القالب على دليل تفصيلي خطوة بخطوة. يمكن للأعضاء الجدد في الفريق الاطلاع عليه بأنفسهم دون أي تدريب منك. الخطوات الخمس تأخذك من إنشاء نسختك حتى قراءة تقرير الملخص - كل شيء موضّح بوضوح بلغة بسيطة.

الورقة 2 - الإعدادات

هيّئ القالب مرة واحدة لعمليتك:

• اسم المطعم أو المنفذ
• تواريخ بداية ونهاية فترة الجرد
• وصف الفترة (مثل: "يناير 2026" أو "الأسبوع 4")
• معدل ضريبة القيمة المضافة/الضريبة
• هامش الربح الإجمالي المستهدف (يحسب نسبة تكلفة الغذاء المستهدفة تلقائياً)
• رمز العملة (AED، $، £، €، إلخ)
• فئات المطبخ - 8 خانات قابلة للتخصيص (المأكولات البحرية، اللحوم والدواجن، الفواكه والخضروات، منتجات الألبان والبيض، المخبوزات، البضائع الجافة والمعلبة، الصلصات والتوابل، الأصناف المجمدة)
• فئات البار - 7 خانات قابلة للتخصيص (المشروبات الروحية والليكيور، البيرة والسايدر، النبيذ والشمبانيا، المشروبات الغازية والمخاليط، العصائر والماء، الشراب والمرارة، البيرة المسحوبة)

جميع الخلايا الصفراء هي حقول إدخال. كل شيء آخر يُحسب تلقائياً. تملأ ورقة الإعدادات مرة واحدة فقط لكل موقع - وتستند إليها كل الأوراق الأخرى.

الورقة 3 - قائمة الأصناف الرئيسية

قائمة رئيسية بكل صنف في مخزونك. أضف كل صنف مع:

• اسم الصنف
• الفئة (مرتبطة بإعداداتك)
• وحدة القياس (UOM) - مثلاً: 1 كجم، 750 مل، وحدة
• تكلفة الوحدة
• اسم المورّد
• رمز SKU
• ملاحظات

تنقسم قائمة الأصناف الرئيسية إلى أصناف المطبخ وأصناف البار. بمجرد إضافة أصنافك، تنتقل تلقائياً إلى أوراق جرد المخزون - دون نسخ ولصق أو أخطاء إعادة إدخال.

يأتي القالب مزوّداً بأكثر من 50 صنفاً نموذجياً مُعبّأً مسبقاً في فئتَي المطبخ والبار، تشمل البروتينات والخضروات ومنتجات الألبان والمشروبات الروحية والنبيذ والبيرة والمشروبات الغازية ومستهلكات البار. استبدلها بأصنافك الخاصة في دقائق.

الورقة 4 - جرد مخزون المطبخ

ورقة جرد المطبخ الشهرية (أو الأسبوعية). تنتقل الأصناف تلقائياً من قائمة الأصناف الرئيسية. تحتاج فقط إلى ملء ثلاثة أعمدة:

1. الكمية الافتتاحية - كمية المخزون في بداية الفترة
2. كمية المشتريات - ما استلمته أو اشتريته خلال الفترة
3. الكمية الختامية - ما تبقى من مخزون في نهاية الفترة

كل شيء آخر يُحسب تلقائياً:

• قيمة الافتتاح، قيمة المشتريات، قيمة الختام - جميعها محسوبة بتكلفة الوحدة
• تكلفة البضائع المباعة (COGS) = قيمة الافتتاح + قيمة المشتريات - قيمة الختام
• التباين (القيمة) = الفرق بين المخزون الختامي المتوقع والفعلي
• نسبة التباين % = معبّراً عنها كنسبة مئوية من قيمة المخزون الافتتاحي

تُجمَع النتائج حسب الفئة مع مجاميع فرعية، مما يُسهّل معرفة أماكن الخسائر تحديداً.

الورقة 5 - جرد مخزون البار

المنطق ذاتها كجرد المطبخ - لكن مصمّمة خصيصاً لبارك. تنتقل أصناف البار تلقائياً من قائمة الأصناف الرئيسية. أدخل الكمية الافتتاحية والمشتريات والكمية الختامية؛ والباقي يُحسب تلقائياً.

ينقسم البار إلى سبع فئات: المشروبات الروحية والليكيور، والبيرة والسايدر، والنبيذ والشمبانيا، والمشروبات الغازية والمخاليط، والعصائر والماء، والشراب والمرارة، والبيرة المسحوبة. لكل فئة صف مجموع فرعي خاص بها.

الورقة 6 - تقرير الملخص

نظرتك الشاملة على العمليات الكاملة - المطبخ والبار مجتمعَين - لفترة الجرد. يعرض تقرير الملخص:

• قيمة الافتتاح وقيمة المشتريات وقيمة الختام وCOGS لكل فئة
• نسبة % من إجمالي COGS لكل فئة - لمعرفة المجالات الأكثر تكلفة
• صفّا إجمالي المطبخ وإجمالي البار
• إجمالي COGS المدمج (المطبخ + البار)

لا تجميع يدوي. لا نسخ ولصق للأرقام. يتحدّث تقرير الملخص فور اكتمال أوراق جرد المخزون.

كيفية استخدام القالب: 5 خطوات لأول جرد لك

الخطوة 1: إنشاء نسختك

في Google Sheets، انتقل إلى ملف > إنشاء نسخة. في Excel، احفظ الملف باسم جديد لمنفذك أو فترة الجرد. لا تحرّر النسخة الأصلية أبداً - اعمل دائماً من نسخة.

الخطوة 2: تهيئة الإعدادات

افتح ورقة الإعدادات واملأ الخلايا الصفراء: اسم مطعمك وتواريخ فترة الجرد ومعدل ضريبة القيمة المضافة وهامش الربح المستهدف والعملة. خصّص فئات مطبخك وبارك لتتناسب مع طريقة تنظيم عمليتك الفعلية.

الخطوة 3: بناء قائمة الأصناف الرئيسية

استبدل الأصناف النموذجية المُعبّأة مسبقاً بأصنافك الخاصة. أضف كل صنف في مخزونك - في المطبخ وخلف البار - مع تكلفة وحدته ووحدة القياس والفئة والمورّد. هذه الخطوة هي الأساس. كلما كانت قائمة الأصناف الرئيسية دقيقة، كان الجرد وCOGS أكثر دقة.

الخطوة 4: تنفيذ جرد مخزونك

في نهاية فترة الجرد، افتح ورقة جرد مخزون المطبخ. لكل صنف، أدخل الكمية الافتتاحية (ما كان لديك في البداية) والمشتريات (ما وصلك) والكمية الختامية (ما عددته فعلياً). كرّر ذلك في ورقة جرد مخزون البار.

الخطوة 5: قراءة تقرير الملخص

افتح ورقة تقرير الملخص. إجمالي COGS وتكلفة كل فئة وأداء المطبخ والبار مجتمعَين - كلها محسوبة وجاهزة للتحليل. قارن تكاليف الغذاء والمشروبات الفعلية بهامشك المستهدف - المحدد في ورقة الإعدادات - وابحث في الفئات التي تُظهر تبايناً مرتفعاً.

8 أفضل الممارسات للاستفادة القصوى من قالب جرد مخزونك

القالب يتولى الحسابات - أنت تُوفّر الانضباط. إليك الممارسات التي تُميّز المطاعم التي تتحكم في تكاليفها عن تلك التي تتساءل أين ذهبت الأموال.

1. الجرد وفق جدول ثابت - والتزم به

سواء أجريت الجرد أسبوعياً أو كل أسبوعين أو شهرياً، الجدول أهم من التكرار. الجردات العشوائية تُنتج بيانات عشوائية. حدّد تاريخ جرد متكرراً - آخر يوم من كل أسبوع أو أول اثنين من كل شهر - وتعامل معه كأمر غير قابل للتفاوض. الفترات الزمنية المتسقة تجعل بيانات التباين ذات معنى وقابلة للمقارنة من فترة إلى أخرى.

2. دائماً أدخل قيماً في الأعمدة الثلاثة

تعتمد معادلة COGS على الكمية الافتتاحية والمشتريات والكمية الختامية. ترك أيٍّ منها فارغة - أو تخمينها - يُفسد الحساب. إذا كنت لا تعرف رقماً فعلاً، فهذه إشارة لإصلاح عملية الاستلام لديك، لا لتخطّي الحقل. درّب فريقك أن الخلية الفارغة مكلفة مثل الثلاجة الفارغة تماماً.

3. استخدم قائمة الأصناف الرئيسية كمصدر واحد للحقيقة

يجب أن يكون كل صنف في مخزونك مُدرجاً في قائمة الأصناف الرئيسية قبل البدء في الجرد - لا أثناءه. بمجرد بدء جرد أصناف غير مُدرجة، تخلق ثغرات في COGS. ابنِ قائمة أصناف رئيسية شاملة أولاً، ثم قم بالجرد ثانياً.

4. افصل جرد المطبخ والبار - وحدّد المسؤوليات

صُمّم القالب بأوراق منفصلة للمطبخ والبار لسبب وجيه: هذان مركزا تكلفة مختلفان، يديرهما فريقان مختلفان، بأنماط هدر مختلفة. عيّن شخصاً لإدارة جرد المطبخ وآخر لجرد البار. المساءلة بحسب المنطقة تُنتج بيانات أدق بكثير من شخص واحد يحاول جرد كل شيء.

5. سجّل المشتريات بدقة - لا تقريباً

يمثّل عمود المشتريات كل ما دخل مخزونك خلال الفترة. وهذا يعني كل تسليم، وكل نقل وارد من منفذ آخر أو المطبخ المركزي، وكل شراء طارئ. إذا لم تسجّل جميع المشتريات، سيكون COGS أقل من الفعلي وسيبدو التباين مريحاً بشكل مصطنع. احتفظ بإشعارات التسليم وقارنها عند ملء عمود المشتريات.

6. حقّق في التباين - لا تقبله فحسب

التباين هو الفجوة بين ما ينبغي أن يساوي مخزونك (الافتتاحي + المشتريات - COGS) وما عددته فعلاً. التباين الموجب يُشير إلى حركات مخزون غير مسجلة أو أخطاء في الجرد. التباين السالب - حيث يكون المخزون الفعلي أقل من المتوقع - يُشير إلى سرقة أو هدر أو زيادة في الحصص أو نقل غير مسجّل. استخدم مجاميع الفئات الفرعية في تقرير الملخص لتحديد المنطقة التي تحتاج إلى تحقيق.

7. حدّث قائمة الأصناف الرئيسية عند تغيّر التكاليف

تتقلّب تكاليف الوحدة. عندما يرفع مورّد أسعاره، حدّث تكلفة الوحدة في قائمة الأصناف الرئيسية فوراً - لا في نهاية الشهر. التكلفة القديمة في القائمة الرئيسية تعني أن أرقام COGS خاطئة، والقرارات المبنية على بيانات COGS خاطئة أسوأ من عدم وجود بيانات على الإطلاق.

8. استخدم القالب على جهاز محمول أثناء الجرد

أوراق الجرد الورقية تُدخل أخطاء نقل عند ترحيل القيم إلى جدول البيانات. افتح القالب على جهاز لوحي أو هاتف أثناء الجرد الفعلي وأدخل الكميات مباشرة. هذا يُلغي خطوة الانتقال من الورق إلى الشاشة ويقلل الخطأ البشري بشكل ملحوظ.

الموارد ذات الصلة

• ما هو التباين في تكلفة الغذاء وكيفية التحكم فيه - supy.io/blog/what-is-food-cost-variance-and-how-to-control-it
• كيفية حساب نسب تكلفة الغذاء - supy.io/blog/how-to-calculate-restaurant-food-cost-percentage
• إدارة مخزون المطعم: 8 نصائح تحتاج إلى معرفتها - supy.io/blog/restaurant-inventory-management-tips
• 10 نصائح للحد من هدر الغذاء في المطعم - supy.io/blog/10-tips-to-reduce-restaurant-food-waste
• الميزات التي يجب البحث عنها في برنامج إدارة مخزون المطعم - supy.io/blog/the-features-to-look-for-in-a-restaurant-inventory-management-software-in-2024

هل أنت مستعد للتجاوز عن جداول البيانات؟

هذا القالب مصمّم ليساعدك على الجرد بذكاء أكبر من اليوم. وعندما تكون مستعداً لتشغيل الأتمتة في احتساب COGS وربط نظام نقاط البيع وإدارة المشتريات عبر مواقع متعددة، تُعدّ منصة إدارة المخزون من سوبي الخطوة التالية.

احجز عرضاً توضيحياً مع سوبي على supy.io/book-a-demo - وشاهد كيف يخفّض كبار مشغّلي المطاعم والبارات في المنطقة تكاليف الغذاء ويُلغون العمل اليدوي.

‍