نموذج مخزون المطاعم المجاني (Excel، Google Sheets، PDF)

إدارة مطعم أو بار مربح تعني معرفة ما لديك في المخزون بدقة — وما يُكلّفه — في كل وقت. ومع ذلك، لا يزال كثير من المشغّلين يعتمدون على أوراق ورقية أو جداول بيانات منفصلة لا تدعم مراقبة مخزون الغذاء بشكل فعلي ولا تحليل التباين في المخزون بدقة.

يتغيّر ذلك اليوم مع نموذج Supy المجاني لمخزون المطاعم، المصمَّم خصيصاً لإدارة مخزون المطاعم. يساعدك على:

• تتبّع المخزون الافتتاحي والمشتريات والمخزون الختامي
• حساب تكلفة البضاعة المباعة COGS تلقائياً
• تحديد التباين في المخزون حسب الفئة
• تحسين أنظمة التحكم في تكلفة الغذاء
• بناء الأساس نحو الطلب التنبّؤي والأتمتة في المطاعم

متاح في Excel وGoogle Sheets، يمنحك نظام التحكم في المخزون المجاني هذا تتبّعاً منظّماً على مستوى المكوّنات دون الحاجة إلى الاستثمار في برنامج إدارة مخزون متكامل.

حمّله بملء النموذج أدناه. للمزيد من المعلومات، اقرأ مقالنا في المدونة حول كيفية عمل النموذج واستخدامه بفعالية.

‍

ما يحتويه النموذج: نظام من 6 تبويبات مصمَّم لعمليات F&B

خلافاً لقائمة مخزون بسيطة، يعمل هذا النموذج مثل برنامج عمليات مطاعم خفيف الوزن. ترتبط كل تبويبة تلقائياً بالأخرى — فتُدخل البيانات مرة واحدة وتحصل على لوحات معلومات التقارير الفورية.

يشمل ست تبويبات منظّمة مصمَّمة خصيصاً للاستخدام في خلفية المطعم.

التبويبة 1 - طريقة الاستخدام

يشتمل النموذج على دليل استخدام خطوة بخطوة. يتمكّن أعضاء الفريق الجدد من التوجيه الذاتي دون أي تدريب منك. تأخذك الخطوات الخمس من إنشاء نسختك إلى قراءة تقرير الملخص — كل شيء مشروح بوضوح بلغة بسيطة.

التبويبة 2 - الإعدادات

اضبط النموذج مرة واحدة وفق عملياتك:

• اسم المطعم أو المنفذ
• تاريخ بداية ونهاية فترة الجرد
• وصف الفترة (مثلاً 'يناير 2026' أو 'الأسبوع 4')
• معدل ضريبة القيمة المضافة
• هامش الربح الإجمالي المستهدف (يحسب تلقائياً نسبة تكلفة الغذاء المستهدفة)
• رمز العملة (AED، $، £، €، إلخ.)
• فئات المطبخ — 8 خانات قابلة للتخصيص (المأكولات البحرية، اللحوم والدواجن، الفواكه والخضروات، الألبان والبيض، المخبوزات، البقالة والمعلبات، الصلصات والتوابل، المجمّدات)
• فئات البار — 7 خانات قابلة للتخصيص (المسكرات والليكيور، البيرة والسيدر، النبيذ والشمبانيا، المشروبات الغازية والميكسرات، العصائر والمياه، الشراب والمُرّات، البيرة المسحوبة)

جميع الخلايا الصفراء حقول إدخال. كل شيء آخر يُحسب تلقائياً. تُملأ تبويبة الإعدادات مرة واحدة فقط لكل موقع — وكل تبويبة أخرى تستند إليها تلقائياً.

التبويبة 3 - قائمة الأصناف الرئيسية

قائمتك الرئيسية لكل صنف تُخزّنه. أضف كل صنف مع:

• اسم الصنف
• الفئة (مرتبطة بإعداداتك)
• وحدة القياس (UOM) — مثلاً 1 كغ، 750مل، حبة
• تكلفة الوحدة
• اسم المورّد
• SKU / رمز الصنف
• ملاحظات

تنقسم قائمة الأصناف الرئيسية إلى أصناف المطبخ وأصناف البار. بمجرد إضافة أصنافك، تنتقل تلقائياً إلى تبويبات جرد المخزون — دون نسخ ولصق، ودون أخطاء إعادة إدخال.

يأتي النموذج مع أكثر من 50 صنفاً تجريبياً جاهزاً في فئتَي المطبخ والبار، يشمل البروتينات والمنتجات الطازجة والألبان والمسكرات والنبيذ والبيرة والمشروبات وأدوات البار. استبدلها بأصنافك الخاصة في دقائق.

التبويبة 4 - جرد مخزون المطبخ

ورقة جرد مطبخك الشهرية أو الأسبوعية. تُملأ الأصناف تلقائياً من قائمة الأصناف الرئيسية. تحتاج فقط لملء ثلاثة أعمدة:

1. الكمية الافتتاحية — كمية المخزون الافتتاحي في بداية الفترة
2. كمية المشتريات — ما استلمته أو اشتريته خلال الفترة
3. الكمية الختامية — مقدار المخزون الختامي المتبقي في نهاية الفترة

كل شيء آخر يُحسب تلقائياً:

• قيمة المخزون الافتتاحي، قيمة المشتريات، قيمة المخزون الختامي — كلها بتكلفة الوحدة
• COGS (تكلفة البضاعة المباعة) — قيمة المخزون الافتتاحي + قيمة المشتريات – قيمة المخزون الختامي
• التباين (القيمة) — الفرق بين المخزون المتوقع والمخزون الفعلي
• نسبة التباين — معبّراً عنها كنسبة مئوية من قيمة المخزون الافتتاحي

تُجمَّع النتائج حسب الفئة مع مجاميع فرعية، مما يُسهّل تحديد مصادر الخسائر بدقة.

التبويبة 5 - جرد مخزون البار

نفس منطق جرد المطبخ، لكن مصمَّم خصيصاً لبارك. تنتقل عناصر البار تلقائياً من قائمة الأصناف الرئيسية. أدخل الكمية الافتتاحية والمشتريات والكمية الختامية؛ يُحسب الباقي تلقائياً.

يُقسَّم البار إلى سبع فئات: المسكرات والليكيور، البيرة والسيدر، النبيذ والشمبانيا، المشروبات الغازية والميكسرات، العصائر والمياه، الشراب والمُرّات، والبيرة المسحوبة. لكل فئة صف مجموع فرعي خاص بها.

التبويبة 6 - تقرير الملخص

نظرة شاملة على العملية بأكملها — المطبخ والبار معاً — لفترة الجرد. يُظهر تقرير الملخص:

• قيمة المخزون الافتتاحي، قيمة المشتريات، قيمة المخزون الختامي، وCOGS لكل فئة
• نسبة COGS الإجمالية لكل فئة — لترى أي المجالات تُشكّل أعلى التكاليف
• إجمالي المطبخ وإجمالي البار
• إجمالي COGS الكلي (المطبخ + البار)

لا تجميع يدوي. لا نسخ وإلصاق للأرقام من ورقة إلى أخرى. يتحدّث تقرير الملخص بمجرد إتمام تبويبات جرد المخزون.

كيفية استخدام النموذج: 5 خطوات لأول جرد

الخطوة 1: إنشاء نسختك

في Google Sheets، انتقل إلى ملف > إنشاء نسخة. في Excel، احفظ الملف باسم جديد خاص بمنفذك أو فترة الجرد. لا تعدّل النسخة الأصلية أبداً — اعمل دائماً من نسخة.

الخطوة 2: ضبط الإعدادات

افتح تبويبة الإعدادات واملأ الخلايا الصفراء: اسم مطعمك، وتواريخ فترة الجرد، ومعدل ضريبة القيمة المضافة، وهامش الربح المستهدف، والعملة. خصّص فئات المطبخ والبار لتتوافق مع طبيعة عملياتك الفعلية.

الخطوة 3: بناء قائمة الأصناف الرئيسية

استبدل الأصناف التجريبية الجاهزة بأصنافك الخاصة. أضف كل صنف تُخزّنه — في المطبخ وخلف البار — مع تكلفة الوحدة ووحدة القياس والفئة والمورّد. هذه الخطوة هي الأساس. كلما كانت قائمة الأصناف الرئيسية أدق، كانت الجرود ومحاسبة COGS أدق.

الخطوة 4: إجراء جرد المخزون

في نهاية فترة الجردك، افتح تبويبة جرد مخزون المطبخ. لكل صنف، أدخل الكمية الافتتاحية (ما لديك في البداية) والمشتريات (ما وصل) والكمية الختامية (ما عدّته فعلياً). كرّر ذلك لتبويبة جرد مخزون البار.

الخطوة 5: قراءة تقرير الملخص

افتح تبويبة تقرير الملخص. إجمالي COGS والتكلفة حسب الفئة وأداء المطبخ والبار مجتمعَين — كلها محسوبة وجاهزة للتحليل. قارن تكاليفك الغذائية الفعلية بهامش الربح الإجمالي المستهدف — المضبوط في تبويبة الإعدادات — وتحقّق من أي فئات تُظهر تبايناً عالياً.

8 ممارسات مثلى للاستفادة القصوى من نموذج جرد مخزونك

النموذج يقوم بالحساب — أنت توفّر الانضباط. إليك الممارسات التي تُميّز المطاعم التي تتحكم في تكاليفها عن تلك التي تتساءل أين ذهبت الأموال.

1. الجرد بجدول زمني ثابت — والالتزام به

سواء كنت تُجري الجرد أسبوعياً أو كل أسبوعين أو شهرياً، الجدول الزمني أهم من التكرار. الجرد العشوائي يُنتج بيانات عشوائية. حدّد تاريخ جرد متكرر — آخر يوم من كل أسبوع أو أول اثنين من كل شهر — وعامله على أنه غير قابل للتفاوض. التكرار المنتظم يجعل بيانات التباين ذات معنى وقابلة للمقارنة بين الفترات.

2. ملء الأعمدة الثلاثة دائماً

تعتمد معادلة COGS على الكمية الافتتاحية والمشتريات والكمية الختامية. ترك أي منها فارغاً — أو تقديرها — يُفسد الحساب. إذا كنت لا تعرف رقماً بالفعل، فهذا مؤشر على ضرورة إصلاح عملية الاستلام لديك، وليس تجاوز الحقل. درّب فريقك على أن الخلية الفارغة بمكلفة مثل البراد الفارغ.

3. استخدام قائمة الأصناف الرئيسية كمصدر واحد للحقيقة

يجب أن يكون كل صنف تُخزّنه في قائمة الأصناف الرئيسية قبل بدء الجرد — لا أثناءه. بمجرد أن تبدأ بجرد أصناف غير مدرجة، تُنشئ فجوات في COGS. ابنِ قائمة أصناف رئيسية شاملة أولاً، ثم اجرِ الجرد ثانياً.

4. فصل جرد المطبخ والبار وتحديد المسؤولية

صُمّم النموذج بتبويبات منفصلة للمطبخ والبار لسبب وجيه: هذان مركزا تكلفة مختلفان، يديرهما فريقان مختلفان، بأنماط هدر مختلفة. عيّن شخصاً واحداً لإدارة جرد المطبخ وشخصاً آخر لجرد البار. المساءلة بحسب المجال يُنتج بيانات أكثر دقة بكثير من شخص واحد يحاول جرد كل شيء.

5. تسجيل المشتريات بدقة — لا تقريباً

يمثّل عمود المشتريات كل ما دخل مخزونك خلال الفترة. هذا يشمل كل عملية تسليم، وكل تحويل وارد من منفذ آخر أو المطبخ المركزي، وكل شراء طارئ. إذا لم تلتقط جميع المشتريات، ستكون COGS أقل من الواقع وسيبدو التباين أفضل مما هو عليه. احتفظ بإيصالات التسليم وراجعها عند ملء عمود المشتريات.

6. التحقيق في التباين — لا قبوله

التباين هو الفرق بين ما يجب أن يكون عليه مخزونك (بناءً على المخزون الافتتاحي + المشتريات – COGS) وما جردته فعلياً. تباين إيجابي يُشير إلى حركات مخزون غير مسجّلة أو أخطاء جرد. تباين سلبي — حيث المخزون الفعلي أقل من المتوقع — يُشير إلى سرقة أو هدر أو تجاوز في الحصص أو تحويلات غير مسجّلة. استخدم مجاميع الفئات الفرعية في تقرير الملخص لتضييق نطاق المجال الذي يحتاج إلى تحقيق.

7. تحديث قائمة الأصناف الرئيسية عند تغيّر التكاليف

تكاليف الوحدة تتقلّب. عندما يرفع المورّد الأسعار، حدّث تكلفة الوحدة في قائمة الأصناف الرئيسية فوراً — لا في نهاية الشهر. تكلفة قديمة في قائمة الأصناف الرئيسية تعني أن أرقام COGS لديك خاطئة، والقرارات المبنية على COGS خاطئة أسوأ من غياب البيانات كلياً.

8. استخدام النموذج على جهاز محمول أثناء الجرد

أوراق الجرد الورقية تُولّد أخطاء نسخ عند نقل القيم إلى جداول البيانات. افتح النموذج على لوح أو هاتف أثناء الجرد الفعلي وأدخل الكميات مباشرة. هذا يُزيل مرحلة النقل من الورق إلى الشاشة كلياً ويُقلّل الخطأ البشري بشكل ملحوظ.

الموارد ذات الصلة

• ما هو التباين في تكلفة الغذاء وكيفية التحكم فيه - supy.io/blog/what-is-food-cost-variance-and-how-to-control-it
• كيفية حساب نسب تكلفة الغذاء - supy.io/blog/how-to-calculate-restaurant-food-cost-percentage
• إدارة مخزون المطاعم: 8 نصائح تحتاج معرفتها - supy.io/blog/restaurant-inventory-management-tips
• 10 نصائح للحد من الهدر الغذائي في المطاعم - supy.io/blog/10-tips-to-reduce-restaurant-food-waste
• الميزات الواجب توافرها في برنامج إدارة مخزون المطاعم - supy.io/blog/the-features-to-look-for-in-a-restaurant-inventory-management-software-in-2024

هل أنت مستعد للتطور إلى ما هو أبعد من جداول البيانات؟

هذا النموذج مصمَّم لمساعدتك على الجرد بذكاء اليوم. عندما تكون مستعداً لأتمتة COGS وتوصيل نقطة البيع وإدارة المشتريات عبر منافذ متعددة، فإن منصة Supy لإدارة المخزون هي الخطوة التالية.

احجز عرضاً توضيحياً على supy.io/book-a-demo — واكتشف كيف يُقلّل كبار مشغّلي المطاعم والبارات في المنطقة تكاليف الغذاء ويُزيلون العمل اليدوي.

‍