Restaurant Par Level: Wie veraltete Tabellenkalkulationen zu Engpässen und Überbestellungen führen

Ein Restaurant profitabel zu führen, hängt selten von einer einzigen großen Entscheidung ab. Es sind Hunderte kleiner Entscheidungen, die Woche für Woche getroffen werden. Was bestellt werden soll. Wie viel vorbereitet werden soll? Wann aufgefüllt werden soll. Und wie viel Puffer genug ist, ohne in Verschwendung zu münden?

Genau hier kommen Par-Level ins Spiel.

Par Level ist eines der einfachsten Konzepte in der Warenwirtschaft und gleichzeitig eines der am häufigsten missverstandenen. Setzen Sie es richtig ein, läuft Ihre Küche ruhiger mit weniger Engpässen und weniger Verschwendung. Setzen Sie es falsch ein, binden Sie Kapital, bestellen zu viel oder geraten während des Betriebs in Bedrängnis.

In diesem Blog erläutern wir, was Par Level wirklich bedeutet, wie Sie es präzise berechnen und warum moderne Restaurants zunehmend von statischen Tabellenkalkulationen hin zu systemgesteuerten Par-Level-Planungen wechseln.

1. Was ist ein Par Level?

Der PAR Level, kurz für „Periodic Automatic Replacement Level" (periodischer automatischer Nachfüllstand), gibt die ideale Lagerbestandsmenge einer bestimmten Zutat an, die ein Restaurant jederzeit vorhalten sollte, um seine Warenwirtschaft auf optimaler Leistung zu betreiben. Es ist die Kennzahl, die sicherstellt, dass wichtige Artikel nie ausgehen, und die gleichzeitig überschüssigen Bestand vermeidet, der zu Verschwendung führen kann.

Der PAR-Level eines Artikels kombiniert die vorhandene Lagermenge plus die bestellte Menge. Wenn der PAR-Level für Ketchup beispielsweise 10 Flaschen beträgt, Sie aber nur 3 auf Lager haben, beträgt die Bestellmenge 7.

Indem Sie den richtigen Par Level ermitteln, kann Ihr Restaurant die reguläre Nachfrage konstant decken, mit einem Sicherheitspuffer für unerwartete Nachfragespitzen. Das Festlegen eines Par Levels erfordert einen proaktiven Ansatz, bei dem Sie das Mindesthaltbarkeitsdatum Ihrer Zutaten, die Lieferhäufigkeit und das Management Ihres Bestands berücksichtigen müssen.

Ein PAR-Level-System ist besonders wichtig für Restaurantketten mit mehreren Standorten, bei denen die Aufrechterhaltung konsistenter Par-Level an allen Standorten entscheidend für den Markenruf und ein einheitliches Kundenerlebnis ist.

Empfohlene Lektüre: Restaurant-Warenwirtschaftssoftware: Schlüssel zu Kostenkontrolle und Warenwirtschaft.

Das Einrichten von Par-Leveln in Ihrem Unternehmen kann zu mehreren Vorteilen führen, die sich positiv auf Ihr Ergebnis und Ihre Kosteneinsparungen auswirken:

2. Die Vorteile von PAR Level in der Restaurant-Warenwirtschaft

• Lebensmittelverschwendung reduzieren: Durch die Vermeidung von Überbestellung begrenzen Sie den überschüssigen Bestand und verringern die Anzahl der Artikel, die verderben und damit verschwendet werden könnten (z.B. frische Zutaten).
• Eine gesunde Umschlagshäufigkeit aufrechterhalten: Die Umschlagshäufigkeit gibt die Fähigkeit eines Unternehmens an, seinen Bestand zu kontrollieren oder ihn innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu leeren und wieder aufzufüllen. Durch die Vermeidung von Über- und Unterbestellung wird Ihre Umschlagshäufigkeit einen gesunden Wert erreichen.
• Kunden zufrieden halten: Ausreichend Vorräte sicherzustellen, verhindert verpasste Verkaufschancen. Wenn ein Kunde regelmäßig nach einem Artikel sucht, der nicht vorrätig ist, wird Ihr Markenruf darunter leiden.
• Gewinne steigern: Ja, das Festlegen von PAR-Leveln hilft Ihnen, Ihre Warenwirtschaft besser zu verwalten, was wiederum Ihre Risiken durch Verschwendung und Engpässe reduziert und zu höheren Gewinnen führt.
• Datengestützte Entscheidungen treffen: Jede Ihrer Zutaten wird einen unterschiedlichen PAR-Level haben, basierend auf Haltbarkeitsdatum und Beliebtheit. Einige Artikel können saisonal bedingt sein, weshalb ihr PAR-Level sich über die Monate verändern kann. Ein digitaler Überblick über Ihre PAR-Level hilft Ihnen, Trends und Muster zu erkennen und damit Ihre Warenwirtschaft und folglich Ihre Kosten besser zu steuern.

3. Wie berechnet man einen Par Level?

Die Berechnung eines PAR Levels erfordert ein tiefes Verständnis Ihrer Speisekarte, Kundennachfrage und Saisonalitätstrends. Mehrere Kennzahlen müssen bekannt sein, wie die Vorlaufzeit, der durchschnittliche Tagesverbrauch und der Sicherheitsbestand. Ein präziser PAR-Level gewährleistet einen reibungslosen Betrieb, vermeidet Engpässe und reduziert Lagerkosten. Anhand eines realen Beispiels zeigen wir, wie PAR-Level berechnet werden.

1. Durchschnittlichen Tagesverbrauch (ADU) ermitteln
2. Vorlaufzeit ermitteln
3. Sicherheitsbestand schätzen
4. Par Level berechnen

Stellen Sie sich vor, Sie betreiben ein Café. Einer Ihrer beliebtesten Artikel ist eine Spezialitätenkaffeemischung. Um sicherzustellen, dass Sie nie ausgehen, müssen Sie den PAR-Level für diese Kaffeemischung berechnen.

Schritt 1: Durchschnittlichen Tagesverbrauch (ADU) ermitteln

Angenommen, Sie haben Ihre Verkaufsdaten der letzten 30 Tage ausgewertet und festgestellt, dass Sie 300 kg der Kaffeemischung verwendet haben.

Dieses Café verwendet täglich 3 kg seiner Spezialitätenkaffeemischung.

Schritt 2: Vorlaufzeit ermitteln

Die Vorlaufzeit ist die Zeit, die für die Lieferung jedes Ihrer Artikel benötigt wird. Die Kenntnis der Vorlaufzeit ist entscheidend, um genau vorherzusagen, wie weit im Voraus Sie Ihre Artikel bestellen müssen, damit sie an einem beliebigen Tag, insbesondere an frequentierten Tagen, auf PAR-Level sind.

Frische Produkte haben typischerweise kürzere Vorlaufzeiten. Je nach Lieferant und Saisonalität kann die Lieferung 2 bis 3 Tage dauern.

Spezialprodukte können längere Vorlaufzeiten haben, da sie möglicherweise aus dem Ausland importiert werden müssen und Zoll sowie lange Transportwege zu durchlaufen haben.

Angenommen, die Kaffeebohnen benötigen 5 Tage für die Lieferung, da sie aus einem exotischen Ursprungsland importiert werden.

Schritt 3: Sicherheitsbestand schätzen

Der Sicherheitsbestand berücksichtigt die zusätzliche Lagermenge, die Sie bei plötzlich erhöhter Nachfrage benötigen.

Der Sicherheitsbestand kann anhand der folgenden Formel berechnet werden:

Angenommen, die maximale Menge an Kaffeebohnen, die Sie je an einem Tag verwendet haben, beträgt 4 kg, und die maximale erlebte Vorlaufzeit betrug 7 Tage. Der Sicherheitsbestand wäre dann:

Schritt 4: PAR Level berechnen

Wenden Sie nun diese Zahlen auf die PAR-Level-Formel an:

In diesem Beispiel beträgt der PAR-Level für die Spezialitätenkaffeemischung im Café 22 kg.

Das bedeutet, Sie sollten immer mindestens 22 kg dieser Kaffeemischung auf Lager haben, um die Kundennachfrage zu decken und eventuelle Lieferverzögerungen zu berücksichtigen.

Die Berechnung des PAR-Levels ist entscheidend für eine effiziente Warenwirtschaft, die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit und die Minimierung unnötiger Kosten. Es geht dabei um eine Balance zwischen ausreichend Bestand zur Deckung der Nachfrage und der Vermeidung zu hoher Kapitalbindung im Bestand.

Denken Sie daran: PAR-Level-Berechnungen sind keine einmalige Aufgabe. Ihre PAR-Level sollten regelmäßig überprüft werden, um Veränderungen in der Nachfrage oder Lieferkettendynamik zu berücksichtigen.

4. Warum manuelle Par Level mit der Zeit versagen

Par Level scheitern nicht daran, dass Teams es nicht ernst nehmen. Sie scheitern, weil sich die Realität schneller verändert als Tabellenkalkulationen. Häufige Ursachen für Par-Level-Abweichungen sind:

• Veränderungen im Verkaufsmix
• Saisonale Nachfrageschwankungen
• Schwankende Vorlaufzeiten bei Lieferanten
• Menüaktualisierungen
• Schwund durch Portionsabweichungen und Verschwendung

Wenn Par-Level in Excel gespeichert sind, hängt ihre Aktualisierung davon ab, dass sich jemand daran erinnert, die Datei zu überarbeiten, den Verbrauch neu zu berechnen und die Änderungen an das Team weiterzugeben. In der Praxis geschieht das selten konsequent.

5. PAR Level: Best Practices

1) Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Wie bereits erwähnt, variiert ein PAR-Level je nach Jahreszeit, Lieferanten und Kunden. Daher ist es entscheidend, Ihre PAR-Level regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass Ihre Warenwirtschaft optimal läuft.

Nehmen Sie zum Beispiel Kürbiskuchen. Im Herbst ist er möglicherweise sehr beliebt, doch im Sommer könnte erfrischendes Eis die Nachfrage bestimmen. Vielleicht möchten Sie im Sommer weniger Kürbiskuchen vorrätig haben.

2) Technologie für Präzision einsetzen

Im Zeitalter der digitalen Transformation kann der Einsatz von Technologie wie einem Warenwirtschaftssystem die Präzision und Einfachheit der Pflege eines Par-Level-Inventars erheblich verbessern. Diese Systeme bieten Echtzeitdatenanalyse und können das Tracking von Vorlaufzeit, Verbrauchsrate und Sicherheitsbestand automatisieren, wodurch der Prozess der Pflege von Par-Leveln effizienter und weniger fehleranfällig wird.

3) Lieferantenbeziehungen aufbauen

Ihr PAR-Level wird auf Basis von Vorlaufzeiten und Lieferkonsistenz berechnet. Das sind Faktoren, die nur Ihre Lieferanten kontrollieren. Daher ist es entscheidend, vertrauensvolle Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufzubauen, um einen kontinuierlichen Produktzufluss sicherzustellen.

‍6. Wie Supy Restaurants hilft, Par Level effektiver zu verwalten

Supy unterstützt die Par-Level-Planung, indem es Lagerbewegungen, Einkauf und tatsächliche Verbrauchsdaten in einer einzigen operativen Ansicht verknüpft.

Anstatt sich auf statische Tabellenkalkulationen zu verlassen, können Teams:

• Verfolgen, wie schnell Artikel tatsächlich verbraucht werden
• Lieferantenzuverlässigkeit und Vorlaufzeiten verstehen
• Par-Level basierend auf der tatsächlichen Nachfrage anpassen
• Überbestellungen reduzieren, ohne Serviceausfälle zu riskieren

Das Ziel ist nicht, Entscheidungen blind zu automatisieren. Es geht darum, Betreibern klarere Signale zu geben, damit Entscheidungen früher und mit mehr Zuversicht getroffen werden können.

7. Abschließende Gedanken

Par Level bedeuten keine Perfektion. Sie bedeuten Kontrolle.

Wenn Par-Level durchdacht und aktuell sind, fühlen sich Küchen ruhiger an, wird der Einkauf planbarer und bleibt der Wareneinsatz stabil, selbst wenn sich die Nachfrage ändert. Im heutigen Betriebsumfeld gewinnen nicht die Restaurants, die am wenigsten bestellen. Es sind die Restaurants, die konsequent genau das Richtige bestellen.

Wenn Sie Par-Level möchten, die sich der Realität anpassen, anstatt in Tabellenkalkulationen zu verweilen, lohnt es sich zu erkunden, wie moderne Warenwirtschaftssysteme eine intelligentere Planung mit Supy ermöglichen, oder lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden zum Restaurant-Betriebsmanagement.