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Warenwirtschaft vs. Tabellenkalkulation: Wann ist der Wechsel sinnvoll?
Wo Tabellen funktionieren – und wo sie aufhören
Eine Tabellenkalkulation ist häufig das richtige erste Werkzeug für das Bestandsmanagement in Restaurants. Sie kostet nichts, jede Führungskraft kennt die Bedienung bereits, und für einen einzelnen Standort mit einer zählenden Person kann sie das Gesamtbild abbilden. Die Probleme beginnen, sobald der Betrieb über das hinauswächst, was ein einziges Blatt – und eine einzige Person – noch tragen kann.
An einem einzigen Standort funktioniert eine gepflegte Tabelle. Eine Person verantwortet die Zählungen, die Bestellungen und den Abgleich und behält den Überblick ebenso sehr im Kopf wie auf der Seite.
Diese Stärke wird zur Schwäche. Wenn der Bestandsprozess von einer einzigen Person abhängt, stockt er in dem Moment, in dem diese Person im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt. Ein Betreiber beschrieb seinen Tabellenkalkulationsprozess als reibungslos – bis zu dem Tag, an dem die Person, die ihn betreut hatte, nicht mehr da war. Danach konnte ihn niemand anderes mehr nachvollziehen.
Arbeitsstunden sind der andere versteckte Kostenfaktor. Bestellungen werden manuell aus E-Mails, Messenger-Apps und separaten Lieferantenportalen zusammengestellt. Eine Gastronomiegruppe berichtete, dass sie dafür monatlich rund 160 Personalstunden aufwandte. Mit jedem weiteren Standort wachsen Fehler und Aufwand.
Tabellen vs. Warenwirtschaft im direkten Vergleich
Der ehrliche Vergleich ist kein Feature-für-Feature-Vergleich. Es geht darum, wo jeder Ansatz mit zunehmender Skalierung standhält. Die folgende Tabelle bewertet beide nach den Kriterien, die Betreiber am häufigsten nennen.
| Bewertungskriterium | Tabellenkalkulation | Warenwirtschaft |
|---|---|---|
| Übergabe bei Personalwechsel | Liegt im Kopf einer Person | Prozess und Historie bleiben im System |
| Aktueller Lagerbestand | Nur so aktuell wie die letzte manuelle Aktualisierung | Livebestand, automatisch aktualisiert |
| Bestellungen über mehrere Lieferanten | Verteilt auf E-Mail, Chat und Portale | Ein Bestellfenster mit bevorzugtem Lieferant je Artikel |
| Mehrere Standorte verwalten | Separate Tabelle pro Standort, manuell zusammengeführt | Ein gemeinsames Artikelstamm für alle Standorte |
| Bestandszählung | Jeweils eine Person, Eingabe später | Paralleles Zählen, Abweichung sofort sichtbar |
| Monatsabschluss | Manuell für jede Periode neu aufgebaut | Berichte und Wareneinstandskosten aus den Zählungen |
Was sich ändert, wenn alle Standorte ein System nutzen
Der Wechsel von Tabellen ist kein Hinzufügen von Funktionen. Es geht darum, jeden Standort auf einen gemeinsamen Artikelstamm zu bringen, sodass derselbe Artikel überall dasselbe bedeutet.
Der aktuelle Lagerbestand ist dann in den Bildschirmen sichtbar, die Teams ohnehin nutzen. Aktuelle Bestände, Mindestmengen und Sollbestandsniveaus erscheinen direkt auf den Bestell-, Wareneingangs- und Zählbildschirmen. Mitarbeitende sehen, was aufgefüllt werden muss, ohne ein separates Blatt öffnen zu müssen. Bestellungen laufen über einen einzigen Bildschirm, mit dem bereits je Artikel hinterlegten bevorzugten Lieferant, statt wöchentlich über Portale zusammengestellt zu werden.
Das Bestellen nach Sollbestand ist der Bereich, in dem sich viel manuelle Arbeit verbirgt. Eine Software kann eine Bestellung aus dem aktuellen Bestand in einem einzigen Schritt bis zum Sollbestand auffüllen, statt dass eine Führungskraft jede Zeile einzeln abschätzt.
Wer den Sollbestand lieber nicht manuell berechnen möchte: Der kostenlose Sollbestand-Kalkulator ermittelt ihn für jeden Artikel anhand von Verbrauch, Liefertagen und Lieferzeiten des Lieferanten.
Auch die Zählung wird schneller. Mehrere Personen können gleichzeitig mit ihren Smartphones zählen, die Ergebnisse werden automatisch zusammengeführt, und die Abweichung zum System ist sofort sichtbar. Supy berichtet von mehr als 50 % weniger Zeitaufwand bei der Zählung im Vergleich zu manuellen Methoden. Da jede Aktion einem namentlich genannten Nutzer zugeordnet ist, übersteht der Prozess eine Übergabe, anstatt mit der Person zu verschwinden, die ihn betrieben hat. Für den umfassenderen Überblick über den Leistungsumfang einer dedizierten Lösung, die über mehr als 75 Integrationen an Ihr Kassensystem und Ihre Buchhaltung angebunden ist, lesen Sie unsere Übersicht zur Restaurant-Warenwirtschaft.
Woran Sie erkennen, dass Sie die Tabelle entwachsen sind
Der Wechsel ergibt sich selten aus einem einzigen dramatischen Versagen. Meist sind es mehrere kleine Anzeichen, dass die Tabelle inzwischen mehr kostet als sie einspart.
Achten Sie auf vier davon. Mehr als ein Standort benötigt jetzt gleichzeitig dieselben Zahlen. Mehr als eine Person muss den Bestand lesen oder aktualisieren, nicht nur die verantwortliche Person. Der Monatsabschluss dauert Tage statt Stunden. Und derselbe Lieferant wird von verschiedenen Filialen separat bestellt. Wenn zwei oder mehr davon zutreffen, haben Sie die Tabelle wahrscheinlich entwachsen. Unser ausführlicher Blick auf die Anzeichen, dass eine Gruppe die Tabellenkalkulation für den Bestand entwachsen ist, erläutert jeden einzelnen Punkt.
Wählen Sie also die Tabelle, wenn Sie einen Standort betreiben, eine Person den Bestand verantwortet und der Monatsabschluss schnell geht. Wählen Sie Warenwirtschaft, sobald der Bestand mehr als einen Standort oder mehr als eine Person umfasst. Wechseln Sie auch dann, wenn Bestellungen über Lieferanten verteilt sind oder Zählung und Abschluss ganze Tage in Anspruch nehmen. Der Test ist einfach: Wenn der Prozess in der Woche zusammenbrechen würde, in der sein Verantwortlicher abwesend ist, ist es Zeit, ihn in ein System zu überführen.
