Menüpositionen dem Inventar mehrerer Kassensystem-Standorte zuordnen: Ein Lagerüberblick

Warum ein Produkt mit zwei verschiedenen Codes endet

Wenn Sie mehrere Kassensysteme an verschiedenen Standorten betreiben, trägt dasselbe Produkt selten denselben Code in jedem System. Das Kassensystem nennt einen Burger BURG-01, während Ihr Inventarsystem ihn als 1001-BEEF-PATTY kennt, und das Kassensystem eines zweiten Standorts verwendet wieder einen dritten Code. Bis diese Codes einem Rezept zugeordnet sind, verringert ein Verkauf im Kassensystem nie den richtigen Lagerbestand.

Das ist der Kern des Problems. Eine Menüposition ist das, was der Kunde kauft. Ein Rezept ist das, was die Küche verbraucht. Das Kassensystem kennt nur die Menüposition, also treffen Verkauf und Lagerbewegung nie aufeinander, solange nichts beides verknüpft. Die folgende Tabelle zeigt die Diskrepanz für ein einzelnes Gericht.

Die Lösung ist eine Zuordnungsebene, die jeden Kassensystem-Code aus jedem System mit einem Rezept verknüpft. Tun Sie das einmal, und die Codes müssen nicht mehr übereinstimmen, weil das Rezept der einzige Punkt ist, auf den sie alle auflösen. Für den größeren Zusammenhang der Systemverbindung lesen Sie unseren Leitfaden zu Restaurant-Inventarsoftware-Integrationen.

Jeden Kassensystem-Menüpunkt einem Rezept zuordnen

Sobald ein Kassensystem verbunden ist, besteht der Kernschritt darin, jeden Kassensystem-Menüpunkt dem Supy-Rezept zuzuordnen, das er verbraucht, oder Artikel zu markieren, die keine Verfolgung benötigen. Batch-Operationen ermöglichen die gleichzeitige Verarbeitung vieler Zuordnungen statt einer nach der anderen. Sobald ein Artikel zugeordnet ist, verringert jeder Verkauf automatisch die Zutaten dieses Rezepts. Der Verbrauch wird ab der Umstellung verfolgt, nicht ab einem späteren Datum.

Arbeiten Sie das Menü der Reihe nach durch und geben Sie jedem Artikel eines von drei Ergebnissen. Ordnen Sie ihn einem Rezept zu, markieren Sie ihn als nicht vorrätig, oder parken Sie ihn zur Überprüfung. Eine Menüposition ohne Entscheidung ist diejenige, die Ihre Zahlen später still untergräbt.

Behalten Sie Ihr Inventar als Referenzpunkt, nicht ein einzelnes Kassensystem. Das Kassensystem entscheidet, was verkauft wurde; das Rezept entscheidet, was dieser Verkauf verbraucht hat. Die Zuordnung ist die Art, wie Sie beides verbinden, ohne jedes System auf denselben Code zu zwingen.

Modifikatoren und gemeinsame Zutaten handhaben

Echte Menüs sind nicht ein Knopf für ein Rezept. Ein Burger-Knopf trägt Modifikatoren, so dass 'Käse hinzufügen' eine Cheddar-Scheibe zieht und 'kein Zwiebel' eine entfernt. Eine einzelne Zutat liegt auch hinter vielen Knöpfen, weil dasselbe Patty den Classic, den Double und das Menü-Angebot versorgt.

Ordnen Sie die Modifikatoren als Zutatenanpassungen auf dem Basisrezept zu, nicht als separate Artikel. 'Käse hinzufügen' verringert 20 g Cheddar; 'kein Zwiebel' gibt den Zwiebel zurück in den Lagerbestand. Wo eine Zutat mehrere Knöpfe versorgt, zeigen Sie jeden dieser Knöpfe auf das Rezept, das sie enthält. Ihr Verbrauch addiert sich dann korrekt über das Menü hinweg.

Hier spielen auch stornierte Bestellungen eine Rolle. Wenn eine Kassensystem-Bestellung storniert wird, sollte der Verkauf sauber umgekehrt werden, damit der Lagerbestand nicht doppelt gezählt wird. Eine Stornierung in einer Filiale kann dort auch einen Schwundeintrag erstellen. Dieselbe Sorgfalt zeigt sich darin, wie Kassensystem-Stornierungen die Lebensmittelkosten-Abweichung verursachen, wenn sie nicht behandelt werden.

Eine Zuordnung über gemischte Kassensysteme hinweg aufrechterhalten

Eine Restaurantgruppe betreibt selten ein Kassensystem. Ein Standort erbte ein vom Vermieter kontrolliertes System, ein anderer wurde Jahre zuvor eingerichtet, und die Codes und Formate unterscheiden sich an jeder Tür. Die Zuordnung muss das absorbieren, weil Sie nicht jeden Standort auf ein Kassensystem zwingen können.

Ordnen Sie pro Kassensystem zu, dann gleichen Sie mit derselben Rezeptbibliothek ab, damit alle Standorte in eine Lageransicht berichten. Überprüfen Sie jeden Standort separat, da ein Kassensystem, das halb konfiguriert ankam, nicht sofort mit den anderen übereinstimmt.

Die Formate bleiben unterschiedlich, und das ist in Ordnung. Was zählt, ist, dass alle drei auf dasselbe Rezept auflösen, so dass ein Gericht als eine Zeile in Ihrem Lagerbestand erscheint, obwohl drei Systeme es verkauft haben.

Prüfen, dass jeder Verkauf den richtigen Lagerbestand verringert

Die Zuordnung ist erst abgeschlossen, wenn nichts unzugeordnet bleibt. Ein unzugeordneter Artikel ist jedes Mal, wenn er verkauft wird, ein Loch in Ihrem Lagerbestand, weil dieser Verkauf nichts entnimmt. Der letzte Schritt ist also eine Abdeckungsprüfung: Kein aktiver Menüpunkt auf irgendeinem Kassensystem sollte ohne Rezept oder 'nicht vorrätig'-Markierung stehen.

Führen Sie einen Testverkauf eines zugeordneten Artikels durch und bestätigen Sie, dass die Zutaten um den erwarteten Betrag sinken. Ein Burger-Verkauf sollte 150 g Patty, ein Brötchen und 15 g Soße entfernen, plus 20 g Cheddar, wenn Käse hinzugefügt wurde. Wenn der Lagerbestand wie erwartet bewegt wird, hält die Zuordnung; wenn nicht, zeigt der Artikel auf das falsche Rezept.

Ein System diese Woche zuordnen

Beginnen Sie mit dem Standort, der die unordentlichsten Codes hat, nicht dem saubersten. Exportieren Sie seine aktiven Menüpunkte und markieren Sie jeden einzelnen: einem Rezept zugeordnet, nicht vorrätig oder zur Überprüfung geparkt. Zählen Sie am Ende, wie viele unzugeordnet bleiben.

Diese Anzahl ist Ihre Risikoexposition. Jeder unzugeordnete Artikel ist ein Produkt, das verkauft wird, ohne Lagerbestand zu bewegen, sodass sein Fehlbestand in Ihrer nächsten Inventur ohne Erklärung landet. Bereinigen Sie die unzugeordnete Liste an einem Standort, führen Sie einen Testverkauf zur Bestätigung des Verbrauchs durch, und wiederholen Sie dieselbe Runde an der nächsten Tür.