.jpeg)
Inventarberichte im Restaurant: Wie sie mit der Buchhaltung übereinstimmen
Die zwei Wareneinsatzzahlen, die übereinstimmen sollten
Ihr Inventarbericht und Ihre Buchhaltung stimmen selten von selbst überein, da beide den Wareneinsatz in Echtzeit auf unterschiedliche Weise messen. Das Inventarsystem zählt, was Rezepte und Lagerbewegungen als Verbrauch ausweisen; Ihr Buchhalter zählt, welche Rechnungen gebucht und bezahlt wurden. Dieser Artikel zeigt die kurze Liste der Lücken, die die beiden Zahlen auseinandertreiben, und wie man sie standortübergreifend abstimmt.
- Eine häufige Lücke. Eine Lücke von mehreren Prozentpunkten zwischen den zwei Zahlen ist üblich, wenn eine Gruppe mehrere Standorte betreibt. Angenommen, zwei Ihrer Restaurants berichten jeweils über die Umsatzkosten, und eines liegt 5 Prozentpunkte über dem anderen ohne offensichtlichen Grund. Diese Lücke ist kein Rauschen. Es handelt sich um einen Wareneingangsfehler, eine Kodierungswahl oder einen Bericht, auf den sich niemand geeinigt hat, und jede davon hinterlässt eine Spur, der Sie folgen können.
- Die tatsächlichen Kosten. Die Kosten, es ungelöst zu lassen, sind real. Ein Multi-Standort-Finanzteam, mit dem wir gesprochen haben, verbringt schätzungsweise 10 Tage pro Monat damit, Rechnungen zu Sachkonten zu kodieren und Lieferantendaten von Hand abzustimmen. Das verschiebt die Management-Accounts um mehr als eine Woche pro Periode. Der Sinn einer ordnungsgemäßen Abstimmung besteht darin, diese Tage zurückzugewinnen, nicht einen neuen Bericht zum Stapel hinzuzufügen.
Wo Ihr Inventarbericht und die Bücher auseinandergehen
Vier Ursachen erklären den Großteil der Lücke zwischen dem, was der Inventarbericht als Verbrauch ausweist, und dem, was die Konten als bezahlt zeigen. Finden Sie die, mit der Sie konfrontiert sind, und gehen Sie dann zum Abschnitt, der sie behebt.
| Ursache | Was es mit der Zahl macht | Wo zu suchen ist |
|---|---|---|
| Gleicher Artikel, anderer Code | Dieselbe Zutat wird auf einer Rechnung als Wareneinsatz und auf einer anderen als Getränke gebucht, sodass Kategoriesummen nie übereinstimmen | Ihre Lieferantenrechnungen, Zeile für Zeile, für einen Artikel über einen Monat |
| Wareneingangsfehler und Transferfehler | Bestand, der zwischen Filialen bewegt oder als Kurzlieferung erhalten wurde, wird an einer Stelle gezählt und an einer anderen übersehen | Der Abweichungsbericht, gefiltert nach Überführungen und Wareneingängen |
| Der falsche Bericht | Die Finanzabteilung erstellt den Wareneinsatz manuell aus einem Aktivitätsbericht statt aus dem für die Kostenanzeige vorgesehenen Bericht | Welchen Bericht Ihr Buchhalter am Monatsende tatsächlich öffnet |
| Fehlerhafte Daten | Eine negative oder unmögliche Schlussbestandszahl korrumpiert still die Umsatzkostenlinie, bevor jemand sie liest | Die Schlussbestandssumme, auf Werte überprüft, die nicht wahr sein können |
Die ersten beiden sind Datenprobleme, die Sie an der Quelle beheben. Die beiden letzten sind Prozessprobleme, die Sie lösen, indem Sie den richtigen Bericht wählen und ihn überprüfen, bevor er die Konten erreicht.
Den Bericht wählen, der den Bestand mit den Konten verbindet
Die meisten Abstimmungsprobleme beginnen mit dem falschen Bericht. Ein Team erstellt die Umsatzkosten aus einer Artikel-Aktivitätsliste, weil es der Bericht ist, den sie kennen, und kann dann nicht erkennen, warum die Summe nicht mit den Büchern übereinstimmt. Der für die Kostenanzeige pro Standort erstellte Bericht beantwortet diese Frage direkt, aufgeschlüsselt auf die Weise, die die Konten erwarten.
| Bericht | Was er zeigt | Wann er zu verwenden ist |
|---|---|---|
| Kosten nach Standort | Wareneinsatz aufgeteilt auf Ihre ausgewählten Standorte, mit einer Kostenübersicht und einer Aufschlüsselung nach Artikeln | Abstimmung der Umsatzkosten jedes Standorts mit dem eigenen Hauptbuch |
| Wareneinsatz in Echtzeit nach Standort | Wareneinsatz in Echtzeit nach Standort und Kategorie, filterbar nach Datumsbereich | Verbindung der Kategoriesummen mit den Sachkonten in Ihren Büchern |
| Artikelaktivität | Bewegte Mengen pro Artikel, ohne Kostenansicht | Verfolgung eines einzelnen Artikels, nie für die Erstellung des Wareneinsatzes |
Supy exportiert die Berichte Kosten nach Standort und Wareneinsatz in Echtzeit nach Standort, gefiltert nach Datumsbereich und jeder Kombination von Standorten, sodass die Finanzabteilung dieselbe Zahl liest wie das Inventarsystem. Sobald die Zahlen übereinstimmen, überträgt die Buchhaltungsintegration den Wareneinsatz in Echtzeit direkt in QuickBooks, Xero, Zoho Books oder Wafeq, sodass niemand ihn neu eingeben muss.
Unser Leitfaden zur Wareneinsatz-in-Echtzeit-Berichterstattung für Restaurantgruppen erklärt, warum diese Zahlen in einer Gruppe auseinandergehen, und die Berichtstools befinden sich in Supys Controlling-Plattform.
Die Lücke früh erkennen, nicht erst am Monatsende
Wann Sie eine Abweichung erkennen, entscheidet, was es kostet, sie zu beheben. Ein falscher Preis, der am Liefertag entdeckt wird, lässt sich mit einer schnellen Ablehnung an der Tür beheben.
Derselbe falsche Preis, der bis zum Monatsende ungelöst bleibt, ist eine Gutschrift, die Sie nun einfordern müssen, und die Abweichung hat bereits die Konten beeinflusst. Je länger Sie es ungelöst lassen, desto mehr kostet die Behebung.
Verlagern Sie daher die Prüfung nach oben. Bestätigen Sie den Preis gegen den vereinbarten Preis, wenn die Lieferung eintrifft, nicht wenn die Rechnung gebucht wird.
Stimmen Sie Wareneingänge und Überführungen wöchentlich ab, nicht einmal pro Quartal. Sperren Sie Ihre Rechnungen, sobald die Periode endet, damit keine späte Rechnung eine Zahl ändert, nachdem Sie sie gelesen haben.
Führen Sie dann den Kostenbericht für dieselben Daten durch und verfolgen Sie nur die wenigen verbleibenden Abweichungen, anstatt den gesamten Monat von Grund auf neu aufzubauen.
Wählen Sie den Fall, in dem Sie sich befinden.
Wenn Ihre Kategoriesummen nie übereinstimmen, beginnen Sie mit der Artikelkodierung: Überprüfen Sie einen Artikel über einen Monat Rechnungen. Wenn ein einzelner Standort ohne Grund zu hoch liegt, beginnen Sie mit Wareneingängen und Überführungen. Wenn die Finanzabteilung den Wareneinsatz manuell neu erstellt, wechseln Sie sie in dieser Periode auf den Bericht Kosten nach Standort.
Beheben Sie eine Ursache, beweisen Sie, dass die beiden Zahlen für einen Standort übereinstimmen, und führen Sie dann die Routine in der Gruppe ein, damit jedes Restaurant den Monat mit derselben Zahl abschließt.
