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Ad-hoc-Lieferanteneinkäufe: Jeden Einkauf in allen Restaurantbetrieben verfolgen
Was als Ad-hoc-Lieferanteneinkauf gilt und warum er durch die Risse schlüpft
Ein Ad-hoc-Lieferanteneinkauf ist jeder Kauf außerhalb Ihres normalen Katalogs und Bestellablaufs. Es könnte ein Notfall-Nachkauf bei einem lokalen Lieferanten sein, ein Bargeldkauf im Supermarkt oder eine einmalige Bestellung über das eigene Portal eines Lieferanten. Sie verfolgen ihn, indem Sie jedem dieser Käufe einen einzigen Eingang ins System geben, damit er wie eine geplante Lieferung in Lagerbestand und Kosten landet.
Über mehrere Standorte hinweg sind diese Einkäufe der Ort, an dem die Zahlen still auseinanderlaufen. Eine Filiale zahlt bar für Tomaten. Ein Manager kauft Reinigungsmittel mit Karte. Nichts davon erreicht Lagerbestand, Kosten oder einen Bericht, bis jemand Wochen später den Kassenbon findet.
Die Lösung ist nicht mehr Nachfassen. Sie ist ein einziger Erfassungspfad, durch den jeder Nicht-Katalog-Einkauf läuft, plus eine Obergrenze, die die vermeidbaren stoppt, bevor sie passieren.
Die drei unten aufgeführten Typen decken fast jeden Ad-hoc-Kauf ab, und jeder entkommt aus seinem eigenen Grund.
| Art des Ad-hoc-Kaufs | Typisches Beispiel | Warum er nicht verfolgt wird |
|---|---|---|
| Lieferantenportal oder E-Mail-Bestellung | Eine einmalige Bestellung auf der eigenen Website eines Lieferanten oder per E-Mail aufgegeben | Keine Bestellung wird aufgegeben, daher wird beim Wareneingang nichts erwartet |
| Supermarkt- oder Bargeldkauf | Ein Manager kauft einen fehlenden Artikel mit Petty Cash oder Karte | Der Kassenbon liegt in einer Tasche, nicht in Lagerbestand oder Buchhaltung |
| Notfall-Kauf bei lokalem Lieferanten | Ein kurzfristiger Nachkauf bei einem Lieferanten, der noch nicht eingerichtet ist | Der Lieferant existiert nicht im System, daher hat die Ausgabe keinen Platz zum Landen |
Entscheiden Sie, wie jeder Nicht-Katalog-Einkauf ins System gelangt
Beginnen Sie mit dem, was Sie in der Hand haben. Wenn der Lieferant eine Rechnung geschickt hat, leiten Sie sie an den KI-Rechnungseingang Ihres Restaurants weiter. Er liest den Lieferanten, Positionen, Verpackungsgrößen und Preise und erstellt dann den Wareneingangsschein für die richtige Filiale, ohne dass eine Bestellung erforderlich ist.
Wenn Sie nur einen Kassenbon oder eine Barquittung haben, erfassen Sie ihn stattdessen Zeile für Zeile. So oder so bucht der Kauf noch am selben Tag in Lagerbestand und Kosten, und Ihre Restaurantbeschaffungssoftware führt einen einzigen Datensatz darüber, was tatsächlich eingegangen ist. Die folgende Entscheidung ist die gesamte Methode.
Richten Sie einen dedizierten Ad-hoc-Lieferanten ein, damit nichts außerhalb des Systems bleibt
Bar- und Supermarkteinkäufe brauchen einen Platz zum Landen. Erstellen Sie einen dedizierten Ad-hoc-Lieferanten, manchmal Petty-Cash-Lieferant genannt, und nutzen Sie ihn für jeden Einkauf, der nicht von einem eingerichteten Anbieter stammt. Weisen Sie die Mitarbeiter auf diesen einen Datensatz hin, damit die Ausgaben verfolgbar bleiben und das Rechnungsscannen konsistent bleibt.
Sie benötigen keinen speziellen Einmal-Artikeltyp dafür. Leiten Sie echte Einmalfälle über eine Anfrage mit Sofortgenehmigung weiter und nehmen Sie sie dann gegen den Ad-hoc-Lieferanten entgegen. Der Artikel erhält trotzdem einen Namen, einen Preis und einen Platz in Ihren Berichten, ohne den Katalog zu überfüllen. Die folgenden Schritte sind eine einmalige Einrichtung.
Maverick-Ausgaben auf Filialebene begrenzen, nicht nach Monatsende
Die Ausgaben zu erfassen ist nur die halbe Arbeit. Die andere Hälfte ist, die vermeidbaren Käufe zu stoppen, bevor sie die Filiale verlassen. Setzen Sie eine Werteobergrenze dafür, was ein Standort ohne Genehmigung bestellen kann, und leiten Sie alles darüber an einen Genehmiger weiter.
Mit Berechtigungen und Limits können Sie Bestellwertgrenzen und sequenzielle Genehmigungen von bis zu 5 Genehmigern festlegen. Sie können Regeln nach Filiale, Bestellwert, Kategorie und Benutzer festlegen, über 200+ anpassbare Berechtigungen. Für eine Erläuterung der mehrstufigen Freigabe siehe mehrstufige Bestellgenehmigung für Restaurantgruppen. Die folgenden Kontrollen sind die, die es sich lohnt zuerst einzurichten.
| Kontrolle | Was sie begrenzt | Beispiel |
|---|---|---|
| Bestellwertgrenze | Der Höchstbetrag, den eine Filiale ohne Genehmigung bestellen kann | Bestellungen über 500 $ benötigen die Genehmigung eines Managers |
| Sequenzielle Genehmigung | Wer genehmigt und in welcher Reihenfolge | Wert über 2.000 $ wird an den Gebietsleiter und dann an die Finanzen weitergeleitet |
| Kategorie- und Benutzerlimits | Welche Personen welche Kategorien kaufen können | Nur der Küchenchef kann frische Produkte außerhalb des Katalogs bestellen |
Jeden Ad-hoc-Einkauf standortübergreifend an einem Ort sehen
Sobald jeder Ad-hoc-Kauf auf dieselbe Weise erfasst wird, können Sie ihn endlich sehen. Eine konsolidierte Multi-Outlet-Ansicht zeigt Anfragen und Bestellungen von jedem Standort an einem Ort. Die Seite Received Items listet jede empfangene Zeile als eigene Zeile auf, mit einem vollständigen Prüfpfad darüber, wer was wann gekauft hat.
Diese einzige Ansicht ist das, was verstreute Kassenbons in eine Zahl verwandelt, die Sie verwalten können. Exportieren Sie sie in eine Tabelle, vergleichen Sie Ad-hoc-Ausgaben nach Filiale, und die Ausreißer zeigen sich von selbst.
Wo man anfängt, hängt vom aktuellen Einkauf ab. Wenn Sie eine Lieferantenrechnung haben, leiten Sie sie heute an den KI-Rechnungseingang weiter und lassen Sie ihn den Wareneingangsschein erstellen. Wenn Ihre Filialen mit Bargeld und Supermarktquittungen arbeiten, richten Sie zuerst einen Ad-hoc-Lieferanten ein und leiten Sie dann jeden Nicht-Katalog-Einkauf dorthin. Und wenn dieselben vermeidbaren Bestellungen immer wieder auftauchen, liegt die Lösung in einer Werteobergrenze auf Filialebene, nicht in einer weiteren Erinnerung im Gruppen-Chat.
