5 bewährte Strategien zur Kontrolle des Wareneinsatzes in Restaurants

Nouhad Es-Said

January 29, 2025

Der Wareneinsatz gehört zu den größten Herausforderungen für Restaurants. Bei engen Margen kann selbst ein geringer Anstieg der Zutatenpreise spürbar auf die Gewinne drücken.

Laut dem aktuellen Bericht der National Restaurant Association sind die Großhandelspreise für Lebensmittel im Jahr 2024 im Vergleich zum Vorjahr um 7 % gestiegen, wobei der stärkste Anstieg in der zweiten Jahreshälfte verzeichnet wurde. Steigende Kosten üben enormen Druck auf Restaurantbetreiber aus und erschweren die Aufrechterhaltung der Rentabilität. Solange sich die Preise nicht stabilisieren, bleibt die Kontrolle des Wareneinsatzes eine Top-Priorität für die Branche.

Wareneinsatz senken bedeutet nicht, Qualität einzubüßen. In unserem Blog teilen wir die fünf goldenen Regeln der Wareneinsatzkontrolle, die helfen, Abfall zu reduzieren, den Lagerbestand zu optimieren und die Effizienz in einem anspruchsvollen Markt zu steigern.

Regelmäßige Rezeptkalkulation durchführen
Warenwirtschafts-Tools einsetzen
Lieferantenbeziehungen optimieren und bessere Konditionen aushandeln
Mitarbeiter schulen, um Abfall zu reduzieren
Menü-Engineering nutzen, um hochrentable Artikel zu fördern
Wareneinsatz noch heute in den Griff bekommen

1. Regelmäßige Rezeptkalkulation durchführen

Genau zu wissen, wie viel jedes Gericht kostet, ist die Grundlage einer effektiven Wareneinsatzkontrolle. Die Rezeptkalkulation hilft Restaurants, den tatsächlichen Wareneinsatz pro Portion auf Basis der Zutatenpreise zu ermitteln, damit sie zur Rentabilität beitragen. Um die Margen zu maximieren, ist es wichtig, den idealen Wareneinsatz (was ein Gericht kosten sollte) mit dem tatsächlichen Wareneinsatz (was es nach Berücksichtigung von Abfall und Ineffizienzen wirklich kostet) zu vergleichen.

Die Erfassung dieser Zahlen hilft auch bei der Berechnung der Wareneinsatzquote, einer Kennzahl, die misst, wie viel des Umsatzes für Zutaten ausgegeben wird. Ist die Quote zu hoch, signalisiert dies den Bedarf an besserer Portionskontrolle, Lieferantenverhandlungen oder Menüanpassungen.

Die Berechnung des Wareneinsatzes ermöglicht es, teure Gerichte zu identifizieren, Preise anzupassen und Portionsgrößen zu optimieren. Supys Wareneinsatz-Kalkulator vereinfacht diesen Prozess, indem er Kostenaufschlüsselungen, den empfohlenen Verkaufspreis und den potenziellen Gewinn liefert.

Hier sind einige Möglichkeiten zur Verbesserung der Rezeptkalkulation:

Portionskontrolle einführen, um Abfall zu vermeiden und Konsistenz zu gewährleisten.
Nutzung von Rezeptverwaltungssoftware, um die Kalkulation zu standardisieren und Zutatenpreise zu verfolgen.
Teure Zutaten ersetzen durch günstigere Alternativen ohne Qualitätseinbußen.

2. Warenwirtschafts-Tools einsetzen

Sie können den Wareneinsatz nicht kontrollieren, wenn Sie Ihren Lagerbestand nicht verfolgen und kontrollieren. Die Überwachung des Lebensmittelinventars – einschließlich Wareneingängen, Warenausgängen und dem täglichen Verbrauch – hilft Restaurants, Überbestellungen zu vermeiden, Lebensmittelschwund zu reduzieren und Ineffizienzen zu erkennen, bevor sie die Gewinne beeinträchtigen. Eine genaue Kontrolle des Gesamtwareneinsatzes stellt sicher, dass jede Zutat effektiv genutzt wird und nichts verschwendet wird.

Im Gegensatz zur manuellen Erfassung, die langsam und fehleranfällig ist, liefert ein zentralisiertes Warenwirtschaftssystem sofortige Updates zu Abweichungen und Kosten. So nutzte Pitfire Pizza Supys Echtzeit-Dashboards, um den theoretischen Wareneinsatz mit dem tatsächlichen Verbrauch zu vergleichen und dabei Ineffizienzen wie die Überdosierung von Pilzen aufzudecken. Allein diese Erkenntnis half ihnen, Abfall im Wert von 55.000 USD einzusparen.

Prüfen Sie Ihren Anfangsbestand und bewerten Sie dann Ihren Lagerbestandswert, um die Nachfrage einzuschätzen und festzustellen, ob eine Nachbestellung erforderlich ist. Echtzeit-Benachrichtigungen bei geringen Lagerbeständen stellen sicher, dass wichtige Zutaten rechtzeitig nachbestellt werden, um Engpässe und Überbestellungen zu vermeiden.

3. Lieferantenbeziehungen optimieren und bessere Konditionen aushandeln

Starke Lieferantenbeziehungen können einen großen Unterschied bei der Kontrolle des Wareneinsatzes machen. Die richtigen Partnerschaften helfen Restaurants, bessere Preise zu sichern, Betriebskosten zu senken und eine konsistente Qualität aufrechtzuerhalten, was letztlich die Gewinnmarge verbessert.

Laut Marsel Khanane, Head of Supply Chain bei der Tashas Group, sollten Restaurants auf Skaleneffekte setzen, um Einsparungen zu maximieren. Die ideale Anzahl an Lieferanten hängt von der Größe des Restaurants und der Menüvielfalt ab, aber Ersatzlieferanten sind unerlässlich, um Störungen zu vermeiden. Eine gut geplante Lieferantenstrategie sichert stabile Preise und zuverlässige Lebensmittelversorgung und hält den Restaurantbetrieb reibungslos am Laufen.

https://youtu.be/adMBIl7N3hQ?si=tn0s_7tLcKfkCyp1

Hier sind einige Möglichkeiten, bessere Konditionen auszuhandeln:

Großmengen einkaufen oder einer Einkaufsgemeinschaft (GPO) beitreten, um Mengenpreise zu erhalten und bessere Lieferantenkonditionen auszuhandeln.
Saisonale Rabatte nutzen, indem Zutaten eingekauft werden, wenn sie am günstigsten sind.
Mit lokalen Lieferanten zusammenarbeiten, um Transportkosten zu senken und frischere Zutaten zu erhalten.

Ersatzlieferanten vorhalten, um Engpässe zu vermeiden, ohne sich auf einen einzigen Anbieter zu verlassen.

4. Mitarbeiter schulen, um Abfall zu reduzieren

Küchenmitarbeiter wie Köche, Köchinnen und Vorbereitungsteams sind sich oft nicht über die tatsächlichen Kosten hinter jedem Gericht bewusst. Ohne angemessene Schulung werden Zutaten durch Überdosierungen, unsachgemäße Lagerung oder mangelnde Rezeptkonsistenz verschwendet. Selbst kleine Fehler summieren sich und beeinflussen das Betriebsergebnis des Restaurants. Klare Richtlinien zu etablieren und Mitarbeiter in Portionskontrolle, standardisierten Rezepten und bewusstem Zutateneinsatz zu schulen, kann den Abfall erheblich reduzieren.

Personalkosten tragen ebenfalls zu den Gesamtbetriebskosten bei, weshalb eine angemessene Schulung der Mitarbeiter unerlässlich ist, um Effizienz zu maximieren und Verschwendung zu minimieren. Ein starkes Führungsteam, das Mitarbeiter aktiv in der Wareneinsatzkontrolle schult, macht den Unterschied. Hier sind einige Schulungsgrundlagen zur Abfallreduzierung:

Angemessene Portionsgrößen betonen, um Überportionierung und Zutatenverschwendung zu vermeiden und konsistente Umsätze und Rentabilität sicherzustellen.
Ein Abfallprotokoll erstellen, um Ineffizienzen im Kochprozess zu verfolgen und wiederkehrende Probleme zu identifizieren, die zu unnötigen Kosten führen.
Kreative und innovative Wege fördern, damit Mitarbeiter den Zutateneinsatz bei der Speisenzubereitung optimieren und Abfall minimieren.
Regelmäßige Schulungssitzungen abhalten, um Teams über Best Practices zu informieren, Konsistenz zu fördern und ihre Bemühungen zur Abfallreduzierung zu würdigen.

5. Menü-Engineering nutzen, um hochrentable Artikel zu fördern

Wenn Sie Probleme mit dem Wareneinsatz haben, ist es wichtig, sich auf das Menü des Restaurants zu konzentrieren. Zutaten für Gerichte zu bevorraten, die sich schlecht verkaufen, führt zu Abfall und Gewinnverlust. Anstatt einfach die Menüpreise zu erhöhen oder Portionen zu reduzieren, stellt die Verfeinerung des Menüs durch Menü-Engineering-Techniken sicher, dass jeder Artikel einen Mehrwert für das Unternehmen bietet.

Während historische Verkaufsdaten aus dem POS dabei helfen, beliebte Gerichte zu identifizieren, benötigen Sie einen vollständigen Überblick über die Rentabilität. Die Verfolgung von Lagerbestandskosten zusammen mit Verkaufstrends zeigt, welche Artikel den Umsatz ankurbeln und welche Ressourcen verbrauchen.

Supy bietet Integrationen mit POS- und Buchhaltungssoftware und liefert so eine zentrale Übersicht über Umsatz- und Lagerbestandskosten. Das erleichtert die Preisanpassung, die Verfeinerung von Portionen und die Hervorhebung von Gerichten mit hoher Marge. Ein gut durchdachtes Menü hält die Kosten im Griff und sorgt gleichzeitig für ein tolles Esserlebnis.

6. Wareneinsatz noch heute in den Griff bekommen

Ein erfolgreiches Restaurant zu führen beginnt damit, Möglichkeiten zur Senkung unnötiger Kosten ohne Qualitätseinbußen zu identifizieren. Lebensmittelschwund, ineffizientes Bestandsmanagement und schlecht optimierte Menüs können an den Gewinnen nagen, aber kleine Veränderungen können eine große Wirkung haben. Die Konzentration auf Wareneinsatzkontrolle, intelligenteres Einkaufen und Mitarbeiterschulungen sichert langfristigen Erfolg in der Gastronomie.

Mit den richtigen Werkzeugen werden diese Veränderungen einfacher umzusetzen. Supys Warenwirtschaft, POS-Integrationen und Echtzeit-Controlling geben Restaurants vollständige Transparenz über Kosten und helfen ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Wer den Wareneinsatz heute in den Griff bekommt, schafft die Grundlage für stärkere Rentabilität, reibungslosere Abläufe und ein nachhaltig erfolgreiches Unternehmen.