Lieferantenbestellungen im Restaurant: Sieben Bestellfehler bei Mehrfilial-Betrieben

Warum Mehrfilial-Bestellungen still Geld verlieren

Lieferantenbestellungen in Restaurants scheitern selten in einem lauten Moment. Bei einer Mehrfilialgruppe verlieren sie Geld durch kleine Gewohnheiten: eine händisch nachgetippte Bestellung, ein falsch gewählter Artikel aufgrund eines vagen Namens, eine Filiale, die bei Lieferantenmangel Off-List einkauft. Jeder Fehler ist einmalig günstig und jede Woche teuer. Die Lösung besteht darin, den Fehler zu benennen und ihn mit einer konkreten Maßnahme zu schließen.

Diese Liste behandelt sieben Bestellfehler, die wir bei Mehrfilialgruppen am häufigsten sehen, und die konkrete Lösung für jeden. Lesen Sie sie als Selbst-Audit: Markieren Sie die Fehler, die in Ihrem Betrieb auftreten, und beginnen Sie mit dem kostspieligsten.

Hier sind die sieben Fehler, schlimmste zuerst.

1. Bestellungen per Tabellenkalkulation und Messaging-App zusammenführen. Eine Filiale exportiert ihre Bestellung in eine Tabelle und schickt sie per Messaging-App, damit die Zentrale sie mit den übrigen zusammenführen kann. Jeder Export und jedes Einfügen ist eine Gelegenheit, die falsche Menge an den falschen Lieferanten zu senden – und das Problem wächst mit jeder neuen Filiale. Die Lösung ist, den ausstehenden Bedarf aller Filialen in einer zentralen Beschaffungsübersicht zu bündeln und anschließend Lieferantenbestellungen en masse zu erstellen, ohne filialweises Einloggen.
2. Bestellungen und Umsätze händisch nachtragen. Das Team tippt Bestellungen oder Umsatzzahlen manuell aus einem System in ein anderes. Manuelle Nacherfassung ist langsam und macht Zahlendreher, sodass Bestellungen und Lagerbestand sich stetig von der Realität entfernen. Die Lösung ist, Filialanforderungen über eine Genehmigungsstufe in lieferantenseitig gruppierte Bestellungen fließen zu lassen und Routinepositionen als Dauerbestellungen einzurichten, die sich automatisch zum geplanten Zeitpunkt erstellen und einreichen.
3. Lieferantenartikel mit Abkürzungen benennen. Artikel werden unter Abkürzungen gespeichert, sodass Mitarbeitende zwei ähnliche Produkte nicht auseinanderhalten können, wenn mehrere Kartoffel- oder Buttervarianten existieren. Der falsche Artikel wird bestellt, und der Fehler fällt erst bei der Lieferung oder auf der Rechnung auf. Die Lösung ist, einen Basisartikel pro Zutat zu führen, mit allen Lieferanten-SKUs und Packungsgrößen verknüpft, und je Artikel einen bevorzugten Lieferanten zu hinterlegen, damit die richtige Position eindeutig erkennbar ist.
4. Keinen Ersatz bei Lieferantenmangel vorhalten. Jeder Artikel hat einen Lieferanten und keinen Plan für den Tag, an dem ein Grundprodukt fehlt. Eine einzige Störung blockiert Bestellungen und erzwingt kurzfristige Off-List-Käufe zu Tagespreisen. Die Lösung ist, je Artikel alternative Lieferanten neben dem bevorzugten zu pflegen, damit bei einem Engpass sofort eine Ausweichoption besteht und kein hektisches Suchen nötig ist.
5. Umsatzdaten aufgeteilt zwischen POS und Lieferplattformen lassen. Die Umsätze liegen im Kassensystem und in mehreren nicht verbundenen Lieferplattformen. Ohne eine saubere Verkaufshistorie basieren Bestellung und Prognose auf unvollständiger Nachfrage und kaufen die stärksten Kanäle unter. Die Lösung ist, das Kassensystem und jeden Lieferkanal zu verbinden, sodass alle Umsätze in ein System fließen.
6. Nach Augenmaß statt nach Sollbestand bestellen. Einkäufer legen Mengen aus dem Gedächtnis fest statt anhand eines Sollbestands, sodass die Gruppe zwischen Fehlbestand und Überbestand schwankt, während Kapital im Kühlraum gebunden ist. Die Lösung ist, gegen aktuellen Lagerbestand versus Sollbestand zu bestellen, mit einer Auffüll-Aktion, die den Fehlbedarf berechnet, bevor die Position zur Überprüfung freigegeben wird. Wer die Sollbestände nicht manuell berechnen möchte, kann dafür den kostenlosen Sollbestand-Rechner nutzen, der sie für jeden Artikel basierend auf Verbrauch, Liefertagen und Lieferantenvorlaufzeiten ermittelt.
7. Jedem erlauben zu bestellen, ohne Limits. Jede Person kann eine Bestellung erstellen und absenden, ohne Genehmigungsschritt und ohne Wertgrenze. Maverick-Ausgaben und doppelte Bestellungen schmälern die Marge still über alle Filialen hinweg – bis die Rechnungen eintreffen. Die Lösung ist, Ausgabenrichtlinien und eine mehrstufige Genehmigungsstufe mit Bestellwertlimits nach Lieferant, Filiale und Benutzer einzurichten, mit bis zu fünf Genehmigern.

Wo man anfängt, wenn jede Filiale anders bestellt

Sieben Gewohnheiten lassen sich nicht auf einmal ändern – daher Prioritäten setzen. Zählen Sie, wie viele dieser Fehler derzeit in Ihrer Gruppe aktiv sind, und beginnen Sie mit dem, der die meisten Bestellungen betrifft – meist manuelle Zusammenführung oder unbeschränktes Bestellen. Den fehlerträchtigsten Vorgang zuerst zu beheben, zahlt sich am schnellsten aus und macht den nächsten leichter erkennbar.

Die meisten dieser Fehler haben eine gemeinsame Ursache: Arbeit, die ein vernetztes System erledigen sollte, wird manuell Filiale für Filiale durchgeführt. Ihr Schließen verwandelt Lieferantenbestellungen von einem wöchentlichen Chaos in einen kontrollierten, revisionssicheren Ablauf. Wie die einzelnen Teile zusammenpassen, zeigt Supys Restaurant-Beschaffungssoftware; wie Gruppen alle Filialen in eine Bestellung ziehen, erklärt dieser Leitfaden zu konsolidierten Bestellungen.