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Inventurgenauigkeit im Restaurant: Lieferantendatenfehler korrigieren
Wo schlechte Lieferantendaten Ihre Inventuren korrumpieren
Eine sorgfältige Inventur liefert trotzdem falsche Zahlen, wenn die dahinterliegenden Lieferanten- und Artikeldaten falsch sind. Inventuren laufen aus dem Ruder wegen dem, was vorgelagert liegt: fehlende Packungsgrößen, dasselbe Produkt zweimal gespeichert, Preise, die nie geladen wurden. Korrigieren Sie die Daten, aus denen die Inventur liest, und die Inventur beginnt mit dem Regal übereinzustimmen.
Ihre Inventur vergleicht das, was ein Zähler erfasst, mit dem Bestandswert, den das System erwartet. Dieser erwartete Wert wird aus Lieferantenartikeln, deren Packungsgrößen und den empfangenen Mengen berechnet. Wenn ein Lieferantenartikel die falsche Packungsgröße trägt oder unter zwei Namen gespeichert ist, erbt jede Inventur den Fehler. Der Zähler hat nichts falsch gemacht, und die Zahl stimmt trotzdem nicht.
Die Kosten davon verbergen sich in aller Öffentlichkeit. Eine Abweichung, die Sie nicht erklären können, wird als Schwund oder Diebstahl abgeschrieben, obwohl die eigentliche Ursache eine Packungsgröße war, die niemand eingerichtet hat. Multiplizieren Sie das über einige hundert Artikel und mehrere Standorte. Ihre Monatsendbestandszahl, auf die Ihr Wareneinsatz aufbaut, ist jetzt auf Daten gebaut, denen Sie nie trauen. Die Lösung ist keine strengere Inventur. Es sind saubere Lieferantendaten, die die Inventur von Anfang an speisen.
Dies sind die Lieferantendatenfehler, die am häufigsten auftreten, jeder mit der Lösung, die ihn behebt.
- Fehlende Lieferantenkontaktdaten. Eine Bestellung wird nie gesendet, wenn der Lieferant keine E-Mail oder Telefonnummer gespeichert hat. Die bestellten Waren kommen nie an, und die Inventur liest kurz gegenüber dem, was das System erwartet hat. Fügen Sie für jeden aktiven Lieferanten einen Kontakt hinzu. Supy speichert mehrere Kontakte pro Lieferant und einen separaten Kontakt pro Filiale, damit jede Bestellung die richtige Person erreicht.
- Dasselbe Produkt unter zwei Namen gespeichert. Ein Lieferant nennt einen Artikel "gehackte Tomaten" und ein anderer "Dosentomaten", sodass der Bestand auf zwei Artikelkarten aufgeteilt wird und jede niedrig liest. Standardisieren Sie den Artikelnamen, führen Sie Duplikate zusammen und weisen Sie beide Lieferanten einem einzelnen Artikel zu. Für die umfassendere Bereinigung arbeiten Sie sich durch die Stammdatenpflege für Artikel, bevor Sie zählen.
- Falsche oder fehlende Packungsgröße. Ein Karton mit 24, der als 24 einzelne Einheiten empfangen wird, überstellt den Bestand um 23. Der Zähler sieht das Regal korrekt, aber das System hat die Lieferung falsch umgerechnet. Legen Sie die Einkaufseinheit, die Packungsgröße und die Umrechnung für jeden Lieferantenartikel fest, damit eine Lieferung als die richtige Bestandsmenge landet.
- Eine Rechnungszeile für mehrere Produkte. Wenn ein Lieferant drei Artikel auf einer Zeile abrechnet, können Kosten und Menge nicht jedem Produkt zugeordnet werden. Die Abweichung hat keinen Platz zum Landen, und niemand kann sagen, welcher Artikel bewegt wurde. Bitten Sie den Lieferanten, die Positionen aufzuschlüsseln, und teilen Sie die Zeile auf Artikelebene beim Empfang auf, damit jedes Produkt seine eigene empfangene Menge und seinen eigenen Preis trägt.
- Fehlende oder Nullpreise. Eine Inventur mit der richtigen Menge bewertet trotzdem falsch, wenn ein Lieferantenartikel keinen Preis hat. Bestandswert und Wareneinsatz sind beide irreführend, obwohl das Regal korrekt gezählt wurde. Laden Sie für jeden Artikel, den Sie einkaufen, einen aktuellen Preis und verwenden Sie den Massen-Excel-Export, bearbeiten und reimportieren Sie, um eine ganze Liste auf einmal zu korrigieren.
- Veraltete Artikel aus dem alten System. Tote und doppelte Artikel, die von einem früheren Tool übertragen wurden, blähen den Katalog auf, und ein Zähler zählt die falsche Karte. Archivieren Sie die Artikel, die Sie nicht mehr bestellen, vor dem Go-Live. Behalten Sie nur das bei, was eine Filiale tatsächlich kauft, damit der Zählerzettel mit dem Regal übereinstimmt.
- Lieferantenartikelnummern, die nie zugeordnet wurden. Wenn der eigene Code eines Lieferanten für einen Artikel nicht mit Ihrem Artikel verknüpft ist, schlägt sowohl der Warenempfang als auch der Rechnungsabgleich fehl, und Zeilen fallen als ungelöst heraus. Ordnen Sie den Code und den Namen jedes Lieferanten einmal Ihrem Artikel zu, damit Lieferungen und Rechnungen dem richtigen Datensatz zugeordnet werden.
- Manueller Eintrag Artikel für Artikel. Das Eintippen jedes Lieferantenartikels von Hand lässt die Daten beim Wachstum verfallen, und Tippfehler und Auslassungen häufen sich über mehrere Standorte. Laden Sie stattdessen Lieferantenartikel und Preise in Masse hoch und standardisieren Sie die Datensätze einmal, bevor Sie sie an einen neuen Standort weitergeben.
Führen Sie in zehn Minuten ein Lieferantendaten-Audit vor Ihrer nächsten Inventur durch
Überprüfen Sie die Daten, von denen eine Inventur abhängt, bevor der Zähler beginnt, nicht nachdem die Abweichung erscheint. Gehen Sie diese fünf Bereiche in Ihren Lieferanten- und Artikeldatensätzen durch und korrigieren Sie alles, was nicht mit der Spalte für saubere Datensätze übereinstimmt.
| Wo zu suchen | Was ein sauberer Datensatz zeigt | Der Fehler, den es verhindert |
|---|---|---|
| Lieferantenkontakte | E-Mail und Telefon für jeden aktiven Lieferanten, pro Filiale gesetzt | Bestellungen, die nie gesendet werden |
| Artikelnamen | Ein Artikel pro Produkt, Duplikate zusammengeführt | Bestand auf zwei Karten aufgeteilt |
| Packungsgröße und Einheit | Einkaufseinheit und Umrechnung für jeden Artikel gesetzt | Bestand um das Packungsvielfache abweichend |
| Lieferantenpreise | Ein aktueller Preis für jeden Artikel, den Sie kaufen | Falscher Bestandswert und Wareneinsatz |
| Veraltete Artikel | Nur noch aktive Bestellartikel einer Filiale bleiben aktiv | Zählen der falschen Karte |
Supys Lieferantenverwaltung enthält die Kontakte, Packungsgrößen und Preise, von denen diese Prüfungen abhängen. Der Massen-Excel-Export ermöglicht es Ihnen, einen ganzen Katalog in einer Bearbeitung zu korrigieren, statt Artikel für Artikel.
Beginnen Sie mit dem Mangel, der Sie gerade kostet. Wenn Bestellungen verloren gehen, korrigieren Sie zuerst die Lieferantenkontakte. Wenn der Inventurwert falsch aussieht, während die Menge richtig erscheint, verfolgen Sie Preise und Packungsgrößen. Wenn ein Artikel immer wieder eine unmögliche Zahl anzeigt, suchen Sie nach einem Duplikat oder einer veralteten Karte. Ein sauberer Durchlauf durch diese fünf Datensätze ist normalerweise der Unterschied zwischen einer Inventur, der Sie vertrauen, und einer, die Sie wiederholen.
Tun Sie dies einmal pro Lieferant und halten Sie es aktuell, wenn Sie Artikel hinzufügen. Ein neuer Lieferant, eine neue Menülinie oder ein neuer Standort ist der Moment, an dem die Daten wieder abweichen, also gehört die Prüfung in Ihre Einführungsroutine, nicht nur in eine einmalige Bereinigung. Saubere Daten rein, Inventuren denen Sie vertrauen raus.
