Dauerbestellungen im Restaurant: Wenn sie Lagerbestände nachbestellen, die schon vorhanden sind

Warum eine Dauerbestellung Lagerbestände nachbestellt, die eine Filiale bereits hat

Eine Dauerbestellung übermittelt dieselbe Menge nach einem festen Zeitplan. Sie liest nicht, was eine Filiale bereits im Regal hat oder was noch vom letzten Liefertermin unterwegs ist, und bestellt daher unabhängig davon nach. Wenn die eingestellte Menge dem tatsächlichen Verbrauch vorauseilt, häufen sich die bereits vorhandenen Lagerbestände der Filiale immer weiter auf und binden Kapital im Lagerraum statt an der Kasse.

Das ist der gesamte Ausfallmodus, und es lohnt sich, ihn vor den Lösungen klar zu benennen: Eine Dauerbestellung ist ein Planungswerkzeug, kein bestandsbewusstes. Sie ist hervorragend darin, sicherzustellen, dass eine Bestellung pünktlich ausgeht und nichts vergessen wird. Sie hat keine Ahnung, wie viel noch im Kühlraum ist, wenn sie ausgelöst wird. Die gute Nachricht ist, dass jede Variante dieses Problems eine konkrete, schnelle Lösung hat, und keine davon bedeutet, wiederkehrende Bestellungen ganz aufzugeben.

Nehmen Sie eine einzelne Position als Beispiel. Eine wöchentliche Dauerbestellung liefert 12 Einheiten eines Artikels, aber die Filiale kommt in einer normalen Woche nur durch 8 Einheiten. Vier Einheiten tragen sich jede Woche über, bis das Regal voll ist und die nächste Lieferung keinen Platz mehr findet. Nichts ist kaputt, die Bestellung tut genau das, wofür sie eingerichtet wurde. Sie kann nur die vier Einheiten nicht sehen, die sie zu einem Stapel hinzufügt, der bereits da war.

Sechs Anzeichen dafür, dass Ihre Dauerbestellung zu viel bestellt (und die Lösung für jedes)

Zu viele Bestellungen kommen selten von einem großen Fehler. Sie bauen sich aus einer Handvoll kleiner Unstimmigkeiten zwischen der Einrichtung einer Bestellung und dem tatsächlichen Betrieb einer Filiale auf. Hier sind die sechs, die am häufigsten auftreten, jedes mit der konkreten Lösung.

1. Die Menge ist fest, nicht bis zum Soll-Bestand aufgefüllt. Die Bestellung sendet denselben Betrag, ob das Regal leer oder fast voll ist. Bei allem, dessen Verbrauch von Woche zu Woche schwankt, ist das die Grundursache. Die Lösung: Nehmen Sie diese Artikel von der Dauerbestellung und steuern Sie sie stattdessen von einem Soll-Bestand mit Auffüllung bis zum Soll-Bestand, was eine Bestellung vorschlägt, die gerade genug enthält, um den Lagerbestand auf den Soll-Bestand zu bringen – sie arbeitet also von dem aus, was bereits vorhanden ist, anstatt es zu ignorieren. Jemand prüft und bestätigt die vorgeschlagene Menge noch, bevor sie ausgeht.

Wenn Sie den Soll-Bestand nicht von Hand berechnen möchten, erledigt das der kostenlose Soll-Bestand-Rechner für jeden Artikel auf Ihrer Liste aus Ihrem Verbrauch, Liefertagen und Lieferzeiten der Lieferanten.

2. Lieferungen kommen schneller an, als die Filiale sie verbraucht. Ein wöchentlicher Zyklus bei einem Artikel, durch den eine Filiale nur alle zwei Wochen kommt, garantiert einen wachsenden Stapel. Die Lösung: Bearbeiten Sie den Zeitplan. Häufigkeit, Intervall, Liefertage, Vorlaufzeit und Einreichungszeit einer Dauerbestellung sind alle bearbeitbar, und jede Änderung wird protokolliert, sodass Sie den Rhythmus an den tatsächlichen Verbrauch anpassen können, ohne die Bestellung neu aufzubauen.

3. Eine bekannte Ruhephase erhält weiterhin volle Bestellungen. Eine Renovierung, eine Schulpause, eine Flaute nach den Feiertagen – die Bestellung läuft durch all das hindurch in voller Lautstärke weiter. Die Lösung: Pausieren Sie die Dauerbestellung für die ruhige Zeit. Das Pausieren setzt zukünftige automatische Einreichungen aus, ohne die Einrichtung zu verlieren, und eine einzelne Aktion nimmt sie wieder auf, wenn der Betrieb zurückkehrt.

4. Bestellungen werden automatisch eingereicht, ohne dass jemand die Mengen prüft. Wenn automatisch generierte Bestellungen direkt an den Lieferanten gehen, bemerkt niemand jemals eine Position, die zu hoch abgedriftet ist. Die Lösung: Richten Sie die Dauerbestellung so ein, dass ihre generierten Bestellungen zunächst als Entwürfe zur Prüfung eingehen. Die richtige Person passt dann die Mengen an das tatsächlich Vorhandene an, bevor etwas gesendet wird.

5. Eine Bestellung läuft über Standorte mit unterschiedlicher Nachfrage. Eine Menge, die für eine belebte Hauptfiliale geeignet ist, bestellt eine ruhige Nachbarschaftsfiliale zu viel und lässt den Flughafenstandort leer laufen. Die Lösung: Geben Sie jedem Standort seinen eigenen Zeitplan oder seinen eigenen Soll-Bestand, anstatt eine Menge über Standorte zu teilen, die nicht gleich handeln.

6. Eine verknüpfte Vorlage fügt Artikel, die Sie gekürzt haben, immer wieder hinzu. Wenn die Bestellung mit einer Bestellvorlage verknüpft ist, fügt das erneute Anwenden dieser Vorlage ihre Artikel wieder zusammen und überschreibt doppelte Positionen, sodass sorgfältig gekürzte Mengen in voller Größe wieder auftauchen. Die Lösung: Aktualisieren Sie die Vorlage selbst oder heben Sie die Verknüpfung auf, damit die Bestellung keine bereits korrigierten Mengen mehr erbt.

Die meisten Betreiber werden mehr als eines davon bei derselben Bestellung erkennen. Das ist normal, und deshalb schlägt eine fünfminütige Überprüfung eine Überarbeitung: Sie passen in der Regel einen Zeitplan an und verschieben zwei oder drei volatile Artikel auf den Soll-Bestand, anstatt von vorne anzufangen.

Welche Artikel von einer Dauerbestellung genommen werden sollten

Dauerbestellungen sind nicht das Problem, sie auf die falschen Artikel anzuwenden ist es. Die Faustregel ist einfach: Halten Sie gleichmäßige, vorhersehbare Artikel auf einer festen wiederkehrenden Bestellung und verschieben Sie alles, dessen Nachfrage schwankt, auf Soll-Bestand plus Auffüllung bis zum Soll-Bestand, das seine vorgeschlagene Bestellung aus dem tatsächlich im Regal Vorhandenen erstellt. Nutzen Sie dies, um Ihre eigene Liste zu sortieren.

Ein kurzer Hinweis zum entgegengesetzten Ausfall, da er auf dem Bildschirm ähnlich aussieht. Wenn eine Dauerbestellung als Blockiert angezeigt wird, hat sie automatisch aufgehört, weil das System sie nicht generieren konnte – sie bestellt also zu wenig, nicht zu viel. Das erfordert, die Blockierung zu beseitigen, anstatt die Menge zu kürzen, und es lohnt sich, den Status der Bestellung zu prüfen, bevor Sie annehmen, dass ein Regal voll ist, weil es doppelt bestellt wurde.

Führen Sie diese schnelle Selbstprüfung durch. Rufen Sie Ihre Dauerbestellungen auf und prüfen Sie drei Dinge der Reihe nach. Erstens, welche Positionen stabil genug sind, um bei einer festen Menge zu bleiben, und welche volatilen heute auf Soll-Bestand plus Auffüllung verschoben werden sollten. Zweitens, ob der Rhythmus jeder Bestellung damit übereinstimmt, wie schnell diese Filiale die Artikel tatsächlich verbraucht, und ob ein Standort eine Menge teilt, die er nicht sollte. Drittens, ob generierte Bestellungen als Entwürfe ankommen, damit jemand sie prüft, bevor sie gesendet werden. Wenn Sie diese Woche nur eine Sache reparieren, verschieben Sie zuerst Ihre hochpreisigsten verderblichen Positionen von festen Mengen – dort kostet das Nachbestellen von Lagerbeständen, die Sie bereits haben, am meisten. Für das größere Bild des guten Managements wiederkehrender Lieferantenbestellungen lesen Sie unseren Leitfaden zu Dauerbestellungen für Restaurants, und um Soll-Bestand-basierte Bestellungen und Entwurfsprüfung standortübergreifend einzuführen, sehen Sie sich Supys Restaurant-Beschaffungssoftware an.