Lieferantenrechnungen im Restaurant: Überfakturierung an Franchise-Standorten prüfen

Dort beginnen, wo die Abrechnungsabweichung entsteht – nicht am Monatsende

Die Prüfung von Lieferantenrechnungen auf Abrechnungsabweichungen bedeutet zu überprüfen, ob das, was ein Lieferant in Rechnung gestellt hat, mit dem übereinstimmt, was Sie bestellt und erhalten haben – an jedem Standort, bevor der Betrag Ihre Konten erreicht. In einem gemischten Franchise- und Firmennetz umfasst die Prüfung eigentlich zwei Kontrollen: die Abweichung am Wareneingangspunkt abfangen oder sie aus dem Hauptbuch zurückverfolgen, sobald sie bereits gebucht wurde.

Überfakturierungen schlüpfen durch, weil ein Franchise- und Firmennetz nicht zweimal auf dieselbe Weise abgleicht. Die Wareneingangsdisziplin variiert von Standort zu Standort, Franchisenehmer-Preise können vom Netzstandard abweichen, und Franchisenehmer können ihre eigenen Rechnungen oft nicht ohne Weiterleitung an die Zentrale genehmigen. Ein falscher Preis wird daher entweder stillschweigend an einem Standort akzeptiert oder bildet einen Engpass im Zentrum. Die Prüfung wird einfacher, sobald Sie für jede Abweichung entscheiden, wo Sie sie abfangen wollen.

Wenn der Rechnungspreis den vereinbarten Preis übersteigt

Die günstigste Abweichung ist diejenige, die Sie niemals akzeptieren. Ein Dreifach-Abgleich vergleicht die Bestellung, den Wareneingang und die Lieferantenrechnung und markiert jede Position, bei der der berechnete Preis oder die Menge von dem abweicht, was bestellt wurde – bevor die Lieferung angenommen wird. Das ist die einzige Kontrolle, die schleichende Preiserhöhungen an der Tür stoppt, anstatt sie erst in den Konten festzustellen.

Wenn ein erhaltener Preis vom erwarteten Einstandspreis abweicht, kann die empfangende Person sofort handeln: den erwarteten Preis aktualisieren, wenn die Änderung real und vereinbart ist, oder eine Gutschrift beim Lieferanten anfordern, wenn sie es nicht ist. Die Änderung wird in einem laufenden Preisverlauf für diesen Lieferantenartikel festgehalten, sodass die nächste Bestellung den korrigierten Wert trägt und Sie genau sehen können, wann sich ein Preis wie stark geändert hat – ohne alte Rechnungen gegenzuprüfen. Eine regelmäßig wiederkehrende kleine Überfakturierung hört auf, eine monatliche Überraschung zu sein, und wird zu einem Hinweis, den jemand in Sekunden klärt.

Wenn Franchise- und Unternehmensstandorte nicht auf dieselbe Weise abgleichen

Ein Franchise-Netz trägt ein strukturelles Problem, das ein Unternehmensnetz nicht hat: Ein Franchisenehmer muss möglicherweise eigene Lieferanten und Preise führen, während die Gruppe dennoch ein klares, vergleichbares Kostenbild über alle Standorte hinweg benötigt. Schlecht gehandhabt, verzerren Franchisenehmer-Preise, die vom Netzstandard abweichen, stillschweigend die Gesamtwarenkosten der Gruppe – und eine fehlende Berechtigung bedeutet, dass ein Franchisenehmer seine eigene Rechnung nicht einmal genehmigen kann. Es gibt zwei saubere Möglichkeiten, dies einzurichten, und die richtige hängt davon ab, wie viel Autonomie der Franchisenehmer benötigt.

In beiden Fällen ist der Rechnungseingang jedes Restaurants auf seine eigenen Dokumente beschränkt, sodass ein Standort niemals die Lieferantenrechnungen eines anderen sehen kann, und jedes Unternehmen bucht seine Eingangsrechnungen in seine eigene verbundene Buchhaltungsplattform. Zentralküchenkundschaft kann gruppiert werden, sodass eine gesamte Franchise-Gruppe ein Filter und keine manuelle Liste ist, und die gruppenweite Beschaffung befindet sich in einem eigenen Bereich mit einem vollständigen Prüfprotokoll, getrennt vom Filialeneinkauf. Das Ergebnis ist ein Netz, das Sie auf beide Arten gleichzeitig prüfen können: jeden Standort in seinen eigenen Büchern und die gesamte Gruppe in einer Ansicht.

Wenn die Abweichung erst im Hauptbuch auftaucht

Manche Abweichungen kommen am Wareneingang vorbei. Wenn das passiert, landen sie im Hauptbuch und erhöhen die Umsatzkosten – und die Zahl sieht dann wie echte Warenkosten aus, nicht wie ein Fehler. Die Kontrollen, die hier wichtig sind, sitzen im System, nicht in der Personaldisziplin: Verlangen Sie eine Genehmigung und einen Rechnungs-Wareneingangs-Abgleich, bevor eine Rechnung gebucht werden kann, sodass eine widersprüchliche Rechnung die Konten nicht erreicht – unabhängig davon, wer an diesem Tag empfängt.

Sobald Rechnungen gebucht werden, ist die Transparenz das, was die Prüfung ehrlich hält. Eine gebuchte Rechnung zeigt ein Synchronisierungsstatus-Symbol, das bestätigt, ob sie das Buchhaltungssystem erreicht hat, oder den Fehler anzeigt, falls nicht – sodass nichts halb gebucht bleibt. Jede Rechnung trägt einen vollständigen Aktivitätspfad vom E-Mail-Eingang über die Erkennung bis zur Wareneingangserstellung, und On-Demand-Beschaffungsberichte filtern Rechnungen, Lieferantenleistung und Preisänderungen nach Datumsbereich und beliebiger Kombination von Standorten. Das ermöglicht der Finanzabteilung zu fragen, welche gebuchte Rechnung an welchem Standort einen Fehler enthielt – und eine Antwort zu erhalten, ohne einen Monat neu zu öffnen.

Bestimmen Sie den betroffenen Standort. Wenn die Abweichung noch nicht gebucht wurde, liegt Ihre Lösung beim Wareneingang: Aktivieren Sie den Preis- und Mengenabgleich, damit eine Abweichung markiert wird, bevor jemand eine Lieferung annimmt, und klären Sie jede Markierung sofort mit einem korrigierten Preis oder einer Gutschrift. Wenn sie bereits gebucht wurde, arbeiten Sie rückwärts vom Hauptbuch: Nutzen Sie die Synchronisierungsstatus-Ansicht und das Prüfprotokoll pro Rechnung, um die Rechnung und den Standort zu finden, und verschärfen Sie dann die Genehmigungskontrolle, die sie durchgelassen hat, damit dieselbe Lücke nicht nächsten Monat wieder auftaucht. Für ein Franchise-Netz entscheiden Sie zuerst das Berechtigungsmodell, denn es bestimmt, wer an jedem Standort überhaupt eine Abweichung abfangen kann. Der einzige Schritt mit dem höchsten Wert für die meisten Gruppen ist der Wareneingangszeitabgleich, weil er der einzige ist, der verhindert, dass die Kosten die Bücher jemals erreichen. Sie können sehen, wie die Tools in Supys Funktion für Rechnungen und Gutschriften zusammenpassen, sie mit der manuellen Realität in unseren Leitfäden zur Bearbeitung handgeschriebener Lieferantenrechnungen und zur Verwaltung von Lieferantenpreisänderungen vergleichen und den Wareneinsatzrechner nutzen, um zu sehen, wie sehr eine kleine Überfakturierung Ihren Wareneinsatz-Prozentsatz beeinflusst.