So beschleunigen Sie Restaurant-Inventuren: Die monatliche Inventur halbieren

Was eine Restaurant-Inventur tatsächlich schnell macht

Der schnellste Weg, eine monatliche Restaurant-Inventur zu kürzen, besteht darin, die Struktur der Zählung zu ändern – nicht schneller zu zählen. Die drei Änderungen, die den größten Teil der Arbeit leisten, sind wiederverwendbare Vorlagen in Regalreihenfolge, mehrere gleichzeitig zählende Mitarbeiter und die laufende Abweichungsprüfung gegen das System. Zusammen reduzieren sie eine Inventur, die früher einen ganzen Tag verschlungen hat, um mehr als die Hälfte.

Die manuelle Version, auf Papier oder mit einem Laptop in der Hand, ist der eigentliche Engpass. Die meisten Restaurantgruppen geben das Zählen nicht auf, weil ihr Team langsam ist. Sie geben es auf, weil der Prozess nicht skaliert. Eine Person läuft durch jeden Lagerraum und tippt die Tabelle anschließend in eine Tabellenkalkulation. Bis die Zahlen drin sind, ist der Schwund, den sie hätten auffangen sollen, längst aus der Tür. Die Ratgeber, die zu diesem Thema ranken, empfehlen, Regale aufzuräumen und in einer fixen Reihenfolge zu zählen. Das hilft, verknüpft den Zeitgewinn aber nie mit dem, was ihn tatsächlich liefert: dem System, das Einrichtung, Zusammenführung und Prüfung für Sie übernimmt.

Supys Inventur-Funktion basiert auf diesem Gedanken, mit einer angegebenen Reduzierung der Inventurzeit um mehr als die Hälfte. Der Rest dieses Beitrags ist die konkrete Liste dessen, was Sie dorthin bringt.

Acht Wege, Ihre monatliche Inventur zu beschleunigen

Jede dieser Maßnahmen ist eine Änderung, die Sie an der Inventur selbst vornehmen können. Die ersten sind Gewohnheiten, die jeder Betreiber übernehmen kann. Die kumulativen sind die darunter liegenden Systemmechanismen.

1. Zählen Sie immer in Regalreihenfolge. Erstellen Sie eine wiederverwendbare Inventurvorlage, die Artikel in der genauen Reihenfolge auflistet, in der ein Zähler das Regal, den Kühlschrank oder das Trockenlager abläuft. Kein Suchen, kein Scrollen und keine übersprungenen Ecken. Einmal eingestellt, folgt jede zukünftige Inventur demselben Weg, sodass ein neuer Mitarbeiter genauso schnell zählt wie Ihr Küchenchef.
2. Teilen Sie die Inventur auf und führen Sie sie parallel durch. Teilen Sie die Inventur eines Standorts in Teilzählungen auf – eine pro Bereich oder Kostenstelle – und weisen Sie jeder einen anderen Mitarbeiter zu. Sie zählen gleichzeitig, die Ergebnisse werden automatisch zusammengeführt, und jede Zeile behält den Namen, der sie gezählt hat. Drei Personen in drei Bereichen sind in etwa einem Drittel der Wanduhrzeit fertig.
3. Zählen Sie auf einem Telefon oder Tablet, nicht auf Papier. Geben Sie Zahlen dort ein, wo Sie stehen, auch in einem Kühlraum oder einem hinteren Lagerraum, in dem das Signal abbricht. Die Inventur synchronisiert sich, sobald Sie wieder in Reichweite sind. Das beseitigt den gesamten Schritt des Neu-Eintippens von der Papierliste in die Tabellenkalkulation, der früher nach dem Feierabend aller stattfand.
4. Lassen Sie das System die Inventurblätter für Sie erstellen. Stellen Sie einmal einen wiederkehrenden Zeitplan ein, wählen Sie Standorte, Intervall und Artikelgruppen. Das System erstellt dann eine fertig zum Ausfüllen bereitstehende Inventur pro Standort, wenn sie fällig ist. Eine Gruppe mit 10 Standorten erhält bis zu 10 generierte Inventuren ohne standortspezifische Einrichtung – niemand erstellt Blätter von Hand am Abend zuvor.
5. Führen Sie alle Standorte gleichzeitig durch, nicht nacheinander. An einem Gruppen-Inventurtag werden geplante Inventuren parallel verarbeitet, nicht Standort für Standort in der Warteschlange. Ihr geschäftigstes Restaurant wartet nicht auf das ruhigste, bevor es anfangen kann.
6. Zählen Sie gegen das System und zählen Sie nur nach, was abweicht. Wenn jede Zeile ihre Abweichung gegenüber der erwarteten Zahl beim Eingeben anzeigt, hören Sie auf, alles nachzuzählen, um die wenigen verschobenen Artikel zu finden. Sie sehen die Drift sofort, gehen ihr auf den Grund und zählen nur diese Zeilen nach. Kombinieren Sie dies mit der Genauigkeitsseite des Zählens, damit die schnelle Inventur auch die richtige ist.
7. Zählen Sie schnell bewegende Artikel oft und langsam bewegende selten. Nicht jeder Artikel verdient eine monatliche Inventur. Setzen Sie hochwertige, schnell bewegende Positionen in ihre eigene Gruppe und zählen Sie sie wöchentlich. Lassen Sie stabiles, langsam bewegendes Lager auf einem längeren Intervall. Sie investieren Ihre Inventurzeit dort, wo Geld tatsächlich fließt.
8. Prüfen Sie die Abweichungen, die sich wiederholen, nicht jede Zeile. Sobald Inventuren eingereicht sind, lassen Sie das System den Abweichungsbericht pro Artikel erstellen und die Positionen markieren, die Periode für Periode abweichen. Eine Zeile, die jeden Monat zu kurz ist, ist ein Muster, das es sich lohnt, an der Quelle zu beheben. Es zu erkennen ist weitaus schneller als alle Zahlen noch einmal von vorne zu lesen.

Wenn Sie diesen Monat nur eine Sache ändern, erstellen Sie die Regalreihenfolgen-Vorlage und aktivieren Sie einen Zeitplan für Ihren geschäftigsten Standort. Dieser einzige Schritt beseitigt die zwei langsamsten Teile der Inventur – Einrichtung und Laufreihenfolge – bevor Sie einen zweiten Zähler hinzugefügt haben. Alles andere auf dieser Liste baut darauf auf.