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Lagerabweichungen im Restaurant: Ursachen in mehreren Filialen zurückverfolgen
Jede Abweichungsanalyse beginnt mit dem Ausschließen von Datenfehlern
Eine Lagerabweichungsanalyse in einem Restaurant mit mehreren Filialen beginnt damit, Datenfehler von echten Verlusten zu trennen. Der größte Teil der Lücke zwischen dem vom System erwarteten und dem bei einer Zählung gefundenen Bestand stammt aus doppelten Artikeln, in Entwürfen hinterlegten Zählungen oder Lieferungen, die nie im System erfasst wurden. Diebstahl und Verschwendung machen meist den kleinsten Teil aus.
Diese Reihenfolge ist wichtig, da die Lösungen unterschiedlich sind und drei der vier Ursachen ohne Kosten behoben werden können. Wenn Sie zuerst dem Schwund nachgehen, verschärfen Sie die Portionierung und sperren das Lager, während die eigentliche Lücke in einem Datenfeld liegt, das niemand geprüft hat. Arbeiten Sie stattdessen die Ursachen der Reihe nach ab, von der billigsten bis zur aufwändigsten.
Jede Ursache hinterlässt ein anderes Muster. Eine Abweichung, die in dem Moment verschwindet, in dem Sie zwei Artikeldaten zusammenführen, war nie ein Verlust. Eine Abweichung, die nur in den Filialen auftaucht, deren Teams spät zählen, deutet auf einen Prozessfehler hin, nicht auf Diebstahl. Supys Echtzeit-Warenübersicht hält den Theoriewert dem tatsächlichen Wert für jeden Artikel in jeder Filiale gegenüber, sodass Sie ablesen können, zu welchem Zweig jede Abweichung gehört, bevor Sie handeln.
In einer Gruppe von sechs Filialen erklären dieselben vier Zweige fast jede Position. Gehen Sie sie in dieser Reihenfolge durch.
Wenn eine Zutat als drei Artikel geführt wird
Doppelte Artikel sind das Erste, was ausgeschlossen werden sollte, da sie Abweichungen erzeugen, die nie vorhanden waren. Eine Pasta, ein Speisöl oder ein Hähnchencut, der bei drei Lieferanten eingekauft wird, endet oft als drei separate Artikeldaten. Jeder Datensatz trägt einen Teil der Verbrauchsmenge und einen Teil des Bestands, sodass der gezählte Wert und der Theoriewert nie übereinstimmen, selbst wenn das Regal korrekt ist.
Angenommen, eine Reisposition wird in einer Gruppe von sechs Filialen als drei Lieferantenartikel geführt. Der Wochenbericht zeigt eine Lücke von 2.400 $ für diese Zutat. Führen Sie die drei Datensätze zu einem Basisartikel zusammen, und etwa 1.900 $ dieser Lücke verschwinden, da der Verbrauch, der auf drei Wege aufgeteilt war, schließlich an einem Ort auf den Bestand trifft. Nur 500 $ waren je real.
Die Lösung besteht darin, einen Basisartikel pro Zutat zu führen, mit allen Lieferanten-SKUs darunter verknüpft. Supy behält diese Struktur bei und berechnet die Abweichung gegenüber dem tatsächlichen Verbrauch neu, sobald Sie zusammenführen, sodass die Phantomlücke ohne Nachzählung verschwindet. Die zugehörige Anleitung zu doppelten Zutatenartikeln deckt den Zusammenführungsschritt Schritt für Schritt ab.
Wenn die Zählung nie abgeschlossen wurde
Zwei Datenfehler haben ein gemeinsames Symptom: Die Zählung wurde nie abgeschlossen, sodass das Systembild unvollständig war, bevor die Berechnung erfolgte. Beide erzeugen eine Abweichung, die wie Schwund aussieht und es nicht ist.
- In Entwürfen hinterlegte Zählungen. Ein Zähler gibt die Zahlen ein, drückt aber auf Speichern statt auf Einreichen, sodass der Bestand nie zurückgesetzt wird. Die nächste Periode misst den Verbrauch anhand einer veralteten Basislinie, und die gemeldete Lücke ist die nicht eingereichte Zählung, kein verlorener Bestand. Dies ist die häufigste Ursache in Filialen, in denen das Team neu in der App ist.
- Lieferungen nie erfasst. Ware trifft ein, aber kein Wareneingangsbeleg wird erstellt, sodass das System weniger hält als das Regal. Die Zählung liest dann höher als der Theoriewert, oder eine spätere Ausgabe treibt den Saldo ins Negative. Eingegangene Ware muss vor der Zählung im System sein, oder die Zählung misst gegen die falsche Zahl.
Beide klären sich, sobald der Prozess ordnungsgemäß abgeschlossen wird. Bestätigen Sie, dass jede Filiale ihre Zählung eingereicht (nicht nur gespeichert) hat, und dass jede Lieferung gegen einen Wareneingangsbeleg erfasst wurde, bevor die Zählung beginnt. Supy markiert eine ausstehende nicht erfasste Bestellung und zeigt, welche Filialen eine Zählung noch im Entwurf haben, sodass Sie die Lücke schließen können, bevor Sie eine einzige Abweichungsposition als Verlust werten.
Wenn die Abweichung real ist: Filiale und Artikel identifizieren
Sobald Duplikate, Entwurfszählungen und fehlende Wareneingangsbelegtungen ausgeschlossen sind, ist die verbleibende Abweichung real: Verschwendung, Überportionierung oder Transfers, die nie erfasst wurden. Hier bewährt sich der artikelbezogene Bericht. Er listet jeden Artikel auf, dessen gezählter Wert vom Theoriewert abweicht, pro Standort, mit der Kostenwirkung daneben, sodass eine kleine Mengenlücke bei einem teuren Artikel über einer großen Lücke bei einem günstigen Artikel steht.
Ein Praxisbeispiel für eine Filiale:
| Artikel | Theoretisch | Tatsächlich | Abweichung |
|---|---|---|---|
| Basmatireis (5-kg-Sack) | 42 kg | 37 kg | -5 kg / -32 $ |
| Hausgin (70 cl) | 18 Fl. | 15 Fl. | -3 Fl. / -84 $ |
| Speisöl (20 L) | 60 L | 58 L | -2 L / -9 $ |
| Hähnchenbrustfilet | 55 kg | 54 kg | -1 kg / -7 $ |
Lesen Sie die Kostenspalte, nicht die Mengenspalte. Der Gin kostet mehr pro Einheit als der Reis, sodass seine 84-$-Lücke die erste zu bearbeitende Position ist, obwohl der Reis mehr Einheiten bewegt hat. Supy vergleicht außerdem jede Zählung mit der vorherigen in dieser Filiale. Eine Abweichung, die in jeder Periode auftaucht, zeigt sich als Muster, nicht als Einmalfall, was darauf hinweist, dass eine einzelne Filiale und ein Artikel Bestand verlieren, nicht die gesamte Gruppe.
Mit dem passenden Fall beginnen
Benennen Sie den Zweig, bevor Sie handeln. Wenn die Lücke verschwindet, sobald Sie zwei Datensätze zusammenführen, waren es doppelte Artikel. Wenn sie nur in den Filialen auftaucht, die spät zählen, waren es Entwurfszählungen oder fehlende Wareneingangsbelegtungen. Wenn sie alle drei Prüfungen übersteht und an einem Standort wiederkehrt, ist es ein echter Verlust, und die artikelbezogene Kostenspalte sagt Ihnen, welchen Artikel Sie zuerst bearbeiten sollen. Führen Sie die vier Prüfungen in dieser Reihenfolge in jeder Filiale durch, und Sie verbringen Ihre Zeit mit der Abweichung, die tatsächlich Geld kostet, nicht mit den drei, die nur danach aussahen.
