Dauerbestellungen in Restaurants: 6 Gründe, warum eine wiederkehrende Bestellung stoppt

Wie eine Dauerbestellung ausgelöst wird – und wo sie still stoppt

Eine Dauerbestellung ist eine wiederkehrende Bestellung, die Supy nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan generiert und sendet – wöchentlich, monatlich oder alle paar Tage – basierend auf einer gespeicherten Bestellvorlage. Sie durchläuft jedes Mal dieselben vier Schritte: Der Zeitplan wird ausgelöst, eine Bestellung wird aus der Vorlage generiert, sie wird an den Lieferanten übermittelt und trifft an einem gültigen Liefertag ein. Wenn eine Prüfung auf dem Weg fehlschlägt, verschwindet die Bestellung nicht – sie wechselt in den Status „Blockiert“, wobei der Grund aufgezeichnet wird.

Dieser letzte Punkt unterscheidet eine zuverlässige wiederkehrende Bestellung von einer stillen. Jede Dauerbestellung befindet sich in einem von vier Zuständen – Aktiv, Pausiert, Blockiert oder Archiviert – sodass Sie auf einen Blick sehen können, welche wiederkehrenden Bestellungen ausgeführt werden und welche ins Stocken geraten sind. Die Probleme beginnen, wenn niemand die Liste der blockierten Bestellungen beobachtet: Eine wöchentliche Bestellung für Frischware, die vor Monaten eingerichtet wurde, stoppt still, und die Lücke zeigt sich erst, wenn eine Filiale mitten im Betrieb knapp wird. Die sechs unten aufgeführten Gründe sind die Prüfungen, die am häufigsten auslösen, jeweils mit der Einstellung, die dies verhindert.

6 Gründe, warum eine wiederkehrende Bestellung zu senden aufhört

Die meisten blockierten Dauerbestellungen lassen sich auf einen von sechs Gründen zurückführen. Vier davon sind Einrichtungsoptionen, die Sie einmalig festlegen können; die anderen beiden sollten Sie kurz überprüfen, wenn Sie eine Bestellung hinzufügen oder ändern. Hier ist, wie jeder aussieht, und die Einstellung, die ihn behebt.

1. Keine aktiven Artikel für den Lieferanten. Wenn die Bestellung ausgelöst wird, erstellt Supy die Bestellung aus den Artikeln, die für diesen Lieferanten an diesem Standort aktiv sind. Wenn keine aktiv sind, gibt es nichts zu bestellen, sodass die Bestellung mit dem aufgezeichneten Grund in den Status „Blockiert“ wechselt. Reaktivieren Sie die Artikel oder den Lieferantenkatalog für diesen Standort, damit der nächste Zyklus etwas zu senden hat.
2. Der Liefertag fällt auf einen Tag, an dem der Lieferant nicht liefert. Ein geplantes Datum, das außerhalb des Lieferkalenders des Lieferanten liegt, kann nicht erfüllt werden. Aktivieren Sie „Kontinuierliche Lieferung“, und Supy verschiebt die Bestellung auf den nächsten bestätigten Liefertag des Lieferanten, sodass eine wiederkehrende Bestellung nie still eine Lieferung verpasst.
3. Der erste Sendezeitpunkt war bereits vergangen, als Sie gespeichert haben. Wenn der erste Sendezeitpunkt in der Vergangenheit liegt, wenn Sie speichern, zeigt Supy eine Bestätigungsaufforderung anstatt versehentlich eine sofortige oder rückdatierte Bestellung auszulösen. Bestätigen Sie die Aufforderung bewusst oder verschieben Sie das Startdatum nach vorne, damit der erste Zyklus wie erwartet sendet.
4. Ein Artikel in der Vorlage wurde nicht mehr verfügbar. Wenn eine Position in der gespeicherten Vorlage nicht mehr verfügbar ist, markiert Supy sie mit einem deutlichen Symbol und sperrt die Menge, damit die Bestellung nicht mit einer fehlerhaften Position gesendet wird. Öffnen Sie die markierte Position und tauschen oder entfernen Sie den Artikel.
5. Dem Eigentümer fehlt die Dauerbestellungsberechtigung. Das Anzeigen, Erstellen und Archivieren von Dauerbestellungen ist berechtigungsgesteuert, sodass eine von jemandem ohne die richtige Rolle verwaltete Bestellung still ins Stocken geraten kann. Gewähren Sie die Dauerbestellungsberechtigung der Rolle, die für die Nachlieferung an diesem Standort verantwortlich ist.
6. Es ist auf „Entwürfe erstellen“ eingestellt, nicht auf „Senden“. Eine Dauerbestellung kann jede Bestellung als Entwurf zur Überprüfung aufbewahren oder sie direkt an den Lieferanten senden. Wenn sie auf Entwurf eingestellt ist und niemand die Überprüfungswarteschlange bearbeitet, wartet die Bestellung auf unbestimmte Zeit. Wechseln Sie zu „Senden“ oder stellen Sie sicher, dass jemand den Entwurf in jedem Zyklus überprüft und sendet.

Jede wiederkehrende Bestellung im Zeitplan behalten

Der schnellste Weg, einer stillen Störung zuvorzukommen, ist, den Status jeder Dauerbestellung zu beobachten. Jede wiederkehrende Bestellung befindet sich in einem von vier Zuständen, und der Status zeigt Ihnen auf einen Blick, ob sie ausgeführt wird, wartet oder gestoppt ist.

Führen Sie eine zehnminütige Prüfung über Ihre Standorte durch: Öffnen Sie die Dauerbestellungsliste und sortieren Sie nach Status. Alles im Status „Blockiert“ hat seinen Grund beigefügt – arbeiten Sie diese zuerst durch, beginnend mit Frischware oder häufig bestellten Grundzutaten, bei denen eine verpasste Lieferung denselben Tag beeinträchtigt. Bestätigen Sie dann, dass „Kontinuierliche Lieferung“ für jede wiederkehrende Bestellung aktiviert ist und dass jede auf „Senden“ und nicht auf „Entwurf“ eingestellt ist, es sei denn, Sie möchten wirklich einen manuellen Überprüfungsschritt. Zwei Einstellungen und eine Gewohnheit – die Blockiert-Liste beobachten – schließen die Lücke, die es einer automatisierten Bestellung erlaubt, unbemerkt zu scheitern.

Dauerbestellungen sollen die routinemäßige Nachlieferung von Ihrem Team nehmen; dies gelingt nur, wenn eine blockierte Bestellung sich ankündigt, anstatt sich zu verstecken. Wenn Sie wiederkehrende Bestellungen über mehr als eine Handvoll Standorte hinweg verwalten, ist ein regelmäßiger Blick auf den Status „Blockiert“ der Unterschied zwischen einer Automatisierung, der Sie vertrauen, und einer, die Sie manuell nachprüfen müssen. Sehen Sie, wie Supy wiederkehrende Lieferantenbestellungen verwaltet, wie es sich mit vorausschauenden Bestellungen vergleicht, und wo es in Restaurantbeschaffungssoftware passt.