Wiederkehrende Lieferantenbestellungen: Multi-Standort-Nachbestellung automatisieren

Lieferantenbestellung einmalig einrichten und automatisch wiederholen lassen

Eine Dauerbestellung beim Lieferanten gibt die gleiche Bestellung nach Plan auf – einmalig eingerichtet, damit sie niemand jede Woche neu eingeben muss. Eine Restaurantgruppe mit mehreren Standorten kann 30 Bestellungen pro Woche abwickeln, und jede davon ist eine Möglichkeit für einen beschäftigten Manager, sie zu vergessen. Supy führt die Automatisierung über Dauerauftrags-Vorlagen aus, und Sie behalten die Kontrolle, jeden Auftrag zu pausieren oder zu stoppen. Dieser Artikel zeigt, wie Sie die Menge festlegen, wie der Zeitplan mit realen Kalendern umgeht und wie Sie die Kontrolle behalten.

• Nachbestellen aus dem Gedächtnis. Die meisten Nachbestellungen laufen noch immer aus dem Gedächtnis. Ein Manager gibt jeden Montag die Molkereibestellung auf und jeden Donnerstag die Trockenwarenbestellung, und der gesamte Rhythmus hängt davon ab, dass diese Person anwesend und nicht im Stress ist. Ein Betreiber hörte auf, Lieferantenbestellungen im System aufzugeben, weil jede Bestellung zu viele manuelle Schritte erforderte, also kehrte das Team zur alten Methode zurück. Eine andere Gruppe fiel bei der Bestellung immer zurück, wenn Mitarbeiter im Urlaub waren, und Lieferungen verzögerten sich. Bestellungen manuell aufzugeben verlangsamt die Gastronomiebeschaffung mehr als alles andere.
• Der Dauerauftrag. Ein Dauerauftrag verankert den Rhythmus im System statt im Kopf einer Person. Sie erstellen die Vorlage einmalig für einen Lieferanten und einen Standort, legen den Rhythmus fest, und die Bestellung übermittelt sich selbst pünktlich. Es ist Teil von Supys Restaurant-Beschaffungssoftware, und jeder Mitarbeiter mit der richtigen Berechtigung kann einen Dauerauftrag einrichten, da kein zusätzliches Feature-Flag freigeschaltet werden muss.

Mindestbestand auffüllen oder Festmenge: Zwei Möglichkeiten zur Mengenfestlegung

Supy bietet für einen Dauerauftrag zwei Modi, und die Wahl entscheidet, ob die Bestellung Ihren Bestand berücksichtigt oder einfach eine Zahl wiederholt. Eine Festmengenbestellung sendet jedes Mal die gleiche Menge.

Eine Auffüllbestellung auf Mindestbestand liest Ihren aktuellen Bestand an jedem Standort und bestellt nur die Differenz bis zu Ihrem Mindestbestand. In einer ruhigen Woche wird weniger bestellt, in einer belebten Woche mehr.

• Modus pro Position wählen. Wählen Sie den Modus pro Position, nicht pro Lieferant. Grundartikel mit gleichmäßigem Verbrauch, wie Servietten oder Standardverpackungen, eignen sich für eine Festmenge. Alles, dessen Verbrauch mit den Gästezahlen schwankt, wie Frischwaren oder Proteine, eignet sich für die Mindestbestandsauffüllung. Eine feste Zahl lässt Sie entweder zu kurz kommen oder Bestand anhäufen, den Sie dann zählen und verschwenden.
• Der Mindestbestandsrechner. Wenn Sie den Mindestbestand nicht manuell berechnen möchten, erledigt das der kostenlose Mindestbestandsrechner für jeden Artikel auf Ihrer Liste anhand Ihres Verbrauchs, Ihrer Liefertage und der Lieferantenvorlaufzeiten.

Wie der Zeitplan mit realen Lieferantenkalendern umgeht

Eine einfache Wiederholungsbestellung scheitert beim ersten Mal, wenn ein Datum nicht in den Kalender passt, daher berechnet Supy die Daten für Sie. Er legt den Übermittlungszeitpunkt fest, indem er vom gewünschten Lieferdatum rückwärts rechnet und dabei die Vorlaufzeit jedes Lieferanten berücksichtigt. Stellen Sie eine Lieferung auf Freitag mit 2-tägiger Vorlaufzeit ein, und die Bestellung geht am Mittwoch raus, ohne dass jemand auf die Uhr schauen muss.

Der Zeitplan bewältigt auch die Kalenderlücken, an denen eine einfache Dauerbestellung scheitert:

• Lieferantenfreie Tage. Wenn der Liefertag einer Bestellung auf einen Tag fällt, an dem der Lieferant nicht liefert, verschiebt Supy ihn auf den nächsten aktiven Liefertag, damit kein Zyklus übersprungen wird.
• Monatsend-Daten. Eine monatliche Bestellung für den 29. oder 30. oder 31. verschiebt sich auf den letzten Tag eines kürzeren Monats, damit der Februar den Rhythmus nicht unterbricht.
• Monatliche Verankerung. Eine monatliche Bestellung verankert sich am ersten geeigneten Monat, damit der Lieferrhythmus vorhersehbar bleibt, egal wann Sie sie einrichten.

Vor dem Speichern zeigt der Einrichtungsbildschirm eine Zwei-Monats-Vorschau der bevorstehenden Lieferdaten ab heute oder Ihrem gewählten Startdatum. Sie lesen die tatsächlichen Daten und bestätigen, dass der Rhythmus stimmt, bevor eine einzige Bestellung ausgeführt wird.

Die Kontrolle behalten: Vorschau, Pause und gesperrte Aufträge

Automatisierung verdient Vertrauen, wenn man sie stoppen kann. Genau das fragen Betreiber, bevor sie die Nachbestellung an ein System übergeben: die Möglichkeit, eine geplante Bestellung anzupassen oder zu pausieren, bevor sie übermittelt wird. Ein Dauerauftrag in Supy bietet diese Kontrollen, damit Sie nicht zwischen manueller Arbeit und blinder Automatisierung wählen müssen.

Die Archivierung bewahrt diese Historie. Die Archivierung eines Dauerauftrags deaktiviert ihn, ohne ihn zu löschen, und die Schaltfläche zum Löschen wird ausgeblendet, damit Sie die Aufzeichnung eines eingestellten Dauerauftrags nicht vernichten können.

Beginnen Sie mit einem Lieferanten und einem Standort, wo dieselbe Bestellung jede Woche rausgeht, und erstellen Sie dafür einen einzigen Dauerauftrag. Stellen Sie für Positionen, deren Verbrauch schwankt, Mindestbestandsauffüllung ein und für gleichmäßige Grundartikel eine Festmenge. Lesen Sie die Zwei-Monats-Vorschau vor dem Speichern, bestätigen Sie das erste Lieferdatum, und beobachten Sie, wie ein Zyklus läuft. Sobald sich diese Bestellung pünktlich selbst übermittelt, rollen Sie dieselbe Vorlage auf Ihre anderen Standorte aus und nehmen Sie den nächsten planmäßigen Lieferanten in den Zeitplan auf. Die Arbeit, die Sie jede Woche nicht mehr wiederholen müssen, ist das Ziel.