Lagerschwund im Restaurant: Abweichungen durch Schwunderfassung erklären

Wie erfasster Schwund eine Inventur erklärt

Erfasster Schwund erklärt eine Inventur, indem er Bestände berücksichtigt, die das Regal verlassen haben, ohne einen Verkauf auszulösen. Eine Inventurabweichung ist die Differenz zwischen dem, was das System erwartet hat, und dem, was der Zähler vorgefunden hat. Jeder verdorbene Artikel, jeder Schnittabfall und jedes Freiessen ist echter, verschwundener Bestand – das Erfassen davon verwandelt eine unerklärte Fehlmenge in einen nachvollziehbaren Verlust.

Wenn Schwund nicht erfasst wird, verschwindet er nicht. Er taucht beim nächsten Zählen als Fehlmenge auf, die niemand benennen kann. Ein Multi-Standort-Betreiber stellte fest, dass Schwund nicht protokolliert und Gutschriften inkonsistent eingetragen wurden. Echte Verluste erschienen dann als Inventurabweichungen, nicht als Verluste, die das Team bereits verbucht hatte. Die Lösung ist keine gründlichere Inventur. Es geht darum, den Verlust im Moment seines Entstehens zu erfassen, damit die Inventur nichts mehr erklären muss.

In Supy wird jedes Bestand betreffende Ereignis in ein prüfbares Ledger geschrieben: Wareneingänge, Produktion, Transfers, Zählungen und Schwund. Da ein protokollierter Schwundeintrag den Bestand im Moment der Speicherung abzieht, spiegelt die Sollmenge, gegen die die Inventur gemessen wird, den Verlust bereits wider. Die verbleibende Abweichung ist der Teil, der eine Untersuchung lohnt.

Schwund im Moment des Entstehens erfassen

Der schwierigste Schwund zu erfassen ist der kleine, im laufenden Service anfallende. Ein Schnellservicebetreiber beschrieb Schwund, der mid-Schicht entstand, etwa zusätzliches Brot, das serviert wurde, und Produkt für Extras. Dieser Schwund gelangte nie in die Bücher, weil das Erfassen zu zeitaufwändig war. Verschwendung, die sich nicht in Sekunden erfassen lässt, wird gar nicht erfasst.

Supy ermöglicht es dem Personal, Schwund nach Artikel, Menge und Grund in Sekunden zu erfassen, auf Mobilgerät oder Desktop. Jeder Eintrag zieht vom Bestand ab und berechnet den Verlust zum Zutatenpreis des jeweiligen Tages, sodass der Datensatz Menge und Wert enthält. Ein Linienkoch kann einen fallen gelassenen Tablett an der Ausgabe erfassen, ohne die Station zu verlassen, und ein Vorbereiter kann Schnittabfall und Verderb beim Schichtende protokollieren.

Machen Sie es zur Routine. Platzieren Sie die Erfassung dort, wo der Schwund entsteht, nicht an einem Büroterminal, und erfassen Sie ihn, wenn er auftritt, anstatt ihn am Monatsende zu rekonstruieren. In einer Gruppe von 6 Standorten ist die Gewohnheit der schicht-aktuellen Erfassung das, was die Inventur jedes Standorts korrekt hält, weil die Verluste bereits im Ledger stehen, bevor jemand ein Regal zählt.

Jedem Verlust einen berichtsfähigen Grund geben

Eine Menge allein sagt Ihnen, dass Bestand weg ist. Ein Grund sagt Ihnen warum – und das ist es, was Schwunddaten in eine Entscheidungsbasis verwandelt. Supy liefert zwei feste Grundkategorien, Verkauf und Gratis, und lässt Sie eigene darüber hinaus definieren, sodass die Codes, die das Personal auswählt, zu den tatsächlichen Verlustquellen Ihrer Küche passen. Supy kann stornierte oder annullierte Kassenpunkte auch automatisch in Schwundeinträge umwandeln. Ein stornierter Verkauf, der die Küche bereits verlassen hat, wird zu einem erfassten Verlust, nicht zu einer unerklärten Fehlmenge bei der nächsten Inventur.

Sobald jeder Verlust einen Grund trägt, weist derselbe Bericht, der Ihre Abweichung erklärt, auch auf die Lösung hin:

Jedem Verlust einen Grund zu geben ermöglicht es Ihnen, diese voneinander zu unterscheiden, anstatt alle Fehlmengen als eine undifferenzierte Zahl zu behandeln.

Jede Abweichungszeile auf einen erfassten Verlust zurückverfolgen

Sobald eine Inventur übermittelt ist, erstellt Supy einen Abweichungsbericht, der für jeden Artikel die Differenz zwischen der physischen Inventur und der Sollmenge zeigt. Da erfasster Schwund bereits abgezogen und bewertet wurde, liest jede Zeile die für diesen Artikel im Zeitraum erfassten Verluste. Eine Abweichungszeile mit passenden Schwundeinträgen ist erklärt. Eine Zeile ohne Einträge ist diejenige, die genauer untersucht werden muss.

Arbeiten Sie den Bericht in dieser Reihenfolge ab. Beginnen Sie mit den Artikeln, deren Abweichung keinen erfassten Schwund dahinter hat, denn dort verbirgt sich der echte Fehlbestand, der Zählfehler oder der versäumte Eintrag. Jede Zeile trägt auch den Wert ihrer Abweichung, sodass eine kostspielige Zeile eine überwiegen kann, die mehr Einheiten bewegt hat: Einige Flaschen Spirituosen können einen Sack Mehl überwiegen. Das prüfbare Ledger lässt Sie jeden Artikel öffnen und genau nachverfolgen, wie sein Bestand sich bewegt hat, von Eingang über Schwund bis zur Inventur, sodass Sie einen Pfad prüfen und nicht raten.

Nehmen Sie einen Standort und einen Zeitraum, um es in der Praxis zu sehen. Angenommen, ein Standort hat an einem Tag 180 € Schwund erfasst, zeigte aber immer noch 4 % ungeklärte Abweichung bei einem verfolgten Artikel. Sobald dieser erfasste Schwund abgezogen wird, sinkt die Restabweichung gegen 1 %. Diese kleine Lücke ist der einzige Teil, den Sie untersuchen. Ein gängiger Richtwert für einen stabilen Artikel ist eine Abweichung unter 2 %, sodass ein Standort, der darüber liegt und kaum oder keinen erfassten Schwund aufweist, fast immer zu wenig protokolliert und nicht zu viel ausgibt. Führen Sie schicht-aktuelle Erfassung ein, einigen Sie sich auf Ihre Grundcodes, und lassen Sie stornierte Verkäufe automatisch umwandeln. Innerhalb eines Inventurzyklus wird der Bericht Ihnen zeigen, welche Abweichung Schwund war und welche etwas anderes.