Negativer Lagerbestand in Restaurantberichten: So beheben Sie ihn

Was negativer Lagerbestand in einem Bestandsbericht wirklich bedeutet

Negativer Lagerbestand ist ein Bestandsbericht, der weniger als null einer Ware auf Lager anzeigt – zum Beispiel minus 47 Einheiten einer Zutat. Es handelt sich nicht um einen Zählfehler am Regal. In einer Restaurantgruppe mit mehreren Standorten bedeutet dies fast immer, dass das System eine Nutzung, einen Verkauf oder eine ausgehende Bewegung erfasst hat, die von der zugehörigen eingehenden Bewegung nie ausgeglichen wurde, sodass das Defizit nur auf dem Papier besteht, während das Regal in Ordnung sein kann.

Genau diese Unterscheidung macht es lohnenswert, negativem Lagerbestand nachzugehen, anstatt ihn einfach zu überschreiben. Überschreibt man die Zahl auf null, verbirgt dies die fehlerhafte Bewegung, und sie taucht in der nächsten Periode wieder auf. Eine gute Warenwirtschaft für Restaurants verknüpft jede Bewegung mit einer Bestandsänderung, sodass ein negativer Wert bis zu seiner Ursache zurückverfolgt werden kann, anstatt zu raten.

Die vier unten aufgeführten Ursachen erklären fast jeden Fall in einem Mehrbetrieb. Ordnen Sie Ihren Bericht einem Standort zu, wenden Sie die Lösung dieses Standorts an, und die Zahlen stimmen überein, weil die zugrunde liegende Bewegung endlich vollständig ist – nicht weil Sie den Gesamtwert erzwungen haben.

Umlagerungen, die gesendet, aber nie empfangen wurden

Dies ist die Ursache, die in Gruppen mit mehreren Standorten am häufigsten auftritt. Ein Standort schickt Bestand an einen anderen, die sendende Seite zeigt, dass der Bestand abgeht, aber die empfangende Seite bestätigt nie den Eingang, sodass die Bücher nie ausgeglichen werden. Eine Gruppe mit 3 Standorten war genau von diesem Problem betroffen: Berichte zeigten minus 47 und minus 7 Einheiten, weil Umlagerungen zwischen Standorten nie eingegangen waren. Derselbe Fehler kann auch Bestände aufblähen: Eine Gruppe mit mehreren Standorten, die eine Zentralküche betreibt, verzeichnete Abweichungen von bis zu 138 kg bei einem einzigen Artikel, weil die Filialen die von der Küche ständig gesendeten Umlagerungen nicht akzeptierten.

Die Lösung ist ein Umlagerungs-Workflow, bei dem die empfangende Seite akzeptieren muss, bevor der Bestand auf beiden Seiten aktualisiert wird. Eine Umlagerung zwischen Filialen durchläuft drei Phasen: Erstellt, Eingereicht und Empfangen. Bis das Ziel den Empfang bestätigt, ändert sich auf keiner Seite etwas – genau das, was verhindert, dass eine nicht empfangene Umlagerung ein Phantom-Defizit oder einen Phantom-Überschuss erzeugt. Die empfangende Seite kann teilweise akzeptieren oder ablehnen, der Bestand wird automatisch auf beiden Seiten angepasst, und die Bewegung erscheint mit einem vollständigen Prüfpfad in Abweichung, Verbrauch und Echtzeit-Lagerbestand.

Wenn Ihre Berichte negativen oder aufgeblähten Bestand aufweisen und Sie standortübergreifende Bewegungen durchführen, prüfen Sie zuerst, ob Umlagerungen vor der Phase „Empfangen" feststecken, denn das behebt die meisten negativen und aufgeblähten Bestände in einer Mehrstandort-Umgebung. Fragen Sie, welche Standorte derzeit nicht akzeptierte Umlagerungen haben.

Umlagerung oder Bestellung für die interne Versorgung

Sobald Umlagerungen ordnungsgemäß empfangen werden, stellt sich die nächste Frage, ob eine interne Bewegung überhaupt eine Umlagerung sein sollte. Gruppen, die eine Zentralküche oder ein Lager-zu-Filiale-Modell betreiben, stehen vor einer echten Entscheidung: Bestand als interne Umlagerung verschieben oder die Filiale eine Bestellung an die Zentralküche aufgeben lassen, die diese bestätigt, versendet, einen Lieferschein ausstellt, den die Filiale empfängt, bevor der Bestand eintrifft. Die falsche Route zu wählen oder beide inkonsistent über Küchen und ein zentrales Lager zu mischen, ist der Grund, warum physische Inventuren aufhören, mit dem System übereinzustimmen.

Die Bestellroute bietet eine sauberere Nachverfolgung für eine Versorgungsbeziehung, die sich wie der Kauf bei einem Lieferanten verhält, da sie an jedem Schritt eine Bestätigung und einen Lieferschein enthält. Die Umlagerungsroute ist für eine direkte Bestandsverschiebung zwischen zwei eigenen Standorten geeignet. Eine Voraussetzung bringt Gruppen zum Stolpern: Ein halbfertiges oder Vorbereitungsrezept muss als lagerfähig eingestellt sein, damit Produktion und Umlagerung überhaupt funktionieren, sonst hat die Bewegung nichts, worauf sie einwirken kann.

Entscheiden Sie, welche Route jede interne Versorgungsbeziehung nutzt, und wenden Sie sie dann auf jedem Standort gleich an, damit die Zählungen nicht mehr abweichen.

Verkäufe, die ihre Zutaten nicht verbrauchen

Eine andere Ursache verbirgt sich auf der Verkaufsseite. Wenn ein Gericht verkauft wird, aber sein Rezept nicht mit dem entsprechenden Kassensystem-Artikel verknüpft ist, wird der Verkauf nie von den verwendeten Rohzutaten abgezogen. Der theoretische Bestand bleibt hoch, während das Regal leer wird, und die Lücke taucht schließlich als Negativwert auf, sobald eine Zählung sie korrigiert. Dasselbe passiert, wenn ein Chargen- oder Vorbereitungsrezept nie rückwirkend eingetragen wird, sodass für bereits erfolgte Produktion kein Verbrauch erfasst wird.

Die Lösung besteht darin, Rezepte – einschließlich ihrer Modifikatoren – mit den Kassensystem-Artikeln zu verknüpfen, die sie verkaufen, sodass jeder Verkauf automatisch die richtigen Zutaten abzieht. Vorbereitungs- und halbfertige Rezepte werden auf dieselbe Weise modelliert, mit rückwirkend erfasster Chargenproduktion. Sobald die Zuordnung vorhanden ist, verbraucht ein Verkauf von 142 Gedecken das tatsächlich verwendete Mehl, anstatt es im Bericht stehen zu lassen, und der theoretische versus tatsächliche Verbrauch wird zu einer Zahl, auf die Sie reagieren können.

Ein Artikel auf mehrere Lagerorte aufgeteilt

Eine stillere Ursache taucht in Gruppen auf, die einen Artikel an mehr als einem Ort lagern: zum Beispiel in einem Kühlraum, einem Tiefkühler und einem Trockenlager. Wenn diese Lagerorte nicht so konfiguriert sind, dass sie zu einem einzigen Gesamtwert auf Filialebene zusammengefasst werden, kann der Artikel am Standort falsch erscheinen, obwohl jeder einzelne Bereich korrekt gezählt wurde. Es erscheint als Diskrepanz, die in Wirklichkeit nur eine Aggregationslücke ist.

Der Lagerbestand wird nach Standort, Kategorie und Lagereinheit verfolgt, und die Lagerorte für einen Artikel sollten zu einer einzigen Gesamtzahl auf Filialebene aggregieren. Konfigurieren Sie die Lagerorte eines Artikels so, dass ihre Inventurzählungen zum Standortgesamtwert aufsummiert werden, und bestätigen Sie dies während der Einrichtung und nicht nach einer fehlgeschlagenen Zählung.

Bevor Sie einer Zählung eines einzelnen Artikels vertrauen, prüfen Sie, ob dieser Artikel in mehr als einem Lagerort aufbewahrt wird und ob diese Bereiche zum Filialgesamtwert aufsummiert werden.

Eine schnelle Selbstüberprüfung für negativen Lagerbestand standortübergreifend

Negativer Lagerbestand in standortübergreifenden Restaurantbestandsberichten ist eine Diagnose, keine Zahl, die überschrieben werden sollte. Benennen Sie zuerst die Filiale, in der Sie sich befinden. Wenn der Negativwert bei einem Artikel liegt, den Sie zwischen Standorten verschieben, suchen Sie nach Umlagerungen, die vor der Phase „Empfangen" feststecken. Wenn Ihre physischen Zählungen überall abweichen, entscheiden Sie einmal, ob die interne Versorgung eine Umlagerung oder eine Bestellung an eine Zentralküche ist, und wenden Sie es konsistent an, indem Sie sicherstellen, dass halbfertige Artikel als lagerfähig eingestellt sind. Wenn der theoretische Bestand bei Artikeln hoch bleibt, die eindeutig verkauft wurden, prüfen Sie, ob die Verkaufsrezepte mit ihren Kassensystem-Artikeln verknüpft sind und ob Chargen rückwirkend eingetragen wurden. Und wenn ein einzelner Artikel an einem Standort falsch erscheint, bestätigen Sie, ob seine Lagerorte zu einem Filialgesamtwert aufsummiert werden.

Beheben Sie die Bewegung, und der Bericht stimmt von selbst überein. Für das umfassendere Setup hinter Zählungen, denen Sie vertrauen können, lesen Sie unseren Leitfaden zur Warenwirtschaftssoftware für Restaurants, und sobald Ihre Zahlen korrekt sind, können Sie Margen mit unserem kostenlosen Wareneinsatz-Kalkulator testen.