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Restaurant-Management-Software: Wie Sie intern eine Kaufgenehmigung erhalten
Erstellen Sie die Freigabekette vor der engeren Auswahl
Die Genehmigung für neue Restaurant-Management-Software liegt selten bei der Person, die die Evaluierung durchführt. In den meisten Multi-Standort-Gruppen läuft die Entscheidung eine Kette hoch. Sie führt über den Betriebsleiter, den Leiter der Zentralküche, dann Finanzen oder den Inhaber, mit Hauptsitz und IT daneben. Erstellen Sie diese Kette zuerst, dann leiten Sie Ihren Fall an die Person weiter, die tatsächlich unterschreiben kann.
Diesen Schritt zu überspringen ist der häufigste Grund, warum eine Evaluierung scheitert. Der Evaluator macht die Demos und die Referenzgespräche und stellt dann fest, dass der Vertrag eine schriftliche Genehmigung von jemandem braucht, mit dem er noch nie gesprochen hat. Dann ist die Dynamik weg.
Wer die Entscheidung besitzt, hängt auch von der Struktur der Gruppe ab. In einer Gruppe unterschreibt der Inhaber jeden Einkauf. In einer anderen übergibt ein Gruppengeschäftsführer F&B-Entscheidungen an den Betriebsleiter. Bestätigen Sie den tatsächlichen Entscheidungsträger für Ihre Struktur, bevor Sie Wochen in eine engere Auswahl investieren.
Bevor Sie eine engere Auswahl erstellen, listen Sie die Fragen auf, die jeder Stakeholder stellen wird. Unser Leitfaden zu den Fragen an einen Anbieter von Restaurant-Inventarsoftware ist ein nützlicher Ausgangspunkt.
| Stakeholder | Was er in der Entscheidung besitzt | Was er sehen muss, um Ja zu sagen |
|---|---|---|
| Betriebsleiter | Täglicher Betrieb und F&B-Entscheidungen | Wie es die Abweichung reduziert und Managerzeit spart |
| Leiter der Zentralküche | Produktion und Kontostruktur | Wie Filialen und Zentralküche dem System zugeordnet werden |
| Finanzen / Inhaber | Das Budget und der Vertrag | Der Businesscase in Kosten- und Margenangaben |
| Hauptsitz | Gruppenstandards und der Rollout | Ein einheitliches Setup an jedem Standort |
| IT | Sicherheit, Zugang und Integrationen | Datenverarbeitung, Berechtigungen und Systemkompatibilität |
Leiten Sie die Evaluierung an die Person weiter, die tatsächlich Ja sagen kann
Evaluierungen stagnieren, wenn sie nie die Person erreichen, die sie genehmigen kann. Ein lokaler Kontakt führt den Test durch, sagt dann, dass die Entscheidung außerhalb seiner Zuständigkeit liegt und gibt sie weiter, und der Thread verstummt beim Hauptsitz. Beheben Sie dies am Anfang, nicht am Ende.
Bestätigen Sie, wer die Entscheidung besitzt, und bringen Sie Finanzen und IT frühzeitig ein, anstatt sie am Ende kalt zu präsentieren. Jeder hat eine Frage, die eine Unterschrift spät blockieren kann, wenn sie spät auftaucht. Finanzen will den Businesscase. IT will wissen, wie es sich verbindet und wie der Zugang kontrolliert wird.
Denken Sie daran, dass ein bewiesenes Ergebnis die Freigabe nicht umgeht. Ein Betreiber auf einem bestehenden System hatte seinen Wareneinsatz bereits gesenkt, und der Inhaber musste trotzdem jeden neuen Kauf genehmigen. Der Weg zum richtigen Budgetverantwortlichen ist genauso wichtig wie das Produkt.
IT wird fragen, wie das System sich mit Ihrem Kassensystem und Ihrer Buchhaltung verbindet. Supy listet 75+ Integrationen, und unser Hinweis zu Restaurant-Software-Integrationen erklärt, was vor diesem Gespräch zu prüfen ist.
Erstellen Sie den Businesscase in Zahlen, die ein Budgetverantwortlicher erkennt
Ein Restaurantbudgetverantwortlicher unterschreibt Zahlen, die er von seinen eigenen Standorten kennt. Wareneinsatz, Abfall, Lieferantenpreisbewegungen und die Stunden, die durch manuelle Rechnungsstellung und Bestellung verloren gehen, zählen alle. Generische Rendite-Folien bewegen sie selten, aber Margenbelege von ihren eigenen Standorten schon.
Modellieren Sie Ihre eigene Version vor dem Meeting. Für eine illustrative Sechs-Standort-Gruppe könnten die Wertbereiche wie unten aussehen, und Sie ersetzen jede Zahl durch Ihre eigenen Zahlen.
Zeigen Sie die aktuelle Zahl jetzt und geben Sie eine Zielzahl ab. Ein System mit Live-Dashboards und exportierbaren Berichten ermöglicht es Ihnen, die aktuellen Zahlen heute abzurufen und dann die Veränderung während eines Tests zu messen. Supys Restaurant-Controlling-Software ist darauf ausgelegt, genau diese Zahlen nach Standort anzuzeigen.
Planen Sie dann einen kurzen Piloten. Ein 2-bis-4-Wochen-Lauf an einem oder zwei Standorten verwandelt eine Prognose in ein echtes Vorher-Nachher, dem ein Budgetverantwortlicher vertrauen kann. Ein Pilot ermöglicht es auch jedem Stakeholder, das System mit seinen eigenen Daten zu sehen, was mehr bringt als jede Folie.
Geben Sie jedem Genehmiger die Sicht, die er braucht, und einen schriftlichen Nachweis
Jeder Genehmiger braucht eine andere Sicht auf dasselbe System. Finanzen will Kosten und Marge. Standortmitarbeiter brauchen Zählungen und Bestellungen, nicht das vollständige Kostenbild. Rollenbasierte Berechtigungen ermöglichen es Ihnen, jedem die für ihn relevante Sicht zu geben und Kosten und Preise vor Benutzern zu verbergen, die sie bei der Evaluierung nicht sehen sollten.
Dieser Kontrollpunkt ist in einem Genehmigungsprozess kein Nice-to-have. Er ermöglicht es oft einem vorsichtigen Finanzleiter oder Inhaber, Ja zu sagen, weil die sensiblen Zahlen bei den Personen bleiben, die sie verantworten.
Decken Sie auch den schriftlichen Nachweis ab. Verträge und Einkäufe brauchen in der Regel eine schriftliche Genehmigung von einem namentlich genannten Entscheidungsträger. Ein System, das aufzeichnet, wer was genehmigt hat, gibt Ihnen diesen Nachweis standardmäßig. Sobald Sie live sind, können sequenzielle Genehmigungen von bis zu 5 Genehmigern, ausgelöst durch Filiale und Bestellwert, dieselbe Kette bei jeder zukünftigen Bestellung durchsetzen. IT wird auch nach Single Sign-on und kontrolliertem Zugang suchen, die beide Standard sind.
Vier Prüfpunkte, bevor Sie die Genehmigung beantragen
Führen Sie diese durch, bevor Sie um eine Unterschrift bitten:
- Entscheidungsträger bestätigt. Sie kennen die eine Person, deren Ja es abschließt, für die Struktur Ihrer Gruppe.
- Der Businesscase liegt in Ihren eigenen Zahlen vor. Wareneinsatz, Abfall, Lieferantenpreisabweichung und Verwaltungsstunden, keine generische Folie.
- Ein kurzer Pilot ist geplant. Ein oder zwei Standorte, 2 bis 4 Wochen, mit einem klaren Vorher und Nachher.
- Zugang und der Genehmigungsnachweis sind abgedeckt. Jeder Genehmiger sieht nur, was er braucht, und jede Freigabe wird aufgezeichnet.
Prüfen Sie alle vier, und die Entscheidung hört auf, ein Sprung ins Unbekannte zu sein. Sie wird zu einem dokumentierten Fall, der an die Person weitergeleitet wird, die ihn genehmigen kann. Wenn Sie sehen möchten, wie rollenbasierte Genehmigungen, Live-Reporting und ein schriftlicher Nachweis auf Ihren eigenen Standorten zusammenkommen, klicken Sie unten auf Demo buchen.
