برامج إدارة المطاعم: كيف تحصل على الموافقة الداخلية للشراء

ابنِ سلسلة الموافقات قبل القائمة المختصرة

نادراً ما تكون الموافقة على برامج إدارة مطاعم جديدة بيد الشخص الذي يجري التقييم. في معظم مجموعات المطاعم المتعددة المواقع، تصعد القرار عبر سلسلة: مدير العمليات، مسؤول المطبخ المركزي، ثم الإدارة المالية أو المالك، مع المقر الرئيسي وتقنية المعلومات بجانبيهما. ابنِ هذه السلسلة أولاً، ثم وجّه ملفك نحو الشخص الذي يستطيع التوقيع فعلاً.

تجاوز هذه الخطوة هو السبب الأكثر شيوعاً في فشل عملية التقييم. يُكمل المقيّم العروض التقديمية ومحادثات المرجع، ثم يكتشف أن العقد يتطلّب موافقة خطية من شخص لم يتحدّث إليه قط. عندها تكون الزخمة قد ضاعت.

صاحب القرار يختلف أيضاً بحسب هيكل المجموعة. في مجموعة يوقّع المالك كل عملية شراء. وفي أخرى يفوّض مدير مجموعة F&B قرارات مديري العمليات. تحقّق من صاحب القرار الفعلي لهيكلك قبل استثمار أسابيع في قائمة مختصرة.

قبل إعداد قائمتك المختصرة، ضع قائمة بالأسئلة التي سيطرحها كل طرف. دليلنا حول الأسئلة الموجّهة لمورّدي برامج إدارة مخزون المطاعم نقطة انطلاق مفيدة.

وجّه التقييم نحو الشخص الذي يستطيع فعلاً قول نعم

تتعثّر عمليات التقييم حين لا تصل قطّ إلى الشخص القادر على الموافقة. يجري جهة التواصل المحلية الاختبار، ثم يكتشف أن القرار خارج صلاحيته ويحيله إلى شخص آخر، وينتهي الحوار عند المقر الرئيسي. عالج هذا في البداية، ليس في النهاية.

تحقّق من صاحب القرار وأدخل الإدارة المالية وتقنية المعلومات مبكّراً، بدلاً من مواجهتهم فجأةً في النهاية. لكل طرف سؤال يستطيع تأخير التوقيع إن ظهر متأخّراً. الإدارة المالية تريد حجة الأعمال. تقنية المعلومات تريد معرفة كيفية الاتصال وكيفية ضبط الوصول.

تذكّر أن نتيجة مثبتة لا تتجاوز مسار الموافقة. مشغّل على نظام قائم كان قد خفّض تكلفة الغذاء لديه، وكان المالك لا يزال يجب عليه الموافقة على كل عملية شراء جديدة. الطريق إلى المسؤول عن الميزانية لا يقل أهميةً عن المنتجات.

ستسأل تقنية المعلومات عن كيفية اتصال النظام بنظام نقاط البيع والمحاسبة. تضم Supy أكثر من 75+ تكاملاً، ودليلنا حول تكاملات برامج المطاعم يشرح ما يجب مراجعته قبل تلك المحادثة.

ابنِ حجة الأعمال بأرقام يعرفها المسؤول عن الميزانية

يوقّع المسؤول عن ميزانية المطعم على أرقام يعرفها من مواقعه الخاصة. تكلفة الغذاء، الهدر، تباين أسعار المورّدين، والساعات الضائعة في إصدار الفواتير وطلبات الشراء يدويّاً، كلّها تحسب. الشرائح التسويقية العامة نادراً ما تقنع، لكن مستندات الهامش من مواقعه الخاصة تفعل ذلك.

ابنِ نسختك الخاصة قبل الاجتماع. لمجموعة تضم ستة مواقع على سبيل المثال، قد تبدو نطاقات القيمة كما في الرسم أدناه، ويمكنك استبدال كل رقم بأرقامك الخاصة.

أظهر الرقم الحالي وحدّد رقماً مستهدفاً. نظام بلوحات تحكّم حية وتقارير قابلة للتصدير يتيح لك سحب الأرقام الحالية اليوم، ثم قياس التغيير خلال التجربة. برنامج تحليلات المطاعم من Supy مصمّم لعرض هذه الأرقام بحسب الموقع.

خطّط بعد ذلك لتجربة قصيرة. تشغيل مدته 2 إلى 4 أسابيع على موقع أو اثنين يحوّل التوقّعات إلى نتيجة قبل وبعد حقيقية. تتيح التجربة أيضاً لكل طرف رؤية النظام ببياناته الخاصة، ممّا يفوق أي شريحة عرض تقديمي.

امنح كل مُوافِق العرض الذي يحتاجه وسجلاً مكتوباً

يحتاج كل مُوافِق إلى عرض مختلف للنظام ذاته. الإدارة المالية تريد التكاليف والهامش. موظّفو الفرع يحتاجون إلى الجرد والطلبات، ليس عرض التكاليف كاملاً. الصلاحيات المستندة إلى الدور تتيح لك منح كل شخص العرض ذا الصلة وإخفاء أرقام التكاليف والتسعير عن المستخدمين غير المخول لهم رؤيتها.

هذه نقطة التحقّق ليست ترفاً في سياق الموافقة. فهي كثيراً ما تسمح لمدير مالي أو مالك متحفّظ بقول نعم، لأن الأرقام الحسّاسة تبقى لدى المسؤولين عنها.

غطِّ أيضاً السجل المكتوب. تتطلّب العقود والمشتريات عادةً موافقةً خطيةً من صاحب قرار مسمّى. نظام يسجّل من وافق على ماذا يمنحك هذا السجل تلقائيّاً. بعد الإطلاق، تستطيع موافقات تسلسلية من 5 مُوافِقين، تُشغّل حسب الفرع وقيمة طلب الشراء، تطبيق السلسلة ذاتها على كل طلب شراء مستقبلي. ستبحث تقنية المعلومات أيضاً عن الدخول الموحّد والوصول المتحكّم به، وكلاهما معياريّان.

أربع نقاط تحقّق قبل طلب الموافقة

أجرِها قبل طلب التوقيع:

1. تأكد صاحب القرار. تعرف الشخص الوحيد الذي تغلق موافقته الملف، لهيكل مجموعتك.
2. حجة الأعمال مبنيّة على أرقامك الخاصة. تكلفة الغذاء، الهدر، التباين في أسعار المورّدين، وساعات الإدارة، ليس شريحة عامة.
3. تجربة قصيرة مخطّط لها. موقع أو اثنان، 2 إلى 4 أسابيع، بنتيجة قبل وبعد واضحة.
4. الوصول وسجل الموافقة مؿطُّيان. كل مُوافِق يرى فقط ما يحتاجه، وكل موافقة مُسجّلة.

تحقّق من الأربع، ويتحوّل القرار من مجازفة إلى ملف موثّق موجّه نحو الشخص القادر على اعتماده. إن أردت رؤية كيفية عمل الموافقات المستندة إلى الدور والتقارير الحية والسجل المكتوب معاً في مواقعك، احجز عرضاً توضيحياً أدناه.