Café-Warenwirtschaft: Lebensmittelverschwendung reduzieren und die Kosten jedes Kaffees kennen

Was Café-Warenwirtschaft erfassen muss

Café-Warenwirtschaft ist die regelmäßige Aufgabe, den Bestand zu zählen, Schwund zu erfassen und jedes Getränk sowie jedes Gericht zu kalkulieren, damit Sie sehen, wohin das Geld fließt. Die Kasse erfasst, was verkauft wurde – nicht den Espresso, den der Barista ausgekippt hat, oder die Milch, die Sie zu großzügig eingeschenkt haben. Diese Verluste sehen Sie erst zum Monatsende, wenn der Wareneinsatz bereits bei etwa 35 % liegt. Dieser Artikel zeigt, was zu erfassen ist, wie oft gezählt wird, wie jedes Getränk kalkuliert wird und wie Zählungen in einer Gruppe synchronisiert werden.

Drei Positionen binden fast das gesamte Geld eines Cafés – erfassen Sie diese zuerst.

• Die kostenintensiven Positionen. Kaffeebohnen, Milch und die wenigen Lebensmittel, die den Großteil Ihrer Ausgaben ausmachen. Diese bewegen sich schnell und weichen still ab, daher verdienen sie die meiste Aufmerksamkeit.
• Schwund. Jeder ausgekippte Espresso, jeder Liter aufgeschäumter und weggeschütteter Milch, jede zu groß portionierte Portion. Nichts davon erscheint im Verkaufsbericht.
• Rezeptkosten pro Artikel. Was jeder Flat White, jeder Latte und jedes Frühstücksgericht zu den heutigen Preisen kostet – nicht dem Preis, den Sie vor sechs Monaten festgelegt haben.

Erfassen Sie diese drei Punkte gut, und der Rest des Regals kann auf eine monatliche Zählung warten. Ein Café braucht kein Lagersystem. Es braucht eine kurze Liste der wichtigen Positionen, die oft genug gezählt werden, um ehrlich zu bleiben, und eine Rezeptkalkulation, die mit dem Schritt hält, was Sie den Lieferanten zahlen.

Warum die Kasse Schwund und Überportionierung nicht zeigt

Ihr Point-of-Sale erfasst, was verkauft wurde – und nichts weiter. Er sieht nie den doppelten Espresso, den ein Barista ausgekippt hat, die Milch, die falsch aufgeschäumt und in den Ausguss gegossen wurde, oder den extra Speckstreifen auf einem Teller. Eine Kaffeegruppe, die mehrere Standorte betreibt, beobachtete, wie die Kostenabweichung bei etwa 18 % lag, während die Verkaufsberichte gesund aussahen – denn die Kasse erfasste, was die Theke verließ, nicht was den Mülleimer verließ.

Die Lücke wird am deutlichsten, wenn Sie gegenüberstellen, was die Kasse erfasst, und was sie nie sieht.

Die Lücke zeigt sich in Ihren Bestellungen, bevor sie sonst irgendwo erscheint. Ein einzelnes Café sah, wie eine Zutat von 2 kg auf 2,5 kg pro Bestellung stieg, ohne entsprechenden Anstieg der Verkäufe. Der POS zeigte den Lagerbestand, sodass der Inhaber das Regal sehen konnte.

Er konnte nicht sagen, ob das Plus aus Überportionierung, Schwund oder Diebstahl stammte. Lagerbestände beantworten die Frage, wie viel da ist. Sie beantworten nicht, wo der Rest geblieben ist.

Diese Lücke zu schließen erfordert zwei Aufzeichnungen, die die Kasse nicht führen kann. Schwund nach Artikel, Menge und Grund zu protokollieren, verwandelt ein vages Verlustgefühl in eine Zahl, auf die Sie handeln können. Außerdem werden die Verluste vom Bestand abgezogen, sodass Ihre Aufzeichnungen mit dem Regal übereinstimmen.

Mit Supys Schwunderfassung protokolliert ein Barista einen ausgekippten Espresso oder weggeschüttete Milch in Sekunden per Smartphone, und Supy verbucht die Kosten auf die richtige Filiale und Kategorie. Vergleichen Sie das mit einem theoretischen Wert – dem, was Ihre Rezepte sagen, dass Sie hätten verbrauchen sollen –, und die Differenz ist die Abweichung, die Sie bisher übersehen haben.

Zählen Sie kostspielige Positionen wöchentlich, den Rest monatlich

Alles jede Woche zu zählen ist der schnellste Weg, das Zählen ganz aufzugeben. Eine Gruppe verbrachte jeden Montag etwa 3 Stunden damit, das gesamte Regal von Hand zu zählen.

In einer beschäftigten Woche ließ das Team die Zählung ausfallen, sodass die Lageraufzeichnungen nicht mehr mit dem Regal übereinstimmten. Die Lösung ist nicht mehr Disziplin. Es ist eine kürzere Liste.

Zählen Sie Ihre wenigen kostenintensiven Positionen jede Woche und den Rest einmal im Monat.

• Wöchentlich. Kaffeebohnen, Milch und die drei oder vier Lebensmittel, die den Großteil Ihrer Kosten tragen. Ein kleiner Ausreißer bei diesen Positionen kostet echtes Geld – eine wöchentliche Zählung erkennt ihn, solange er noch klein ist.
• Monatlich. Alles andere. Tassen, Sirupe, Trockenwaren und der lange Schwanz niedrigwertiger Artikel verändern sich langsam, sodass eine monatliche Zählung sie im Griff behält, ohne Ihre Morgen zu fressen.

Die Häufigkeit zahlt sich in Genauigkeit aus. Unternehmen, die mehr als einmal pro Woche zählen, halten Lageraufzeichnungen etwa 3-mal so genau wie solche, die selten zählen.

Seltene Zähler stimmen mit dem Regal nur etwa 24,5 % der Zeit überein, zeigen Supys Daten in The Spread. Selbst eine wöchentliche Zählung Ihrer teuersten Positionen bringt Ihnen den Großteil dieses Gewinns.

Eine wiederverwendbare Zählvorlage in Regalreihenfolge macht eine wöchentliche Zählung zu einer Aufgabe von Minuten. Supy erstellt die Vorlage einmalig, listet Artikel in der Reihenfolge auf, in der Sie das Café ablaufen, und lässt zwei Personen gleichzeitig zählen, während die App ihre Zahlen zusammenführt.

Sobald Sie die Zählung einreichen, zeigt Supy die Abweichung gegenüber dem Systemerwartungswert an – Sie sehen ein Problem am Zähltag, nicht erst zum Monatsende.

Für das größere Bild, wie Zählungen, Kosten und Bestellungen zusammenpassen, lesen Sie unseren Leitfaden zu Restaurant-Warenwirtschaftssoftware.

Jedes Getränk und Gericht kalkulieren, wenn Milch- und Bohnenpreise sich bewegen

Eine einmal festgelegte Rezeptkalkulation veraltet in der Woche, in der Milch oder Bohnen sich bewegen. Ein einzelnes Café erzielte einen Wareneinsatz von rund 35 % bei etwa $30.000 Wochenumsatz.

Es kalkulierte Menüpositionen von Hand und führte keine regelmäßigen Zählungen durch – so maß niemand, wie sehr die Ei-und-Speck-Portionen gewachsen waren. Der Menüpreis blieb gleich, während jeder Teller mehr zu produzieren kostete, sodass das Café bei jeder Bestellung etwas weniger verdiente.

Rezeptkalkulation löst dieses Problem, wenn das System die Kosten für Sie neu berechnet. Verknüpfen Sie jedes Getränk und Gericht mit seinen Zutaten, verbinden Sie das mit Ihren Verkäufen, und jeder Verkauf reduziert automatisch den richtigen Bestand.

In Supy werden Rezeptkosten über Zählungen, Schwund, Produktion und Transfers neu berechnet. Der Wareneinsatz, den Sie ablesen, spiegelt das wider, was Sie heute zahlen – nicht eine Zahl aus dem letzten Quartal –, sodass Sie einen Latte nach einem Preisanstieg nie von Hand neu kalkulieren müssen.

Zwei Kostenkennzahlen sagen Ihnen, ob ein Preisanstieg Ihre Kosten bereits erhöht hat. Supy verfolgt einen laufenden Durchschnittspreis aus Ihrer Einkaufshistorie und den letzten Einkaufspreis für jede Zutat in jeder Filiale.

Wenn Ihr Milchlieferant einen Preis anhebt, bewegt sich zuerst die Aktuell-Preis-Kennzahl – Sie sehen den Anstieg in Ihrem aktuellen Wareneinsatz, bevor der langfristige Durchschnitt aufholt.

Ein Live-Dashboard zeigt dann Wareneinsatz in Echtzeit (COGS) und den Wareneinsatz in Prozent nach Standort und Menükategorie. Sie passen nur die wenigen Getränke und Gerichte neu an, deren Marge gerutscht ist.

Café-Gruppen: Zählungen über mehrere Standorte synchronisieren

Mehrere Cafés zu betreiben fügt eine Regel hinzu, die ein einzelner Standort nie braucht: Alle zählen am selben Datum. Eine vierstandortige Kaffeegruppe konnte keinen konsolidierten Bericht erstellen, weil ein einzelner Standort einen Tag früher zählte – die Gruppenzahlen stimmten nie überein und das Dashboard blieb leer.

Der Grund liegt darin, wie gute Kostenberichte funktionieren. Supy verwendet Bestandszähldaten als Berichtsgrenzen, nicht Kalenderdaten. Eine konsolidierte Kennzahl spiegelt dann wider, was jeder Standort tatsächlich gezählt hat.

Bringen Sie jeden Standort auf dasselbe Zähldatum und der Gruppenreport füllt sich. Läuft ein Standort einen Tag vor, bricht die gesamte Gruppenansicht zusammen – egal, wie sorgfältig jedes Café für sich war.

Legen Sie einen Zählkalender für die Gruppe fest und halten Sie jeden Standort daran. Bestand und Par-Sichtbarkeit auf Gruppenebene erlaubt einem Gebietsleiter dann, zu sehen, wo jedes Café im Vergleich zu seinen Zielen steht. Eine Ansicht ersetzt fünf separate Tabellen.

Die wöchentliche Liste der kostenintensiven Positionen und die monatliche Vollzählung gelten weiterhin an jedem Standort. Die Gruppenregel fügt nur das gemeinsame Datum hinzu.

Beginnen Sie mit einem Monat Zahlen

Der schnellste Weg herauszufinden, ob Schwund und veraltete Kosten Ihre Marge auffressen, ist ein einziger Vergleich. Rufen Sie die Einkäufe des letzten Monats für Kaffee, Milch und Ihre drei wichtigsten Lebensmittellinien ab und vergleichen Sie sie mit dem, was Ihre Rezepte sagen, dass diese Verkäufe hätten verbrauchen sollen. Angenommen, Sie haben $1.200 für Kaffee und Milch eingekauft, und Ihre Rezepte erklären $1.000 davon. Die $200 Lücke ist Schwund oder Überportionierung, den Sie noch nicht erfassen – und das sind die Positionen, die Sie von nun an wöchentlich zählen sollten.

Dann kalkulieren Sie Ihre fünf meistverkauften Getränke zu den aktuellen Milch- und Bohnenpreisen dieser Woche und vergleichen Sie jedes mit seinem Menüpreis. Fixieren Sie zuerst den Rhythmus, denn eine genaue Zählung ist die Grundlage jeder nachgelagerten Kostenkennzahl.