Die erste Technologiestelle, die jede wachsende Restaurantgruppe besetzen sollte (aber oft nicht tut)

10Von Mo Reshard, Gründer von Preshift

Die meisten Restaurantgruppen warten zu lange mit ihrer ersten Technologiestelle.

Wenn ich hinzugezogen werde, liegt das oft daran, dass ein Rollout schiefgelaufen ist, ein System unhandhabbar geworden ist oder die Kosten still und leise gestiegen sind. Aber die Wahrheit ist: Ein Großteil davon hätte mit der richtigen Einstellung vermieden werden können – jemand, der das Geschäft versteht, die Systeme in- und auswendig kennt und die Lücke zwischen Ihren Betreibern und Ihrem Tech-Stack überbrücken kann.

Und nein – es ist kein CTO.

Es ist meist jemand, der bereits in Ihrem Unternehmen arbeitet.

TL;DR?  Wenn Sie direkt zur Vorlage springen möchten, können Sie das Stellenprofil für Restaurant-Systemmanager hier herunterladen.

Warum die meisten Gründer zu lange warten

Mit zwei oder drei Standorten tragen Sie wahrscheinlich hundert Hüte. Sie kennen Ihre Mitarbeiter, Ihre Speisekarten, Ihre Zahlen. Doch wenn das Unternehmen zu wachsen beginnt – sei es durch Standorte, Umsatz oder Mitarbeiterzahl – kommen Sie an einen Entscheidungspunkt:

„Stellen wir einen Betriebsleiter ein, der die GMs überwacht, oder nehmen wir unsere Technologie etwas ernster?“

Einer meiner ersten Kunden befand sich genau in dieser Situation. Ihr dritter Standort stand kurz vor der Eröffnung, der neue Standort sollte ihr bislang größter werden – und sie mussten wählen: eine Führungsebene aufbauen oder auf Systeme setzen, die mit ihnen skalieren würden.

Sie trafen die kluge Entscheidung. Sie investierten in Technologie – und stellten die richtige Person ein, um diese zu verantworten.

Das ideale Profil: Ihr systemaffiner GM

Ihre erste „Technologiestelle“ muss nicht im klassischen Sinne technisch sein. Die Person muss nicht programmieren, keine Roadmap verwalten oder an SaaS-Anbieter-Gesprächen teilnehmen (dafür sind wir zuständig). Was Sie brauchen, ist jemand, der Ihr Unternehmen in- und auswendig kennt – und aufleuchtet, wenn es darum geht, Systeme zu managen.

„Die perfekte Person ist ein technischer Gastronomieleiter. Ein GM, der es liebt, hinter dem Laptop zu sitzen.“

Ich habe mit vielen solcher Menschen gearbeitet. Ehrlich gesagt hat mich diese Sorte in meiner Betriebszeit manchmal geärgert – weil sie weniger Zeit im Betrieb und mehr Zeit hinter dem Bildschirm verbrachte. Aber die Realität ist: Diese Menschen sind diejenigen, die Ihre Systeme zum Singen bringen.

Sie wissen, welche Daten wichtig sind, was Ihr Team täglich wirklich braucht – und sie sind von Natur aus neugierig. Sie wollen herausfinden, wie die Tools funktionieren.

Wenn Sie bereits jemanden wie diesen haben – das ist Ihre Person.

Falls nicht, suchen Sie nach jemandem mit:

• Einem Gastronomiehintergrund (sie müssen den Betriebsablauf verstehen)
• Einem Gespur für Systeme und Prozesse
• Der Tendenz zu fragen: „Warum machen wir das so?“
• Dem Respekt der Betriebs- und Finanzteams

Es gibt keinen festen Titel für diese Person, aber je nach Bedarf und Erfahrung könnte es ein Systemmanager, Systemkoordinator, Tech- & Betriebskoordinator, IT-Manager oder Leiter Restauranttechnologie sein. Für jetzt nennen wir ihn einfach Systemmanager.

Wann einstellen: bevor die Zentrale zu groß wird

Der richtige Zeitpunkt für diese Stelle ist nicht, wenn Sie 15 Standorte erreicht haben – sondern bevor Sie unnötigen Overhead aufgebaut haben.

Der ideale Zeitpunkt liegt zwischen dem 3. und 5. Standort oder wenn Sie einen großen Flaggschiff-Standort hochskalieren.

„Zwischen Standort 10 und 25 beginnen die meisten, immer mehr Zentralteam einzustellen. Das macht Sie aber nicht immer effizienter. Es erhöht nur die Anzahl der Personen, die Fehler machen können.“

Ein starker Systemmanager in dieser Phase hilft Ihnen, die Expansion der Zentrale zu verzögern. Er stellt auch sicher, dass Sie nicht zu viel für Tools bezahlen, Arbeit doppelt ausführen oder kaputte Prozesse mit menschlichem Aufwand flicken.

Was diese Person tatsächlich tut

Um es klarzustellen – das ist keine glorifizierte IT-Supportstelle. Sie bitten niemanden, Passwörter zurückzusetzen und Drucker zu reparieren.

Hier ist, was ein guter Systemmanager tut:

• Verantwortet die tägliche Nutzung Ihrer Tools (POS, Warenwirtschaft, Personalplanung, Buchhaltungsintegrationen)
• Treibt neue Software-Rollouts voran, einschließlich Schulung und Einführung
• Brückt die Kommunikation zwischen Abteilungen (Betrieb, Finanzen, Technologie)
• Meldet Nutzungslücken, fehlende Daten oder Ineffizienzen
• Hilft Ihnen, den ROI aus jedem System zu messen

Es geht nicht darum, Server zu verwalten. Es geht darum, die Nutzung zu verwalten.

Und wenn sie es richtig machen, zeigt es sich in Ihrer GuV.

Wie sie Kosten senken und die Kontrolle erhöhen

Stellen Sie es sich so vor: Jedes eingesetzte Stück Technologie hat zwei Kosten.

Das erste ist, was Sie dafür bezahlen.

Das zweite sind die Kosten der Unternutzung.

„Gute Technologie, schlecht implementiert, ist schlechte Technologie.“

Ich habe zu viele Unternehmen gesehen, die Tausende für Personaltools ausgegeben haben und dann nur 10 % der Funktionen nutzen. Oder für zwei sich überschneidende Systeme bezahlt haben, weil niemandem bewusst war, dass eines beide Aufgaben übernehmen könnte.

Ein starker Systemverantwortlicher beseitigt diese Verschwendung. Er verschafft Ihnen den ROI, der Ihnen im Demo versprochen wurde. Und er sorgt für Konsistenz – sodass Ihr gesamter Bestandsprozess nicht mit einem Filialmanager aus der Tür geht, wenn dieser das Unternehmen verlässt.

Die übersehene Wachstumshebelkraft

Die Einstellung eines Systemmanagers verbessert nicht nur Ihren Tech-Stack.

Sie verändert, wie Sie skalieren.

„Sie gibt Ihnen Transparenz, Verantwortlichkeit und Vertrauen in Ihre Zahlen. Sie ermöglicht Ihnen zu wachsen, ohne ein riesiges Zentralteam aufzubauen. Sie lässt Ihre Technologie tatsächlich funktionieren.“

Und wenn Sie früh richtig liegen, entsteht eine Kultur, in der Daten wichtig sind, Entscheidungen faktenbasiert getroffen werden und Sie nicht ständig im Krisenmodus sind.

Wenn Sie 2–5 Standorte haben und Wachstum planen, wird diese Einstellung mehr für Ihr Unternehmen tun als jeder Berater oder jede Software je könnte (ja, sogar ich).

Stellen Sie nur sicher, dass Sie ihnen die richtigen Tools – und das Vertrauen – geben, es richtig zu machen.

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Über den Autor
Mo Reshard ist der Gründer von Preshift, einer Restauranttechnologie-Unternehmensberatung, die Multi-Standort-Betreibern hilft, Systeme, Software und Skalierung zu navigieren. Er hat mit Marken von zwei bis über 100 Standorten gearbeitet und sagt seinen Kunden immer die Wahrheit – auch wenn das bedeutet, bei seinen eigenen Dienstleistungen zu sparen.