برنامج الإدارة الخلفية للمطاعم: إيقاف الخسائر بعد استلام التوريدات

ما يغطيه برنامج الإدارة الخلفية الذي لا تغطيه نقاط البيع

يُدير برنامج الإدارة الخلفية للمطاعم ما يحدث لأموالكم بعد استلام التوريد: فواتير المورّد، والجرد، وتكاليف الوصفات. يسجّل نظام نقاط البيع مبيعاتكم فحسب، دون شيء من ذلك؛ لذا فإن معظم ما يخسره المطعم لا يصل إلى الكاسير أبداً. يكشف تقرير The Spread أن 46.8% من بنود الفواتير المحتسبة بأسعار أعلى من المتفق عليه تتجاوزها بنسبة 20% أو أكثر. لا يرى نظام نقاط البيع أياً من ذلك. يوضح هذا المقال ما يغطيه برنامج الإدارة الخلفية، وأين يضيع المال، وما يجب اختباره قبل الشراء.

التقسيم واضح. نظام نقاط البيع مصمّم لاستقبال الطلبات والمدفوعات. أما برنامج الإدارة الخلفية فمصمّم للتحكم في التكاليف: يقرأ الفواتير ويطابقها مع الطلبات، ويُجري جرد المخزون، ويبقي تكاليف الوصفات محدَّثة مع تحركات أسعار المورّد. وحيثما يتقاطعان، تكون وحدة الكاسير للإدارة الخلفية في الغالب مجرد إضافة خفيفة يجرّبها المشغّلون مرة ثم يتركونها.

يعرض الجدول التالي المقارنة بين النظامين.

يخبركم نظام نقاط البيع بما بعتم. ويخبركم برنامج الإدارة الخلفية بما كلّفكم، وبما كلّفكم من باب التوريد حتى الطبق.

أين تخسرون المال بين التوريد والطبق

تخسرون المال في ثلاثة أماكن لا ينظر إليها نظام نقاط البيع أبداً: الفاتورة، والجرد، والوصفة.

• الفاتورة. كثيراً ما يُفوتر الموردون بأسعار أعلى من المتفق عليه بما يكفي للتأثير على النتائج. ومن بنود الفواتير الواردة بأسعار أعلى من المتفق عليه، يكشف تقرير The Spread أن 46.8% منها تتجاوزه بنسبة 20% أو أكثر، في عينة مكونة من 6.43 مليون بند. الفارق ليس دليلاً بالضرورة على خطأ، لكن كل بند يزيد على السعر المتفق عليه هو مال تدفعونه ما لم يتحقق منه أحد. يقرأ برنامج الإدارة الخلفية كل فاتورة ويُصدر إشعار الائتمان من فارق السعر.
• الجرد. المخزون غير المجرود مخزون لا يمكن الوثوق به. حين تُتخطى عمليات الجرد أو تُسجَّل في دفتر، يتراكم التباين دون تحديد سبب، ولا يظهر إلا عند إقفال الشهر. يعدّ برنامج الإدارة الخلفية بالصنف ويعرض التباين بينما لا تزال قادراً على التصرف.
• الوصفة. وصفة حُسبت مرة واحدة تكون خاطئة في غضون أسابيع. تتحرك أسعار المورّد، لكن الوصفة تحتفظ بتكلفة يوم الإطلاق، فلا يعود ربحكم الإجمالي على الورق مطابقاً للرقم الفعلي. يُعيد برنامج الإدارة الخلفية حسبة كل وصفة مع ورود فواتير جديدة.

لا يسجّل نظام نقاط البيع أياً من ذلك، لأنه يتوقف عند البيع.

ما يجب اختباره في العرض التوضيحي

اختبروا ما إذا كان البرنامج يعالج المشكلات الثلاث فعلياً، لا ما إذا كانت لوحة معلومات النظام تبدو جيدة. خذوا ثلاثة مستندات حقيقية من الأسبوع الماضي إلى العرض التوضيحي وراقبوا كيف يتعامل معها النظام.

• مسح فاتورة حقيقية. سلّموه فاتورة مورّد وراقبوا كيف يستخرج البنود ويطابقها مع الطلب ويُعلّم ما يتجاوز السعر المتفق عليه. إن كان الاستخراج يدوياً، ستستمرون في دفع الفارق.
• إجراء جرد. اجردوا قسماً عالي القيمة وتحققوا من أن النظام يعرض التباين بالصنف مقارنةً بالمخزون النظري، لا رقماً إجمالياً واحداً للموقع.
• تغيير سعر المورّد. ارفعوا سعر مكوّن واحد وتأكدوا من أن كل وصفة تستخدمه تُعاد حسبتها وأن الربح الإجمالي الجديد يظهر فوراً.

اسألوا عمّن يُدخل البيانات وكم يستغرق كل مهمة أسبوعياً. النظام الذي لا يعمل إلا بموظف إدارة خلفية بدوام كامل يختلف اختلافاً جوهرياً عن الذي يُديره مسؤول الموقع في ساعة.

ربط الإدارة الخلفية بنقاط البيع والمحاسبة

يقع برنامج الإدارة الخلفية بين نظام نقاط البيع ونظام المحاسبة، يقرأ المبيعات من الأول ويُرحّل التكاليف إلى الثاني. هذا الموقع الوسيط هو ما يُمكّنه من تحويل المبيعات إلى رقم تكلفة بضائع مبيعة حقيقي، لذا تُعدّ هذه الوصلة أول ما ينبغي ضبطه.

رابطتان مهمتان: الأولى هي استيراد المبيعات، حيث يقرأ برنامج الإدارة الخلفية مبيعات كل يوم من نظام نقاط البيع ويُعيّن كل صنف في القائمة لوصفة، فيُقلّص الطبق المباع مكوّناته. الثانية هي تصدير الحسابات: يُرحّل الفواتير وإشعارات الائتمان وحركات المخزون إلى نظام المحاسبة لديكم، ليعمل قسم المالية من مجموعة أرقام واحدة. تأكدوا قبل الشراء من أن كلا الرابطين يغطيان نظام نقاط البيع الفعلي لديكم وبرنامج المحاسبة المستخدم، إذ يُحيل الغياب أي عملية تكامل إلى إدخال يدوي.

الطرح التدريجي عبر مواقع متعددة

اطرحوه موقعاً تلو الآخر، بدءاً بالأكثر ازدحاماً، حتى يتعلم فريق الإدارة الخلفية سير العمل قبل أن يعتمد عليه كل فرع. يفشل الطرح متعدد الفروع حين يُطلَق في كل مكان دفعة واحدة ولا يتولى أحد مسؤولية البيانات.

ثلاثة أمور تُبقي الطرح في مساره:

• تسمية مسؤول عن بيانات الأصناف. ثمة من يجب عليه تحديد طريقة تعبئة كل صنف وتسعيره بناءً على فواتير المورّد الفعلية، لأن حجماً أو وحدة خاطئة تُفسد كل جرد وتكلفة تالية بصمت.
• بناء روتين أسبوعي في الموقع الأول. جردوا الأقسام عالية القيمة، وتحققوا من الفواتير المُعلَّمة، وأزيلوا الوصفات غير المُعيَّنة، حتى يعمل الموقع بنظافة مستقلة.
• نسخ الإعداد السليم إلى الموقع التالي. حين يعمل الموقع الأول بنظافة فقط، كرّروا العملية، ليبدأ كل فرع من سير عمل مُجرَّب.

يمكنكم قراءة كيفية تكامل المنظومة الأشمل في دليلنا حول برنامج إدارة مخزون المطاعم.

أبقوا نظام نقاط البيع حيث يتميز: عند الكاسير. أضيفوا برنامج الإدارة الخلفية حين يعجز فريقكم عن إدخال الفواتير، ومتابعة الجرد، وتحديث تكاليف الوصفات، وهو حال معظم المجموعات متعددة المواقع. يُريكم نظام نقاط البيع البيع؛ أما الإدارة الخلفية فتُريكم ما احتفظتم به.