Restaurantmanagement mit fortgeschrittenem Controlling meistern

Lässt Ihr Restaurant eine Goldgrube an Daten ungenutzt? Während 80 % der führenden Restaurantmarken auf umfangreiche Datenpools zugreifen können, nutzen nur 20 % diese Daten effektiv für eine starke Erfolgsstrategie.

Was wäre, wenn das Geheimnis für nachhaltigen Erfolg in der Gastronomie im Meistern des Controllings liegt? Sie tauchen gleich in die Kraft der Daten im Restaurant-Management ein.

Folgendes erwartet Sie:

1. Die Rolle des Controllings im Restaurant-Management
2. 5 Wege zur Beseitigung operativer Ineffizienzen mit Datenanalysen
3. Supys Ansatz zum Restaurant-Management-Controlling: Eine Fallstudie zu effizienten Abläufen
4. Zukunftstrends im Restaurant-Controlling
5. Fazit
6. Über Supy

Bereit, Ihre Restaurant-Strategie mit umsetzbaren Erkenntnissen zu transformieren!

1. Die Rolle des Controllings im Restaurant-Management

Restaurant-Management-Controlling bezeichnet die systematische Analyse verschiedener Datentypen wie Verkaufstrends, Kundenverhalten, Warenbestand-Niveaus und Mitarbeitereffizienz. Durch effektive Interpretation dieser Daten können Restaurant-Manager die Abläufe optimieren, fundierte Entscheidungen treffen, die Kundenerlebnisse verbessern und die Rentabilität steigern.

Trotz der klaren Vorteile haben viele Restaurants das Potenzial des Restaurant-Controllings noch nicht voll ausgeschöpft. Überraschenderweise nutzen nur 12 % der speziell für Restaurants entwickelten Controlling-Dienste alle erhobenen Daten. Wer Restaurant-Controlling tatsächlich einsetzt, berichtet dagegen von einer deutlichen Steigerung der finanziellen Performance – mit Margen, die um 8 % bis 10 % steigen.

Mehr als 70 % der Unternehmen, die Controlling einsetzen, berichten von verbesserter finanzieller Performance und operativer Effizienz. Dies umfasst intelligentere Warenwirtschaft, bessere Personalplanungsprognosen und tiefere Einblicke in Kundenpräferenzen – alles Faktoren für gesteigerte Effizienz, reduzierten Schwund und stärkere Kundentreue. Durch Strategien, die vollständig datengestützt sind, begegnen Restaurants den sich verändernden Marktanforderungen und legen den Grundstein für nachhaltigen Erfolg.

2. 5 Wege zur Beseitigung operativer Ineffizienzen mit Datenanalysen

Operative Ineffizienzen im Gastronomiebereich verbrauchen Ressourcen und schmälern Gewinne. Der effektive Einsatz von Daten erlaubt Restaurant-Inhabern und Managern, diese Ineffizienzen zu identifizieren und Lösungen zu implementieren, die Abläufe rationalisieren.

Durch Restaurant-Controlling lassen sich sechs Schlüsselbereiche mit erheblichem Datenpotenzial gezielt adressieren:

1. Warenwirtschaft optimieren, um Engpässe und Schwund zu vermeiden

Ohne präzise Warenwirtschaft stehen Restaurants, insbesondere Ketten, vor erheblichen Herausforderungen. Schlechtes Management führt häufig zu übermäßigem Lebensmittel-Schwund und häufigen Lieferengpässen. Eine USDA-Studie ergab, dass Restaurants zwischen 4 % und 10 % der eingekauften Lebensmittel verschwenden und 30 % bis 40 % der servierten Speisen von Kunden nicht gegessen werden.

Fortschrittliches Daten-Controlling transformiert den Umgang von Restaurants mit Warenwirtschafts-Daten. Durch Analyse historischer POS-Daten, Saisonalität und aktueller Markttrends liefern automatisierte Systeme hochgenaue Prognosen für zukünftigen Warenbestandsbedarf.

So nutzen Sie Restaurant-Daten-Controlling für Warenwirtschafts-Optimierung:

• Automatisierte Nachbestellpunkte einrichten: Datengestützte Systeme berechnen und passen Nachbestellpunkte basierend auf Echtzeit-POS-Daten und Verbrauchsraten an, um stets optimale Warenbestand-Niveaus zu gewährleisten.
• Predictive Analytics für Bedarfsprognosen: Durch das Verstehen von Mustern in der Kundennachfrage können Restaurants ohne Überbestellung auskommen, besonders in Stoßzeiten oder bei Aktionszeiträumen.
• KPIs überwachen: Verfolgen Sie Metriken wie Warenbestand-Umschlagshäufigkeit, den prozentualen Anteil des Lebensmittel-Schwunds und die Häufigkeit von Engpässen. Diese Kennzahlen helfen, Ineffizienzen zu erkennen.
• Zentralisiertes Warenwirtschaftssystem implementieren: Für Restaurantketten ermöglicht ein zentralisiertes System einheitliches Multi-Standort-Tracking und verbessert datengestützte Entscheidungen.

2. Personalplanung verbessern, um Nachfrage zu decken und Kosten zu senken

Im dynamischen F&B-Umfeld ist konsistentes Personal eine kritische Herausforderung. Inkonsistente Besetzung führt zu Überbesetzung in ruhigen Zeiten und Unterbesetzung in Stoßzeiten, was die Servicequalität beeinträchtigt und Arbeitskosten unnötig erhöht.

Laut dem American Community Survey verzeichnete die Gastronomiebranche einen Rückgang von 1,95 % bei der Beschäftigung – von 9,56 Millionen (2019) auf 9,38 Millionen (2020). Das unterstreicht die Bedeutung effizienten Personalmanagements.

So implementieren Sie einen datengestützten Ansatz zur Personalplanung:

• Historische Verkaufsdaten nutzen: Analysieren Sie vergangene Verkaufsmuster, um Stoßzeiten vorherzusagen. So können Sie die richtige Anzahl Mitarbeiter planen, ohne Überbesetzung zu riskieren.
• Echtzeit-Verkaufstracking integrieren: Nutzen Sie Echtzeit-Datenpunkte, um Personalstärke bei unerwarteten Kundenschwankungen anzupassen und Arbeitskosten effektiv zu steuern.
• Prognosemodelle entwickeln: Erstellen Sie Modelle, die lokale Ereignisse, Wettermuster und andere externe Faktoren berücksichtigen, um Personalstärke an erwartete Kundenschwankungen anzupassen.
• Regelmäßig überwachen und anpassen: Überprüfen Sie die Effektivität der Planungsentscheidungen regelmäßig und verfeinern Sie Prognosemodelle, um die Genauigkeit kontinuierlich zu verbessern.

3. Supply Chain rationalisieren für mehr Zuverlässigkeit und Effizienz

Verzögerungen und Inkonsistenzen in der Supply Chain sind erhebliche Hindernisse für Restaurants und führen zu Betriebsstörungen wie Zutatenengpässen. Hudson Riehle, Senior Vice President Research, betont anhaltende Herausforderungen: „96 % der Betreiber erlebten Lieferverzögerungen oder -engpässe bei wichtigen Lebensmitteln.“

Daten-Controlling verbessert das Supply-Chain-Management erheblich durch Erkenntnisse zu Lieferant-Performance und Lieferzeiten. So können Restaurants zuverlässige Lieferanten identifizieren und bessere Konditionen aushandeln.

Schritte zur Optimierung des Supply-Chain-Managements mit Daten:

• Lieferanten-Performance bewerten: Implementieren Sie Tracking-Systeme zur Überwachung von Lieferzeiten, Warenqualität und Reaktionsfähigkeit jedes Lieferanten.
• Lieferzeiten und Warenbestand-Niveaus analysieren: Nutzen Sie Daten-Controlling, um Muster in Lieferzeiten zu verstehen und mit Warenbestand-Niveaus zu korrelieren.
• Bessere Konditionen aushandeln: Mit historischen Daten zur Lieferanten-Performance können Restaurant-Inhaber bessere Preise und Lieferbedingungen aushandeln.
• Notfallpläne entwickeln: Nutzen Sie Daten zur Planung für potenzielle Supply-Chain-Unterbrechungen, z. B. Identifizierung alternativer Lieferanten oder Menüanpassungen basierend auf der verfügbaren Zutat und ihren Alternativen.

4. Menü-Performance verbessern zur Maximierung der Rentabilität

Menüpositionen, die konstant unterdurchschnittlich abschneiden, führen zu erheblicher Ressourcenverschwendung und sinkender Rentabilität. Nicht jedes Gericht trägt gleichmäßig zum Ergebnis bei, was sich im Wareneinsatz einzelner Menüpositionen deutlich widerspiegelt.

Ein strategischer Ansatz für Menu Engineering, gestützt auf gründliche Datenanalyse, verbessert Menü-Performance und Gesamtrentabilität erheblich. Durch Identifizierung der beliebtesten und schwächsten Gerichte treffen Restaurants fundierte Entscheidungen, welche Positionen hervorgehoben oder überdacht werden sollen.

So setzen Sie Daten effektiv zur Verbesserung der Menü-Performance ein:

• Verkaufs-Performance analysieren: Überprüfen Sie regelmäßig historische Daten zu Beliebtheit und Rentabilität jeder Menüposition, einschließlich Zutatkosten, Zubereitungszeit und Verkaufsvolumen.
• Menüangebot anpassen: Entscheiden Sie auf Datenbasis, welche Gerichte behalten, angepasst oder entfernt werden. Fördern Sie hochprofitable, beliebte Positionen und überarbeiten oder streichen Sie dauerhaft schwache Gerichte.
• Dynamisches Pricing implementieren dynamische Preisgestaltung: Nutzen Sie Daten, um Preise basierend auf Beliebtheit und Rentabilität anzupassen und die Marge bei Topsellern zu maximieren.
• Testen und iterieren: Führen Sie neue Gerichte versuchsweise ein und beobachten Sie deren Verkaufsentwicklung. Nutzen Sie Kundenfeedback und POS-Daten für Anpassungen.
• Mitarbeiter in Upselling schulen: Statten Sie Mitarbeiter mit dem Wissen aus, margenstarke Gerichte zu empfehlen und das Kundenerlebnis zu verbessern.

5. Kundenverhalten vorhersagen für besseres Marketing und mehr Engagement

Ineffektives Marketing und mangelndes Kundenbindungs-Management führen zu verpassten Chancen. Ohne tiefes Verständnis von Kundenpräferenzen und -verhalten können Restaurants Schwierigkeiten haben, zielgerichtete, überzeugende Marketingbotschaften zu entwickeln.

Marketing-Controlling ermöglicht Restaurants, Kundenbedürfnisse tiefgreifend zu verstehen und antizipieren. Eine Studie der Harvard Business School zeigt: Kunden mit emotionaler Bindung an eine Marke sind 27 % wertvoller. So setzen Sie Predictive Analytics ein:

• Kaufmuster analysieren: Untersuchen Sie Kundenkauf-Daten, um Trends und Präferenzen zu identifizieren. Dieser Einblick ermöglicht gezielte Aktionen und Menüanpassungen.
• Marketingkampagnen personalisieren: Nutzen Sie Controlling-Erkenntnisse, um personalisierte Kampagnen zu erstellen, die spezifische Interessen verschiedener Kundensegmente ansprechen.
• Menü und Pricing optimieren: Nutzen Sie Daten, um das Menü zu verfeinern und Preisstrategien anzupassen. Das Verstehen häufig kombinierter Artikel informiert Menügestaltung und Preisanpassungen.
• Emotionale Bindungen stärken: Verbessern Sie Elemente des Restauranterlebnisses, die zur emotionalen Bindung beitragen und Kunden zu Stammgästen machen.

Loyalitätsprogramme entwickeln: Gestalten Sie maßgeschneiderte Loyalitätsprogramme auf Basis von Kundenverhaltens-Daten, die individuelle Präferenzen ansprechen und Stammkundschaft fördern.

3. Supys Ansatz zum Restaurant-Management-Controlling: Eine Fallstudie zu effizienten Abläufen

Supy ist überzeugt: Das Geheimnis eines erfolgreichen Restaurants liegt nicht nur in der Qualität der Speisen, sondern im Meistern des datengestützten Managements. Dieser Ansatz transformiert traditionelle Restaurantabläufe in effiziente, gewinnoptimierende Betriebe.

Deutlich wird das an den erheblichen Verbesserungen, die Hattem Mattars Restaurant-Abläufe durch den strategischen Einsatz von Supys innovativen Lösungen erzielt haben. Die Back-of-House-Daten seines Restaurants waren ungenau, was zu Fehlmanagement von Ressourcen und übermäßigem Zeitaufwand für administrative Aufgaben wie die Erfassung von Rechnungen und die Verwaltung von Schwund führte.

Diese Probleme verbrauchten über 100 Mitarbeiter-Stunden pro Monat. Zudem machte mangelnde Transparenz bei Lieferanten-Performance und Beschaffungsmustern fundierte Entscheidungsfindung nahezu unmöglich.

Supys integrierte Lösung und Ergebnisse

Supy verbesserte Mattars Abläufe durch gezielte Lösungen, die Prozesse rationalisierten und die Entscheidungsfindung stärkten:

• Sofortige, leistungsstarke Controlling-Auswertungen: Supys fortgeschrittene Controlling-Tools lieferten Echtzeit-Erkenntnisse zu Schwund und Lieferanten-Performance für schnelle, fundierte Entscheidungen.
• Supy Professional Services: Durch Auslagerung routinemäßiger administrativer Aufgaben an Supys Support-Team konnte Mattars Team sich auf Kundenservice und andere Kernaktivitäten konzentrieren, was manuelle Arbeitsstunden erheblich reduzierte.
• Mobile App & Parallel Count Feature: Inventuren wurden mit höherer Geschwindigkeit und Genauigkeit durchgeführt und Fehler reduziert.
• Lieferanten-Performance-Dashboards: Diese Dashboards lieferten sofortige, klare Erkenntnisse zu Lieferanten-Zuverlässigkeit und Kosteneffizienz für bessere Beschaffungsentscheidungen.

Das Ergebnis: eine 24%ige Reduzierung der Waren-Einsatzkosten und über 100 gesparte Stunden pro Monat bei manuellen Arbeiten. Die Warenbestand-Genauigkeit verbesserte sich auf eine Abweichung von nur 3 %, was operative Risiken und Verluste erheblich reduzierte.

Hattem Mattar fasst die Wirkung zusammen: „Wir operierten im Dunkeln. Entscheidungen ohne faktische Daten zu treffen ist riskantes Geschäft.“ Dies unterstreicht den Bedarf an robusten Controlling-Lösungen in der Gastronomiebranche.

4. Zukunftstrends im Restaurant-Controlling

Da sich die Gastronomiebranche weiterentwickelt, ist die Nutzung der neuesten Technologien und Controlling-Trends entscheidend für Wettbewerbsfähigkeit. Fünf Schlüsseltrends gestalten die Zukunft des Restaurant-Controllings:

• KI-gesteuerte Menüentwicklung: KI transformiert die Menüentwicklung. Manche Restaurants nutzen KI-Systeme wie ChatGPT, um einzigartige Rezepte zu kreieren. Dodo Pizza nutzt ChatGPT, um innovative Pizza-Rezepte zu entwickeln, die auf sich entwickelnde Verbraucherpräferenzen eingehen.
• Predictive Customer Controlling: Fortgeschrittene Controlling-Tools ermöglichen Restaurants, das Kundenverhalten präziser vorherzusagen. Dies umfasst Prognosen für Stoßzeiten, personalisierte Marketingmaßnahmen und die Antizipation zukünftiger Bestelltrends.
• Integration von IoT mit Controlling: IoT wird in Restaurant-Abläufe integriert, um Echtzeit-Daten von Küchengeräten, POS-Systemen und anderen Geräten zu erheben. Diese Integration ermöglicht dynamischeres Daten-Controlling für bessere Warenwirtschaft und Energienutzungsoptimierung.
• Sprachtechnologie und Controlling: Sprachunterstützte Technologie wird für Bestellannahme und Kundenservice immer wichtiger. Die Analyse dieser Interaktionsdaten liefert Erkenntnisse zu Kundenpräferenzen.
• Nachhaltigkeits-Controlling: Mehr Restaurants nutzen Controlling, um nachhaltiger zu werden: Lebensmittel-Schwund, Energieverbrauch und Kundenpräferenzen für nachhaltige Optionen werden verfolgt und datengestützte Entscheidungen getroffen.
• Verbessertes Lieferanten-Controlling: Mit zunehmend komplexen Supply Chains setzen Restaurants Controlling ein, um Lieferantenbeziehungen besser zu managen: Lieferzeiten verfolgen, Lieferanten-Performance optimieren und bessere Konditionen auf Datenbasis aushandeln.

5. Fazit

Mit der Weiterentwicklung der Gastronomiebranche ist der Einsatz von fortgeschrittenem Controlling unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben und neue Chancen zu nutzen. Durch die Integration von Daten-Controlling in den täglichen Betrieb können Restaurantbetreiber ihre Praktiken verfeinern und eine starke Grundlage für künftiges Wachstum schaffen. Die diskutierten Trends und Strategien zeigen einen klaren Weg zu einem datengestützteren, effizienteren und kundenorientierten Restauranterlebnis.

6. Über Supy

Supy ist eine umfassende Warenwirtschafts-Plattform für Restaurants, die den Betrieb durch fortgeschrittene datengestützte Erkenntnisse verbessert. Durch Integration wesentlicher Funktionalitäten wie Warenwirtschaft, Personalplanung, Supply-Chain-Überwachung, Beschaffungsprozesse und dynamische Dashboard-Erkenntnisse befähigt Supy Restaurant-Inhaber, fundierte Entscheidungen für optimale Effizienz und Rentabilität zu treffen. Die Plattform bietet auch robuste Integrationen mit gängigen POS-Systemen für ein nahtloses Benutzererlebnis.

Für Expertenerkenntnisse laden Sie Supys Ebook herunter: The Ultimate Guide to Enhancing Loyalty Programs in Multi-Branch Bar Chains.

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