Wie Restaurantbeschaffungssoftware jede Woche Stunden spart und die operative Akzeptanz steigert

In der anspruchsvollen Welt des Food-and-Beverage-Betriebs gibt es kaum einen Prozess, der täglich so viel Gewicht trägt wie die Beschaffung. Hier werden Margen gemacht oder verloren, hier beginnt Konsistenz, und hier setzt sich entweder operatives Chaos durch oder wird eliminiert. Supys Head of Produkt, Armando (alias Abu Hamad), hat sich hingesetzt, um die häufigsten Beschaffungsherausforderungen zu analysieren, mit denen Restaurantgruppen konfrontiert sind, und zu erklären, wie moderne Software die Arbeitsweise von Betreibern mehrerer Standorte verändert.

Häufige Beschaffungsprobleme in Restaurants mit mehreren Standorten

Die Beschaffung in Restaurantgruppen ist oft eine Quelle der Ineffizienz, besonders ohne geeignete Systeme. Laut Armando, unserem Leiter für Integrationen und Partnerschaften, sind die drei häufigsten Probleme, mit denen Betreiber konfrontiert sind, folgende:

1. Mangelnde Transparenz bei Einkaufsdaten

Betreiber haben oft Schwierigkeiten zu verfolgen, was bestellt wurde, von welchem Lieferanten, in welcher Menge und zu welchem Preis. Ohne diese Daten befinden sie sich in einer schwachen Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten. Echter Beschaffungsvorteil beginnt mit klaren historischen Daten.„Sie möchten Ihre Zahlen kennen, sodass Sie bei Verhandlungen sagen können: Das habe ich gekauft, so entwickelt sich der Trend, und das werde ich brauchen, wenn wir wachsen.“

2. Überbestand und Verschwendung

Köche bestellen oft zu viel, um die Verfügbarkeit zu gewährleisten, aber dies führt zu überschüssigem Bestand, Verderb und einem höheren Wareneinsatz. Ohne Echtzeit-Einblick in Lagerbestand und Verbrauch ist es nahezu unmöglich zu wissen, ob Sie über- oder unterbestellen.

3. Unbemerkte Preisänderungen bei Lieferanten

Lieferanten können Preise anpassen, ohne das Restaurant zu benachrichtigen. Wenn kein System diese Änderungen kennzeichnet, können Rechnungsabweichungen unbemerkt bleiben und zu unnötigen Kostensteigerungen führen.„Am Ende zahlen Sie möglicherweise mehr als nötig, einfach weil die Person, die die Rechnung erhält, nicht diejenige ist, die den Preis ausgehandelt hat.“

Manuelle Beschaffungsworkflows: Der Status quo

Bevor Restaurantbeschaffungssoftware eingesetzt wird, verlassen sich viele Betreiber auf WhatsApp, E-Mails und Lieferantenportale, um Bestellungen aufzugeben. Dies schafft mehrere Probleme:

• Kein zentralisierter Nachweis der Bestellungen
• Hohes Risiko von doppelten oder verpassten Bestellungen
• Zeitaufwändige Excel-Workarounds, um grundlegende Erkenntnisse zu gewinnen

Dies führt oft zu Notkäufen zu höheren Marktpreisen, was zu steigenden Wareneinsatzkosten und unzuverlässigen Lagerbestandsniveaus beiträgt.„Sie gehen davon aus, dass jemand anderes die Bestellung aufgegeben hat, aber das ist nicht der Fall. Jetzt müssen Sie Zutaten zu Einzelhandelspreisen kaufen.“

Wie Supy die Restaurantbeschaffung optimiert

Supy wurde entwickelt, um die Beschaffung zu vereinfachen und zu zentralisieren. So funktioniert es:

1. Zentralisierte Anfragen und Genehmigungen

Jedes Teammitglied kann interne Bedarfsanforderungen einreichen. Diese durchlaufen einen definierten Genehmigungsprozess, bevor sie den Lieferanten erreichen, was Kontrolle und Verantwortlichkeit gewährleistet.

2. Benutzerdefinierte Benutzerberechtigungen

Ob Sie möchten, dass Köche nur Anfragen stellen oder vollen Zugang zur Lieferantenbestellung erhalten, Supy ermöglicht flexible Benutzerrollen und granulare Berechtigungsstufen.

3. Drei-Wege-Abgleich

Supy vergleicht die Bestellung, die Rechnung und die tatsächlich erhaltene Menge:

• Fehlende Artikel werden gekennzeichnet
• Zusätzliche nicht bestellte Artikel werden abgelehnt
• Preisabweichungen werden hervorgehoben

Streitigkeiten können Gutschriftanfragen auslösen, und Echtzeit-Warnungen verhindern Fehler, bevor sie die Margen beeinflussen.

4. Automatisierte OCR für Rechnungen

Supy liest von Lieferanten gesendete Rechnungen und gleicht sie mit Bestellungen ab, was die manuelle Erfassung reduziert und die Genauigkeit erhöht.„Wir geben jedem Betreiber eine saubere Prüfspur. Wer bestellt hat, wann, was sich geändert hat und ob es den Erwartungen entspricht.“

Nachgelagerte Vorteile: Lagerbestand, Kostenkontrolle und Vertrauen

Ein starkes Beschaffungssystem hat weit mehr Auswirkungen als nur auf Bestellungen:

• Genauer Lagerbestand: Korrekte Warenannahme gewährleistet zuverlässige Lagerbestands-niveaus
• Verbessertes Wareneinsatz-Tracking: Keine überraschenden Überzahlungen, weniger Abschreibungen
• Vertrauen des Teams in das System: Bessere Daten bedeuten bessere Entscheidungen, und Betreiber hören auf, sich auf Schätzungen zu verlassen

„Wenn Ihre Rechnung 5 kg Tomaten ausweist, Sie aber nur 3 kg erhalten haben und trotzdem 5 kg im System erfassen, fliegen Sie blind.“

Zeitersparnis: Der ultimative ROI

Je nach Komplexität und Lieferantenvolumen spart Supy jedem Standort wöchentlich 30 Minuten bis mehrere Stunden. Bei Betreibern mehrerer Standorte summiert sich das auf ganze Arbeitstage, die jeden Monat zurückgewonnen werden.„Die meisten unserer abwanderungsgefährdeten Kunden sind diejenigen, die noch außerhalb von Supy bestellen. Die anderen haben den Verwaltungsaufwand von 2 Stunden pro Woche auf 20 Minuten reduziert.“

Ein letztes Wort zur operativen Akzeptanz

Beschaffungssoftware funktioniert nur, wenn die Teams sie tatsächlich nutzen. Supy macht es Restaurantgruppen einfach, alle Nutzer in das System einzuladen, ihre Berechtigungen anzupassen und echte Workflows zu erstellen, die Reibung reduzieren statt hinzufügen.Ob Sie ein Einzelstandort-Betrieb oder eine schnell wachsende Kette sind, intelligente Restaurantbeschaffungssoftware kann:

• Chaos eliminieren
• Klarheit schaffen
• Wareneinsatz senken

Bereit, die volle Kontrolle über Ihre Beschaffung zu erlangen? Demo buchen und beginnen Sie, jede Woche Stunden zu sparen.