كيف يمكن لبرنامج المشتريات للمطاعم توفير ساعات أسبوعياً وتعزيز التبنّي التشغيلي

في عالم عمليات الأغذية والمشروبات عالية المخاطر، قليلة هي العمليات التي تحمل ثقلاً يومياً مثل المشتريات. إنها المكان الذي تُصنع فيه الهوامش أو تُخسر، وحيث يبدأ الاتساق، وحيث تتجذّر الفوضى التشغيلية أو تُستأصل. جلس رئيس المنتجات في Supy، أرماندو (المعروف بأبو حمد)، ليشرح أبرز تحديات المشتريات التي تواجهها مجموعات المطاعم، وكيف تُحوِّل البرمجيات الحديثة طريقة عمل المشغّلين متعددي الفروع.

أبرز تحديات المشتريات في المطاعم متعددة الفروع

كثيراً ما تكون المشتريات في مجموعات المطاعم مصدراً للكفاءة الضائعة، لا سيما في غياب أنظمة مناسبة. وفقاً لأرماندو، رئيس قسم التكاملات والشراكات، تشمل المشكلات الثلاث الأكثر شيوعاً التي يواجهها المشغّلون:

1. غياب الرؤية على بيانات الشراء

كثيراً ما يعاني المشغّلون من صعوبة تتبع ما طُلب ومن أي مورّد وبأي كمية وبأي سعر. دون هذه البيانات، يكونون في موقف ضعيف عند التفاوض على شروط المورّد. تبدأ قوة المشتريات الحقيقية ببيانات تاريخية واضحة."تريد أن تعرف أرقامك كي تقول عند التفاوض: هذا ما اشتريته، وهذا مساره، وإليك ما سأحتاجه مع نمونا."

2. الإفراط في التخزين والهدر

كثيراً ما يُفرط الطهاة في الطلب لضمان التوافر، إلا أن ذلك يؤدي إلى فائض في المخزون والتلف وارتفاع تكلفة الغذاء. دون رؤية المخزون والاستهلاك في الوقت الفعلي، يكاد يكون من المستحيل معرفة ما إذا كانت الطلبيات زائدة أم ناقصة.

3. تغييرات الأسعار غير الملحوظة لدى المورّد

يمكن للمُوردين تعديل الأسعار دون إشعار المطعم. إن لم يُبرز أي نظام هذه التغييرات، قد تمر تناقضات الفاتورة دون أن تُلاحَظ، مما يؤدي إلى زيادات تكلفة غير ضرورية."قد ينتهي بك الأمر بدفع أكثر مما ينبغي ببساطة لأن من يستلم الفاتورة ليس من تفاوض على السعر."

سير عمل المشتريات اليدوية: الوضع الراهن

قبل اعتماد برنامج مشتريات المطاعم، يعتمد كثير من المشغّلين على واتساب والبريد الإلكتروني وبوابات المُوردين لتقديم الطلبات. يُفضي ذلك إلى عدة مشكلات:

• لا سجل مركزي لما طُلب
• خطر مرتفع من تكرار الطلبات أو إغفالها
• حلول Excel مستهلِكة للوقت لاستخراج رؤى بسيطة

كثيراً ما يؤدي ذلك إلى مشتريات طارئة بأسعار السوق المرتفعة، مما يُساهم في ارتفاع تكلفة الغذاء ومستويات مخزون غير موثوقة."تفترض أن شخصاً آخر قدّم الطلب، لكنه لم يفعل. والآن تتسابق لشراء المكوّنات بتكلفة التجزئة."

كيف يُبسّط Supy مشتريات المطاعم

صُمِّم Supy لتبسيط المشتريات ومركزتها. إليك كيف يعمل:

1. الطلبات والموافقات المركزية

يمكن لكل فرد في الفريق تقديم طلبات داخلية. تمر هذه الطلبات عبر تدفق موافقة محدد قبل الوصول إلى المورّد، مما يضمن السيطرة والمساءلة.

2. صلاحيات مستخدم مخصصة

سواء أردت السماح للطهاة بالطلب فقط أو منح صلاحية كاملة للطلب من المُوردين، يُتيح Supy أدواراً مرنة للمستخدمين ومستويات صلاحية تفصيلية.

3. المطابقة الثلاثية

يقارن Supy طلب الشراء والفاتورة والكمية المستلمة الفعلية:

• تُبرز العناصر الناقصة
• تُرفض العناصر الإضافية غير المطلوبة
• تُسلَّط الضوء على تناقضات الأسعار

يمكن للنزاعات أن تُطلق طلبات إشعار ائتمان، والتنبيهات الفورية تمنع الأخطاء قبل أن تؤثر على الهوامش.

4. التعرف الضوئي التلقائي على الفواتير (OCR)

يقرأ Supy الفواتير المُرسَلة من الموردين ويطابقها مع طلبات الشراء، مما يُقلص الإدخال اليدوي ويرفع الدقة."نمنح كل مشغّل سجل مراجعة نظيفاً. من طلب، ومتى، وما الذي تغيّر، وهل طابق التوقعات."

الفوائد اللاحقة: المخزون والتحكم في التكاليف والثقة

يؤثر نظام المشتريات القوي في ما هو أبعد من مجرد الطلبات:

• دقة المخزون: يضمن الاستلام الصحيح موثوقية مستويات المخزون
• تتبع تكلفة الغذاء بشكل أفضل: لا مفاجآت في الرسوم الزائدة، وعمليات شطب أقل
• ثقة الفريق في النظام: البيانات الأفضل تعني قرارات أفضل، ويتوقف المشغّلون عن الاعتماد على التخمين

"إن كانت فاتورتك تقول 5 كيلوجرامات من الطماطم، لكنك استلمت 3 كيلوجرامات فقط، ولا تزال تسجّل 5 كيلوجرامات في النظام، فأنت تعمل بلا رؤية."

توفير الوقت: العائد الأمثل على الاستثمار

يوفّر Supy لكل موقع ما بين 30 دقيقة وعدة ساعات أسبوعياً بحسب التعقيد وحجم الموردين. بالنسبة للمشغّلين متعددي المواقع، يتراكم ذلك ليُعيد أياماً عمل كاملة شهرياً."معظم الحسابات المعرّضة لخطر الانسحاب هي التي لا تزال تُقدّم طلباتها خارج Supy. أما الباقون فقد قلّصوا الإدارة من 2 ساعة أسبوعياً إلى 20 دقيقة."

كلمة أخيرة حول تبنّي العمليات

لا تعمل برمجيات المشتريات إلا حين يستخدمها الفريق فعلاً. يُسهّل Supy على مجموعات المطاعم دعوة جميع المستخدمين إلى النظام وتخصيص صلاحياتهم وإنشاء سير عمل حقيقية تُقلص الاحتكاك بدلاً من إضافته. سواء كنت مطعماً منفرداً أو سلسلة تتوسع بسرعة، يمكن لبرنامج مشتريات المطاعم الذكي:

• القضاء على الفوضى
• إيجاد الوضوح
• تخفيض تكلفة الغذاء

هل أنت مستعد للسيطرة الكاملة على المشتريات؟ احجز عرضاً توضيحياً مع Supy وابدأ في توفير ساعات كل أسبوع.