Die besten Warenwirtschaftssysteme für das Gastgewerbe

Haben Sie sich jemals gefragt, ob Ihr Warenwirtschaftssystem tatsächlich der stille Verursacher schrumpfender Margen ist? Warenwirtschaft in der Gastronomie umfasst weit mehr als das Auffüllen von Regalen – es geht darum, kostspielige Ineffizienzen zu vermeiden, die Ihre Gewinne aufzehren können.

Dieser Artikel hilft Ihnen zu verstehen, warum eine robuste Warenwirtschaft entscheidend ist, worauf Sie bei einem System achten sollten und welche Systeme in puncto Wertschöpfung und Kontrolle ganz vorne liegen.

Folgendes werden wir behandeln:

1. Bedeutung der Warenwirtschaft in der Gastgewerbebranche
2. Worauf Sie bei Warenwirtschaftssoftware achten sollten
3. Top-Warenwirtschaftssysteme für das Gastgewerbe in 2024
4. Best Practices für die Warenwirtschaft im Gastgewerbe
5. Fazit
6. Über Supy

Mit Expertenwissen und umsetzbaren Ratschlägen sind Sie bestens gerüstet, ein Warenwirtschaftssystem zu wählen, das nicht nur zu Ihrem Geschäftsmodell passt, sondern auch Ihr Betriebsergebnis verbessert.

1. Bedeutung der Warenwirtschaft in der Gastgewerbebranche

Effektive Warenwirtschaft ist weit mehr als ein Back-of-House-Prozess – sie ist ein entscheidender Bestandteil eines erfolgreichen Gastgewerbebetriebs. Für Restaurants, Gastroketten und Bars kann das Niveau der Warenwirtschaft das Betriebsergebnis erheblich beeinflussen. Das richtige System hilft Ihnen, Über- und Unterbestände zu vermeiden, und stellt sicher, dass jeder in den Bestand investierte Euro direkt zur Kundenzufriedenheit und Rentabilität beiträgt.

Darum hat Warenwirtschaft in der Gastgewerbebranche so ein hohes Gewicht:

• Kostenkontrolle: Restaurants mit straffer Warenwirtschaft können den Wareneinsatz um 2–10 % durch Minimierung von Verschwendung und Verderb senken. Effizientes Bestandstracking hilft dabei, genau zu ermitteln, wo Kosten ohne Qualitätseinbußen gesenkt werden können.
• Kundenzufriedenheit: Fehlende Artikel bedeuten entgangene Umsätze und enttäuschte Gäste. Eine effektive Warenwirtschaft stellt sicher, dass beliebte Artikel stets verfügbar sind, was das Kundenerlebnis verbessert und Stammgäste fördert.
• Finanzielle Genauigkeit: Präzise Bestandsaufzeichnungen sind für eine zuverlässige Finanzberichterstattung unerlässlich. In der Gastgewerbebranche, wo Gewinnmargen gering sein können, ist das genaue Verständnis Ihres Wareneinsatzes (COGS) entscheidend für fundierte Geschäftsentscheidungen.
• Regulatorische Compliance: Bars und Restaurants müssen verschiedene Vorschriften einhalten, darunter solche zur Lebensmittelsicherheit und Alkoholdistribution. Eine ordnungsgemäße Warenwirtschaft fördert die Einhaltung dieser Vorschriften und vermeidet rechtliche Probleme.
• Betriebliche Effizienz: Die Automatisierung von Warenwirtschaftsprozessen reduziert den Zeitaufwand des Personals für manuelle Kontrollen und schafft mehr Raum für Kundenservice und andere Kerngeschäftsaktivitäten.

So hebt eine Studie der National Restaurant Association hervor, dass eine optimierte Warenwirtschaft Restaurants dabei helfen könnte, ihre Gesamtrentabilität um bis zu 10 % zu steigern. Diese Zahl unterstreicht den direkten Zusammenhang zwischen Bestandskontrolle und der finanziellen Gesundheit von Gastgewerbebetrieben.

2.  Worauf Sie bei Warenwirtschaftssoftware achten sollten

Die Wahl der richtigen Warenwirtschaftssoftware ist entscheidend für mehr betriebliche Effizienz im Gastgewerbebereich. Bei der Systemauswahl sollten Sie diese fünf wesentlichen Punkte berücksichtigen, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird:

• Echtzeit-Bestandsverfolgung: Unverzichtbar für die Aufrechterhaltung präziser Lagerbestände – diese Funktion ermöglicht eine sofortige Reaktion auf Bestandsveränderungen und verhindert Über- und Unterbestände. Sie ist ein Kernbestandteil der perpetuellen Warenwirtschaft, die Bestandsdaten bei jeder Transaktion aktualisiert und so die Lagerbestände eng an der Kundennachfrage ausrichtet.
• Integrationsfähigkeiten: Die Software sollte sich nahtlos in andere Systeme wie Kassensysteme, Buchhaltungs- und Beschaffungsplattformen integrieren und so einen umfassenden Überblick über Ihre Geschäftsabläufe bieten. Diese Integration hilft, die Softwarekosten zu senken, indem der Bedarf an zusätzlichen Systemen reduziert und der Datenfluss über alle Verkaufskanäle optimiert wird.
• Benutzerfreundliche Oberfläche: Eine klare und intuitive Benutzeroberfläche stellt sicher, dass alle Teammitglieder die Software effizient nutzen können – ohne umfangreiche Schulungen, was eine bessere Akzeptanz und weniger Fehler fördert. Diese Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend, um den Return on Investment eines Warenwirtschaftssystems zu maximieren.
• Skalierbarkeit: Die Software sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen und neue Standorte, mehr Nutzer sowie steigende Transaktionsvolumina ohne Leistungsverlust bewältigen. Skalierbarkeit stellt sicher, dass Ihr System mit der wachsenden Komplexität Ihres Unternehmens Schritt halten kann, ohne ständige Upgrades oder Ersetzungen zu erfordern.
• Reporting und Controlling: Erweiterte Reporting-Tools sind unverzichtbar, um Verbrauchsmuster zu analysieren, Kosten zu verfolgen und fundierte Entscheidungen zu treffen, die Rentabilität steigern und Verschwendung reduzieren. Diese Tools liefern Einblicke, die für die Optimierung von Effizienz und Effektivität Ihrer Warenwirtschaft entscheidend sind.

3.   Top-Warenwirtschaftssysteme für das Gastgewerbe in 2024

Mit dem Fortschritt des Jahres 2024 entwickelt sich die Landschaft der Warenwirtschaftssysteme weiter und bringt ausgefeiltere, benutzerfreundlichere und integriertere Lösungen in den Vordergrund. Lassen Sie uns unsere Top-Kandidaten vorstellen, die den Standard für Effizienz, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit in der Gastgewerbebranche setzen.

1. Supy

Am besten geeignet für: Restaurantketten mit mehreren Standorten, die eine datengestützte Warenwirtschaftslösung suchen, um Effizienz und Rentabilität zu steigern.

MarketMan wurde 2012 gegründet und ist eine cloudbasierte Warenwirtschaftssoftware für Restaurants, die Back-of-House-Abläufe rationalisiert, die Warenwirtschaft optimiert und Kosten senkt. Das System lässt sich mit verschiedenen Kassensystemen und Buchhaltungssoftware integrieren und bietet eine umfassende Verwaltungsplattform, die Restaurants bei der Optimierung ihrer Abläufe unterstützt.

Hauptfunktionen:

• Warenwirtschaft: Verwalten Sie Lagerbestände, verfolgen Sie Verschwendung und erhalten Sie Benachrichtigungen bei niedrigem Bestand.
• Automatische Bestandsaktualisierungen: Bestandsniveaus werden automatisch aktualisiert, wenn Artikel eingehen oder verkauft werden.
• Rezeptkalkulation: Berechnen Sie Zutatenkosten für Rezepte und verfolgen Sie die Rentabilität.
• COGS-Reporting: Erstellen Sie Berichte über Wareneinsatz (COGS) und Bruttogewinne.
• Integration mit Kassen- und Buchhaltungssystemen: Nahtlose Integration mit gängigen Kassen- und Buchhaltungssystemen.

Vorteile:

• Rationalisiert tägliche Aufgaben und reduziert manuelle Fehler durch automatisierte Bestandsaktualisierungen und Reporting
• Senkt den Wareneinsatz durchschnittlich um 2–5 % und spart Zeit bei der Buchhaltungsdateneingabe
• Bietet Echtzeit-Tracking von Bestand, Verschwendung und Diebstahl mit Benachrichtigungen bei niedrigem Bestand
• Bietet eine einfach zu bedienende Plattform mit mobilem App-Zugang für die Verwaltung unterwegs

Nachteile:

• Einige Nutzer berichten von Herausforderungen bei der Ersteinrichtung, insbesondere beim Verknüpfen mehrerer Produkte mit Lieferanten
• Gelegentlich kleinere technische Probleme, obwohl der Kundensupport als reaktionsschnell bei der Lösung dieser Probleme gilt

Preise:

MarketMan verwendet ein abonnementbasiertes Preismodell ab 179 USD pro Monat

2. TouchBistro

Am besten geeignet für: Full-Service-Restaurants, Cafés und Bars, die ein All-in-One-Kassen- und Warenwirtschaftssystem suchen.

TouchBistro ist ein preisgekröntes iPad-basiertes Kassensystem, das speziell für die Gastronomiebranche entwickelt wurde. 2010 gestartet, kombiniert es intuitives Design mit leistungsstarker Funktionalität, um Abläufe zu rationalisieren, den Kundenservice zu verbessern und den Umsatz zu steigern. Der integrierte Ansatz von TouchBistro umfasst nicht nur ein Kassensystem, sondern auch Warenwirtschaft, Tischverwaltung und Personalplanung, was es zu einem vielseitigen Werkzeug für jeden Gastronomiebetrieb macht.

Hauptfunktionen:

• Integriertes Kassensystem: Vereinfacht Bestellerfassung, Zahlungsabwicklung und Umsatzverfolgung.
• Warenwirtschaft: Verfolgt Lagerbestände, Zutaten und Vorräte in Echtzeit.
• Tischverwaltung: Optimiert Tischrotation und Sitzanordnungen zur Umsatzmaximierung.
• Personalverwaltung: Verwaltet Dienstpläne und verfolgt Arbeitsstunden mit integrierter Stempeluhrfunktion.
• Detailliertes Reporting: Bietet umfassende Einblicke in Umsatz, Bestand und Personalleistung.

Vorteile:

• Verbessert die Gesamteffizienz durch Integration von Kassensystem mit Warenwirtschaft und anderen wesentlichen Funktionen
• Verbessert das Kundenerlebnis durch schnellere Bestellabwicklung und kürzere Wartezeiten
• Bietet detaillierte Analysen, die Inhabern fundierte Entscheidungen über Menüänderungen, Personalbesetzung und Aktionen ermöglichen
• Benutzerfreundliche Oberfläche speziell für schnelles Erlernen und einfache Bedienung in schnelllebigen Umgebungen konzipiert

Nachteile:

• Primär für iOS-Geräte optimiert, was die Integration mit anderer Hardware einschränken kann
• Einige Funktionen erfordern einen höheren Abonnementtarif, der für kleinere Betriebe möglicherweise nicht kosteneffizient ist

Preise: TouchBistro bietet flexible Preispläne ab 69 USD pro Monat

3. Zoho Inventory

Am besten geeignet für: Unternehmen aller Größen, die eine umfassende Warenwirtschaft und Auftragsverwaltung an mehreren Standorten benötigen.

Zoho Inventory wurde 2005 von Sridhar Vembu und Mehul Patel gegründet und ist Teil der umfangreichen Zoho-Suite von Geschäftsanwendungen. Diese Warenwirtschaftssoftware unterstützt Unternehmen dabei, ihre Bestands- und Auftragsverwaltungsprozesse zu optimieren. Sie ermöglicht den Betrieb an mehreren Lagerstandorten, verbessert die Artikelverfolgung und automatisiert verschiedene bestandsbezogene Aufgaben.

Hauptfunktionen:

• Bestandsverwaltung: Verwalten Sie Artikel und Artikelgruppen, einschließlich zusammengesetzter Artikel, Seriennummern- und Chargenverfolgung.
• Kunden- und Lieferantenverwaltung: Überwachen Sie Kunden- und Lieferantenbeziehungen nahtlos.
• Auftragsverwaltung: Bearbeiten Sie Aufträge effizient, einschließlich Direktversand und Nachbestellungen.
• Integrationen: Integrieren Sie sich einfach mit anderen Zoho-Apps und Drittanbieterdiensten.
• Lagerverwaltung: Optimieren Sie den Bestand an mehreren Lagerstandorten.

Vorteile:

• Bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die die Warenwirtschaft vereinfacht
• Ermöglicht die Anpassung von Plänen an spezifische Geschäftsanforderungen
• Geeignet für Unternehmen aller Größen mit verschiedenen Preisplänen

Nachteile:

• Neue Nutzer finden die Bandbreite an erweiterten Funktionen anfangs möglicherweise überwältigend
• Am besten für standardmäßige bis moderat komplexe Abläufe geeignet; eignet sich möglicherweise nicht für Unternehmen mit hochkomplexen Lieferkettenbedürfnissen

Preise:

• Standard: 29 USD/Monat
• Professional: 79 USD/Monat
• Premium: 129 USD/Monat
• Enterprise: 249 USD/Monat

4. Crunchtime

Am besten geeignet für: Restaurants, Gastronomiebetriebe und Hotelleriebetriebe, die ihre Abläufe optimieren, die Warenwirtschaft verbessern und ihr Controlling ausbauen möchten

Crunchtime Information Systems, Inc. wurde 1995 gegründet und bietet webbasierte Back-Office-Softwareanwendungen, die auf die Gastronomie-, Foodservice- und Hotelleriebranchen zugeschnitten sind. Die Lösungen des Unternehmens helfen Unternehmen, ihre Abläufe zu optimieren, Kosten zu senken und datengestützte Entscheidungen zu treffen, was Crunchtime als vertrauenswürdigen Anbieter in der Branche etabliert hat.

Hauptfunktionen:

• Warenwirtschaft und Lieferkettenmanagement: Rationalisiert Warenwirtschaftsprozesse und Lieferkettenlogistik.
• Abfallverfolgung: Überwacht und verwaltet Abfall zur Kostensenkung und Umweltentlastung.
• Kassen- und Umsatzabstimmung: Gewährleistet präzises Finanztracking und korrekte Abstimmung.
• Dashboard und Controlling: Bietet umfassende Analysen und Einblicke für strategische Entscheidungsfindung.
• Prognose- und Buchhaltungssoftware: Stellt Werkzeuge für Finanzprognosen und Buchhaltungsmanagement bereit.

Vorteile:

• Umfangreiche Funktionspalette, die auf die spezifischen Anforderungen der Gastronomie und Hotellerie zugeschnitten ist
• Nahtlose Integration mit verschiedenen Kassensystemen und Buchhaltungssoftware
• Liefert Echtzeit-Daten und Einblicke für fundierte Entscheidungsfindung
• Skalierbare Lösung für Unternehmen aller Größen, von kleinen Restaurants bis zu großen Hotelketten

Nachteile:

• Kann teurer sein als einige generische ERP- oder Buchhaltungssoftwarelösungen
• Erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit, insbesondere für Nutzer, die mit fortgeschrittenen Softwaresystemen nicht vertraut sind

Preise:

• Crunchtime bietet individuelle Preisgestaltung basierend auf den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen jedes Kunden

5. Marketman

Am besten geeignet für: Restaurants und Gastronomiebetriebe aller Größen, einschließlich Full-Service- und Schnellrestaurants, Bars, Cafés, Food-Trucks und Bäckereien.

MarketMan wurde 2012 gegründet und ist eine cloudbasierte Warenwirtschaftssoftware für Restaurants, die Back-of-House-Abläufe rationalisiert, die Warenwirtschaft optimiert und Kosten senkt. Das System lässt sich mit verschiedenen Kassensystemen und Buchhaltungssoftware integrieren und bietet eine umfassende Verwaltungsplattform, die Restaurants bei der Optimierung ihrer Abläufe unterstützt.

Hauptfunktionen:

• Warenwirtschaft: Verwalten Sie Lagerbestände, verfolgen Sie Verschwendung und erhalten Sie Benachrichtigungen bei niedrigem Bestand.
• Automatische Bestandsaktualisierungen: Bestandsniveaus werden automatisch aktualisiert, wenn Artikel eingehen oder verkauft werden.
• Rezeptkalkulation: Berechnen Sie Zutatenkosten für Rezepte und verfolgen Sie die Rentabilität.
• COGS-Reporting: Erstellen Sie Berichte über Wareneinsatz (COGS) und Bruttogewinne.
• Integration mit Kassen- und Buchhaltungssystemen: Nahtlose Integration mit gängigen Kassen- und Buchhaltungssystemen.

Vorteile:

• Rationalisiert tägliche Aufgaben und reduziert manuelle Fehler durch automatisierte Bestandsaktualisierungen und Reporting
• Senkt den Wareneinsatz durchschnittlich um 2–5 % und spart Zeit bei der Buchhaltungsdateneingabe
• Bietet Echtzeit-Tracking von Bestand, Verschwendung und Diebstahl mit Benachrichtigungen bei niedrigem Bestand
• Bietet eine einfach zu bedienende Plattform mit mobilem App-Zugang für die Verwaltung unterwegs

Nachteile:

• Einige Nutzer berichten von Herausforderungen bei der Ersteinrichtung, insbesondere beim Verknüpfen mehrerer Produkte mit Lieferanten
• Gelegentlich kleinere technische Probleme, obwohl der Kundensupport als reaktionsschnell bei der Lösung dieser Probleme gilt

Preise:

MarketMan verwendet ein abonnementbasiertes Preismodell ab 179 USD pro Monat

4. Best Practices für die Warenwirtschaft im Gastgewerbe

Effektive Warenwirtschaft ist für den Erfolg jedes Gastgewerbebetriebs unerlässlich und beeinflusst alles von der Rentabilität bis zur betrieblichen Effizienz. Hier sind Expertentipps und Best Practices, die auf verschiedene Bereiche des Gastgewerbes zugeschnitten sind:

Regelmäßige Bestandsprüfungen

Regelmäßige Bestandsprüfungen sind für alle Gastgewerbebetriebe, insbesondere für Hotels und große Restaurants, entscheidend. Wöchentliche oder zweiwöchentliche Prüfungen helfen, Abweichungen zu erkennen, Diebstahl vorzubeugen und sicherzustellen, dass die tatsächlichen Lagerbestände mit Ihren Bestandsaufzeichnungen übereinstimmen. Diese Praxis adressiert Probleme schnell, erhält Genauigkeit und Verantwortlichkeit in Ihrer Bestandsverwaltung und ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Warenwirtschaftssystems.

Technologie zur Automatisierung nutzen

Full-Service-Restaurants, Bars und Cafés können erheblich von der Automatisierung ihrer Warenwirtschaftsprozesse profitieren. Der Einsatz von Warenwirtschaftslösungen wie Supy oder MarketMan automatisiert die Verfolgung von Lagerbeständen, reduziert manuelle Fehler und spart Zeit. Funktionen wie Echtzeit-Tracking, automatische Nachbestellungen und detaillierte Analysen ermöglichen fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Bestandstrends.

First-In-First-Out (FIFO) einführen

Die First-In-First-Out (FIFO)-Methode ist besonders vorteilhaft für Gastronomiebetriebe wie Restaurants und Kantinen. FIFO stellt sicher, dass ältere Bestände vor neueren verwendet werden – entscheidend für die Verwaltung verderblicher Waren. Diese Praxis hilft, die Lebensmittelqualität zu erhalten, das Verderbnisrisiko zu senken und überschüssige Bestände zu minimieren, sodass alle Bestände effizient genutzt werden.

Menü für Warenwirtschaftseffizienz optimieren

Bars und Cafés können ihr Menü optimieren, um gemeinsame Zutaten für mehrere Gerichte oder Getränke zu verwenden, was die Bestandskosten erheblich reduziert und die Warenwirtschaft vereinfacht. Diese Strategie minimiert nicht nur Verschwendung, sondern optimiert auch den Beschaffungsprozess und erleichtert die Warenwirtschaft mit begrenzten Ressourcen.

Lieferantenbeziehungen optimieren

Für alle Gastgewerbebereiche, insbesondere Hotels und große Restaurantketten, ist die Optimierung des Lieferantenmanagements entscheidend. Der Aufbau starker, zuverlässiger Partnerschaften kann zu besseren Konditionen, günstigen Bedingungen und gleichbleibender Lieferqualität führen. Regelmäßige Kommunikation und Verhandlungen mit Lieferanten stellen sicher, dass Unternehmen den besten Wert für ihren Bestand erhalten und sich schnell an Lieferkettenunterbrechungen anpassen können.

Diese Best Practices sind nicht nur für große Unternehmen entscheidend, sondern gleichermaßen wichtig für kleine und wachsende Betriebe. Sie bilden das Fundament erfolgreicher Geschäftsprozesse, gewährleisten eine optimale Warenwirtschaft und ermöglichen eine effiziente Berechnung wirtschaftlicher Bestellmengen. Durch die Einhaltung dieser Strategien können Unternehmen ihre betriebliche Effektivität und Rentabilität maximieren.

5. Fazit

Effiziente Warenwirtschaft ist für die Aufrechterhaltung von Rentabilität und Kundenzufriedenheit in der Gastgewerbebranche unerlässlich. Mit den richtigen Tools und Praktiken können Betriebe kostspielige Ineffizienzen vermeiden und ihr Betriebsergebnis verbessern. Durch die Integration fortschrittlicher Warenwirtschaftssysteme rationalisieren Unternehmen nicht nur ihre Abläufe, sondern verbessern auch ihre Fähigkeit, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Supy bietet eine maßgeschneiderte Lösung, die komplexe Warenwirtschaftsaufgaben für Restaurantketten mit mehreren Standorten und andere Gastgewerbebetriebe vereinfacht. Die umfangreichen Funktionen liefern Echtzeit-Einblicke und betriebliche Kontrolle, die für den Geschäftserfolg entscheidend sind. Entdecken Sie, wie Supy Ihre Warenwirtschaft auf ein neues Niveau heben kann – vereinbaren Sie noch heute eine Demo.

6. Über Supy

Supy bietet eine maßgeschneiderte Lösung, die komplexe Warenwirtschaftsaufgaben für Restaurantketten mit mehreren Standorten und andere Gastgewerbebetriebe vereinfacht. Die umfangreichen Funktionen liefern Echtzeit-Einblicke und betriebliche Kontrolle, die für den Geschäftserfolg entscheidend sind. Entdecken Sie, wie Supy Ihre Warenwirtschaft auf ein neues Niveau heben kann – vereinbaren Sie noch heute eine Demo.