2-Wege vs 3-Wege-Rechnungsabgleich: Was Restaurants wissen müssen

Wenn Sie jemals in einem Restaurant gearbeitet haben, wissen Sie, dass Rechnungen sich schnell anhäufen können. Den Überblick zu behalten, was Sie bestellt haben, was tatsächlich geliefert wurde und wofür Ihnen eine Rechnung gestellt wird, ist nicht immer einfach. Genau hier kommt der Rechnungsabgleich ins Spiel. Es gibt zwei Hauptmethoden, mit denen Restaurants damit umgehen: 2-Wege- und 3-Wege-Abgleich. Jeder Ansatz prüft verschiedene Dokumente, um sicherzustellen, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie erhalten und vereinbart haben. Dieser Artikel, 2-Wege vs 3-Wege-Rechnungsabgleich: Was Restaurants wissen müssen, erläutert die Grundlagen und erklärt, was in jede Methode einfließt, damit Sie herausfinden können, welche am besten zu Ihrem Restaurant passt.

Wichtigste Erkenntnisse

• Beim 2-Wege-Abgleich werden Rechnungen mit Bestellungen verglichen, während beim 3-Wege-Abgleich ein Wareneingangsprotokoll hinzukommt.
• Restaurants nutzen den Rechnungsabgleich, um zu vermeiden, für Artikel zu bezahlen, die sie nicht bestellt haben oder die nie geliefert wurden.
• Dokumente wie Bestellungen, Wareneingangsprotokolle und Prüfbelege spielen alle eine Rolle im Abgleichprozess.
• Kreditorenbuchhalter und Beschaffungsspezialisten sind in der Regel diejenigen, die den Rechnungsabgleich in Restaurants durchführen.
• Klare Regeln festzulegen, was als Übereinstimmung gilt (wie Preis- oder Mengenabweichungen), hilft, Verwirrung und Fehler zu vermeiden.

1. Bestellungen

Eine Bestellung, oder kurz PO, ist im Grunde ein formelles Dokument, das ein Restaurant an einen Lieferanten schickt. Sie legt genau fest, was Sie kaufen möchten, wie viel davon Sie benötigen und den Preis, auf den Sie sich geeinigt haben. Stellen Sie es sich als Ihre offizielle ‘Ich möchte das kaufen’-Notiz vor. Es ist äußerst wichtig, weil es den Rahmen für alles Weitere setzt, insbesondere wenn Sie versuchen herauszufinden, ob das, wofür der Lieferant Ihnen eine Rechnung stellt, tatsächlich dem entspricht, was Sie bestellt haben.

Dieses Dokument ist die Genehmigung des Käufers für einen bestimmten Kauf. Ohne eine Bestellung ist es schwer zu wissen, ob eine Gebühr legitim ist oder ob es sich um etwas handelt, das Sie nicht einmal angefordert haben.

Hier ist, warum Bestellungen so wichtig für reibungslose Back-of-House-Abläufe sind:

• Erwartungen festlegen: Mengen, Artikelbeschreibungen und vereinbarte Preise werden klar definiert, sodass weniger Raum für spätere Verwirrung bleibt.
• Budgetkontrolle: Hilft unkontrollierte Ausgaben zu verhindern, indem sichergestellt wird, dass Käufe vorab genehmigt und dokumentiert sind.
• Grundlage für den Abgleich: Es ist das erste Teil des Puzzles, wenn Sie beginnen, Rechnungen mit dem abzugleichen, was Sie tatsächlich erhalten haben und zu zahlen vereinbart haben.
• Streitbeilegung: Bietet eine klare Aufzeichnung, auf die zurückgegriffen werden kann, wenn es Meinungsverschiedenheiten über Bestellungen, Preise oder Mengen gibt.

Wenn Sie ein belebtes Restaurant führen, kann es hektisch werden. Ein solides Bestellsystem bedeutet, dass Sie nicht nur raten, was Sie schulden. Es ist eine konkrete Aufzeichnung, die Ihnen hilft, organisiert zu bleiben und zu vermeiden, für Dinge zu bezahlen, die Sie nie bestellt haben oder für die Sie zu viel berechnet wurden.

Wenn zum Beispiel Ihre Küche 50 Pfund eines bestimmten Rindfleischstücks zu 5 $ pro Pfund bestellt, wird dies in der Bestellung festgehalten. Wenn die Rechnung später eintrifft, können Sie sofort prüfen, ob sie für 50 Pfund gilt und ob der Preis noch 5 $ pro Pfund beträgt. Wenn die Rechnung 60 Pfund oder 6 $ pro Pfund zeigt, wissen Sie sofort, dass es eine Abweichung gibt, die untersucht werden muss, bevor Sie bezahlen.

2. Wareneingangsprotokolle

Wenn Ihr Restaurant eine Lieferung erhält, muss jemand diese prüfen. Hier kommen Wareneingangsprotokolle ins Spiel. Stellen Sie es sich als die offizielle Aufzeichnung von dem vor, was tatsächlich an Ihrer Hintertür angeliefert wurde. Es geht nicht nur um das Zählen von Kartons; es geht darum sicherzustellen, dass das, was Sie bestellt haben, dem entspricht, was Sie erhalten haben, und dass es in gutem Zustand ist.

Dieser Bericht ist äußerst wichtig, weil er als Brücke zwischen dem fungiert, was Sie zu bekommen erwartet haben (aus Ihrer Bestellung), und dem, was der Lieferant laut Angaben gesendet hat (auf ihrer Rechnung). Ohne ein solides Wareneingangsprotokoll ist es schwer zu wissen, ob Sie für Dinge bezahlen, die Sie tatsächlich nie erhalten haben.

Hier ist, was ein gutes Wareneingangsprotokoll in der Regel enthält:

• Datum und Uhrzeit der Lieferung: Wann sind die Waren eingetroffen?
• Lieferanteninformationen: Wer hat die Lieferung geschickt?
• Artikeldetails: Welche spezifischen Artikel wurden geliefert? Dazu gehören Produktnamen oder -codes.
• Empfangene Menge: Wie viele von jedem Artikel sind eingetroffen? Dies ist eine wichtige Zahl.
• Zustand der Waren: Waren die Artikel beschädigt, verdorben oder anderweitig nicht in Ordnung?
• Unterschrift/Name des Empfängers: Wer hat die Lieferung geprüft und ihren Inhalt bestätigt?

Dieses Dokument ist Ihre erste Verteidigungslinie gegen das Bezahlen von Geisterbeständen oder Teillieferungen. Es ist der Beweis, dass die Waren Ihre Küche erreicht haben.

Ein gut geführtes System für Wareneingangsprotokolle hilft, Abweichungen zu vermeiden, bevor sie überhaupt die Kreditorenbuchhaltungsabteilung erreichen. Es ist ein praktischer Schritt, der später Kopfschmerzen und Geld spart.

3. Rechnungen

Rechnungen dienen im Grunde als offizielle Zahlungsanforderung des Lieferanten. Wenn Sie ein Restaurant betreiben, kann das Verfolgen aller eingehenden Rechnungen besonders in geschäftigen Wochen mit vielen Lieferungen und Bestellungen kaum aufhören. Rechnungen listen auf, was geliefert wurde, die Mengen, Stückpreise und den fälligen Gesamtbetrag – alles, was Sie prüfen müssen, bevor Sie Geld überweisen.

Restaurants bezahlen diese Rechnungen nicht blind. Sie werden mit anderen Dokumenten wie Bestellungen und Wareneingangsnachweisen verglichen, bevor sie genehmigt werden. Hier kommt der 2-Wege- und 3-Wege-Abgleich ins Spiel (mehr dazu an anderer Stelle im Artikel), aber der Prozess beginnt immer mit der Rechnung und prüft, ob das, wofür Ihnen etwas berechnet wird, mit dem übereinstimmt, was Sie tatsächlich bestellt und erhalten haben.

Hier ist, warum Rechnungen so zentral für den Prozess sind:

• Sie sind der Auslöser dafür, dass die Kreditorenbuchhaltung beginnt, eine Zahlung zu prüfen.
• Sie legen Fristen fest, bis wann Lieferanten bezahlt werden möchten.
• Rechnungen helfen, potenzielle Fehler zu erkennen – etwa wenn Ihnen etwas berechnet wird, das nie eingetroffen ist, oder für die falsche Menge.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Felder bei einer eingehenden Rechnung in der Regel geprüft werden:

Das Abgleichen von Rechnungen mit den Aufzeichnungen des Restaurants nimmt Zeit in Anspruch, hilft aber zu verhindern, zu viel zu bezahlen oder zweimal für dieselbe Sache zu zahlen.

4. Prüfbelege

Manchmal, insbesondere bei bestimmten Warenarten, reicht es nicht aus zu wissen, dass etwas eingetroffen ist. Sie müssen bestätigen, dass es tatsächlich das ist, was Sie bestellt haben, und dass es bestimmten Standards entspricht. Hier kommen Prüfbelege ins Spiel. Stellen Sie sie sich als Qualitätsprüfbericht vor.

Wenn eine Lieferung eintrifft, insbesondere bei Dingen wie Obst und Gemüse, Fleisch oder sogar speziellen Küchengeräten, überprüft jemand sie möglicherweise sofort. Dieser Prüfbeleg dokumentiert Dinge wie:

• Empfangene Menge: Haben Sie genau die Anzahl der Artikel erhalten, die Sie erwartet haben?
• Qualitätsbewertung: Befinden sich die Artikel in gutem Zustand? Bei Lebensmitteln könnte dies die Überprüfung der Frische, Temperatur oder Suche nach Beschädigungen bedeuten. Bei Geräten könnte es um die Überprüfung auf Dellen oder das Einschalten gehen.
• Konformität: Erfüllt die Lieferung bestimmte Anforderungen, wie Zertifizierungen oder spezifische Verpackung?

Dieser Beleg dient als Nachweis, dass die Waren nicht nur empfangen, sondern auch auf Qualität und Konformität geprüft wurden.

Bei einem 4-Wege-Abgleichsprozess wird der Prüfbeleg in den Mix aufgenommen. Sie gleichen nicht nur die Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingangsprotokoll ab; Sie überprüfen sie auch anhand dieser Prüfaufzeichnung. Dies hilft zu verhindern, für Waren zu bezahlen, die eingetroffen, aber bei der Ankunft als minderwertig oder beschädigt befunden wurden.

Es ist wie das Überprüfen Ihrer Hausaufgaben, bevor Sie sie abgeben. Sie möchten sicherstellen, dass nicht nur alles vorhanden ist, sondern auch gemäß den Anweisungen korrekt erledigt wurde.

Für Restaurants ist dies besonders wichtig bei verderblichen Waren, bei denen die Qualität schnell nachlassen kann, oder bei teuren Geräten, bei denen Mängel später kostspielig sein könnten. Es fügt eine zusätzliche Ebene der Gewissheit hinzu, dass Sie genau für das bezahlen, was Sie kaufen wollten, und dass es in brauchbarem Zustand ist.

5. Lieferantenverträge

Wenn Sie mit Lieferanten zu tun haben, insbesondere bei laufenden Dienstleistungen oder wiederkehrenden Lieferungen, werden Verträge zu einem wirklich wichtigen Teil des Puzzles. Stellen Sie sie sich als das Regelwerk vor, was Sie zu zahlen vereinbart haben, unter welchen Bedingungen und für wie lange. Im Gegensatz zu einer einmaligen Bestellung deckt ein Vertrag oft einen breiteren Umfang ab, wie monatliche Wartungsgebühren, Abonnementdienste oder sogar Mengenrabatte über einen Zeitraum.

Das Abgleichen von Rechnungen mit Lieferantenverträgen hilft sicherzustellen, dass Sie genau das bezahlen, was Sie vereinbart haben, nicht mehr und nicht weniger. Dies ist besonders nützlich für Dienstleistungsvereinbarungen, bei denen der Preis von der Nutzung abhängen kann, oder wenn es spezifische Service Level Agreements (SLAs) gibt, die eingehalten werden müssen. Wenn ein Lieferant Ihnen etwas in Rechnung stellt, das nicht durch den Vertrag abgedeckt ist, oder zu einem anderen als dem schriftlich festgehaltenen Satz, sollte der Vertragsabgleich es kennzeichnen.

So funktioniert es im Allgemeinen:

• Vertragsbedingungen prüfen: Bevor Sie irgendetwas tun, müssen Sie wissen, was der Vertrag besagt. Dazu gehören Preise, Zahlungspläne, enthaltene Dienstleistungen und Strafen für die Nichterfüllung von Bedingungen.
• Rechnungsdatenextraktion: Das System extrahiert die Details aus der Rechnung des Lieferanten – die erbrachten Dienstleistungen, die Daten, die berechneten Beträge.
• Vergleich: Die Rechnungsdetails werden dann mit den im Vertrag festgelegten Bedingungen verglichen. Es geht nicht nur um den Gesamtbetrag; es kann die Überprüfung bestimmter Positionen, Tarife und Abrechnungszeiträume umfassen.
• Ausnahmebehandlung: Wenn die Rechnung nicht mit dem Vertrag übereinstimmt – vielleicht ist eine Gebühr höher als vereinbart, oder eine Dienstleistung wurde nicht wie versprochen erbracht – wird sie als Ausnahme gekennzeichnet. Dies bedeutet in der Regel, dass die Rechnung zurückgehalten wird und jemand sie untersuchen muss, bevor die Zahlung erfolgt.

Manchmal können Verträge mit verschiedenen Preisstufen, mengenbasierten Rabatten oder spezifischen Zahlungsbedingungen recht detailliert werden. Der Versuch, jede Rechnung manuell mit diesen komplexen Konditionen abzugleichen, ist ein Rezept für Fehler. Automatisierung kann hier wirklich helfen, indem diese Abweichungen automatisch erkannt werden und Sie vor potenziellen Überzahlungen oder Streitigkeiten bewahrt werden.

Für Restaurants ist dies entscheidend für Dinge wie Getränkeliefervereinbarungen, Gerätewartungspläne oder sogar Software-Abonnements. Es fügt eine weitere Kontrollschicht über den reinen Abgleich mit einer Bestellung hinaus hinzu und stellt sicher, dass Ihre Ausgaben mit Ihren ausgehandelten Vereinbarungen übereinstimmen.

6. Wareneingänge

Wareneingänge spielen eine zentrale Rolle im Rechnungsabgleichsprozess für Restaurants und Gastronomiebetriebe. Sie dienen als dokumentierter Nachweis, dass die bestellten Produkte – beispielsweise Kisten mit Obst und Gemüse oder Kartons mit Fleisch – tatsächlich eingetroffen sind. Ohne einen Wareneingang gibt es für die Kreditorenbuchhaltung keine wirkliche Möglichkeit zu bestätigen, ob die Rechnung dem entspricht, was geliefert wurde, was zu potenziellen Überzahlungen, Teillieferungen oder Verwirrung führen kann, wenn jemand sagt: ‘Hey, diese Bestellung haben wir nie erhalten.’

Ein Wareneingang ist eine Aufzeichnung, die erstellt wird, wenn Lieferungen physisch an Ihrem Standort angenommen und vor der Zahlung mit der Bestellung abgeglichen werden.

Hier ist, warum Wareneingänge so wichtig sind:

• Sie reduzieren Fehler. Die Kreditorenbuchhaltung muss nicht raten, was geliefert wurde versus was auf dem Papier steht.
• Wareneingänge ermöglichen es Ihnen, Probleme schnell zu erkennen, wie Teillieferungen oder beschädigte Artikel, bevor die Zahlung rausgeht.
• Sie spielen eine wichtige Rolle beim 3-Wege-Abgleich, bei dem Bestellung, Wareneingang und Rechnung gemeinsam verwendet werden.

Hier ist ein kurzer Überblick darüber, was auf einem Wareneingang in der Regel erfasst wird:

Wenn Ihr Restaurant mit vielen Lieferanten zusammenarbeitet oder häufige Lieferungen abwickelt, können fehlende, verspätete oder fehlerhafte Wareneingänge Probleme verursachen. Ungenauigkeiten könnten durchrutschen und dazu führen, dass Sie für Dinge bezahlen, die nie erhalten wurden, oder mit Lieferanten über fehlende Gutschriften streiten.

Die Verwaltung des Warenflusses und die sofortige Erfassung von Wareneingängen ist nicht glamourös, spart aber viel hin- und herdiskutieren mit Lieferanten – und hilft der Kreditorenbuchhaltung, nicht als Bösewicht dazustehen.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Rechnungsabgleichsprozess reibungslos verläuft, stellen Sie sicher, dass das Küchen- oder Empfangspersonal weiß, was erwartet wird: die Lieferung prüfen, den Wareneingang vollständig ausfüllen und ihn in das System eingeben, bevor die Rechnung in der Buchhaltung landet. Es ist die Art von kleiner Routine, die sich zu großen Einsparungen und viel weniger Kopfschmerzen summiert.

7. Serviceeinträge

Wenn Sie Dienstleistungen für Ihr Restaurant durchführen lassen, wie Reparaturen oder Wartung, ist es ein bisschen anders als wenn Lebensmittel geliefert werden. Sie haben nicht immer einen physischen Artikel, der von einer Liste abgehakt werden kann. Hier kommen Serviceeinträge ins Spiel. Stellen Sie sie sich als eine Möglichkeit vor, offiziell zu erfassen, dass eine bezahlte Dienstleistung tatsächlich stattgefunden hat und abgeschlossen wurde.

Dies ist äußerst wichtig, weil es Ihr Nachweis ist, dass die Arbeit erledigt wurde, bevor Sie die Rechnung bezahlen. Ohne eine klare Aufzeichnung könnten Sie am Ende für etwas bezahlen, das tatsächlich nie fertiggestellt wurde, oder schlimmer, zweimal für dieselbe Dienstleistung zahlen.

Hier ist eine Aufschlüsselung, warum sie wichtig sind:

• Fertigstellungsnachweis: Ein Serviceeintrag bestätigt, dass ein Lieferant die vereinbarte Arbeit ausgeführt hat. Das kann alles sein, von der Reparatur eines defekten Gefriergeräts bis zu einem Schädlingsbekämpfungsbesuch.
• Validierungspunkt: Er dient als Kontrollpunkt. Bevor die Rechnung bezahlt wird, muss jemand bestätigen, dass die Dienstleistung zur Zufriedenheit erbracht wurde.
• Prüfpfad: Wie andere Dokumente erstellen Serviceeinträge einen Papierweg. Das ist nützlich, wenn es jemals eine Frage über eine Zahlung oder die Leistung eines Lieferanten gibt.

Manchmal, insbesondere bei laufenden Dienstleistungen wie Gartenarbeit oder IT-Support, haben Sie möglicherweise einen Vertrag, der die Dienstleistungen und Zahlungsbedingungen umreißt. Der Serviceeintrag wird dann zur spezifischen Aufzeichnung für einen bestimmten Zeitraum oder eine Auftragserfüllung.

Es ist leicht, Serviceeinträge zu übersehen, insbesondere wenn die Arbeit unkompliziert erscheint. Aber sie mit der gleichen Sorgfalt wie einen Wareneingang zu behandeln, kann Ihnen später viele Kopfschmerzen ersparen. Stellen Sie sicher, dass es einen klaren Prozess für deren Erstellung und Genehmigung gibt.

8. Toleranzregeln

Toleranzregeln sind das Rückgrat jedes Rechnungsabgleichsprozesses, insbesondere in einem Restaurantumfeld. Toleranzregeln legen fest, wie viel Unterschied zwischen Ihren Dokumenten – wie Bestellungen, Wareneingangsnachweisen und Rechnungen – akzeptabel ist, bevor jemand eingreifen und prüfen muss. Zu streng, und Ihr Team verbringt Stunden damit, kleine Abweichungen zu beheben; zu locker, und Geld könnte aufgrund unbeachteter Fehler versickern. Im Trubel des Restaurantbetriebs ist es sehr wichtig, die richtige Balance zu finden.

Die meisten Restaurants setzen auf Schwellenwerte für wichtige Bereiche:

• Preisabweichung: Wie viel über oder unter dem vereinbarten Preis ist akzeptabel?
• Mengenabweichung: Können Sie bezahlen, wenn ein wenig mehr (oder weniger) Produkt geliefert wurde?
• Steuer/Fracht: Werden kleine Abweichungen markiert, oder ist etwas Spielraum in Ordnung?

Hier ist eine Beispieltabelle mit Toleranzeinstellungen:

Ein gutes Set an Toleranzregeln hilft, diese Kopfschmerzen zu vermeiden:

1. Unnötige Zahlungsverzögerungen durch das Jagen von Kleinstbeträgen.
2. Überzahlungen, die Ihr Lebensmittelbudget belasten.
3. Zeitverschwendung durch das wöchentliche Sortieren von kleinen Abweichungen.

Toleranzregeln sollen den Lärm reduzieren, damit sich Ihr Team nur auf die Ausnahmen konzentriert, die wirklich wichtig sind.

Diese Regeln richtig hinzubekommen erfordert etwas Versuch, Irrtum und ehrliche Gespräche mit Ihren Lieferanten und dem Finanzteam. Überprüfen Sie sie hin und wieder – Restaurants ändern sich, und so auch Ihre Bedürfnisse. Wenn Toleranzregeln klar und fair sind, läuft alles andere in Ihrem Kreditorenbuchhaltungsprozess viel reibungsloser.

9. Kreditorenbuchhalter

Kreditorenbuchhalter spielen eine wichtige Rolle im Rechnungsabgleichsprozess eines Restaurants. Sie sind diejenigen, die jede Rechnung prüfen, sie mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen und sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Ihre Arbeit besteht nicht nur aus dem Eingeben von Zahlen – sie achten ständig auf Fehler, verstehen falsch angegebene Mengen und kommunizieren mit Lieferanten, wenn etwas nicht stimmt.

Hier ist, was Kreditorenbuchhalter normalerweise im Rechnungsabgleichsprozess handhaben:

• Rechnungen prüfen: Die Details anhand von Bestellungen und Lieferscheinen doppelt überprüfen.
• Ausnahmen erkennen: Abweichungen in Betrag, Menge oder Preis kennzeichnen und Probleme mit dem Lieferanten oder der Empfangsabteilung untersuchen.
• Kommunikation verwalten: Den Informationsfluss mit Lieferanten, Beschaffung und manchmal sogar Küchenmanagern aufrechterhalten, wenn unerwartete Produkte auftauchen.
• Das System aktualisieren: Sicherstellen, dass Aufzeichnungen aktuell und genau in dem verwendeten ERP- oder Buchhaltungssystem sind bei kontovolumenstarker Kreditorenbuchhaltung.

Ein typischer Arbeitstag kann eine Jonglierarbeit sein. Eine Minute geben Sie Rechnungen ein, die nächste rufen Sie einen Lieferanten wegen einer fehlenden Bestellung an, dann beheben Sie, warum die Mengen auf einem Lieferschein nicht mit dem übereinstimmen, was in der Rechnung steht. Fehler können zu Zahlungsverzögerungen und verwirrten Lieferanten führen, oder schlimmer, für dieselbe Lieferung doppelt zu bezahlen.

Kreditorenbuchhalter sind die Ansprechpartner, die sicherstellen, dass das Restaurant nur für das bezahlt, was es tatsächlich erhält und bestellt, daher ist Detailgenauigkeit wirklich wichtig.

In belebten Restaurants bedeuten zuverlässige Kreditorenbuchhalter weniger Kopfschmerzen zur Prüfungszeit und viel weniger Risiko, für das zu überzahlen, was durch die Hintertür kommt.

10. Beschaffungsspezialisten

Beim 2-Wege- und 3-Wege-Rechnungsabgleich in Restaurants arbeiten Beschaffungsspezialisten oft im Hintergrund – aber ihre Entscheidungen und ihr Nachfassen prägen den gesamten Prozess. Diese Teammitglieder verwalten die Bestellungen, überwachen Vertragsbedingungen und greifen ein, wenn Ausnahmen bei der Rechnungsprüfung auftauchen. Wenn jemand fragt, warum eine Lebensmittelbestellung zu kurz war oder ein Preis nicht mit dem Vertrag übereinstimmt, ist es Aufgabe der Beschaffung, es zu lösen.

Einige der täglichen Aufgaben, die Beschaffungsspezialisten erledigen, umfassen:

• Abweichungen beheben, wenn Rechnungen nicht mit der Bestellung oder dem tatsächlich Erhaltenen übereinstimmen
• Mit Lieferanten über Preisproblemen, fehlende Artikel oder verspätete Lieferungen kommunizieren
• Bestellungen aktualisieren, wenn rückbestellte oder Ersatzartikel beteiligt sind
• Vertragsbedingungen prüfen, wenn eine Rechnung Gebühren außerhalb der vereinbarten Preise oder Lieferfenster enthält

Hier ist ein kurzer Überblick darüber, worauf sich Beschaffungsspezialisten konzentrieren, verglichen mit Kreditorenbuchhaltern:

Gute Beschaffungsarbeit macht den Rest des Rechnungsabgleichsprozesses viel reibungsloser. Ohne sie können sich Fehler und Ausnahmen ansammeln, Zahlungen verlangsamen und Kopfschmerzen für die Kreditorenbuchhaltung verursachen.

Moderne Automatisierungstools können helfen, indem Ausnahmen schnell an die richtigen Personen weitergeleitet werden – und alle vor endlosen E-Mail-Ketten bewahren. Um zu sehen, wie der Rechnungsabgleich Zahlungsrisiken niedrig und Budgets im Rahmen hält, sehen Sie sich diese einfache Übersicht über die Grundlagen des Rechnungsabgleichs an. Der Beitrag der Beschaffung ist das Bindeglied zwischen dem, was bestellt wurde, was empfangen wurde und wofür das Restaurant am Ende bezahlt.

Fazit

Die Entscheidung, ob 2-Wege- oder 3-Wege-Rechnungsabgleich verwendet werden soll, ist nicht immer einfach, insbesondere für Restaurants, die mit vielen Lieferanten und Lieferungen jonglieren. Wenn Sie hauptsächlich mit einfachen Bestellungen oder Dienstleistungen zu tun haben, könnte der 2-Wege-Abgleich ausreichen – er vergleicht die Rechnung mit der Bestellung, und das war's. Aber wenn Sie regelmäßige Lieferungen von Lebensmitteln, Getränken oder Verbrauchsmaterial erhalten, fügt der 3-Wege-Abgleich eine weitere Ebene hinzu, indem sichergestellt wird, dass Sie tatsächlich das erhalten haben, wofür Ihnen eine Rechnung gestellt wird. Das kann Sie davor bewahren, für fehlende oder falsche Artikel zu zahlen, was häufiger vorkommt, als Sie denken würden.

Am Ende des Tages hängt die beste Wahl davon ab, wie Ihr Restaurant arbeitet, wie viel Risiko Sie bereit sind einzugehen und wie viel Zeit Ihr Team für Papierkram aufwenden kann. Einige Betriebe mischen sogar beide Methoden und verwenden 2-Wege für einige Lieferanten und 3-Wege für andere. Wenn Sie es leid sind, fehlenden Belegen nachzujagen oder Zahlungsfehler zu korrigieren, könnte es an der Zeit sein, sich die Automatisierung des Prozesses anzusehen. Wie auch immer, ein klares System für den Abgleich von Rechnungen kann helfen, Kopfschmerzen zu vermeiden, Ihre Bücher sauber zu halten und sicherzustellen, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie tatsächlich erhalten.