من الفوضى إلى التحكم: كيف توفر إعدادات المخزون الذكية الآلاف من المطاعم

كان أحد عملائنا متعددي المواقع ينزف 50 ألف دولار شهريًا دون علمه - كل ذلك بسبب بضع شرائح إضافية من الفطر على البيتزا الخاصة بهم. كل شيء بدا جيد: اتبع الطهاة الوصفة، دون إهدار واضح. لكن البيانات تروي قصة مختلفة supy.io. هذه العادات الطفيفة في الإفراط في تناول الطعام، والتي تضاعفت عبر مئات البيتزا في 7 مواقع، تتلاشى بهدوء على هوامشها. كل ما يتطلبه الأمر لسد التسرب هو رؤية في الأرقام، وتعديل صغير في التدريب، والأنظمة الصحيحة لفرض الاتساق. هذا هو نوع البصيرة التشغيلية التي تحصل عليها فقط عندما تكون بياناتك الخلفية دقيقة وتحت السيطرة. ويبدأ ذلك بكيفية إعداد وإدارة نظام المخزون الخاص بك الإعدادات والمستودع.

إن إدارة سلسلة مطاعم مربحة لا تتعلق فقط بالطعام والخدمة الرائعة - بل تتعلق أيضًا بإتقان تكلفة السلع المباعة (COGS) والتحكم في النفايات في كل موقع. بصفتي مشغلًا سابقًا، تعلمت بشكل مباشر أن نظام المخزون جيد فقط مثل الأساس الذي تبنيه له. في هذه المقالة، سأشارك كيفية وضع هذا الأساس باستخدام الذكاء الإعدادات والمستودع الممارسات، لذلك يفي برنامج المخزون الخاص بك فعليًا بوعوده. لا داعي للقلق، بل مجرد نصيحة عملية من مشغل إلى مشغل حول الحصول على بياناتك بشكل صحيح، والحفاظ على مسؤولية فريقك، وتحويل هذه الأرقام إلى أرباح أعلى.

الوصفة الحقيقية لتكلفة الغذاء: الاستخدام وليس المشتريات فقط

اسأل أي صاحب مطعم متمرس عن الصيغة لحساب تكلفة الطعام، وستسمع نسخة من:

∗ تكلفة الطعام†∗ = الأسهم الافتتاحية+المشتريات - إغلاق المخزون. ** تكلفة الطعام** = فتح الأسهم + المشتريات - إغلاق المخزون. ∗ تكلفة الطعام†∗ = الأسهم الافتتاحية+المشتريات - إغلاق المخزون.

في اللغة الإنجليزية البسيطة، الاستخدام — ما أنت عليه في الواقع استعمل على مدى فترة - هل التكلفة الحقيقية للبضائع المباعة «لذا فإن طعامك يكلف... دائمًا ما الذي بدأت به الشهر؟ كم اشتريت؟ ... بماذا أنهيت شهري؟ هذا هو استخدامك.». يبدو الأمر بسيطًا، لكن العديد من المشغلين لا يزالون يقعون في فخ مساواة تكلفة الطعام بمشترياتهم أو فواتير الموردين فقط. هذا خطأ مبتدئ. لماذا؟ لأنك قد تبدأ الشهر بمخزون كامل وتنتهي بمخزون واحد أيضًا. إذا تجاهلت فتح وإغلاق المخزون، فإن عمليات التخزين في نهاية الشهر والمكونات غير المستخدمة ستشوه حساب تكلفة الطعام.

في ما يلي مثال سريع: لقد بدأت الشهر بـ 10 كجم من اللحم البقري في الثلاجة وانتهى بـ 5 كجم. خلال الشهر، اشتريت 100 كجم أخرى. ما مقدار اللحم البقري الذي استخدمته بالفعل؟ ليس 100 كجم. كان استخدامك 10 + 100 - 5 = 105 كجم. هذا الاستخدام، المقترن بالإيرادات التي حققتها أطباق اللحم البقري هذه، يخبرك بنسبة تكلفة الطعام الحقيقية. إذا نظرت فقط إلى الفواتير (تم شراء 100 كجم)، فستقلل من تقدير تكاليفك - وستربت على نفسك قبل الأوان.

يعد الحصول على رقم الاستخدام هذا بشكل صحيح أمرًا أساسيًا. يتم تغذيته مباشرة في بيان الربح والخسارة (P&L) الخاص بك بموجب COGS. إنها الطريقة التي تعرف بها ما إذا كنت تحقق أهداف تكلفة الطعام أو تتخطى الميزانية بشكل خطير. والأهم من ذلك، أن محاسبة الاستخدام تستحوذ على كل شيء: النفايات، الإفراط في التقسيم، السرقة، تذوق القائمة الجديدة، وجبات الموظفين - كل الأشياء الصغيرة التي لا تظهر في فاتورة المورد ولكنها تأكل هوامشك تمامًا.

البصيرة: تكلفة طعامك ليست ما أنت عليه اشترى، هذا ما أنت استعمل. تتبع الاستخدام دينياً - إنه القلب النابض لربحية مطعمك.

إدخال القمامة، إخراج القمامة: لماذا تفشل أنظمة المخزون

لقد سمعنا جميعًا عاملًا محبطًا (ربما حتى في المرآة) يتمتم، «نظام المخزون هذا هراء - الأرقام لا تتطابق مع الواقع». سأطلعك على سر من شخص قام بتطبيق هذه الأنظمة عبر عشرات المطاعم: عندما تكون البيانات غير صحيحة، لا يكون البرنامج هو المخطئ أبدًا. إنها كيف تم إعداد النظام واستخدامه.

منصة المخزون تشبه المحرك - قوية، ولكن فقط إذا وضعت وقودًا جيدًا فيها. الفواتير المفقودة، وتحويلات الوحدات القذرة، والإدخالات المكررة لنفس المكون، والهدر غير المسجل، وعدد الأسهم المنسية... هؤلاء هم الجناة الحقيقيون عندما تتوقف تقاريرك. إذا لم تدخل بيانات دقيقة ومتسقة، حتى أفخم البرامج ستنشر الهراء. باختصار: إدخال القمامة، إخراج القمامة.

الأسباب الشائعة وراء خروج بيانات المخزون عن المسار الصحيح:

• إدخال بيانات غير مكتمل: ربما ينسى طاهٍ مشغول تسجيل هدر الليلة الماضية، أو يتم استلام طلب ولكن لا يتم إدخاله إلا بعد أيام. إذا كنت لا تسجل جميع حركات الأسهم (المشتريات والتحويلات والهدر والعد)، فسيكون حساب الاستخدام الخاص بك خاطئًا.
• العناصر المكررة: منتج واحد، خمس هجاء. بدون ضوابط، قد يشير كل من «صدر الدجاج» و «الثدي والدجاج» و «تشكن بريست 5 كجم» إلى نفس المنتج عبر فروع مختلفة. هذا يجعل من المستحيل الحصول على رؤية موحدة للأسهم.
• عدم المساءلة: إذا كان «الجميع» مسؤولاً عن نظام المخزون، غالبًا لا أحد هو حقا. تقع نظافة البيانات من خلال الشقوق.
• لا يوجد سير عمل للموافقة: يمكن للموظفين المبتدئين عن طريق الخطأ (أو عن قصد) إدخال قيم مجنونة - مثل 1000 كجم من الجبن المستلمة بدلاً من 100 كجم - وإذا لم يراجعها أحد، فإن الخطأ يستمر في كتبك.
• كتالوج قديم: قام المورد بتغيير العبوة أو قمت بتبديل البائعين، ولكن لم يتم تحديث النظام الخاص بك. فجأة، لا تتزامن أعدادك وقيمك مع الواقع.

تكلفة هذه الأخطاء ضخمة. ستقبض عليهم إما عن طريق المصالحة المضنية (مرحبًا، ساعات العمل الضائعة والإحباط)، أو ما هو أسوأ - لن تقبض عليهم وستتخذ قرارات بشأن معلومات خاطئة. في أحد الأمثلة من تجربتي الخاصة، كان أحد الطهاة يطلب 20 كجم من الدجاج يوميًا عندما كانت هناك حاجة إلى 10 كجم فقط، ويتواطأ بهدوء مع أحد الموردين لتحصيل الدفعة الزائدة. تم الكشف عن ذلك فقط عندما تم وضع سياسات الطلب الصارمة ومطابقة الفواتير. الدرس: إذا لم تفرض ضوابط، يجد الناس ثغرات - وعملك يدفع مقابل ذلك.

إذن كيف نمنع «القمامة» من الدخول إلى النظام في المقام الأول؟ يبدأ الأمر بأمرين رئيسيين: الناس والبنية. أنت بحاجة إلى بطل - شخص (أو فريق) في كل منظمة «يمتلك» عملية الجرد ويضمن متابعة الجميع. وأنت بحاجة إلى الحق إعدادات النظام وهيكل البيانات مما يجعل القيام بالشيء الصحيح أمرًا سهلاً (أو على الأقل أسهل من فعل الشيء الخطأ).

وضع الأساس: أدوار المستخدم والأذونات والسياسات

فكر في نظام المخزون الخاص بك إعدادات مثل حواجز الحماية على الطريق السريع. إنها لا تبطئك - فهي تمنعك من الانحدار عن الهاوية. يجب أن يتيح لك النظام الذي تم تكوينه جيدًا حد ما يمكن لكل مستخدم رؤيته والقيام به، وخلق المساءلة وتقليل فرص الخطأ أو سوء الاستخدام.

1. حدد أدوار المستخدم بوضوح: في مجموعة مطاعم مزدحمة، سيكون لديك مشترون ومستلمون ومديرو متاجر ومحاسبون وربما مدققون خارجيون يصلون جميعًا إلى النظام. لا ينبغي أن يمتلك الجميع مفاتيح المملكة بأكملها. على سبيل المثال، في Supy، قمنا بإعداد الأدوار الافتراضية مثل «مدير الفرع»، و «كاتب المشتريات»، و «مدقق المخزون»، و «المحاسب»، وما إلى ذلك، ولكل منها أذونات محددة. قد يكون الطباخ الخطي قادرًا فقط على ذلك مسودة سجل النفايات أو طلب الطلب، ولكن الأمر يتطلب من المدير خضع أو الموافقة عليها. يقوم سير عمل المسودة/الموافقة هذا باكتشاف الأخطاء قبل أن تؤثر على كتبك【0† «تسمح لك الأدوار بإنشاء عمليات سير عمل حيث يمكن للمستخدم صياغة مهام معينة... ويمكن لمستخدم آخر إرسالها.»】. كما تقوم بتدريب الموظفين المبتدئين على العملية دون المخاطرة بالدقة المالية.

لماذا يهم: تحديد الأشخاص الذين يمكنهم القيام بما يقلل من أخطاء البيانات العرضية. كما أنه يساعد في منع الاحتيال - على سبيل المثال، يمكن لدور المحاسبة فقط وضع علامة على الفاتورة على أنها مدفوعة، ويمكن للمدير فقط إنهاء جرد المخزون، وما إلى ذلك. في مطعمي الخاص، تعلمت تقييد حقوق إنشاء العنصر بعد اكتشاف أن أحد الموظفين قد صنع عنصرًا مكررًا من «Tenderloin» لإخفاء بعض الأسهم الوهمية. الآن، يمكن للمشرفين فقط إنشاء عناصر جديدة، مما يجبر الجميع على استخدام الكتالوج المعتمد.

2. تخصيص الأذونات لتناسب سير العمل الخاص بك: مقاس واحد نادرًا ما يناسب الجميع. يجب أن يتيح لك نظامك تخصيص الأدوار أو إنشاء أدوار جديدة حسب الحاجة. لنفترض أنك تدير مطبخًا مركزيًا للإنتاج جنبًا إلى جنب مع منافذ البيع الخاصة بك - يمكنك إنشاء دور «مشرف المطبخ المركزي» الخاص. أو ربما تريد السماح للموظفين المبتدئين بتسجيل الفاقد على الهاتف المحمول ولكن لا راجع تحليلات التكلفة؛ يمكنك إعداد ذلك. تبدو الأذونات الدقيقة (وصولاً إلى كل وحدة أو حتى كل زر) متحذلق، لكنها منقذة للحياة. إنهم يمكّنون فصل الواجبات، وهو مبدأ أساسي في العمليات. يمكن للشخص الذي يطلب الأسهم صياغة أمر شراء، ولكن يجب أن يوافق عليه شخص كبير. هذا لا يمنع الأخطاء فحسب، بل يردع أيضًا أي عمل مضحك. في الواقع، تصر العديد من مجموعات مطاعم المؤسسات على هذا الفصل للامتثال للرقابة الداخلية.
3. إعداد عمليات سير عمل الموافقة والحدود: في بعض الأحيان، لا يقتصر الأمر على الذين يفعل ذلك، ولكن كم يجب أن يكونوا قادرين على القيام بذلك. هذا هو المكان السياسات ادخل. يتيح لك النظام الجيد فرض شيكات مثل: «لا يمكن للمنفذ A طلب أكثر من 5,000 دولار من اللحوم أسبوعيًا» أو «يجب أن يوافق المدير X على أي طلب فردي يزيد عن 1,000 دولار». تعمل هذه العلامات والحدود التلقائية على حماية ميزانيتك والتأكد من حصول الاستثناءات الكبيرة على نظرة ثانية. على سبيل المثال، إذا حاول كاتب الطلب طلب 200٪ من المستوى المتساوي من الجبن، فيجب على النظام إما حظره أو إرسال طلب موافقة إلى المشرف. لقد قمنا ببناء هذا النوع من محركات السياسة في Supy على وجه التحديد لأنني تعاملت ذات مرة مع طباخ ذكي طلب سلعًا عالية القيمة بشكل مفرط للحصول على حصة من المورد - كان من الممكن أن يوقف سقف الميزانية البسيط مع الموافقة ذلك في اليوم الأول.

نصيحة المشغل: أثناء الإعداد، حدد «بطلًا» مسؤولًا واحدًا عن النظام في كل موقع أو للمجموعة. قم بتمكينهم لفرض انضباط البيانات. ستفشل أفضل برامج المخزون في العالم إذا لم يمتلكها أحد. اجعل من مهمة شخص ما مراجعة الإدخالات اليومية والتحقق الفوري من عمليات التعداد والتأكد من التزام الجميع بسير العمل.

من خلال تكوين الأدوار والسياسات مقدمًا، فأنت تقول بشكل فعال: «هذه هي الطريقة التي نعمل بها.» إنه يحقق الاتساق في إدخال البيانات عبر جميع مواقعك. بالإضافة إلى ذلك، عندما يعرف الموظفون أن البيانات تتم مراقبتها وتدقيقها، فإنهم يميلون إلى أن يكونوا أكثر حرصًا وصدقًا. أنت تبني ثقافة الدقة.

مصدر واحد للحقيقة: مستودع السلع والموردين الخاص بك

تخيل أنك تحاول تشغيل 20 مطعمًا إذا كان كل مطبخ يتحدث لغة مختلفة للمكونات. في أحد الأماكن يتم وصف «MOZZMELT» باسم «الموزاريلا الطازجة»؛ وفي مكان آخر يتم وضع علامة «Mozzarella 2kg Block»، وهكذا. سيواجه طاهي الشركة الذي يبحث في البيانات المجمعة صداعًا مؤلمًا. هذا هو بالضبط ما يحدث إذا لم تقم بتركيز وتوحيد مستودع العناصر. المستودع هو مجرد كلمة خيالية لقائمتك الرئيسية لـ العناصر (المكونات/المنتجات) و المورّدون. إنه قلب نظام المخزون الخاص بك - والقيام به بشكل صحيح هو غير قابل للتفاوض لعمليات متعددة الوحدات.

1. إنشاء عناصر أساسية (بدون نسخ مكررة!) : في Supy، نستخدم مفهوم «العنصر الأساسي». وهذا يعني أن «الحليب الخالي من الدسم» هو عنصر واحد في النظام، حتى إذا قمت بشرائه من 5 موردين مختلفين بثلاثة أحجام مختلفة للعبوات «إذا كان لدي مايونيز من خمسة موردين، فلا أريد خمسة أنواع من المايونيز في نظامي... أريد ربط الخمسة جميعًا بعنصر واحد من المايونيز.». يمكن أن يحتوي كل عنصر أساسي على العديد من وحدات SKU الخاصة بالبائع المرتبطة به، وخيارات تغليف متعددة (مثل علبة مكونة من 24 زجاجة، وزجاجة واحدة بحجم 750 مل، وما إلى ذلك). بهذه الطريقة، عند إنشاء الوصفات أو تشغيل التقارير، فأنت تشير دائمًا إلى حليب خالي الدسم كفئة واحدة، ويتعامل النظام مع التحويل وراء الكواليس. لا مزيد من جداول بيانات فرانكنشتاين لتلخيص «موزاريلا (العلامة التجارية أ) +موزاريلا (العلامة التجارية ب)». وعندما يتغير المورد، ما عليك سوى ربط منتجه الجديد بمنتجك الحالي - دون أي اضطراب في وصفاتك أو بياناتك.

لماذا هو مهم: كتالوج العناصر الموحد يعني استنفادًا دقيقًا في الوصفات وتحليلًا أسهل. ستعرف استخدامك الإجمالي لـ جميع حليب أو جميع لحم البقر عبر المجموعة على الفور. وهذا يعني أيضًا تقليل الفوضى في المطبخ - يرى موظفوك اسمًا واحدًا للمكونات على أوراق الطلب وبطاقات الوصفات، لذلك لا يوجد أي ارتباك. نصيحة احترافية: قم بتأمين أذونات إنشاء العناصر لدور على مستوى الشركة. هذا يمنع المديرين ذوي النوايا الحسنة من إضافة «Tomato - New» لأنهم لم يعثروا على القائمة الحالية. العناصر المكررة هي عدو البيانات الجيدة.

2. استفد من ميزات التغليف والباركود: إذا كان النظام الخاص بك يسمح بذلك، حدد أحجام الحزم والوحدات المختلفة لكل عنصر. على سبيل المثال، يمكن تحويل «Beer - Keg 50L» مقابل «Beer - 330ml Bottle» إلى «Beer» كعنصر أساسي، ولكن لهما وحدات عد مميزة. تتيح لك تطبيقات المخزون الحديثة (بما في ذلك تطبيقاتنا) مسح الباركود أثناء جرد المخزون أو الاستلام. هذا يوفر الكثير من الوقت ويخفض الأخطاء. بدلاً من كتابة أسماء العناصر أو البحث عنها في قائمة، يمكن للمسح السريع سحب العنصر الدقيق والتعبئة التي تتعامل معها. إنه عملي للمخازن الكبيرة أو عندما يكون لديك عناصر بأسماء مشابهة. ومن خلال إعداد وحدة العد الافتراضية بالنسبة لكل عنصر (مع الوحدات الثانوية الاختيارية)، تصبح أعداد الأسهم الخاصة بك أسهل بكثير وأكثر سهولة. على سبيل المثال، يمكنك احتساب النبيذ زجاجات ولكن لديك وحدة ثانوية في القضايا للراحة. يمكن للنظام أن يترجم تلقائيًا علبتين +5 زجاجات إلى إجمالي عدد الزجاجات. هذا المستوى من التفاصيل يعني أن فرقك الموجودة على الأرض يمكنها بالفعل الحفاظ على دقة الأعداد بدون الجمباز الذهني.
3. معلومات المورد وجداول الطلبات: يجب أن يحتوي المستودع أيضًا على جميع تفاصيل المورد الخاصة بك: رسائل البريد الإلكتروني للاتصال وأرقام الهواتف وأيام التسليم وأوقات التوقف وشروط الائتمان وما إلى ذلك، وإعدادها لكل مورد ولكل موقع يدفع أرباح. يجب أن تطلب Say Outlet 1 فقط من مستودع Vendor X في دبي (مع التسليم الأحد/الأربعاء)، بينما تطلب Outlet 2 من فرع Vendor X في أبو ظبي (التسليم من الاثنين إلى الخميس). يمكن لنظامك توجيه كل منفذ لاستخدام الجدول الزمني والاتصال المناسبين، والقضاء على الطلبات الخاطئة وسوء الاتصالات. كما يتيح لك أيضًا فرض، على سبيل المثال، عدم خروج أي طلبات يوم الجمعة إذا لم يقم هذا المورد بالتسليم - لن يسمح النظام ببساطة باختيار تاريخ التسليم يوم الجمعة. مفاجآت أقل، مزيد من الاتساق.
4. المناطق ووجهات النظر متعددة الفروع: إذا كنت تشرف على عمليات 30 مطعمًا، فأنت تفعل ذلك لا تريد تسجيل الدخول والخروج من نظام كل منفذ للحصول على الصورة الكاملة. تتمثل إحدى أكبر مزايا النظام الأساسي متعدد الوحدات المصمم لهذا الغرض في القدرة على رؤية البيانات الموحدة ثم الانتقال حسب المنطقة أو المفهوم. على سبيل المثال، تسمح Supy بتجميع المنافذ في «مناطق» (يستخدمها بعض العملاء بشكل إبداعي للإشارة إلى العلامات التجارية أو مجموعات الامتياز). قد يكون لديك منطقة لـ «PizzaHut» وأخرى لـ «Cold Stone Creamery» ضمن مجموعة واحدة، تحتوي كل منها على المنافذ ذات الصلة. يمكن منح المستخدمين حق الوصول إلى منطقة واحدة أو كلها، ويمكن لجميع الشاشات (الطلبات والمخزون والتحليلات) التصفية حسب هذه المجموعات. والنتيجة هي أنه يمكن للمدير الإقليمي تسجيل الدخول وفي عرض واحد انظر جميع الطلبات المعلقة عبر متاجرها العشرة، أو قم بتشغيل تقرير عن إجمالي استخدام الجبن لمنطقتهم فقط، دون التلاعب بحسابات متعددة. يبدو الأمر أساسيًا، لكن العديد من الأنظمة القديمة تفتقر إلى هذا النهج الموحد، وبدلاً من ذلك تتعامل مع كل موقع على أنه صومعة. عندما يتوسع عملك، فأنت بحاجة إلى تلك النظرة الشاملة و القدرة على التكبير دون احتكاك.
5. تحديثات مبسطة (استبدال العنصر في الوصفات): في ما يلي سيناريو يواجهه كل مشغل: نفاد حليب الأرز من مورد لحوم البقر الخاص بك، وتقرر استبدال الشريط لمدة شهر؛ أو تتفاوض على صفقة أفضل على علامة تجارية مختلفة من زيت القلي. ما مدى ألم تحديث الوصفات عندما يتغير المكون؟ إذا كنت تفعل ذلك يدويًا واحدًا تلو الآخر، فهذا يستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للرقابة. هذا هو المكان الذي يتألق فيه وجود مستودع عناصر مركزي. نظرًا لأن جميع الوصفات تشير إلى العناصر الأساسية، يمكن للنظام الجيد إجراء تحديث شامل: «استبدل جميع استخدامات المكون أ بالمكون ب» - انتهى. في منصتنا قمنا ببناء استبدال العنصر أداة تتيح لك اختيار عنصر وتبديله عبر كل وصفة في قاعدة البيانات (أو مجموعة فرعية) في ثوانٍ. في المرة الأولى التي عرض فيها فريقنا هذا على امتياز كبير، تنهد طاههم حرفيًا بارتياح. لقد أمضوا أسابيع في تحديث الوصفات عندما قاموا بتغيير عنصر القائمة في 50 متجرًا؛ الآن يمكن التعامل معه في فترة ما بعد الظهيرة دون تفويت أي أماكن. حتى لو لم يقم نظامك بأتمتته بالكامل، فإن امتلاك هذا المصدر الوحيد للحقيقة للعناصر يعني أنك على الأقل أعرف الوصفات التي تتأثر بالتغيير (عادةً عبر تقرير أو قائمة استخدام). المعرفة هي القوة - والوقت الموفر.

من خلال استثمار الجهد مقدمًا لبناء مستودع نظيف للعناصر والموردين، يمكنك إعداد فريقك للنجاح. وهذا يعني تقليل العبء المعرفي على الموظفين («ما نوع الحليب الذي أطلبه هذا الأسبوع؟») وبيانات أكثر موثوقية بكثير بالنسبة لك. تذكر أنه لا يمكنك إدارة ما لا تقيسه - ولا يمكنك القياس بشكل صحيح إذا تم تصنيف كل شيء بشكل غير صحيح أو غير متسق. قم بتوحيد معاييرك الآن، واحصد المكافآت إلى الأبد.

تحويل البيانات إلى رؤى قابلة للتنفيذ (وأرباح)

بمجرد أن البيانات التشغيلية يتم التقاط (الطلب والاستلام وعدد الأسهم والهدر) بدقة بفضل الضوابط المذكورة أعلاه، يحدث شيء سحري: يمكنك الوثوق بأرقامك. وعندما تثق في أرقامك، يمكنك اتخاذ قرارات مؤثرة تعزز أرباحك النهائية.

دعونا نعيد النظر في مثال سلسلة البيتزا هذا من الخطاف. من خلال المقارنة الاستخدام الفعلي (من عمليات جرد المخزون والمشتريات) إلى الاستخدام النظري (من الحسابات القائمة على الوصفات)، اكتشفوا تباينًا. أظهرت جميع المواقع استخدامًا للفطر أعلى من المتوقع. لم يكن ذلك كافيًا لإطلاق الإنذار في أي يوم، ولكن على مدار شهر كان الأمر ضخمًالينكد إن. كومsupy.io. نظرًا لوجود وصفات في النظام وتسجيل كل حركة أسهم، كان من السهل طرح الأسئلة الصحيحة: هل تم إهدار الفطر؟ لا. هل تغير مزيج المبيعات؟ لا، كانت المبيعات طبيعية. هل كانت هناك أي أحداث كبيرة أو عروض ترويجية؟ لا. وقد ترك ذلك أحد الجناة المحتملين - الإفراط في التقسيم. وبالفعل، فإن إعادة التدريب السريع على الجزء الصحيح (واستخدام أكواب مقاسة مسبقًا لفترة من الوقت) أعادت الاستخدام إلى طبيعته. النتيجة: يتم توفير 50 ألف دولار سنويًا من مكون واحد فقطلينكد إن. كوم.

هذه هي قوة البصيرة التي يتمتع بها المخزون الذي تم تنفيذه جيدًا نظام تشغيل ينص على. في ما يلي بعض المكاسب الأخرى التي تحصل عليها عندما تكون بياناتك نظيفة:

• تكلفة الغذاء الدقيقة% حسب المنفذ والفئة: مع مزامنة جميع الفواتير وعدد المخزون والوصفات، يمكنك حساب النسبة المئوية الفعلية لتكلفة الطعام لكل منفذ وحتى تقسيمها حسب الفئة أو قسم القائمة. قد تجد أن خط البرجر في أحد المتاجر يزيد تكلفة الطعام بنسبة 5٪ عن غيره - مما يؤدي إلى التحقق من النفايات أو الامتثال للوصفات هناك. بدون بيانات صلبة، لن تعرف أبدًا مكان التركيز.
  
  
• كشف السرقة والسطو: يشير تحليل التباين (الفعلي مقابل النظري) بسرعة إلى السرقة المحتملة. إذا كان هناك 5 كجم من شرائح اللحم في عداد المفقودين في نهاية الشهر، فعليك البحث لمعرفة السبب. ربما بسبب الإفراط في التقسيم، أو ربما يأخذ شخص ما المنتج إلى المنزل. في كلتا الحالتين، لديك مشكلة كمية يجب معالجتها. بصفتي مالكًا، قبلت قدرًا صغيرًا من انكماش البار باعتباره أمرًا لا مفر منه - لكن تقارير الجرد الخاصة بي ساعدتني في الحفاظ عليه عند مستوى 1٪ على سبيل المثال ومعرفة الوقت الذي كان فيه النادل كريمًا جدًا مع «الهدايا المجانية» أو كان الشيف يشطب لحم المتن الجيد تمامًا باعتباره «منتهي الصلاحية» (قصة حقيقية!) «... كان الشيف يرمي لحم البقر المتن في سلة المهملات، ويضع علامة على انتهاء صلاحيته، ثم يأخذه من سلة المهملات لاحقًا.».
  
  
• طلب محسّن ومخزون طازج: عندما تكون المستويات الاسمية وبيانات الاستخدام جديرة بالثقة، فإنك تطلب فقط ما تحتاجه عندما تحتاج إليه. لا مزيد من التخمين أو «تحسبًا» للإفراط في التخزين. يقوم بعض مستخدمي Supy بتعيين النظام لاقتراح أوامر تصل إلى المستوى المتساوي بناءً على المخزون الحالي - لا يزالون يراجعونه (ونحن نشجع ذلك، لأن العمليات المباشرة لها فروق دقيقة)، لكنه يتفوق على الطلب الذي يشعر به القناة الهضمية. بمرور الوقت، يؤدي ذلك إلى تشديد عملية الشراء وتقليل الفاقد من المخزون منتهي الصلاحية.
  
  
• هندسة القائمة المستنيرة: إن ربط بيانات المبيعات الخاصة بك (من خلال تكامل نقطة البيع) بالمخزون الخاص بك يمنحك ربحية على مستوى القائمة. قد تكتشف أن شريحة لحم ribeye الجديدة الخاصة بك، على الرغم من شعبيتها، إلا أنها في الواقع بسعر منخفض جدًا بمجرد مراعاة العائد الحقيقي وتقليل النفايات - مما يؤدي بك إلى تعديل الوصفة أو السعر. أو قد ترى أن طبقًا معينًا يحتوي على نسبة عالية من النفايات (دائمًا ما يتبقى الكثير من مكوناته) وتقرر تناوله لصالح شيء أكثر كفاءة. ال رؤى يمكنك استخلاص - أي الأطباق هي أبقار نقدية، وما هي الكلاب، والمكونات التي تكلفك أكثر من غيرها في النفايات - تسمح لك بتحسين كل من قائمتك وعملياتك باستمرار. هذه هي الطريقة التي يحدث بها التحسين المستمر في سلاسل المطاعم الحديثة، باستخدام البيانات بدلاً من الحدس.
  
  
• تبسيط المحاسبة وإعداد التقارير: فائدة أخرى لوجود جميع أنشطة المخزون الخاصة بك في نظام واحد هي المشاركة السهلة مع برنامج المحاسبة الخاص بك. إذا كان نظامك يتكامل مع أدوات مثل Xero أو QuickBooks، فيمكنك دفع المئات من فواتير الموردين بنقرة واحدة، بدلاً من إلقاء كومة من الأوراق على مكتب محاسبك كل شهر «نسجل آلاف الفواتير... عن طريق المسح... ثم انقر فوق الاندماج في Xero». لا يؤدي هذا إلى توفير العمالة فحسب، بل يعني أيضًا أن أرباحك وخسائرك المالية تحصل على فعلي رقم تكلفة الطعام (تذكر: الفتح + المشتريات - الإغلاق) تلقائيًا. لا مزيد من التعديل يدويًا لإغلاق المخزون أو الهدر - كل ذلك يتم حسابه وترميزه في دفتر الأستاذ الصحيح (بفضل تعيين فئات المخزون الخاصة بك إلى فئات المحاسبة في الإعدادات). باختصار، ستحصل على أرباح وخسائر دقيقة في الوقت المناسب دون أيام من تحليل الأرقام. وعندما تجلس مع المالك أو الرئيس التنفيذي الخاص بك، يمكنك شرح الأرقام بثقة وحتى نسخها احتياطيًا بالبيانات التشغيلية (على سبيل المثال، «ارتفعت تكلفة الطعام بنسبة 1٪ هذا الشهر بسبب ارتفاع أسعار الدجاج وبعض الهدر أثناء جلسة تصوير قائمة الطعام، والتي قمنا بإعادة تصنيفها على أنها نفقات تسويقية»). هذا المستوى من البصيرة يبني ثقة هائلة مع كبار المسؤولين والمستثمرين.
  
  

من خلال الجمع بين كل ذلك، يتحول نظام المخزون الذي تم تكوينه بشكل صحيح إلى نظام كامل نظام تشغيل خلفي لمطعمك. يصبح مصدر الحقيقة للطلب والمقاييس المالية والقرارات التشغيلية. غالبًا ما نقول في Supy أننا نقدم القيمة في ثلاث مراحل:

1. الكفاءة التشغيلية: رقمنة وتبسيط المهام اليومية (الطلبات والعد والفواتير) - وقت أقل مع الحافظات، والمزيد من الوقت مع الضيوف.
   
   
2. الرقابة المالية: إدخال التكاليف الدقيقة في الأرباح والخسائر وأتمتة سير العمل المحاسبي - لا توجد مفاجآت في نهاية الشهر، وعائد استثمار واضح على كل مكون.
   
   
3. رؤى الأعمال: تسليط الضوء على المجالات التي يجب تحسينها - سواء كان ذلك من خلال التوفير في الفطر أو تعديل المستويات المتساوية أو اكتشاف مشكلات التدريب مبكرًا.
   
   

ولا تحتاج إلى معالجة كل شيء دفعة واحدة. يبدأ العديد من العملاء بتحديد الأساسيات (المرحلتان 1 و 2) - الحصول على مراقبة الشراء والمخزون - ثم يتعمقون لاحقًا فقط في تكلفة الوصفات المتقدمة والتباين (المرحلة 3). لا بأس بذلك. حتى الاستخدام الجزئي لنظام جيد الإعداد يوفر قيمة. لكنها تقدم فقط مستداما القيمة إذا ظلت البيانات نظيفة ومتسقة. وهذا هو السبب في هؤلاء الإعدادات والمستودع الأساسيات التي تحدثنا عنها بالغة الأهمية. إنها بوليصة التأمين الخاصة بك التي تعمل بها كل هذه التكنولوجيا الفاخرة فعليًا من أجلك يومًا بعد يوم.

الخلاصة: أساس قوي، نتائج قوية

إن تنفيذ منصة إدارة المخزون لتشغيل مطعم متعدد الوحدات يشبه إلى حد ما تدريب طاقم مطبخ جديد. إذا استثمرت الوقت في وضع قواعد واضحة وتعيين المسؤوليات والحفاظ على معايير عالية من اليوم الأول، فستحصل على عملية سلسة. تبخل على التدريب والإشراف، وستحصل على... حسنًا، الفوضى. الخاص بك الإعدادات والمستودع التكوين هو التدريب والإشراف على نظامك. إن الإعداد وراء الكواليس هو الذي يجعل السحر ممكنًا على الخطوط الأمامية.

للتلخيص، إليك كيفية تحويل الفوضى إلى سيطرة:

• احصل على فريقك على نفس الصفحة: قم بتعيين بطل النظام وحدد أدوار المستخدم حتى يعرف الجميع دورهم في العملية. استخدم الأذونات لمنع الحوادث وتعزيز المساءلة.
  
  
• قم بتوحيد المكونات والعمليات الخاصة بك: قم بإنشاء قائمة رئيسية للعناصر النظيفة ودليل الموردين. أصر على «عنصر واحد واسم واحد» في جميع الوحدات. استفد من ميزات مثل الباركود ووحدات القياس والكتالوجات الرقمية لإزالة الغموض.
  
  
• استخدم السياسات كشبكات أمان: ضع قواعد وحدود الموافقة للقبض على الطلبات الخارجية أو المعاملات المريبة. إن منع حدوث مشكلة أسهل بكثير من التنظيف تلو الآخر.
  
  
• قم بقياس ما يهم: سجل كل شىء - المشتريات والنفايات وعدد الأسهم والتحويلات - في الوقت الفعلي أو في أقرب وقت ممكن. كلما كانت البيانات أكثر اكتمالًا، زادت قوة الرؤى.
  
  
• ثق ولكن تحقق: بمجرد تشغيل النظام، قم بمراجعة تقارير التباين ومسارات التدقيق باستمرار. سيوجهونك إلى المشاكل (والانتصارات) التي تستحق اهتمامك. بمرور الوقت، ستطور حدسًا لأرقامك يجب أن على ما يبدو، وأي شيء خارج نطاق السيطرة سوف يقفز.
  
  

لن يكون تشغيل مجموعة مطاعم أمرًا بسيطًا أبدًا، ولكن مع العمود الفقري الرقمي الصحيح، يصبح الأمر أكثر قابلية للإدارة. يمكنك الانتقال من وضع مكافحة الحرائق إلى الإدارة الاستباقية. بدلاً من تخمين مكان تسرب الأموال، لديك المعلومات في متناول يدك. بدلاً من إلقاء اللوم على النظام، ستقول «أنا سعيد لأننا قمنا بإعداد ذلك بشكل صحيح».

لذا، زملائي المشغلين، ألقوا نظرة فاحصة على كيفية تكوين منصة المخزون الخاصة بك اليوم. هل تحصل على المعلومات والتحكم الذي وعدت به؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فابدأ بالأساسيات الموضحة أعلاه. قم بتشديد هذه الإعدادات، ونظف هذا المستودع، وسترى بسرعة الفرق في كل من الصداع والدولارات التي تم توفيرها.

تذكر: الهدف ليس أن تصبح عبدًا للبيانات؛ بل السماح للبيانات الجيدة بأن تمنحك الحرية - حرية التركيز على الطعام والضيوف ونمو نشاطك التجاري، مع العلم أن الجزء الخلفي من المنزل تحت السيطرة.

تحكم في المخزون الخاص بك

قد يبدو إتقان هذه الخطوات التأسيسية أمرًا شاقًا، ولكن ليس عليك القيام بذلك بمفردك. إذا كنت مهتمًا بكيفية تكيف نظام المخزون الحديث مع عملياتك (وليس العكس)، تحقق من دليلنا حول الحد من هدر الطعام بمخزون أكثر ذكاءً - إنها مليئة بأمثلة حقيقية مثل قصة Pitfire Pizza والنصائح العملية التي يمكنك تنفيذها اليوم. وإذا كنت ترغب في معرفة ما يمكن أن تقدمه المنصة الخلفية المصممة لهذا الغرض لمجموعة المطاعم الخاصة بك، احجز عرضًا توضيحيًا مخصصًا لـ Supy. سنرشدك إلى كيفية إعداد ملف الإعدادات والمستودع لتحقيق النجاح، خطوة بخطوة، حتى تتمكن من البدء في خفض التكاليف وكفاءة القيادة على الفور.

معًا، دعونا نحول هذه التسريبات إلى قفزات إلى الأمام لعملك.

تعرف على المزيد حول الحد من هدر الطعام في المطاعم وشاهد كيف أدت ممارسات المخزون القائمة على البيانات إلى توفير 55 ألف دولار لمشغل واحد في السنة.
هل أنت مستعد لتحويل الجزء الخلفي من منزلك؟ احجز عرض توضيحي مجاني لـ Supy اليوم.

واحدة من أقوى الفوائد الرئاسية تم اكتشافه بعد تنفيذ Supy هو ثروة من التحليلات والتقارير في متناول أيديهم. لقد تحولوا من الطيران الأعمى (أو قضاء ساعات في تجميع التقارير يدويًا) إلى امتلاك بيانات قابلة للتنفيذ عند الطلب. بالنسبة للمشغل الذي يهتم بالتحكم في التكاليف والهوامش، كان هذا بمثابة منجم ذهب:

• تقارير شهرية في دقائق: في نهاية كل شهر (وأحيانًا حتى منتصف الشهر)، يمكن لمالك Presental سحب تقرير جرد شامل من Supy. يوضح هذا التقرير استخدام المخزون والمشتريات والنفايات وتكامل المبيعات في مكان واحد. ما كان في السابق طقوسًا مخيفة في نهاية الشهر لتصدير جداول البيانات وإجراء العمليات الحسابية اليدوية أصبح الآن مؤتمتًا إلى حد كبير. على سبيل المثال، يمكنهم رؤية النسبة المئوية لتكلفة الطعام لخط الكيك بأكمله، أو التباين (الفرق بين الاستخدام المتوقع مقابل الاستخدام الفعلي) لكل فئة من فئات الزهور. تسلط هذه التقارير الضوء بسرعة على أي علامات حمراء، مثل ما إذا كانت تكلفة السلع المباعة (COGS) قد ارتفعت لمنتج معين أو إذا أظهر مكون معين باستمرار تباينًا كبيرًا (مما قد يشير إلى الهدر أو حتى السرقة).
• وضوح COGS والرؤية على مستوى الوصفة: نظرًا لأن Presental تدخل جميع الوصفات وتكاليف المكونات في Supy، يمكن للنظام حساب COGS في الوقت الفعلي. عندما تتزامن بيانات نقطة البيع (POS) أو بيانات المبيعات عبر الإنترنت مع Supy (عبر تكامل GrubTech)، يعرف Supy بالضبط مقدار كل مكون استعمل لتلك المبيعات. على سبيل المثال، إذا باعوا 40 قطعة من كعكات الشوكولاتة الخاصة بهم في الشهر، فإن Supy تجمع إجمالي المكونات التي استهلكتها تلك الكعكة الـ 40 (الدقيق والكاكاو والزبدة وما إلى ذلك، أو حتى أي طبقات مسبقة الصنع) وتحسب تكلفة الاستخدام. ثم يقارن ذلك بما باعوا تلك الكعك من أجله. بنظرة واحدة، رأوا أن خط كعكة الشوكولاتة يحتوي على 30٪ من تكلفة الطعام لهذا الشهر - وهو ما يقع ضمن النطاق المستهدف. من ناحية أخرى، ارتفعت تكلفة باقة الزهور المختلطة الغريبة إلى ما يقرب من 50٪. كان هذا دافعًا للتحقيق في السبب (تبين أن أحد أنواع الزهور في المزيج قد ارتفع في الأسعار بسبب التوريد في غير موسمها). قاموا بتعديل وصفة الباقة في الشهر التالي لإعادة هذه التكلفة إلى نصابها. كان هذا المستوى من البصيرة في ربحية كل منتج شيئًا لم يكن لديهم من قبل.
• قرارات التسعير والقائمة: تعمل البيانات من Supy بنشاط على توجيه القرارات الإستراتيجية لشركة Presential. عندما رأوا ارتفاع تكلفة تلك الباقة المختلطة، كان لديهم بعض الخيارات: تغيير الوصفة (كما فعلوا)، أو رفع السعر، أو ربما جعلها عنصرًا موسميًا خاصًا بدلاً من عنصر عادي. لقد أجروا تحليلًا مشابهًا لقائمة المقهى الخاصة بهم - على سبيل المثال، لاحظوا أن تكلفة الفانيليا المستوردة ارتفعت وتضر بهوامش الكب كيك. ورداً على ذلك، قاموا بتوريد بديل محلي للفانيليا، مما وفر التكلفة دون المساس بالجودة. وبدون قيام النظام بتحليل هذه الأرقام، ربما استمروا في بيع السلع الشعبية غير مدركين أنها كانت كذلك تآكل الهوامش. الآن، لا شيء يبقى مخفيًا لفترة طويلة في هذه الأرقام.
• تكامل بيانات المبيعات والمخزون: كما ذكرنا سابقًا، تتدفق بيانات مبيعات Presential من كل من متجرها عبر الإنترنت ونقاط البيع داخل المتجر. إن وجود كل هذا في مكان واحد أمر بالغ الأهمية. تنظر الكثير من الشركات إلى المبيعات والمخزون بشكل منفصل ثم تحاول تزويجهما في Excel لاحقًا. بالنسبة إلى Presential، يقوم Supy بتزويجهم تلقائيًا. كل يوم. يمكنهم فتح لوحة معلومات تعرض، على سبيل المثال، «أفضل 5 منتجات مبيعًا هذا الأسبوع» مع نسبة تكلفة كل عنصر بجوارها مباشرةً. من الواضح على الفور العناصر ذات الحجم الكبير ولكن الهامش المنخفض، والتي لها هامش مرتفع (ربما حجم أقل). هذه الرؤية هي الدافع وراء عروضهم الترويجية - فهم يعرفون ما يجب بيعه وما يجب تجميعه. حتى أنهم حددوا بعض المنتجات التي لا تستحق البيع على الإطلاق (مبيعات منخفضة وتكلفة إعداد عالية)؛ تم التخلص التدريجي من تلك المنتجات للتركيز على المنتجات الأكثر ربحية. هذا هو نوع التحسين الاستراتيجي الذي يمكن أن توفره البيانات الجيدة فقط.
• الوقت الذي تم توفيره في التحليل: بالإضافة إلى قيمة الأرقام نفسها، فإن القيمة المطلقة تم توفير الوقت جدير بالملاحظة. قبل Supy، كان إنشاء تقرير أداء شهري يستغرق نصف يوم، بين جمع البيانات وتنسيقها لاجتماع القيادة. يستغرق الأمر الآن حوالي 10 دقائق للحصول على البيانات الأولية وربما ساعة لاستيعابها والتعليق على الأفكار الرئيسية. هذا هو الوقت الذي يمكن فيه لفريق Presentale إعادة الاستثمار في التخطيط أو تدريب الموظفين أو مفاوضات الموردين. وهذا يعني أيضًا أن القرارات تأتي في الوقت المناسب - فهم لا ينظرون إلى البيانات القديمة بحلول الوقت الذي يتصرفون فيه بناءً عليها. إذا تعطل شيء ما في الأسبوع الأول من الشهر، فسوف يرونه بحلول الأسبوع الثاني ويصححون المسار، بدلاً من اكتشافه في نهاية الشهر وإصلاحه فقط في الدورة التالية.
• الثقة في الأرقام: أخيرًا، وجود نظام للتعامل مع رفع الأحمال الثقيلة يمنح الجميع الثقة في صحة من الأرقام. إنهم يثقون في التقارير لأنهم يثقون في العملية التي تولدها. كان هذا مهمًا عند التواصل مع قيادة Presental والمستثمرين: يمكنهم تقديم مقاييس مثل «تقليل النفايات بنسبة X٪» أو «تحسين تكلفة السلع بنسبة Y٪» مع بيانات قوية لدعمها. (وبالفعل، منذ تنفيذ Supy، تحسنت نسبة التكلفة الإجمالية للسلع بشكل ملحوظ - بفضل التحكم الأفضل والتخفيضات في النفايات والسرقة. تضيف المكاسب الصغيرة إلى هوامش صحية.)

باختصار، بيانات أفضل أدت إلى قرارات أفضل. لم يجعل نظام Supy الحياة أسهل يومًا بعد يوم فحسب؛ بل أعطى Presental الميزة التحليلية لتحسين نموذج أعمالها. لقد أصبحت عملية تعتمد على البيانات بشكل أكبر - وفي عالم البيع بالتجزئة للأغذية والمشروبات الذي يتسم بالتنافسية الشديدة، تعد هذه ميزة كبيرة.

ابدأ مبكرًا: دروس للزملاء المشغلين

إذا كان هناك شيء واحد يمكن لأي مطعم أو مقهى أو مشغل بيع بالتجزئة متنامٍ أن يتعلمه من رحلة Presental، فهو التالي: لا تنتظر لترتيب منزلك عندما يتعلق الأمر بالمخزون. انتظر حتى أصبح الألم لا يمكن السيطرة عليه تقريبًا. بعد فوات الأوان، فإن البدء بـ Supy (أو أي برنامج قوي لإدارة المخزون) قبل ذلك بكثير كان سيوفر عليهم الكثير من المتاعب. إليك السبب:

• تجنب الإرهاق أثناء التوسع: عندما تكون عملية صغيرة بمنفذ واحد وقائمة ضيقة، فمن المغري التفكير «يمكنني التعامل مع هذا على Excel، لا مشكلة». كانت هذه عقلية بريسينتل في البداية. المشكلة هي أن النمو يمكن أن يتسلل إليك. في يوم من الأيام أنت ذلك المتجر الصغير؛ في اليوم التالي ضاعفت وحدات SKU الخاصة بك وفتحت موقعًا ثانيًا (أو موقعًا عاشرًا لبعضكم يقرأ!). بحلول الوقت الذي تشعر فيه بالإرهاق، تكون قد غرقت بالفعل في المشكلات. إن تنفيذ النظام مبكرًا يعني أنك تبني عادات جيدة وبيانات دقيقة من اليوم الأول. ثم يصبح النمو أقل إيلامًا بكثير - فأنت ببساطة تقوم بتوسيع نظام موجود بدلاً من محاولة بناء مظلة بعد أن قفزت من الطائرة.
• تدريب وثقافة أفضل: البدء مبكرًا يعني أيضًا أن فريقك يكبر مع النظام. يتعلم الموظفون الجدد «هذه هي الطريقة التي نقوم بها بالمخزون هنا» منذ البداية، ويصبح ذلك جزءًا من الثقافة. في نهاية المطاف، حصل Presential على انضمام الجميع إلى Supy، ولكن كان هناك منحنى تعليمي وبعض المقاومة الأولية («لماذا يجب علي تسجيل هذا؟ لم نفعل ذلك من قبل...»). إذا كان جزءًا من الحمض النووي الخاص بهم منذ البداية، فسيكون ذلك مجرد طبيعة ثانية. من الأسهل بكثير تقديم هذه الأدوات عندما يكون فريقك صغيرًا، ثم السماح لهذه الروح بالانتشار كلما أضفت المزيد من الأشخاص والمواقع.
• عائد الاستثمار الفوري (ليس فقط للشركات الكبيرة): هناك أسطورة أخرى مفادها أن برامج المخزون مخصصة فقط للسلاسل الكبيرة، أو للرفاهية بمجرد حصولك على الكثير من الإيرادات لتبريرها. تُظهر تجربة Presential أنه حتى الشركات الصغيرة نسبيًا يمكنها تحقيق عوائد بسرعة: تقليل الهدر، ونفاد المخزون، وتوفير الوقت (والوقت هو المال)، وحتى النفوذ للتفاوض على صفقات أفضل مع الموردين باستخدام البيانات (على سبيل المثال، «مرحبًا، لقد اشترينا المزيد من الجبن بنسبة 20٪ كل شهر، هل يمكننا الحصول على خصم بالجملة؟»). وصلت هذه التحسينات إلى النتيجة النهائية في غضون أشهر. لذلك كلما بدأت مبكرًا، كلما أسرعت في جني الفوائد. إنه استثمار في الكفاءة والتحكم في التكاليف، سواء كان لديك موقعان أو 50 موقعًا.
• قابلية التوسع والاستعداد متعدد الفروع: إذا كانت لديك طموحات للتوسع (والكثير منها كذلك)، فإن إعداد أنظمة قابلة للتطوير مبكرًا يعد أمرًا أساسيًا. تم تصميم Supy، على سبيل المثال، للتعامل مع العمليات متعددة الفروع بسهولة. من خلال استخدامه في فرعين الآن، تمكنت Presental بشكل أساسي من إثبات بنيتها التحتية في المستقبل عندما تصل إلى 5 أو 10 فروع. لن يضطروا إلى إصلاح طريقة عملهم؛ إنها مجرد إضافة مواقع جديدة إلى إطار عمل موجود. مع العلم أن هذا أمر مريح - يمكن للفريق التركيز على استراتيجية التوسع بدلاً من القلق «كيف سندير إذا فتحنا مكانًا آخر؟». إنهم جاهزون كلما سنحت الفرصة.
• الأمر ليس شاقًا كما يبدو: نحن نعلم أن التغيير يمكن أن يكون مخيفًا. في الواقع، تراجع Presential لفترة من الوقت، خوفًا من أن الانتقال إلى البرامج سيكون اضطرابًا كبيرًا. لكن منصات المخزون الحديثة (بما في ذلك Supy) سهلة الاستخدام تمامًا، وعادة ما يساعد مقدمو الخدمة في الإعداد. في حالة Presential، كانت عملية الإعداد سلسة للغاية - فقد تم تحميل المنتجات والموردين، وقاموا ببعض التدريبات الأولية، وتم البث المباشر بعد فترة وجيزة. الدعم الذي تلقوه يعني أنهم لم يضطروا إلى معرفة كل شيء بأنفسهم. عند العودة إلى الماضي، كان ترددهم لا أساس له. التحسن يفوق بكثير جهود الإعداد.

لتلخيص ذلك: ابدأ مبكرًا وابدأ بذكاء. سواء كنت تدير متجرًا لبيع الزهور أو مخبزًا أو مطعمًا متعدد المواقع، فإن المبدأ هو نفسه. يعد المخزون القابل للتلف عملاً صعبًا، وكلما طالت مدة اعتمادك على التخمين والعمل الشاق، زادت المخاطرة بهوامشك و سلامتك. صادف أن Supy هو الحل الذي نجح مع Presential، وكان الأمر يستحق ذلك تمامًا بالنسبة لهم. على الرغم من أن Presential هو تاجر تجزئة لبيع الزهور والكعك (وليس مطعمًا تقليديًا)، إلا أن نظام Supy يناسب تمامًا هذه السيناريوهات متعددة الفروع ومتعددة المنتجات والحساسة من حيث التكلفة. لذلك إذا كنت على الحياد، خذ درسًا من قصة Presential: استثمر في الأدوات المناسبة قبل توسيع نطاق مشاكلك. سوف تشكرك نفسك المستقبلية.

الخلاصة والخطوات التالية

لم تكن قفزة Presental من العملية اليدوية إلى نظام المخزون المتكامل أقل من كونها تحويلية لأعمالها. لقد انتقلوا من الفوضى اليومية إلى مكان يعمل فيه المخزون في الخلفية، بشكل موثوق وفعال. لقد خفضوا النفايات، وشددوا التحكم في التكاليف، وحرروا فريقهم من كدح المراقبة المستمرة للمخزون وإصلاحات الطوارئ. والأهم من ذلك، يمكنهم الآن توسّع بثقة، مع العلم أن أساسهم متين.

إذا كنت تقرأ هذا وترى أوجه تشابه في عمليتك الخاصة، فمن الحكمة اتخاذ إجراء قبل يندلع «حريق المخزون» التالي. تعرف على الحلول المتاحة وكيف يمكن أن تناسب احتياجاتك. في الواقع، تتمثل نقطة البداية الرائعة في استكشاف موارد إضافية والحصول على بعض الخبرة العملية.

للتعمق في ممارسات المخزون الفعالة، راجع دليل Supy الشامل حول هذا الموضوع - فهو مليء بالنصائح العملية حول تقليل تكلفة الطعام وهدره في العمليات متعددة الفروع. يمكنك العثور عليها هنا: الدليل الكامل لأفضل ممارسات إدارة مخزون المطاعم لعام 2025. إنها قراءة قيّمة تعزز العديد من المبادئ التي تطرقنا إليها، مع سياق وأمثلة أوسع.

وإذا كانت قصة بريسنل تثير فضولك بشأن ما يمكن أن يفعله Supy من أجله ك الأعمال التجارية، نحن نشجعك على رؤيتها في العمل. يمكنك بسهولة احجز نسخة تجريبية مجانية مع فريقنا. في العرض التوضيحي، ستحصل على عرض تفصيلي مخصص للمنصة - كيفية إدارة المخزون والشراء والتحليلات والمزيد - وكلها مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات الأغذية والمشروبات وعمليات البيع بالتجزئة. إنها ليست عملية بيع صعبة، إنها مجرد فرصة لفهم ما إذا كانت الأداة تناسب سير عملك. يمكن أن يكون هذا المظهر العملي لا يقدر بثمن في تحديد خطواتك التالية.

في نهاية المطاف، سواء اخترت Supy أو حلًا آخر، فإن المفتاح هو تجهيز نفسك بأنظمة تمكن نمو مستدام. لا تدع المخزون هو لص وقتك أو أرباحك. من خلال النهج الصحيح، يمكن أن تصبح نقطة قوة تدفع عملك إلى الأمام، بدلاً من نقطة ضعف تعيقه.

حظًا سعيدًا وتبسيطًا سعيدًا!