تعداد المخزون 101: ضمان المخزون الدقيق في كل فرع من فروع المطاعم

يعد عد المخزون - عملية الجرد المخيفة - مهمة لا يستمتع بها سوى عدد قليل من مديري المطاعم، ومع ذلك فهو أمر بالغ الأهمية للتحكم في تكلفة الطعام ومنع الخسارة. بالنسبة لمشغل مطعم متعدد الوحدات، يمكن أن تؤدي أعداد الأسهم غير المتسقة عبر الفروع إلى مفاجآت كبيرة في الميزانية العمومية. إذا انخفض عدد المواقع بمقدار 1,000 دولار وكان لديك 20 موقعًا، فقد يعني ذلك 20,000 دولار في الأسهم المفقودة على مستوى السلسلة، مما قد يؤدي إلى محو هامش الربح الخاص بك. في الواقع، تعد ممارسات الجرد القذرة والأعداد غير المتكررة سببًا رئيسيًا وراء رؤية العديد من المطاعم لنسب تكلفة الطعام أعلى من المتوقع. للتعامل مع تكاليف الأطعمة والمشروبات، تحتاج إلى بيانات مخزون نظيفة ودقيقة من كل متجر. هل هذا خبر جيد؟ من خلال تطبيق بعض أفضل الممارسات واستخدام الأدوات المناسبة، يمكنك جعل عمليات جرد المخزون أسرع وأسهل وأكثر دقة بكثير. يوضح هذا الدليل دليل Stock Count 101 لمديري العمليات ومديري الفروع. من جدولة الأعداد وتوحيد الإجراءات، إلى التحقيق في الفروق والاستفادة من التكنولوجيا، ستساعد هذه النصائح على ضمان تطابق ما هو موجود في الكتب فعليًا مع ما هو موجود على الرفوف.

إنشاء جدول عد منتظم

الخطوة الأولى هي الالتزام بجدول عد ثابت لكل موقع من مواقع المطاعم الخاصة بك. في كثير من الأحيان، تقوم المطاعم بعمل جرد كامل مرة واحدة فقط في الشهر (أو أقل)، مما يؤدي إلى تراكم الأخطاء الكبيرة. بدلاً من ذلك، قم بتطبيق جدول من مستويين: - تعداد الدورات الأسبوعية: اطلب من كل فرع أن يحسب جزءًا من مخزونه كل أسبوع - مع التركيز على العناصر عالية القيمة وذات الحجم الكبير. على سبيل المثال، يحسب أسبوع واحد جميع البروتينات ومنتجات الألبان، والسلع الجافة في الأسبوع المقبل، وما إلى ذلك، حيث يكتشف نهج التدوير هذا التناقضات مبكرًا. - العد الشهري الكامل: في نهاية كل شهر، قم بعمل حساب شامل لجميع المخزون في كل موقع. يوفر هذا صفحة نظيفة للبيانات المالية وتحليل التباين. عزز هذا الجدول باعتباره غير قابل للتفاوض. يفرض SOP الخاص بعمليات الفرع على وجه التحديد عمليات العد الجزئي الأسبوعي للعناصر الرئيسية وإحصاء المخزون الكامل كل شهر. عندما تُظهر القيادة العليا أن عمليات جرد المخزون تمثل أولوية، فإن المديرين المحليين سيعاملونها بالجدية التي يستحقونها.

قم بتوحيد إجراءات العد الخاصة بك

إذا كان لديك العديد من الأشخاص الذين يقومون بحساب المخزون عبر متاجر مختلفة، فأنت بحاجة إلى طريقة موحدة بحيث تعني كلمة «العد» نفس الشيء في كل مكان. قم بإنشاء إجراء العد خطوة بخطوة (وقائمة مرجعية) يتبعها كل فرع. تشمل العناصر الرئيسية ما يلي: - العد في وقت ثابت: على سبيل المثال ليلة الأحد بعد الإغلاق، أو أول شيء صباح الاثنين، دائمًا قبل أي عمليات تسليم جديدة. هذا يضمن ظروفًا مماثلة لكل حساب. - جهز البيئة: قم بتنظيم مناطق التخزين، وتجهيز أوراق العد أو الأجهزة اللوحية، ومنع أي استلام أو استخدام أثناء العد (لا تريد أن يقوم طاهٍ بسحب صندوقين من الدجاج في منتصف العد). - استخدم نفس الوحدات: تأكد من حساب جميع العناصر في وحدتها القياسية (كجم، لتر، كل منها، إلخ) في جميع الفروع لتجنب الارتباك. - قاعدة شخصين: كلما أمكن، اطلب من شخص واحد العد بينما سجلات أخرى، ثم تحقق جيدًا من العناصر عالية القيمة. هذا يقلل من الأخطاء ويردع أي إغراء للتلاعب بالأرقام. لتحقيق الكفاءة، ضع في اعتبارك توفير أوراق العد المطبوعة مسبقًا أو تطبيق جوال يسرد جميع العناصر لهذا الموقع. رتب القائمة حسب منطقة التخزين. كما يقترح Supy SOP، قم بتخصيص كل عنصر مخزون لمنطقة تخزين محددة في النظام (الفريزر، التخزين الجاف، البار، إلخ) - وبهذه الطريقة، يمكن للعدادات العمل من خلال قسم واحد في كل مرة وعدم تجاهل أي شيء. من خلال توحيد كل شيء من التوقيت إلى التقنية، ستحصل على أرقام أكثر موثوقية.

تقنية الرافعة المالية (إيقاف العد باستخدام القلم والورق)

إذا كان أي من فروعك لا يزال يقوم بعمليات العد بالقلم والورق ثم كتابتها لاحقًا في جدول بيانات، فقد حان الوقت للتحديث. يمكن لأدوات عد المخزون الرقمي تحسين الدقة والسرعة بشكل كبير. تقدم العديد من أنظمة إدارة المخزون (مثل Supy) ميزات العد عبر الهاتف المحمول: يمكن للموظفين السير في المخزن باستخدام جهاز لوحي أو هاتف ذكي، وإدخال الأعداد مباشرة في النظام، وحتى مسح الباركود لتحديد سريع. يؤدي هذا إلى تقليل أخطاء النسخ (لا داعي للقلق بشأن الكتابة اليدوية أو الأخطاء المطبعية) وتحديث سجلات المخزون المركزي على الفور. ميزة أخرى لاستخدام نظام المخزون هي القدرة على إجراء فحوصات التباين في الوقت الفعلي. على سبيل المثال، بمجرد تقديم العد، يمكن للنظام مقارنة الكمية المحسوبة بالكمية النظرية المتوفرة وتحديد أي تباين كبير. شهدت إحدى السلاسل التي تحولت إلى عد المخزون عبر الأجهزة المحمولة وإعداد تقارير التباين المباشر انخفاضًا في التباين الإجمالي في المخزون بنسبة 85٪ في غضون ربع عام (لأنه تم اكتشاف المشكلات وحلها على الفور بدلاً من استمرارها لعدة أشهر). يمكن للتكنولوجيا أيضًا توفير الوقت - أفاد العديد من المشغلين أن عمليات العد الرقمي تستغرق جزءًا صغيرًا من وقت العمليات اليدوية، مما يتيح للمديرين التركيز على المهام الأخرى. حتى إذا لم يكن لديك برامج فاخرة، استخدم على الأقل جداول البيانات مع الصيغ لأتمتة حسابات التباين. الهدف هو الحصول على أدوات تسلط الضوء على المشاكل حتى لا تطير أعمى. وتذكر الاحتفاظ بنسخة احتياطية من جميع بيانات الجرد مركزيًا - يضمن النظام القائم على السحابة أنه حتى في حالة مغادرة المدير أو فقدان ورقة، يكون لديك سجل تدقيق لكل عملية جرد للمخزون.

التحقيق في الفروق واتخاذ الإجراءات

• يكون عدد الأسهم جيدًا فقط بقدر المتابعة التي يطالب بها. التباين هو الفرق بين ما يقوله نظامك أنه يجب أن يكون في متناول اليد مقابل ما تم حسابه بالفعل. إنه يقيس بشكل أساسي خسارة المخزون أو ربحه (بسبب الهدر والسرقة وخطأ التقسيم وما إلى ذلك). لا ترسل تقرير المخزون دون التدقيق في هذه الأرقام: - حدد حد التباين (على سبيل المثال > 100 دولار أو > 2٪ من قيمة المخزون) الذي يؤدي إلى التحقيق. عندما يبلغ أحد الفروع عن تباين يتجاوز ذلك، ابحث عنه. - ابحث عن الأنماط: هل يُظهر العنصر نفسه اختلافات كبيرة كل أسبوع؟ ربما يتم تقسيم ذلك بشكل مفرط أو سرقته. هل يحتوي أحد المواقع باستمرار على تباينات إجمالية أكبر من المواقع الأخرى؟ قد يحتاج هذا المتجر إلى تدقيق دقيق أو تدريب إضافي. - تحقق من عناصر المشكلة: إذا كان هناك شيء بعيد المنال، فقم بإعادة فرز سريعة لاستبعاد خطأ العد. إذا استمر التباين، فتتبع الفواتير الحديثة والمبيعات وسجلات الهدر للعثور على الأماكن التي تباعدت فيها الأرقام. تذكر أن الانكماش يحب الاختباء - فقد يحدث بسبب الهدر غير المسجل أو الصور غير المعتمدة أو حتى سرقة الموظفين. على سبيل المثال، إذا كانت حالات المشروبات تختفي، ففكر في مراجعة كاميرا الأمان أو حجز هذا المخزون. من ناحية أخرى، غالبًا ما تشير الفروق «الإيجابية» الكبيرة (حيث قمت بحساب أكثر من المتوقع) إلى خطأ في إدخال البيانات (مثل عدم تسجيل الفاتورة بشكل صحيح) الذي ستحتاج إلى إصلاحه في النظام. يوصي SOP بمراجعة الفروق من أعداد الأسهم أسبوعيًا وإجراء فحوصات فورية على أي اختلافات غير مفسرة. من خلال تحميل مديري الفروع المسؤولية عن شرح الفروق الخاصة بهم، فإنك تخلق ثقافة الدقة. الهدف ليس معاقبة الأخطاء الصادقة، ولكن إظهار أنه يجب حساب كل صدر دجاج وزجاجة تيكيلا. بمرور الوقت، عندما ترى الفرق أنه يتم اكتشاف الفروق ومعالجتها، سيصبحون أكثر حرصًا في التعامل مع المخزون. التدريب المستمر والتدقيق أخيرًا، تعامل مع دقة المخزون كنظام مستمر. قم بتدريب موظفيك وإعادة تدريبهم على العد السليم وحفظ السجلات. عندما تقوم بتعيين مديرين جدد أو عملاء محتملين للمخزون على مستوى المتجر، اطلب منهم متابعة شخص متمرس في أول عملية جرد للمخزون. قم بتوفير معلومات جديدة في اجتماعات المديرين - شارك النصائح أو حتى قم بتحويلها إلى منافسة ودية (أي متجر يمكنه تحقيق أقل فارق في هذا الربع؟). عمليات التدقيق الدورية هي أيضًا صديقك. ضع في اعتبارك أن يقوم مديرو المناطق بتبديل المواقع لإجراء عمليات تدقيق من حين لآخر. يمكن لمجموعة جديدة من العيون اكتشاف المشكلات التي قد يتجاهلها فريق روتيني (مثل «لماذا تحسب 5 صناديق من الجبن عندما تنتهي صلاحية 2 ويجب شطبها؟»). هذه الفحوصات المفاجئة تبقي الجميع متيقظين. التعرف مهم أيضًا. احتفل بالفروع التي تحقق باستمرار دقة عالية في المخزون (أو تُظهر تحسنًا كبيرًا) ومكافأتها. هذا يعزز، نعم، أن شخصًا ما في المقر الرئيسي يهتم بهذه الأرقام. المخزون الدقيق ليس مجرد تمرين محاسبي - إنه توفير الأموال وتجنب الهدر والتشغيل الأكثر سلاسة. لا يوجد مشغل مطعم يريد أن يخسر المال بسبب تعداد الأسهم غير المنتظم. من خلال تنفيذ هذه الممارسات، يمكنك إحكام السيطرة والنوم بشكل أسهل مع العلم أن كل فرع لديه قبضة قوية على مخزونه. لمزيد من تبسيط عمليات جرد المخزون وتتبع التباين، حاول عرض توضيحي لإدارة المخزون من Supy وشاهد كيف يمكن لتتبع المخزون في الوقت الفعلي تحويل عملياتك. وتحقق من مدونتنا»ضمان بيانات المطاعم النظيفة والدقيقة باستخدام Supy» لمزيد من الأفكار حول الحفاظ على دقة البيانات عبر مواقع متعددة.